Подбор, отбор, адаптация персонала

Глава 1
АНАЛИЗ ПОТРЕБНОСТИ В КАДРАХ. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ ПОИСКА И ОТБОРА ПЕРСОНАЛА

1.1. Планирование численности персонала

При планировании человеческих ресурсов необходимо установить:

• цели, которые должна достичь компания в определенный срок;
• функции сотрудников, способствующие максимально эффективному достижению поставленной цели.

После этого нужно оценить, насколько равномерно функции распределены между подразделениями, нет ли их дублирования или, наоборот, потери какой-либо. При необходимости можно провести процедуру перераспределения функций.

1.2. Методы диагностики потребности в персонале в различных подразделениях компании

После определения задач каждого подразделения на определенный срок и перечня функций, с помощью которых они будут решаться, рекомендуется выяснить, сколько человек смогут выполнить эти функции в намеченные сроки и какова должна быть их квалификация.
Для того чтобы ответить на эти вопросы, необходимо определить объем труда в каждом подразделении и нормы его выполнения.
К примеру, одной из целей предприятия является улучшение обслуживания клиентов. В результате описания данного бизнес-процесса выявляются новые функции. Одна из них - техническое обслуживание поставляемого оборудования. Для ее выполнения требуются инженеры-наладчики определенной квалификации. Менеджерам по персоналу необходимо рассчитать нормы труда этих работников: сколько единиц оборудования поставляется, сколько единиц обслуживают инженеры разной категории в установленный период времени, какой процент от поставленной техники они будут обслуживать; сколько потребуется специалистов, их категория и квалификация, а также количество и уровень уже имеющихся в компании работников сервисной службы. Затем производится расчет потребности в инженерах-наладчиках, определяются сроки поиска и ресурсы для отбора.
Гораздо сложнее определить численность управленцев и служащих, труд которых достаточно сложно поддается нормированию. Для этого необходимо разработать и утвердить: для руководителей - нормы управляемости, для служащих - нормы труда или критерии оценки их деятельности за определенный промежуток времени.
Кроме сбора заявок на персонал от руководителей всех отделов к методам диагностики потребности в персонале каждого из подразделений относятся:

• изучение и корректировка норм труда и управления;
• изучение и корректировка существующих задач и функций отдела в соответствии с общими целями предприятия;
• оценка компетенции персонала;
• оценка результатов деятельности;
• изучение альтернатив (возможно, вместо увеличения численности сотрудников необходимо повысить их квалификацию или перераспределить обязанности, изменить мотивацию и т. д.).

Что же конкретно должен делать специалист службы управления персоналом для проведения полноценной диагностики потребности в работниках?

1.3. Действия специалистов отдела персонала по анализу потребности в кадрах и планированию процедуры поиска и отбора сотрудников

Работники службы управления персоналом для проведения анализа перспективной потребности в кадрах должны:
1. Разработать бланк заявок для подразделений на подбор специалистов.
2. Разослать их руководителям отделов с указанием срока сбора информации.
3. Собрать и проанализировать заявки в соответствии с целями предприятия и задачами каждого подразделения.
4. Выяснить истинную причину невыполнения задач отдела (на самом ли деле причина отставания - нехватка кадров). В данном случае уместны: проведение "фотографии" рабочего дня, корректировка норм труда, оценка компетентности персонала, разработка программы повышения квалификации.

5. В случае подтверждения необходимости дополнительного набора персонала работники кадровой службы совместно с руководителем подразделения должны проанализировать распределение функций между сотрудниками для предотвращения их дублирования или потери какой-либо из них.
6. Сформировать перечень вакансий и список лиц, ответственных за подбор.
7. Подготовить описание должности (рабочего места) и согласовать с руководителем подразделения.
8. При необходимости составить новое штатное расписание.
9. Разработать квалификационные требования.
10. Проанализировать состояние рынка труда, выявить нужные сегменты рынка для поиска кандидатов и методы их привлечения (размещение объявлений, проведение "дней открытых дверей", "дней карьеры", работа с учебными заведениями и т.д.), сформировать и утвердить бюджет на подбор.
11. Подготовить тексты рекламных объявлений для СМИ.
12. Разработать и утвердить методику отбора необходимых специалистов (подготовить бланки анкет, тесты, определить способы испытаний, брифингов, а также время собеседований, согласовать процедуру с руководителями подразделений).
13. Совместно с начальниками отделов разработать программы адаптации и мотивации новых сотрудников.
При планировании поиска и отборе персонала работники кадровой службы должны решать следующие основные вопросы:

• Какие знания, навыки, квалификация, поведенческие характеристики необходимы будущим сотрудникам?
• Где искать специалистов соответствующего уровня?
• Как их можно заинтересовать работой в данной компании?
• Сколько кандидатов на вакантную должность необходимо для проведения отбора?
• Каким образом выбрать лучших из подходящих кандидатов?
• Как с первого дня эффективно использовать нового сотрудника?
• Когда можно считать процесс подбора и отбора завершенным?
• Насколько эффективна процедура отбора и подбора персонала в данной компании?
• В какой мере и каким образом линейные руководители принимают участие в этом процессе?

:page_break: ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ

ЗАЯВКА на подбор персонала от "__"_____________200_ г.

1. Основные требования

2. Дополнительные требования

ВОЗМОЖНЫЕ ОШИБКИ

1. Несогласованность действий работников кадровой службы и руководства;
несоответствие методов планирования персонала целям и задачам предприятия.

Пример

В результате анализа заявок руководителей подразделений выяснилось, что в связи с изменением производственного плана дополнительно требуются специалисты: экономист, конструктор и несколько штамповщиков. Служба персонала осуществила сложный процесс планирования и найма. Через некоторое время выяснилось, что у руководства негласно стояла задача установки нового оборудования, заменяющего неквалифицированный труд, и приобретения программы, которая позволяет увеличить скорость и эффективность работы конструкторов и экономистов.

2. Подмена правильной организации труда и необходимой мотивации персонала излишней численностью (ошибки в диагностике причин).

Пример

Если руководители подразделений делают заявку на дополнительный рабочий персонал, ссылаясь на увеличение производственного плана, то без вмешательства специалистов отдела нормирования труда не стоит принимать окончательное решение о дополнительном наборе. Может выясниться, что нормы устарели, а последний ремонт оборудования позволил увеличить производительность станков. Возможно, вопрос удастся решить с помощью особой организации труда, перераспределения обязанностей, повышения квалификации работников и других НР-методик. Иногда проблему снимает введение подходящей формы стимулирования (бригадный подряд, премии за работу меньшей численностью и т. д.).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ
1. Экономист одного из подразделений собирается в декретный отпуск. Какие методы и процедуры вы выберите для подбора другого специалиста на этот период?
2. Какие из действий, перечисленных в разделе 1.3, выполняются на вашем предприятии и в каких случаях? Можете ли вы дать оценку их эффективности?
3. Какие виды работ, перечисленные в данной главе, осуществляет ваше подразделение? Вы лично?
4. Какие еще ошибки, кроме вышеуказанных, могут быть совершены в процессе планирования и подбора персонала?

Глава 2

АНАЛИЗ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА (ДОЛЖНОСТИ)

2.1. Анализ должности (работы)

Если на вашем предприятии нет паспортов рабочих мест (описания должностей), необходимо провести работу по их составлению. Это делается также в случае введения новой позиции. Готовые документы - незаменимые помощники при составлении должностных инструкций, образовательных программ, определении систем мотивации и другой работы с персоналом. Описание составляется на основе анализа должности, который включает в себя выяснение следующих сведений о ней:
место в организационной структуре, задачи, требования, способы стимулирования труда сотрудников в данной должности.
С помощью исследований, методика которых описана ниже, вы определите наиболее существенные составные части работы.

Контактный метод - анализ должности (работы) с использованием структурированного интервью

Данная методика анализа работы предполагает поиск ответов на вопросы анкеты, которые разделены по группам. Этот способ прост в применении, требует немного времени для освоения, одновременно позволяет выяснить достоверные сведения о характере труда.

Подготовка к структурированному собеседованию для анализа работ

Перед разговором с сотрудником аналитик (эксперт) должен выполнить ряд подготовительных действий:
1. Изучить материал для собеседования, проанализировать подготовленные вопросы, определить технику оформления ответов.
2. Предварительно ознакомиться с исследуемой работой для уточнения списка положений, которые предстоит изучить, и для профессионального ведения собеседования. Это облегчит последующую обработку информации. В идеальном случае нужно также понаблюдать за исполнителями в процессе их трудовой деятельности.
3. Подобрать людей для интервью - не менее двух человек по каждой позиции. Они должны быть хорошими работниками и иметь стаж не менее года.
4. Для того чтобы беседа была эффективной, нужно объяснить цель собеседования и тем самым избежать возможных неправильных представлений сотрудника.

Вопросник структурированного собеседования для анализа должности (работы)

Приведенные ниже вопросы необходимо использовать избирательно, с учетом специфики фирмы.
Место должности в структуре данной организации (по отношению к другим позициям в компании)
1. Как называется ваша должность?
2. В каком отделе вы работаете?
3. Какие позиции непосредственно выше вашей? Какие - ниже?
Главная цель работы
4. Какой вы себе представляете главную цель вашей работы?
5. Каковы ваши обязанности, направления деятельности?
6. Насколько важна каждая из них?
7. Какую долю своего времени вы тратите на каждую задачу?
Вопросы, касающиеся отдельной обязанности, вида или направления деятельности
8. Какими инструментами и оборудованием вы пользуетесь?
9. Насколько они необходимы в вашей работе?
10. Как часто вы их применяете?
11. Требует ли ваша работа применения физических усилий? Каких?
12. Как часто вы это делаете?
13. Какие письменные материалы (записки, отчеты, статьи и т. п.) вы используете в качестве источников информации?
14. Насколько они важны в вашей работе? Как часто вы ими пользуетесь?
15. Какие другие источники информации вы используете в своей работе? По какой причине? Насколько они важны?
16. Как часто вы работаете с цифрами?
17. Пользуетесь ли вы в своей работе графическими материалами или рисунками?
18. Приходится ли вам составлять карты, схемы, диаграммы и т. п.? По каким причинам? Как часто вы это делаете?
19. Какие аспекты работы требуют от вас точности, аккуратности?
20. Каковы могут быть последствия, если вы не будете точны или аккуратны в этих областях?
21. Необходима ли для вашей работы профессиональная квалификация?
22. Какой уровень образования необходим, чтобы качественно выполнять данную работу?
23. Нужен ли для ее выполнения предыдущий опыт?
24. Если да, то какого рода (как можно конкретнее)?
25. За какое минимальное время можно получить такой опыт?
Принимаемые решения и виды ответственности (степень контроля, количество контролируемых людей, характер принимаемого решения)
26. Как часто вас контролируют?
27. Много ли вы контактируете с вашим непосредственным руководителем?
28. Как начальник узнает, что ваша работа по качеству не соответствует стандартным требованиям?
29. Сколько человек вы контролируете? В чем заключаете этот контроль?
30. Каким образом вы определяете степень выполнения своей работы (необходимые результаты заранее установлены или вы используете собственные критерии)?
31. Какой вид деятельности вы планируете или организовываете?
32. Для чего вам приходится это делать?
33. Насколько это важно в вашей работе? Как часто вы это делаете?
34. Каким образом вы несете ответственность за безопасность других?
35. Что входит в эту ответственность?
36. Насколько это важно?
37. За какие материальные или финансовые средства вы несете ответственность (имущество, сырье, деньги)? Насколько это важно?
Контакты с другими работниками (типы людей, с которыми вступает в контакт исполнитель; способы, частота и причины их общения)
38. С какими людьми в данной организации вы контактируете?
39. По какой причине?
40. Насколько важно общение с каждым из этих людей?
41. Как часто вы вступаете в контакт с каждым из них?
42. Участвуете ли вы в переговорах, собеседованиях, обучении, выступаете ли публично?
43. По какой причине? Насколько это важно? Как часто вам приходится это делать?
44. Каковы основные формы контактов (личное общение, по телефону, с помощью писем, записок и т. д.)?
45. Насколько важны эти формы контактов? Как часто вы ими пользуетесь?
Физическая среда (характеристика рабочего места)
46. Большая часть вашей работы выполняется в помещении или вне здания?
47. Какую часть времени вы проводите в помещении (вне его)?
48. С каким количеством людей вы работаете большую часть времени?
49. Каковы физические условия работы (освещение, температура, шум)?
50. В какой степени вам приходится придерживаться установленных порядков и процедур?
51. Сколько времени вы работаете, следуя им?

Документальное оформление результатов структурированного интервью

Ответы следует записывать на специальных бланках. На рис. 1 приведена форма для фиксации общей информации; на рис. 2 - для записи сведений, касающихся каждой основной обязанности интервьюируемого работника, вида или направления его деятельности.

Рис. 1. Форма для фиксации общей информации о работе

Рис. 2. Форма для записи сведений об отдельных обязанностях

Бесконтактный метод - анализ должности (работы) с использованием анкетирования (опросного листа)

Преимуществом этого метода является возможность получения большого объема данных от нескольких человек, выполняющих аналогичную работу.

Подготовка к сбору материалов с помощью анкетирования (опросного листа)

При использовании опросных листов также очень важно разъяснить тому, кто получит вопросник, для чего проводится исследование.

По опыту известно, что даже самое проникновенное обращение не гаранти­рует полного заполнения опросного листа и качественных ответов. В данном случае важно содействие непосредственных руководителей тех сотрудников, которые будут отвечать на вопросы.

Опросный лист для анализа работы

Опросный лист для анализа работы
Приведенные ниже вопросы необходимо использовать избирательно, с учетом специфики фирмы.
Должность ______________     Отдел _________________
Код должности (если есть) _____    Должность руководителя _____
Дата заполнения _____1. Основная цель (задача) вашей работы? ______________________

2. Если у вас есть подчиненные, перечислите их должности __________

3. Если у вас есть подчиненные, отметьте, пожалуйста, те виды деятельности, которые вы считаете наиболее важными и требующими вашего особого внимания.

4. Отметьте, в чем состоит ваша работа:

[ ] подбор кадров;[ ] формирование бюджетов;

[ ] продвижение;[ ] составление указаний, распоряжений;

[ ] консультирование,

разъяснение особенностей

выполнения работы;[ ] развитие работников;

[ ] помощь подчиненным в

решении вопросов;                [ ] обучение подчиненных;

[ ] увольнение;[ ] поддержание дисциплины;

[ ] постановка задач перед

сотрудниками;                        [ ] оценка рабочих показателей подчиненных;

[ ] контроль работы

подчиненных;[ ] составление графиков, планов работ;

[ ] другое (указать)___________.

5. Рабочие обязанности. Пожалуйста, кратко опишите, что вы делаете и, если возможно, как вы это делаете в соответствии с теми обязанностями, которые вы считаете самыми важными и/или трудными:
а) ежедневные обязанности _______________________________
б) периодические обязанности (раз в неделю, месяц, квартал и т. д.) _____

в) обязанности, исполняемые с нерегулярными интервалами _________

6. Образование. Отметьте, пожалуйста, необходимый уровень образования для вашей профессии (за исключением того, который имеете вы):

[ ] не требуется никакого формального образования;

[ ] незаконченное высшее;

[ ] высшее;

[ ] неполное среднее;

[ ] ученая степень или специальная лицензия.

[ ]среднее;

[ ]среднее специальное;

7. Опыт. Отметьте, какой опыт необходим для выполнения вашей работы:

8. Навыки. Перечислите, пожалуйста, навыки, которые необходимы для вы­полнения вашей работы (например, аккуратность, внимательность, умение исполь­зовать определенное оборудование, технологии) __________________

9. Оборудование. Требует ли ваша работа применения какого-либо оборудования?

Да___ Нет___

Если "да", то напишите, какое оборудование и отметьте, как часто вы его используете:

 10. Физические требования. Отметьте те из них, которые вам приходится вы­полнять и как часто:

 11. Эмоциональные требования. Отметьте те из них, которые возникают в ва­шей работе и как часто:

 12. Условия работы. Отметьте те из них, в которых проходит ваша работа, и ука­жите, как часто они присутствуют:

 13. Здоровье и безопасность. Из следующих физических факторов, влияющих на здоровье, выберите те условия, в которых вам приходится работать, и отметьте, как часто они воздействуют на вас:

 После сбора всей необходимой информации можно приступать к официально­му изложению результатов. Какого-либо стандарта на описание работы не существу­ет. Документы такого рода могут различаться по структуре, объему, степени детали­зации и оформлению. Предлагаемая методика подготовлена с учетом рекомендаций российских и зарубежных специалистов по управлению персоналом. (Если в ходе группового опроса получены взаимоисключающие ответы, сбор информации для анализа работы необходимо повторить.)

Документальное оформление результатов опроса

Подготовка к описанию должности включает:

1. Исследование информации, полученной в ходе анализа работы.

2. Ее уточнение с помощью сотрудника и его руководителя.

3. Изучение мнений экспертов по поводу полученных данных и при необходи­мости подготовка нормативов.

4. Уточнение структуры и формы описания работы.

Примерная структура описания работы

1. Определение работы. Раздел содержит следующие сведения: название работы, код должности (если имеется), статус (руководитель, специалист, рабочий), подразделение, название должности непосредственного начальника, ставки зарплаты (и/или их диапазон) для данной работы, льготы, категории (например, в фирме могут быть технологи I или II категории и т. д.), цель деятельности, дату составления данного описания, его составитель.
2. Краткое описание работы. В данной части излагаются только основные функции и действия. (Например, для менеджера по закупкам может содержаться следующая информация: "осуществляет закупку, регулирует поставки, запасы, распределяет материалы, необходимые для производства").
3. Обязанности и ответственность. Детальный список фактических обязанностей, соответствующих рабочему месту, а также ответственность. Особое внимание нужно уделять четким формулировкам, чтобы сотруднику было понятно, за какой процесс он отвечает. Этот раздел является основным при определении требований к кандидатам, организации их оценки и отбора.
5. Отношения. Описание взаимоотношений работника с другими людьми внутри и вне компании. Необходимо зафиксировать наименования соответствующих должностей и организаций. Информация данного раздела, как правило, группируется следующим образом:
а) от кого получает сведения, указания, полуфабрикаты, сырье;
б) кому адресует (то же самое);
в) с кем сотрудничает с целью выполнения заданий. Полномочия. Целесообразно указывать для управленческих кадров: кем, чем и в каких пределах имеет право распоряжаться.
6. Стандарты исполнения (требуемые результаты). Данный раздел включается в описание тех работ, для которых имеются показатели результативности. Стандартом или требуемым итогом может быть, например, объем продаж в указанные сроки.
7. Условия труда и окружающая среда. Изложение таких факторов, как уровень шума, опасные условия, высокая температура.
Описание работы оформите в табличной структурированной форме с четким выделением разделов и подразделов. Объем не лимитируется, он зависит от специализации работы. Ниже приведена примерная форма.

После описания работы (должности) можно приступать к составлению должностной инструкции.

2.2. Должностная инструкция

Должностная инструкция служит для того, чтобы: исключать дублирование и "провисание" функций; осуществлять контроль исполнения работниками своих обязанностей; объективно оценивать результаты их труда; избегать конфликтные ситуации из-за несогласованности действий руководства и подчиненных; избегать трудовые споры; вырабатывать систему критериев, определять параметры/квалификационные характеристики для подбора и отбора персонала и т. д.

Для подготовки и проведения собеседования с претендентами на вакантную должность вы можете оформить все полученные в предыдущей работе данные в виде краткой таблицы.

Пример описания должностных обязанностей и требований к претендентам в одном документе

1. Название должности

2. Цель должности:

• Какие результаты должны быть достигнуты?
• Какова основная причина создания данной должности?
• Подотчетность.
• Кто будет подчиняться работнику в данной позиции?
• Кому непосредственно будет подчиняться сотрудник?
• Если компания имеет более одного офиса, в каком из них будет работать этот человек?