Журнал: Управление персоналом: просто, практично, полезно
Год: 2012
Рубрика: Идеальный кандидат: Требования к должности
В каждой компании есть руководители, и большинству из них необходим персональный помощник. Ведь от его четких, своевременных действий зачастую зависит работа начальника. Поэтому так важно подобрать на эту должность человека, не только знающего дело, но и способного, что называется, почувствовать своего руководителя. Не менее значима и правильная организация труда самого ассистента.
Поиск
Как показывает практика, на данную вакансию лучше всего вести поиск несколькими путями одновременно. Несмотря на кажущуюся простоту рекрутинга (нет прямой зависимости опыта и квалификации от сферы бизнеса, как, например, у сотрудника отдела продаж), процесс часто затягивается, потому что здесь особую роль играет личностная «стыковка» руководителя и помощника. Зачастую этот фактор значительно более важен, чем при подборе работников на другие должности. Кроме того, из-за представительских функций ассистента немаловажную роль играет его располагающая внешность, доброжелательность, манера общения и соответствие стилю компании.
Таким образом, стоит задействовать как можно больше способов поиска:
1. Интернет - довольно эффективен. Опыт показывает, что офисные работники, к которым, совершенно очевидно, относятся и данные сотрудники, чаще пользуются этим ресурсом, чем «полевые» (торговые представители, менеджеры по продажам).
Функции персонального ассистента обычно следующие:
- составление графика работы начальника; организация оптимальных коммуникаций руководи теля с внешним миром и внутри офиса; организации его деловых поездок; координация работы других секретарей (не всегда); административная работа в офисе; представительские функции, взаимодействие с VIР-гостями и партнерами компании; организация различных мероприятий, в частности для гостей и партнеров фирмы; делопроизводство (не всегда, но часто) и многое другое.
2. Агентства - в большинстве случаев имеют хорошую базу данных по этому типу вакансий, т. к. претендентов на эти должности ищут часто. Так что если позволяет бюджет, то это довольно перспективный вариант.
3. Пресса. Если речь идет о специалисте со знанием английского языка, то хорошо использовать англоязычные издания (типа Moscow Times), потому что многие из свободно владеющих иностранным языком регулярно читают зарубежную периодику, поддерживая свой уровень знаний. В ином случае подойдут специальные журналы и газеты по поиску работы (в зависимости от уровня зарплаты и требований).
4. Специализированная пресса - малоэффективна, но можно использовать издания для секретарей.
5. Рекомендации - принимать их нужно очень осторожно, т. к. велик риск субъективизма.
6. Собственная база - если в компании таких должностей много и поиск уже велся раньше, то «почему бы и нет?».
Оценка
На основании опыта оценки кандидатов на позицию персонального ассистента в российские и западные компании автор составила перечень необходимых качеств этого сотрудника и инструментов их оценки. Они объединены в две таблицы, включающие общие и специальные компетенции. Их использование поможет менеджерам по персоналу максимально точно оценить кандидата на вакансию и подобрать такого помощника, который лучше всего подойдет конкретному руководителю.
Адаптация
Как упоминалось выше, работа персонального ассистента включает выполнение представительских функций, постоянное общение с VIP-партнерами и сотрудниками внешних организаций, а также много моментов, связанных с деловым этикетом и культурой компании. Поэтому адаптации стоит уделить особое внимание, сделав акцент в этот период на традициях, принятом стиле общения и этикете.
В связи с тем, что персональный ассистент - это человек, который очень тесно взаимодействует с руководителем, важно, чтобы начальник подробно рассказал о своих ожиданиях. Но ему самому это не всегда бывает удобно сделать, кроме того, иногда со стороны лучше заметны особенности его управления. Поэтому, если в организации есть отдел персонала, HR-специалист должен побеседовать с новичком и объяснить ему специфику менеджмента и стиля работы руководителя.
Мотивация
Такой сотрудник по определению должен быть очень сильно ориентирован на мнение руководителя и его субъективную оценку. Без этого успеха в такой должности не достичь, ведь работа во многом связана с взаимодействием и помощью, направленными на одного человека, которого очень важно избавить от лишних стрессов и «бытовых» забот (решения вопросов с переездами и приемом важных партнеров и гостей, назначения встреч и т. д.). При этом очень часто из-за перегрузок (в первую очередь моральных) первых лиц компании ассистент может получать значительную долю негативных реакций и эмоций шефа (не столько грубость или некорректность, сколько просто недовольное выражение лица, угрюмость и т. д.).
В связи с тем, что работа не предполагает четко измеримых и коммерчески значимых результатов, премирование как объективная и прогнозируемая составляющая системы поощрения не может использоваться. Общественное признание тоже трудно достижимо: ассистент взаимодействует, в основном, только с начальником, поэтому нет возможности побеждать в каких-либо конкурсах и быть лучшим среди многих. Получается, что мотивировать персонального помощника достаточно сложно.
В большинстве случаев одним из ключевых факторов мотивации персонального ассистента является именно обратная связь и позитивная оценка со стороны руководителя. Люди, выбирающие такую профессию, чаще всего обладают нешней референцией, т. е. при самооценке ориентируются на мнение окружающих, в первую очередь руководителя. А вот сами начальники в такой внешней оценке и похвале обычно нуждаются мало. Происходит классический вариант проекции: руководитель, что называется, «меряет» по себе, считая, что похвала, внешнее поощрение – детские игрушки. Но на самом деле для других людей это очень важно.
ПРИМЕР
Помощник руководителя явно чем-то расстроена. На мои расспросы отвечает: «Я не понимаю толком, доволен ли начальник моей работой, он мне ничего по этому поводу не говорит». Я спрашиваю об этом руководителя, и выясняется, что он полностью удовлетворен тем, как ассистент выполняет свои обязанности, и вообще отзывается о ней в весьма позитивных тонах. Тогда я советую ему давать почаще обратную связь сотруднице, хвалить ее. На что он мне и говорит: «Так она же сама видит, что все хорошо».
Основные инструменты мотивации и персонального ассистента:
- похвала и признание; внимание со стороны руководителя; премии по результатам работы; улучшение условий труда (компьютер, хорошо оборудованное рабочее место); индивидуальные поощрения (путевка в дом отдыха на пару дней за счет компании, билеты на новый спектакль); стабильность и знание правил «игры», психологический комфорт, в частности, уверенность в том, что можно рассчитывать на корректность и вежливость в общении со стороны руководителя (очень важный фактор мотивации).
Показатели результативности
Чаще всего показатели результативности помощника руководителя связаны с его основными обязанностями (они перечислены в начале статьи). Все остальное - существенно различается в разных организациях. В зависимости от компании и ее специфики функции ассистента могут меняться. Однако главным показателем результативности всегда остается удовлетворенность руководителя работой ассистента, ведь это его тыл, а он, как известно, должен быть надежным.
Развитие, обучение, перспективы карьерного роста
На данную позицию стоит брать людей, которые не особенно ориентированы на карьерный рост: в большинстве случаев эта должность повышения не предполагает. Однако вполне возможен профессиональный рост. Для этого ассистентам рекомендуется проходить тренинги эффективных коммуникаций (это одна из важных составляющих работы помощника руководителя), занятия по подстройке (общаться приходится с большим количеством людей самых разных уровней), а также базовый курс психологии общения. Помимо этого, важно повышение квалификации в области делопроизводства, основ бухучета (это часто бывает необходимо при ведении документации), а также менеджмента, если есть подчиненные (секретари, водители, курьеры).
Типичные ошибки
Зачастую работа ассистента организовывается неэффективно, что приводит к демотивации человека, смещению целей и, как следствие, низкой результативности труда. В большинстве компаний допускают наиболее частые ошибки, которые можно объединить в категории:
- неправильная мотивация; слишком сильная зависимость от настроения руководителя, иногда - в худшем варианте - ассистенту приходится даже терпеть хамство или грубость. Начальнику стоит помнить, что корректность и стабильность реакции по отношению к персоналу, стоящему значительно ниже на иерархической лестнице, только украшает настоящего лидера; помощник руководителя становится этаким «серым кардиналом» - слишком много себе позволяет, наушничает, формирует отношение начальника к тем или иным сотрудникам, соответственно, ставит их в зависимое положение; а также решает вопрос «допуска к телу» по своему усмотрению (классическая «шоколадка секретарше»). Чтобы избежать подобной ситуации, нужно очень четко определить зоны полномочий и ответственности ассистента.
Руководитель - это человек, который влияет на благополучие и стабильность всей компании. А успех его работы зависит во многом от эффективной поддержки его помощника. Таким образом, качественный подбор ассистента и правильная организация его труда в итоге становятся важными условиями эффективной работы руководителя.
Оцениваем претендента на позицию «персональный ассистент» Личностные качества претендента 
Профессиональные качества претендента 
Поделиться
