Подготовка к презентации

Цели и задачи презентации

Прежде чем вы займетесь подготовкой презентации, сосредоточьтесь на том, чего вы хотите добиться. Вы должны четко представлять себе цель своего выступления и способы проверки ее достижения.

Аспекты, влияющие на ход презентации

Перед подготовкой презентации вы должны ответить на три вопроса: что, кому и где. Это означает, что вам необходимо продумать свои действия соответствии с типом предлагаемой вами информации, составом аудитории и местом проведения презентации. Ваша цель – донести до всех присутствующих определенную информацию и добиться нужной вам реакции, следовательно, вам необходимо строить стратегию своего выступления, заранее выяснив, сколько человек вас будут слушать, и как они воспримут то, что услышат. Место проведения презентации также играет немаловажную роль, так как приемы подачи информации в рабочем кабинете могут оказаться неэффективными в большом конференц-зале.

  • Простота, уместность и своевременность – три основных качества презентации.
  • Для успеха презентации вам необходимы глубокое знание темы и полный охват всех сопутствующих вопросов.
  • Презентация запомнится надолго, если вы создадите атмосферу повышенного интереса и энтузиазма по отношению к представляемой теме.

Оценка личных качеств

Чтобы повысить уверенность в том, что вы способны блестяще справиться с презентацией, сконцентрируйтесь на своих лучших качествах и подумайте, как они могут помочь вам. Хороший голос, актерские навыки, умение вовремя пошутить или быстро подобрать подходящую к случаю цитату – все это вы можете использовать. Противопоставьте свои способности и умения страхам и неуверенности, чтобы избавиться от них. Этот же прием поможет вам собраться в день презентации.

Способы преодоления тревог

Типичные тревоги

Практические рекомендации

Боязнь излишней нервозности и, как следствие, забывчивости

Репетиции (перед зеркалом ментальная и на месте выступления) и позитивный аутотренинг помогут вам снять напряжение и почувствовать себя уверенно

Страх перед тем, что слушателям станет скучно

Откорректируйте свое выступление так, чтобы оно максимально соответствовало поставленной задаче и уровню восприятия аудитории. Следите за реакцией слушателей и меняйте при необходимости темп и громкость своей речи

Опасение того, что вас будут перебивать и заваливать каверзными и провокационными вопросами

Не вступайте в ненужную полемику, а, сохраняя вежливый и корректный тон, перенаправьте вопросы тому, кто пытается показать, что лучше вас разбирается в теме презентации

Боязнь того, что откажет вспомогательное оборудование или вы забудете, как им и пользоваться

Выбирайте только хорошо знакомые вам приборы, обязательно проверьте их  исправность перед началом своего выступления

Стиль презентации

Исходя из того, что именно будет являться целью вашей презентации, вы выбираете ее стиль. В том случае если вы поставили перед собой задачу донести до аудитории важную информацию, то вам необходим стиль логического структурирования подачи материала. Если же ваша цель заключается в том, чтобы побудить слушателей к определенным действиям, то стиль презентации должен быть эмоциональным. Правильно выбранный способ выступления усилит впечатление от вашей речи.

Как обеспечить заинтересованность аудитории

Один из секретов интересной, запоминающейся презентации заключается в правильном структурировании выступления. Вы должны построить свою речь таким образом, чтобы часть информации слушатели могли получить, только задав вам вопросы после вашего выступления. При подобной структуре интерес аудитории будет сохранен до конца презентации.

Аспекты успешной презентации

Готовя презентацию, вам нужно помнить о том, что ее успех зависит от трех аспектов:

  • аудитория должна получить новую информацию;
  • форма подачи информации должна доставлять удовольствие;
  • информация должна быть разъяснена.

Итак, вам необходимы глубокие знания по теме презентации и энтузиазм при подаче информации. Полные ответы на все вопросы слушателей вызовут у них уважение к вам.

Планирование и восприятие

Статистика утверждает, что люди могут концентрировать свое внимание на какой-либо теме не более 45 минут. Из сказанного за этот период усваивается примерно 1/3, часть и не более 7 идей.

Поэтому, готовя свое выступление, вам необходимо сократить круг рассматриваемых вопросов до 3–4, а речь построить так, чтобы основные ее положения повторялись в различной форме не менее трех раз – в начале, середине и в конце. Выбирая название для своей презентации, позаботьтесь о том, чтобы оно было коротким и отражающим самую суть вашего выступления, и ориентируйтесь на аудиторию. Если вы делаете презентацию для широкого круга слушателей, то название не должно быть специфичным, содержащим терминологию или аббревиатуру, понятную только вашим коллегам. Готовя свою речь, позаботьтесь о доступности ее понимания для слушателей.

Информация о будущей аудитории

Прежде чем вы приступите к подготовке своего выступления, соберите как можно больше информации о ваших будущих слушателях. Если вам предстоит готовить презентацию для возможных клиентов, обратитесь за информацией к своим коллегам. В том случае если ваше выступление включено в план конференции, то источником сведений об аудитории может стать организатор. Если же вам предстоит выступать перед общественностью, то местные средства массовой информации дадут вам возможность составить представление о том, что волнует людей. Вата речь должна строиться таким образом, чтобы в ней присутство­вал аспект личностного отношения к слушателям, тогда она будет восприниматься бо­лее позитивно.

Специфика аудитории

Одним из немаловажных факторов, влияющих на ход презентации, является культурный уровень слушателей. Существует вероятность, что аудитория будет иметь свою собственную точку зрения на затронутую тему, отличную от вашей. В этом случае вы должны внимательно следить за реакцией слушателей и, если вам не удастся убедить их в правильности именно вашего подхода, разрядите напряжение какой-либо уместной шуткой. Юмор – хороший помощник в подобных ситуациях.

Количество слушателей

Подход к планированию выступления зависит от того, сколько человек будут вас слушать. Если вы будете делать презентацию для сравнительно небольшой группы людей, то существует возможность двусторонней связи: вы можете ответить на большое количество вопросов и выслушать мнения присутствующих по затронутой теме. Большая аудитория требует качественно иного подхода, так как связь с докладчиком односторонняя. Вы должны спланировать свою речь таким образом, чтобы информация излагалась в простой и доступной для понимания форме.

Количество слушателей

Стиль выступления

Практические советы

Менее 15 человек

Формальный: используется во время представления отчетов, на презентациях между отделами и для выступления перед возможными заказчиками
Свободный:
для презентации нового проекта своей рабочей группе или постоянным партнерам

Перед началом своего выступления установите визуальный контакт с каждым слушателем и говорите, повернувшись лицом к аудитории
Адресуйте вопросы конкретному человеку и дайте возможность высказаться каждому

Более 15 человек

Формальный: для выступления на периодических общих собраниях фирмы и конференциях
Свободный:
при проведении презентаций для уже известной аудитории

Позаботьтесь о том, чтобы п было слышно всем, чаще резюмируйте сказанное
Говорите четко, кратко, без лишних подробностей и деталей

Скрупулезная подготовка и проведение презентации, при которой прорабатываются все мельчайшие детали и нюансы, позволит вам выступить уверенно и без проблем и сбоев.

Автор: Бизнес Образование России

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1