Отзыв из отпуска (2)

По состоянию на: 15.07.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2010
Автор: Потапова Лидия Александровна, Батура Анна Владимировна
Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск
Рубрика: Кадровая практика

    Шаблоны документов
    • График отпусков Докладная записка об отзыве из отпуска Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков работникам Журнал регистрации служебных записок Личная карточка работника Приказ об отзыве из отпуска Табель учета рабочего времени
  • Нормативные документы

    • Трудовой кодекс Российской Федерации (извлечение) Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (извлечение)

Работник в отпуске, но срочно понадобился на работе. И заменить некем, и до конца отпуска нельзя подождать... Руководство требует срочно вызвать его на работу. Знакомая ситуация? Нечасто, но такое случается. А значит, нужно быть готовым к грамотному оформлению документов. Тем более что возможность преждевременно прервать отдых работника предоставлена законом.

О том, как правильно отозвать сотрудника из отпуска и какие при этом необходимо создать документы, мы сегодня и поговорим.

Прежде всего, отметим, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Из этого правила нет никаких исключений. При этом не имеют значения ни причины, по которым появилась необходимость прервать отпуск, ни личные обстоятельства работника. Также закон не обязывает работника мотивировать свой отказ прервать отпуск и выйти на работу.

На это особо обращает внимание Пленум Верховного Суда РФ. В пункте 37 постановления от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» разъясняется: учитывая, что законом предусмотрено право работодателя досрочно отозвать работника из отпуска на работу только с его согласия, отказ работника (независимо от причины) от выполнения распоряжения работодателя о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины.

Категорически запрещено отзывать из отпуска следующих работников:
1) лиц в возрасте до восемнадцати лет;
2) беременных женщин;
3) работников, занятых на работе с вредными и (или) опасными условиями труда.

Данным категориям закон гарантирует своевременный и полноценный отдых, а значит никакие обстоятельства не могут служить основанием для отзыва их из отпуска, даже если сами работники будут согласны досрочно выйти на работу.

Этап 1 Документирование необходимости отзыва работника из отпуска

Обратите внимание: Этап 1 является рекомендательным и может отсутствовать.

Причины, требующие присутствия работника на рабочем месте, могут быть самыми разными. Принять решение об отзыве работника из отпуска должно уполномоченное должностное лицо, которое, возможно, не всегда в курсе всех дел в организации. Для того чтобы представитель работодателя мог решить, что отозвать работника из отпуска необходимо, желательно сообщить ему об этом в письменной форме, например в докладной записке.

Отзыв из отпускаШаг 1 Получаем и регистрируем докладную записку

Докладная записка должна быть зарегистрирована в день поступления в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации служебных записок.

Отзыв из отпуска

Присвоенный регистрационный номер проставляется на докладной записке.

Шаг 2 Передаем докладную записку на рассмотрение руководителю

Для принятия решения об отзыве работника из отпуска докладная записка направляется руководителю организации или иному должностному лицу, имеющему право регулировать режим рабочего времени и времени отдыха работников.

Шаг 3 Получаем докладную записку с резолюцией руководителя

В своей резолюции на докладной записке руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо определяет действия, которые необходимо совершить для отзыва работника из отпуска.

Отзыв из отпускаЭтап 2 Получение согласия работника на отзыв из отпуска

Закон не оговаривает форму согласия работника на отзыв из отпуска.

Многие специалисты советуют в целях предотвращения возможных недоразумений получить письменное согласие на прерывание отпуска. Однако возникает вопрос: каким образом можно оформить письменное согласие сотрудника, который в настоящее время не находится на работе?

Например, если требуется привлечь работника к работе в выходной день или к сверхурочной работе, что в большинстве случаев допускается также с согласия работника, работодатель обычно направляет ему письменное уведомление о необходимости работы за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Работник, приняв решение, может отразить его на таком уведомлении, и тогда можно говорить, что предварительное согласие получено и оформлено письменно.

А как быть, если сотрудник находится в отпуске дома или в отъезде?

Приходится признать, что в этом случае для издания приказа об отзыве из отпуска достаточно получить предварительное устное согласие работника. Документально его оформить вряд ли получится. Да и в законе нет прямого указания на то, что такое согласие должно быть получено именно в письменной форме.

Чаще всего связь с работником, находящимся в отпуске, осуществляется по телефону (домашнему или мобильному). Инспектор отдела кадров или непосредственный руководитель работника может позвонить ему и попросить выйти из отпуска, объяснив, почему это требуется. Нелишним будет при этом объяснить работнику, что оставшуюся часть своего отпуска он сможет использовать в любое удобное для него время или присоединить к отпуску за следующий рабочий год.

Если работник будет согласен прервать свой отпуск, он назовет и дату, когда сможет выйти на работу.

Этап 3 Издание приказа об отзыве работника из отпуска

Итак, если работник дал свое согласие на отзыв из отпуска, приступаем к оформлению.

Отзыв из отпуска оформляется приказом (распоряжением) работодателя по личному составу. Унифицированная форма такого приказа не утверждена, поэтому приказ издается в свободной текстовой форме на бланке приказа по личному составу, разработанном работодателем.

Шаг 1 Составляем проект приказа

В приказе об отзыве работника из отпуска необходимо указать, с какой даты прерывается отпуск. В приказе может быть указано, когда работнику будет предоставлена неиспользованная часть отпуска, если работник уже высказал такое пожелание. Если в данное время работник еще не определился с конкретными датами, то в приказе следует указать, что по выбору работника оставшаяся часть отпуска будет предоставлена в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Отзыв из отпускаШаг 2 Подписываем приказ

Приказ об отзыве из отпуска подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Шаг 3 Регистрируем приказ

Приказ об отзыве работника из отпуска необходимо зарегистрировать в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов о предоставлении отпусков.

Отзыв из отпускаОтзыв из отпуска

Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

Шаг 4 Знакомим работника с приказом под роспись

С приказом об отзыве из отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись. Заранее сделать это, скорее всего, не получится, поэтому ознакомление производится, как правило, в день выхода работника на работу. Можно попросить работника, чтобы он, когда будет знакомиться с приказом, сделал отметку о своем предварительном согласии на отзыв из отпуска. Конечно, такое отступление от правил оформления визы ознакомления не может применяться во всех случаях, когда требуется получить согласие работника, но в ситуации с вызовом из отпуска другое документирование просто невозможно.

Отзыв из отпускаШаг 5 Направляем приказ в дело

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. При этом приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела. О направлении приказа об отзыве из отпуска в дело ставится отметка в левом нижнем углу приказа.

Отзыв из отпускаШаг 6 делаем отметку об отзыве из отпуска ^1 на приказе о предоставлении отпуска работнику

На практике часто возникает вопрос: не нужно ли отменять или вносить изменения в ранее изданный приказ о предоставлении отпуска, так как отпуск фактически не предоставлен работнику в том размере, который указан в приказе?

Полагаем, что ни вносить исправления в приказ о предоставлении отпуска работнику, ни тем более отменять его не следует. Работник кадровой службы может сделать на таком приказе отметку о том, что работник отозван из отпуска, указав дату, когда отпуск прервался, а также реквизиты приказа об отзыве из отпуска.

Отзыв из отпускаЭтап 4 Перерасчет выплаченных работнику сумм

Часть 9 ст. 136 ТК РФ устанавливает, что оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Для оплаты отпуска применяется средний дневной заработок, который умножается на количество предоставляемых работнику календарных дней отпуска. Таким образом, когда работник выходит на работу из отпуска досрочно, получается, что неиспользованные календарные дни отпуска ему уже оплачены, причем исходя из среднего заработка.

При досрочном отзыве сумма оплаты неиспользованных дней отпуска зачитывается в счет оплаты отработанного работником времени.

Этап 5 Оформление табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. А значит, с того дня, когда работник прерывает свой отпуск и выходит на работу, в табеле рабочего времени необходимо отмечать фактически отработанное им время.

Для учета фактически отработанного времени применяется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма № Т-12) или табель учета рабочего времени при автоматизированной обработке учетных данных (унифицированная форма № Т-13).

В табеле ежегодный основной оплачиваемый отпуск отмечается буквенным кодом «ОТ», продолжительность работы в дневное время - «Я». При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (например, днях отпуска), в верхней строке табеля в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Отзыв из отпускаЭтап 6 Oформление личной карточки работника

Учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику, ведется в разделе VIII «Отпуск» личной карточки (унифицированная форма № Т-2). В этом разделе содержатся сведения:
• вид предоставленного работнику отпуска;
• период работы, за который предоставлен отпуск;
• продолжительность отпуска в календарных днях;
• даты начала и окончания отпуска;
• основание (приказ о предоставлении отпуска).

Обычно личная карточка заполняется тогда, когда отпуск работника заканчивается. В этом случае не будет необходимости, как в рассматриваемой ситуации, вносить исправления в личную карточку, если по какой-либо причине отпуск не будет использован в «обычном» порядке, т. е. в полном соответствии с приказом о его предоставлении.

Так, если отпуск в итоге использован работником не полностью в связи с досрочным отзывом, то в личную карточку вносятся фактически использованное количество календарных дней, а также фактические даты начала и окончания отпуска. В графе «Основание» указываются два приказа - о предоставлении отпуска работнику и об отзыве его из отпуска.

Отзыв из отпускаОтзыв из отпускаЭтап 7 Заполнение графика отпусков

При составлении графика на следующий календарный год заполняются графы 1, 2, 3, 4, 5 и 6 унифицированной формы № Т-7 графика отпусков. Графы 7, 8, 9 и 10 заполняются лицом, ответственным за ведение графика отпусков, в течение календарного года.

После предоставления работнику отпуска в графике должны быть зафиксированы фактические даты его использования. Значит, если работник был досрочно отозван и не полностью использовал свой отпуск, это должно быть отражено в графике.

Обратите внимание: в графике отпусков не нужно делать никаких изменений в связи с тем, что запланированные даты использования отпуска не совпадают с фактическими. Работнику, ответственному за ведение графика, необходимо отмечать фактические даты и пояснять любые «нестыковки» в графе «Примечание» (см. приложение).

Приложение

Пример оформления графика отпусков (унифицированная форма № Т-7)

Отзыв из отпускаОтзыв из отпуска

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1