Практические советы по переезду офиса

Говорят, что переезд равносилен пожару. Что же необходимо знать и учитывать при подготовке и организации переезда, на какие нюансы этого процесса следует обратить внимание?

Рано или поздно приходит время, когда компании нужно сменить занимаемое помещение. Причины переезда у каждого свои: одни расширяются, другие ищут более комфортные условия для работы и улучшения своего имиджа, третьи переезжают в собственный офис, четвертые, в связи с финансовыми трудностями, подыскивают более экономный вариант.

На координатора переезда офиса возлагается огромная ответственность. Ведь необходимо не только подготовить четкий и грамотный план переезда, но и без ущерба для производственного процесса осуществить его. На первый взгляд, проблема не из легких, особенно, когда с этим пришлось столкнуться впервые, а вы необдуманно взвалили на себя все связанные с переездом обязанности. Но если подойти к делу обстоятельно и без суеты, то процесс переезда пройдет быстро и без малейших потерь. И вы даже сможете обнаружить в нем некоторые положительные моменты, например, избавитесь от ненужных вещей, хранившихся годами и занимавших лишнее место в офисе. А участие всех сотрудников компании в общем деле (переезде) поможет сплотить коллектив и поднять корпоративный дух.

Итак, руководитель подписал договор с новым арендодателем и установил день переезда офиса на новое место.

  • Первым делом необходимо оповестить работников компании о предстоящем переезде. Сделать это можно, собрав всех сотрудников на организационное собрание, или же пройтись по отделам, сообщив все в устной форме, либо разослать сообщение по электронной почте или локальному «переговорнику» (например, Jabber).
  • Неплохо перед переездом провести экскурсию на новое место. Она поможет рационально спланировать размещение рабочих мест и расстановку мебели. А работники смогут заранее продумать, каким транспортом добираться на работу.
  • Обязательно нужно составить план-график переезда, в котором детально прописать все его этапы.
  • Важно помнить, что смена места расположения офиса это определенные неудобства не только для самой компании и ее работников, но и клиентов (партнеров). Поэтому, чтобы дискомфорт от вашего переезда был минимальным, следует оповестить клиентов и партнеров о новом адресе и желательно выслать карту проезда к новому офису.

Оптимальный срок подготовки переезда — около 1–1,5 месяца (это зависит от статуса компании, рода ее деятельности и количества работников). Но бывают случаи, когда обстоятельства вынуждают осуществить переезд за более короткое время — неделя-две. В случае такого «экстремального» переезда существует большой риск что-то забыть, не успеть подключить все нужные коммуникации и т. п. Тут как никогда пригодится четкий поэтапный план, например, как приведенный в приложении.

ПриложениеПлан переезда№ п/пМероприятиеОтветственные лицаСрокиПримечание1Посещение нового офиса и согласование всех условий с его владельцамиРуководитель компании или его представитель 2Назначение координатора переезда, распределение функций в рабочей группеРуководитель компанииСразу же после определения даты переездаНазначить ответственного за сборы, закупку необходимых материалов, готовность нового помещения к работе, перевозку и т. д.3Уведомление партнеров, клиентов об изменении адреса компании, подготовка карты проезда к новому офисуКоординатор переезда (секретарь, офис-менеджер), дизайнер (для оформления карты), руководители отделовПосле определения даты переездаУточнить месторасположение (адрес, транспортная развязка)4Проверка состояния нового помещения и составление перечня необходимых работКоординатор переездаПосле ревизии офиса в течение 7 днейДля выполнения работ нужно привлечь: электрика, сантехника, слесаря (лучше тех, кто непосредственно обслуживают данное здание или офис)5Составление плана размещения рабочих мест, расстановки мебели (план-схема офиса), розеток, телефонных и компьютерных гнезд для каждого рабочего местаКоординатор переезда, заместитель директора или руководители отделовПосле ревизии офиса в течение 7 днейУтвердить план у директора6Подготовка и подключение всех коммуникаций, освещенияКоординатор переезда, системный администратор, телефонист, электрикВ течение 10 дней после определения даты переезда, готовность — за 1–2 дня до переездаУстановка или перенос локальных сетей, подписание договоров на обслуживание7Инвентаризация и составление полного перечня оборудования, мебели и документов компанииРабочая группаНе позднее, чем за 2 недели до переездаПодсчитать, какое количество мебели требуется разобрать, какую, возможно, придется продать8Закупка упаковочного материала, бронирование транспорта и заказ услуг грузчиков или специальных компаний по перевозкеКоординатор переездаЗа 2 недели до переездаОпределение количества материалов, закупка, доставка, составление смет9Согласование переезда с представителями собственников «старого» офисаКоординатор переездаЗа 1–2 недели до переездаУведомить «старых» арендодателей письмами о дате переезда, предупредить охрану, получить разрешения на пользование грузовыми лифтами и т. д.10Проведение совещания для всех сотрудников рабочей группы, назначение кураторов процесса и объяснение задачКоординатор переездаЗа 1 неделю до переезда 11Упаковка архивов и документации, маркировка коробок и составление описи по отделамРабочие группы отделов или подразделений Сдать в макулатуру ненужную документацию и прочие бумаги, передать ответственному лицу собранную документацию12Окончательная упаковка всего инвентаря, маркировка коробокВсе сотрудники, задействованные в процессе переездаНакануне переездаОбязательно проверить общую готовность к переезду13Разборка (если надо), упаковка мебели; отключение и упаковка оборудования с последующей маркировкойПривлеченный специалист или представитель фирмы-перевозчикаНакануне переездаКаждый сотрудник обязательно должен подписать свою мебель: стол, стул, шкафы. Проследить за качеством разборки-сборки мебели14Изготовление необходимого количества ключей, влажная уборка нового помещенияКоординатор переезда, уборщикНакануне переезда 15Получение правил внутреннего распорядка в новом здании и ознакомление с ними всех сотрудников под росписьЧлен рабочей группыНакануне переезда 16Подключение коммуникаций: сервера, мини-АТССистемный администратор, телефонистНакануне переездаПроверка готовности: исправление неисправностей17День переезда: вынос, погрузка, перевозка в новый офис, разгрузка, доставка в помещение, распаковка мебели и техники, вещей первой необходимостиКоординатор переезда Обязательно контролировать весь процесс18Подключение оборудования и проверка исправности средств связиВсе сотрудникиПервый день после переезда 19Оформление изменения адреса с учетом требований госоргановЮрисконсультПосле того как будут подписаны документы на аренду (после переезда) 20Распаковка, расстановка вещей (архивов, книг, канцелярских принадлежностей); оформление офиса: грамоты, обучающие стенды, цветы; обустройство общих комнат — кухни, переговорной, приемной и т. д.Все сотрудникиВ процессе работы, не дольше, чем на протяжении 1 недели после переездаОформление офиса желательно провести в первую очередь, это поможет сотрудникам быстрее адаптироваться на новом месте

Затягивать непосредственно переезд более чем на двое суток нецелесообразно. Назначить его желательно на выходные дни (большими компаниями иногда практикуется переезд в ночное время). Если ваш выбор пал на темное время суток, помните, что грузчики ночью работают по более высокому тарифу. Если переезд может затянуться, лучше нанять две бригады грузчиков, которые могли бы сменять друг друга, поскольку после восьмичасовой работы производительность труда любого человека, несомненно, снижается.

Как быть с коммуникациями (телефоны, Internet и пр.)?

Конечно же, хочется, чтобы после переезда в новый офис все сразу работало как «часы»: Internet, телефоны, оргтехника и т. д. Для этого нужно приложить максимум усилий по проверке и, в случае необходимости, проведению коммуникаций на новом месте. Поэтому до переезда сотрудников организуйте экскурсию для штатного системного администратора или специально привлеченного для этого специалиста.

После проведения необходимых «исследований» на новом месте необходимо быстро перевезти приспособления для подключения Internet-провайдера и телефонного оператора или же подключиться к новым. А это требует определенного времени, и в случае плохой организации процесс может затянуться на 2–3 недели. Поэтому следует, не теряя время:

  • проверить возможность подключения сети на новом месте;
  • утвердить и подписать договора по установке коммуникаций, обеспечить своевременную предоплату за подключение;
  • выбрать телефонные номера, перенести имеющиеся телефонные линии (если подключение новых по техническим причинам невозможно). Упростить работу по определению телефонов и налаживанию сети могут помочь предыдущие арендаторы (если получится выйти с ними на связь). Такое знакомство принесет несомненную пользу: вы получите объективную информацию о коммуникациях и их качестве, да и вообще обо всех плюсах и минусах офиса, в котором вам предстоит работать (так как не в интересах хозяев здания показывать плохие стороны офиса, если такие существуют).

Многие арендодатели предоставляют офисы уже с готовой локальной офисной сетью, которая, к сожалению, не всегда совпадают с вашими потребностями и соответствует рассадке сотрудников. В таком случае приходится переделывать ее «под себя». Будет крайне уместным иметь под рукой план с детальной рассадкой сотрудников.

Особое внимание следует уделить:

  • электросети, какая у нее максимально возможная нагрузка в амперах (во избежание сбоев в работе);
  • электропроводке, размещению в комнатах розеток, выключателей, наличию осветительных приборов;
  • расположению и возможности расширения коммуникационных сетей;
  • наличию санузла с исправной сантехникой;
  • наличию холодной и горячей воды (качество воды);
  • наличию подсобных помещений для хранения архивов или других вещей;
  • наличию грузового лифта для перевозки имущества (если административное здание).

Примечание. Выбирая помещение под офис, не спешите сразу хвататься за дешевые предложения, помните «не все то золото, что блестит». Под низкой арендной платой может скрываться высокая плата за коммунальные и эксплуатационные услуги да и много других неприятных сюрпризов. Лучше отдать предпочтение офисам, обеспеченным автономным отоплением и горячей водой.

На что следует обратить внимание при выборе компании-перевозчика, как правильно скоординировать работу «перевозчика»?

Принятие решения о привлечении специальной компании-перевозчика к вашему переезду зависит от возможностей компании, ее размеров.

На рынке представлено множество компаний, предлагающих широкий спектр услуг по комплексному переезду офиса. В него обычно входит: разборка-сборка, упаковка, вынос и транспортировка мебели в новый офис, страхование имущества, предоставление транспортных услуг с грузчиками, расстановка мебели, вывоз мусора. Особое внимание при выборе такой фирмы следует обратить на ее опыт в данной сфере. Обязательно просмотрите отзывы клиентов, которые пользовались ее услугами, поинтересуйтесь наличием скидок, собственных грузовых автомобилей.

Как правило, в случае сотрудничества с солидной компанией-перевозчиком с вами работает (сопровождая процесс переезда) представитель компании. Он выезжает на место вызова, оценивает объем предстоящих работ (подсчитывает единицы мебели, техники, других материально-технических ценностей), в конце представляет детализированный счет на предоставленные услуги. Преимущество работы со специальной компанией заключается в том, что все работы по переезду она берет на себя. Плюс, вся мебель и техника будут застрахованы, на случай повреждений при переезде. Страховая сумма определяется заказчиком и вносится в договор. Представитель перевозчика также предлагает заказчику выбор упаковочного материала: полиэтиленовая пленка, клейкая лента, картонные коробки, мешки, картон. Чтобы сэкономить, можно упаковочный материал закупить самостоятельно, он продается в строительных магазинах и стоит недорого. Если же есть «родные» коробки от оргтехники, состоящей на гарантии, это упростит работу мастерам и также сократит расходы.

Главный недостаток — комфорт стоит денег. Поэтому перевозчики могут выставить вам достаточно большой счет. Чтобы хоть как-то его уменьшить, проведите мониторинг ценовой политики различных компаний и не бойтесь договариваться о скидке. Обращайте внимание на детализированный список предоставляемых услуг, так как стоимость отдельных позиций может быть необоснованно высокой. В таком случае целесообразней отказаться от них или же привлечь других специалистов.

Как организовать переезд «своими силами»?

Организовывать переезд «своими силами» намного интересней. В этот процесс можно вовлечь многих сотрудников, правильно организовав их, получите слаженную, оперативную работу. Пусть каждый почувствует, что его ценят, в его помощи нуждаются и что он — частичка одной дружной команды.

Первое, что нужно сделать, — это провести ревизию и выбросить все ненужное. Далее создайте инициативную группу среди сотрудников компании — работа найдется для всех, главное — желание! Обязательно назначьте ответственного за подготовку и переезд в каждом отделе или подразделении. Для всех определите конкретный объем работы.

Подготовив весь инвентарь для упаковки, можно приступать к работе. В обязательном порядке следует маркировать все вещи и коробки во избежание потери. Старайтесь упаковывать все рационально и компактно: книги к книгам, канцтовары к канцтоварам и т. д. Все, что было принесено на работу из дому, лучше заранее унести обратно домой. Что касается оргтехники, все шнуры от нее нужно положить в коробки вместе с ней, это поможет при распаковке быстрее найти все необходимое для подключения техники.

Пусть работники все архивы заранее сдадут на хранение секретарю или делопроизводителю так будет надежней.

Перевозка мебели — самая громоздкая часть переезда. Ее можно перевозить как в разобранном, так и собранном виде. Если выбрали первый вариант, желательно вызвать специалиста-мебельщика, который правильно все разберет, упакует и сложит. Оплата за услуги такого рода определяется за каждую единицу товара в отдельности, а специалиста можно найти в любой мебельной фирме. Есть свои минусы: расходы могут быть достаточно большими, да и частая разборка-сборка (возможно, это не последний переезд) не наилучшим образом сказывается на мебели.

Если вы решили не разбирать мебель, ее все равно нужно подготовить к транспортировке: со шкафов снять стекла и обвернуть плотным картоном, тумбы закрыть на ключ, обернуть картоном и заклеить ящики клейкой лентой, стулья обернуть полиэтиленовой пленкой и подписать.

Будет правильным вначале перевезти большую тяжелую мебель, а уж затем — все остальное.

Заказать машину с грузчиками сейчас не проблема. Если имущества много, то лучше воспользоваться двумя машинами сразу, организовав по четыре грузчика на каждую. Тогда процесс пойдет быстрее: пока одну грузят, из второй уже на месте выгружают. Кстати, не забывайте, что если будут заторы на дорогах, за «простои» тоже придется заплатить. Не советуем оставлять грузчиков без присмотра (следите за тем, чтобы работа осуществлялась аккуратно, дабы избежать повреждения мебели или стен офиса).

Сотрудников нужно разделить на две группы. Одни курируют работу в старом офисе, другие — в новом: показывают, где выгружать и что куда ставить.

Правилом хорошего тона является уборка старого офиса после переезда. Поэтому позаботьтесь и об этом.

Переезд, организованный самостоятельно, сэкономит ровно половину суммы, которую придется заплатить компании по перевозке. Однако выбирать вам, поэтому запаситесь терпением и оптимизмом. Детальный план по переезду офиса поможет вам правильно скоординировать процесс и организовать работу. Желаем быстрого и качественного переезда в новый офис!

Источник : hrliga.com

"

Рубрика: 
Ключевые слова: 

Поделиться