Подотчет и учет

"Кадровый вопрос", 2011, N 5

ПОДОТЧЕТ И УЧЕТ

В процессе деятельности предприятия возникает необходимость расчетов наличными деньгами как с юридическими, так и с физическими лицами, не являющимися их работниками. В этих целях сотрудникам таких предприятий выдаются под отчет наличные денежные средства.

Подотчетные лица - это физические лица (сотрудники организации), которым выдаются наличные денежные средства авансом на определенные цели, а также другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании. Соответственно, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели: приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.

Правила выдачи и предоставления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

Законодательством предусмотрены следующие правила выдачи денежных средств под отчет:

- денежные средства под отчет выдаются только сотрудникам организации, которые состоят в штате организации;

- денежные средства на командировочные расходы выдаются в пределах установленных норм;

- по истечении трех дней после возвращения из командировки подотчетные лица должны отчитаться и сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходование средств;

- выдача сотруднику денежных средств под отчет производится только после отчета данного сотрудника по ранее выданным суммам;

- запрещается передача подотчетных сумм одним работником другому.

В служебную командировку могут направляться работники любых категорий (управленческий персонал, технические и обслуживающие работники, рабочие) и профессий. Чаще всего командированными являются представители управленческих служб, но при определенных условиях в командировку могут направляться рабочие и представители обслуживающего персонала. То есть при формировании себестоимости продукции (работ, услуг) расходы, осуществленные во время командировки, в принципе могут быть отнесены на любой из счетов учета производственных затрат (20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 28 "Брак в производстве", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Расходы на продажу", 91 "Прочие доходы и расходы"). Кроме того, в случаях, когда командировки непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов, объектов основных средств или иных активов, командировочные расходы могут относиться на увеличение стоимости приобретенного имущества.

Право направлять работников в командировки предоставлено руководителям организаций. Перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку, может быть установлен приказом или иным внутренним распорядительным актом организации. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача ему командировочного удостоверения.

В отношении некоторых групп работников трудовым законодательством установлены ограничения в части возможности направления в командировку. В любом случае не могут быть направлены в командировку:

- беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);

- работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ). ТК РФ сделано исключение в отношении творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле - и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;

- работники в период действия ученического договора - в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Только с письменного согласия можно направлять в командировку:

- женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку;

- матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

- работников, имеющих детей-инвалидов. В соответствии со ст. 264 ТК РФ гарантии и льготы, предоставляемые женщинам в связи с материнством (в частности, направление в служебные командировки), распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних;

- работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Выдача денежных средств под отчет осуществляется на основании приказа руководителя, который должен содержать: перечень лиц, которым выдаются денежные средства; срок, на который выдаются денежные средства; размер подотчетных сумм.

Подотчетные суммы могут выдаваться на хозяйственные расходы, и, если сотрудникам необходимо подтверждение того, что они представляют интересы организации, на них выписывается доверенность (формы N N М-2 или М-2а).

Денежные средства под отчет выдаются из кассы, и поэтому на сумму аванса выписывается расходный кассовый ордер. Подотчетные лица в установленные сроки должны отчитаться по полученным авансам, и для этого им необходимо сдать в бухгалтерию авансовый отчет (форма N АО-1). Авансовый отчет заполняется в одном экземпляре, проверяется работником бухгалтерии и утверждается руководителем организации. К нему необходимо приложить все документы, подтверждающие расходование средств. При выдаче денежных средств на командировочные расходы дополнительно необходимо оформить следующие документы:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и N Т-9а);

- командировочное удостоверение (форма N Т-10);

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).

Для обобщения информации о расчетах с работниками предприятий по суммам, выданным им под отчет, в бухгалтерском учете используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Выданные под отчет суммы отражаются по дебету счета 71 в корреспонденции со счетами учета денежных средств (в основном со счетом 50 "Касса"). На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные материальные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Как уже говорилось ранее, денежные средства под отчет могут выдаваться на командировочные расходы и на хозяйственные расходы. Рассмотрим порядок отражения этих операций в бухгалтерском учете более подробно.

Выдача денежных средств под отчет на хозяйственные расходы

При приобретении подотчетным лицом материальных ценностей необходимо помнить, что законодательством установлен лимит расчетов денежной наличностью. Данное положение не устанавливает лимита для ограничения суммы подотчетных денежных средств.

Расходование денежных средств должно подтверждаться первичными документами с указанием обязательных реквизитов: наименования документа, даты его оформления, наименования организации - продавца, содержания хозяйственной операции, цены, количества и стоимости товара (работ, услуг), подписей ответственных лиц, заверенных печатью организации. При оплате за наличный расчет приобретенные товары (работы или услуги) должны помимо всех прочих установленных документов сопровождаться кассовым чеком ККТ, подтверждающим оплату наличными деньгами.

Без представления документов не допускается списание задолженности с подотчетного лица и тем более отнесение произведенных затрат на расходы организации.

В то же время многие организации и индивидуальные предприниматели имеют право реализации своих товаров (работ, услуг) без применения кассовых аппаратов. К ним относятся организации, применяющие систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (ЕНВД), а также в случаях использования бланков строгой отчетности в силу специфики своей деятельности - продажи ценных бумаг, лотерейных билетов, проездных билетов, разносной мелкорозничной продажи товаров и т. д.

В этих случаях продавцами должны быть четко и правильно заполнены выдаваемые ими оправдательные документы (бланки строгой отчетности, товаросопроводительные и иные документы, подтверждающие приобретение и оплату товаров, работ или услуг). Кроме того, во избежание возможных конфликтов с проверяющими органами целесообразно требовать от продавцов проставления на документах штампа "Оплачено" (либо выдачи приходного кассового ордера), а также указания, почему не применяется кассовый аппарат (например, "ККТ не используется в связи с применением ЕНВД").

При отражении операций по выдаче подотчетных сумм на хозяйственные расходы в бухгалтерском учете будут сделаны записи:

Дебет 71 Кредит 50

- выдача денежных средств под отчет;

Дебет 10 Кредит 71

- приобретение материалов подотчетным лицом;

Дебет 50 Кредит 71

- остаток неиспользованного аванса возвращен в кассу.

Выдача денежных средств на командировочные расходы

Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. При этом срок командировки не может превышать 40 дней.

Направляется сотрудник организации в командировку по приказу руководителя. На основании этого приказа бухгалтерия производит расчет необходимой суммы денежных средств, исходя из норм и состава командировочных расходов. Данная сумма выдается командированному работнику под отчет.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех учреждений и организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

В случаях когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.

Основным документом, подтверждающим факт и время нахождения работника в командировке, является командировочное удостоверение, оформляемое на основании приказа руководителя. В удостоверении проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в каждый пункт назначения, выбытия из них и прибытии к месту постоянной работы. Если сотрудник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Все отметки должны быть заверены подписями уполномоченных лиц и печатями принимающей и отправляющей стороны.

При направлении сотрудника в зарубежную командировку командировочное удостоверение не выдается. В этом случае расчет дней нахождения в командировке производится на основании отметок (дат) о прохождении государственных границ в загранпаспорте. Соответственно, к авансовому отчету в этом случае должны быть приложены ксерокопии страниц паспорта с такими отметками.

В соответствии со ст. 187 ТК РФ работникам, направляемым для повышения квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

Суточные по командировкам внутри страны в размере, не превышающем 700 руб. за каждый день нахождения в командировке и 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке, не облагаются НДФЛ. Но согласно Письму Минфина России от 15.04.2009 N 03-04-06-01/97 суточные, выплаченные сверх установленных размеров, должны облагаться налогом на доходы физических лиц. При этом датой фактического получения дохода в денежной форме является день его выплаты.

При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств (СНГ), с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения Государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном так же, как и при командировании по территории Российской Федерации.

Помимо командировочного удостоверения работнику выдается также служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а). Данный документ применяется для оформления и учета служебного задания при направлении в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

После возвращения работника из командировки в служебном задании им составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

К возмещаемым командировочным расходам относятся:

- затраты на проезд к месту командировки и обратно;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- оплата проживания в месте командировки (оплата найма жилья, проживания в гостинице и т. п.);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ).

К расходам по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относятся:

- стоимость проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по страхованию пассажиров на транспорте;

- оплата услуг по предварительной продаже проездных документов;

- расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Суточные выплачиваются командированному сотруднику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе и за время вынужденной остановки в пути. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении (при зарубежной командировке - по отметкам в загранпаспорте о пересечении государственных границ).

В случае командировки в местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Расходы по оплате найма жилого помещения возмещаются подотчетным лицам по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. Это относится к любым командировкам - и в пределах России, и за границу.

Командированным работникам могут возмещаться и иные расходы, связанные с командировками:

- стоимость услуг по получению загранпаспорта;

- плата за оформление и выдачу виз;

- консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, другие аналогичные сборы и платежи;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату командировочных расходов. При этом сумма аванса рассчитывается исходя из величины предстоящих затрат (стоимости проезда, найма жилого помещения, размера суточных и т. д.).

Как уже говорилось ранее, работник в течение трех дней после возвращения из командировки должен представить авансовый отчет. После утверждения отчета руководителем бухгалтер указывает корреспонденцию счетов и сумму операции:

Дебет 71 Кредит 50

- выдача денежных средств под отчет;

Дебет 26 Кредит 71

- отражены командировочные расходы;

Дебет 19 Кредит 71

- НДС, уплаченный подотчетным лицом;

Дебет 50 Кредит 71

- возврат неиспользованного аванса по командировочным расходам;

Дебет 71 Кредит 50

- возмещение подотчетному лицу перерасхода подотчетных сумм.

Т. Межуева

Эксперт журнала

Подписано в печать

10.07.2011

Рубрика: 
Ключевые слова: 

Поделиться