Отражение подотчетных средств в бухгалтерском учете

"Кадровый вопрос", 2012, N 9

ОТРАЖЕНИЕ ПОДОТЧЕТНЫХ СРЕДСТВ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н. На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Первичные бухгалтерские документы

Принимая авансовый отчет у подотчетного лица, бухгалтер торговой организации принимает документы, подтверждающие расходы подотчетной суммы.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются у подотчетных лиц к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных документах" должны применяться всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы.

Работник не возвратил сумму неиспользованного аванса

В нижеприведенных примерах были перечислены все основные требования, предъявляемые к подотчетным суммам, и правила их списания. Несмотря на то что любая организация стремится организовать свои расчеты с подотчетными лицами таким образом, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, закрепляя порядок отчетности и правила списания подотчетных сумм специальным приказом, нередко возникает ситуация, когда работник несвоевременно представил отчет по подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Как поступить бухгалтеру в данном случае? В такой ситуации вопрос может быть решен двумя способами:

- работодатель принимает решение об удержании суммы задолженности из заработной платы работника;

- работодатель принимает решение не удерживать с работника сумму задолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составе доходов физического лица.

В зависимости от принимаемого способа осуществляется и отражение данных операций в бухгалтерском учете.

Во-первых, необходимо отметить, что принять решение об удержании суммы невозвращенного аванса из заработной платы работника работодатель имеет право на основании ст. 137 Трудового кодекса РФ:

"Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть 3 статьи 155) или простое (часть 3 статьи 157)".

В соответствии с данной статьей для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды) работодатель имеет право произвести удержания из зарплаты работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в суде.

Пример. Работнику организации, ответственному за проведение официального приема, в феврале были выданы денежные средства в подотчет в сумме 15 000 руб.

После проведения официальных переговоров работник представил в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие представительские расходы, а именно:

счет-фактура ресторана, в котором был организован заключительный обед, на сумму 13 570 руб. с учетом НДС и документы об оплате данного счета;

счет-фактура от транспортной организации за услуги доставки участников переговоров к месту встречи на сумму 1062 руб., в том числе НДС и платежные документы.

Таким образом, принятые на основании авансового отчета представительские расходы составили 14 632 руб.

Так как подотчетное лицо получило аванс в сумме 15 000 руб., а израсходовало только 14 632 руб., у работника осталась неиспользованная сумма в размере 368 руб. Данная сумма не была возвращена работником в кассу.

Руководитель организации принял решение об удержании неизрасходованной суммы из заработной платы работника. Работник согласен с решением руководителя.

Предположим, что сумма начисленной заработной платы данному работнику с начала года составила:

в январе - 5000 руб.;

в феврале - 5000 руб.

Данный работник имеет право на личный стандартный налоговый вычет в размере 400 руб. Сначала бухгалтер организации определяет сумму налога на доходы физических лиц за февраль.

С начала года:

НДФЛ = (5000 + 5000 - 400 x 2 мес.) x 13% = 1196 руб.

Так как за январь сумма удержанного налога с данного физического лица составила 598 руб., следовательно, НДФЛ к удержанию за февраль составит 598 руб.

Учитывая, что общая сумма удержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать 20%, определяется максимальная сумма удержания (сверх удержанного налога на доходы физических лиц):

(5000 руб. - 598 руб.) x 20% = 880,40 руб.

Таким образом, при выплате заработной платы за февраль с работника будут удержаны:

налог на доходы физических лиц - 598 руб.;

сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса, выданного на представительские расходы, - 368 руб.

На руки работнику будет выдано 4034 руб. (5000 руб. - 598 руб. - 368 руб.).

В данном примере сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса (368 руб.) меньше максимально возможной суммы удержания (880,40 руб.), поэтому вся сумма удержана в одном месяце. В том случае если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.

Обратите внимание! Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетом требований ст. 138 Трудового кодекса РФ, согласно которой общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Пример. Пользуемся исходными данными примера, рассмотренного выше. Однако в данном варианте руководитель организации принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности в размере 368 руб.

В этом случае сумма невозвращенного аванса признается суммой дохода физического лица.

Согласно п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ:

"1. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу".

Исходя из этого организация, принимая решение не удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, обязана исчислить, удержать у физического лица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%.

Таким образом, с данной суммы необходимо произвести удержание налога на доходы физических лиц.

Сумма дохода у физического лица с начала года составит:

в январе - 5000 руб.;

в феврале: 5000 руб. + 368 руб.

Определим сумму налога на доходы физических лиц.

С начала года:

НДФЛ = (5000 руб. + 5368 руб. - 400 x 2 мес.) x 13% = 1244 руб.

Так как за январь сумма НДФЛ, удержанного с данного работника, составила 598 руб., то к удержанию за февраль следует 646 руб.

Следовательно, на руки работник получит сумму в размере 4354 руб. (5000 руб. - 646 руб.).

Используя этот вариант, бухгалтер неизменно столкнется с вопросом, нужно ли начислять сумму ЕСН и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса, если данная сумма учитывается в составе доходов физического лица.

В рассматриваемом выше примере сумма невозвращенного аванса отражается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов:

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы", Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Данные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли на основании п. 49 ст. 270 Налогового кодекса РФ.

Следовательно, на основании п. 3 ст. 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признается объектом налогообложения по ЕСН, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Данная точка зрения верна только для плательщиков налога на прибыль.

Пункт 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ:

"Указанные в пункте 1 настоящей статьи выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если:

у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде;

у налогоплательщиков - индивидуальных предпринимателей или физических лиц такие выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на доходы физических лиц в текущем отчетном (налоговом) периоде".

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование также не начисляются. Основанием для неначисления служит п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации":

"Объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу (взносу), установленные главой 24 "Единый социальный налог (взнос)" Налогового кодекса Российской Федерации".

А вот страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса начислить придется. Этого требует Федеральный закон от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

Обратите внимание! Бухгалтеру организации следует обратить внимание и на требования Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций" ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н. Так как сумма невозвращенного аванса исключается из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так последующих отчетных периодов, то у налогоплательщика возникнет постоянная разница в соответствии с п. 4 вышеуказанного документа:

"Для целей Положения под постоянными разницами понимаются доходы и расходы, формирующие бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода, но не учитываемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов".

В соответствии с п. 4 ПБУ 18/02 постоянные разницы возникают в результате:

- превышения фактических расходов, учитываемых при формировании бухгалтерской прибыли (убытка), над расходами, принимаемыми для целей налогообложения, по которым предусмотрены ограничения по расходам;

- непризнания для целей налогообложения расходов, связанных с передачей на безвозмездной основе имущества (товаров, работ, услуг), в сумме стоимости имущества (товаров, работ, услуг) и расходов, связанных с этой передачей;

- образования убытка, перенесенного на будущее, который по истечении определенного времени согласно законодательству Российской Федерации о налогах и сборах уже не может быть принят в целях налогообложения как в отчетном, так и в последующих отчетных периодах;

- прочих аналогичных различий.

На сумму постоянного налогового обязательства организация корректирует величину условного расхода по налогу на прибыль, которым является сумма налога на прибыль, определяемая исходя из бухгалтерской прибыли (убытка), и тем самым определяет налог на прибыль для целей налогообложения, который признается текущим налогом на прибыль.

Срок, на который денежные средства могут выдаваться подотчетному лицу на хозяйственные расходы, законодательно не установлен. Правилами указано, что такой срок может устанавливаться руководителем организации. Однако правила говорят о возможности, а не об обязанности. Если такой срок руководитель установил, то работник обязан отчитаться по подотчетной сумме не позднее чем через три рабочих дня после того, как срок истек. А если срок установлен не был, то и нарушить его нельзя. Следовательно, если в организации не установлен срок, на который выдаются подотчетные суммы, то претензии налоговых органов по поводу продолжительности нахождения подотчетной суммы на руках работника нельзя считать обоснованными, но они обязательно будут.

Обратите внимание! Налоговые органы, выявляя при проведении проверок подобные случаи выдачи сотрудникам подотчетных сумм на неопределенное время, квалифицируют их как получение физическим лицом беспроцентного займа, заставляя организации определить сумму материальной выгоды, которая якобы возникает у физического лица, включить ее в состав доходов данного сотрудника и удержать сумму налога на доходы физических лиц.

Такое требование налоговых органов не является законным. Понятие материальной выгоды установлено налоговым законодательством, а именно ст. 212 Налогового кодекса РФ. В соответствии с данной статьей доходом налогоплательщика, полученным в виде материальной выгоды, являются:

"1) материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными (кредитными) средствами, полученными от организаций или индивидуальных предпринимателей;

2) материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) в соответствии с гражданско-правовым договором у физических лиц, организаций и индивидуальных предпринимателей, являющихся взаимозависимыми по отношению к налогоплательщику;

3) материальная выгода, полученная от приобретения ценных бумаг".

Как видим, Налоговый кодекс не предусматривает исчисление материальной выгоды по денежным суммам, полученным под отчет. Поэтому даже в том случае, если деньги находились у подотчетного лица свыше срока, на который они были выданы, исчисление материальной выгоды производиться не должно.

Налоговые органы в данном случае пытаются подвести выданную сумму подотчета под сумму беспроцентного займа, полученного от организации. Однако чтобы это имело под собой законные основания, между заемщиком и заимодавцем должны существовать договорные отношения, оформленные в соответствии с Гражданским кодексом РФ. Займы регулируются гл. 42 "Заем и кредит" Гражданского кодекса РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 807 Гражданского кодекса РФ по договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.

В том случае, если договор займа заключается между заимодавцем - юридическим лицом и гражданином (заемщиком), он должен быть заключен в письменной форме. Такое требование вытекает из п. 1 ст. 808 Гражданского кодекса РФ.

Договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей. При этом условие о том, что заем является беспроцентным, должно быть указано в договоре, данное положение указано в п. 1 ст. 809 Гражданского кодекса РФ.

Так как в рассматриваемой ситуации сотрудник организации (подотчетное лицо) не заключал с организацией договора займа, следовательно, полученную подотчетную сумму нельзя признать заемными средствами, и говорить о возникновении у физического лица материальной выгоды не имеет смысла.

Кроме того, обратите внимание, подобные действия налогового органа подразумевают под собой изменение юридической квалификации сделки, а это возможно только по решению суда.

Согласно ст. 45 Налогового кодекса РФ:

"Взыскание налога с организации не может быть произведено в бесспорном порядке, если обязанность по уплате налога основана на изменении налоговым органом:

1) юридической квалификации сделок, заключенных налогоплательщиком с третьими лицами;

2) юридической квалификации статуса и характера деятельности налогоплательщика".

Типичные ошибки, допускаемые в организациях

при расчетах по подотчетным суммам

Нужно отметить, что практически ни одна налоговая проверка хозяйствующего субъекта не проходит без тщательного анализа счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Так как этот счет затрагивает по своей природе очень большое количество хозяйственных операций, рассчитывать на то, что данный участок бухгалтерского учета уйдет из-под контроля "налоговиков", не нужно. Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок при организации учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это поможет организации избежать штрафных санкций.

Как показывает практика, наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией учета на данном направлении бухгалтерского учета, - это: отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными средствами между юридическими лицами, отсутствие аналитики по счету "Расчеты с подотчетными лицами" и так далее.

Отсутствие в организациях документов, устанавливающих

порядок выдачи и порядок списания подотчетных сумм

Данный вид нарушения является одной из наиболее часто встречающихся ошибок. Как уже отмечалось ранее, существование таких документов является обязательным для любой коммерческой организации. Такое требование исходит из положений Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40.

Для того чтобы организовать своевременный и полный контроль в организации за движением подотчетных средств и их целевым использованием, руководитель должен издать приказ по организации, в котором указывается перечень лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет. Как правило, в данный перечень входят работники, выезжающие в служебные командировки, работники снабжения и сбыта, завхозы.

Приказ должен содержать сроки, на которые могут выдаваться подотчетные средства, требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов, порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. Сроки, на которые сотрудники организации могут получить деньги под отчет, устанавливаются организацией самостоятельно с учетом индивидуальных особенностей организации. Могут также устанавливаться и предельные суммы выдачи денег под отчет.

Однако по поводу установления срока, на который могут выдаваться денежные средства на хозяйственные расходы, мы уже отмечали, что руководитель может установить такой срок, но не обязан. Поэтому если вы не хотите иметь претензии налоговых органов в отношении неустановленного срока, то можно его не устанавливать.

Кроме вышеназванного приказа, в организации должен быть так называемый лимит кассы. Этот документ выдается на руки хозяйствующему субъекту и согласовывается с банком, в котором организация обслуживается. Для определения лимита денежных средств существует специальный расчет, который зависит от многих факторов: от вида хозяйственной деятельности субъекта, от размера ежедневной налично-денежной выручки, поступающей в кассу организации, от количества рабочих дней. Данный документ устанавливает максимальное число денежных средств, которые могут находиться в кассе организации на конец рабочего дня. Если при проверке кассовой дисциплины (данную проверку, как правило, проводят обслуживающие банки, налоговые органы и органы МВД) будет обнаружен факт превышения лимита остатка кассы, организация неминуемо подпадет под штрафные санкции.

Помните! Если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год, отсутствует, то вся остающаяся в кассе наличность считается сверхнормативной.

Обратите внимание! Иногда случается, что в организации существует такой приказ, однако лица, имеющие право получить подотчетные средства, с ним не ознакомлены.

Поэтому совет руководителям: ознакомьте с положениями данного приказа своих работников, лучше сделать это "под подпись". Ведь случаи несвоевременного возврата таких сумм либо наличия израсходованной суммы, не подтвержденной надлежащим образом оформленными документами, могут привести к тому, что данная сумма будет включена в доход сотрудника и приведет к удержанию с него суммы налога на доходы физических лиц.

Чтобы обезопасить себя от нежелательных последствий, ознакомьте своих сотрудников с правилами удержания таких сумм с физических лиц.

Данный документ не только устанавливает лимит остатка, но и дает перечень расходов, на которые организация имеет право использовать налично-денежную выручку. Как правило, это следующие виды затрат: командировочные расходы, закупка ГСМ, хозяйственные нужды.

При отсутствии специального разрешения кредитного учреждения на расходование поступающей выручки вся наличность ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет организация должна получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.

Однако на практике у организации нередко возникает ситуация, когда на конец дня в кассе образуется остаток денежных средств, превышающий лимит кассы. Что делать в таком случае, ведь Порядок ведения кассовых операций запрещает организациям использовать наличную выручку без согласования с банком? Здесь следует заметить, что на сегодняшний день ни Налоговый кодекс, ни Кодекс об административных правонарушениях не предусматривает для организаций за нарушение этого требования Порядка никакой ответственности. А вот штраф за превышение лимита достаточно высок. Согласно ст. 15.1 "Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций" Кодекса РФ об административных правонарушениях:

"Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов,

- влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда".

Поэтому, чтобы не подпасть под штрафные санкции по этому основанию, организация иногда просто вынуждена нарушать требование порядка о целевом использовании денежных средств, выдавая денежные средства в подотчет своим сотрудникам на определенные цели.

Поступив таким образом, организация имеет возможность на следующий день оформить возврат подотчетных сумм в кассу от подотчетных лиц и внести деньги в банк. Такая операция поможет избежать штрафных санкций за превышение лимита кассы.

Несоблюдение предельного размера расчетов

наличными денежными средствами между юридическими лицами

Приобретение материальных ценностей в магазинах, на оптово-розничных рынках и ярмарках, проведение мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники, оплата ГСМ и аналогичные операции осуществляются чаще всего наличными денежными средствами через подотчетных лиц. Иногда и расчеты по долгосрочным договорам осуществляются через подотчет (достаточно часто встречается в практике случай - оплата по договору аренды).

Получая денежные средства в подотчет и оплачивая контрагентам суммы задолженности за приобретенное имущество (работы или услуги), сотрудник организации выступает по доверенности от имени своей организации - юридического лица. Поэтому, осуществляя платежи из подотчета поставщикам - юридическим лицам, сотрудник организации должен помнить о предельном размере расчета наличными между юридическими лицами.

Банк России установил предельный размер расчетов наличными деньгами и расходования наличных денег, поступивших в кассу юридического лица, на уровне 100 тыс. руб., говорится в Указании от 20 июня 2007 г. N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя".

Как говорится в Указании, расчеты наличными деньгами в РФ между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. руб.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги, выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц с учетом положений п. 1 Указания.

Следовательно, рассчитываясь подотчетными средствами с юридическим лицом за какое-то имущество (работы, услуги), работник организации может осуществить оплату в размере не более 60 тыс. руб. по одному договору.

При расчетах юридических лиц с физическими лицами вышеуказанных ограничений не существует.

Сделками согласно ст. 153 Гражданского кодекса РФ признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

К примеру, внесение наличных денег в кассу (в порядке оплаты товаров, работ или услуг) является действием, но не является сделкой. Это действие по исполнению обязательства по оплате.

Любой договор, заключенный сторонами, является сделкой. (Только односторонняя сделка не является договором.) Поэтому фактически предельный размер расчетов наличными деньгами в сумме 100 тыс. руб. установлен по одному договору.

Если, например, заключен договор на 120 тыс. руб. (или не определили сумму договора), то лишь 100 тыс. руб. по нему можно оплатить наличными деньгами, остальную сумму необходимо оплатить путем безналичных расчетов.

С одним лицом можно заключить неограниченное число договоров. Предельный размер расчетов установлен для сделки (договора), и сумма денег, которую можно принять от одного контрагента в течение одного дня, определяется лишь количеством заключенных с ним договоров.

Что же может считаться договором?

Договор, если одной из сторон является юридическое лицо или предприниматель без образования юридического лица (далее - предприниматель), всегда заключается только в письменной форме.

Договор в письменной форме может быть заключен путем:

- составления одного документа, подписанного сторонами (п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ);

- обмена документами посредством связи, которая позволяет установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ);

- совершения лицом, получившим письменную оферту (предложение заключить договор с указанием существенных условий такого договора), действий по выполнению условий предлагаемого договора (п. 3 ст. 438 Гражданского кодекса РФ).

В первом случае каждая из сторон имеет подписанный всеми сторонами договор.

Во втором случае одна из сторон имеет, например, подписанный ею договор с факсимильным воспроизведением подписи руководителя и оттиска печати другой стороны. Вторая сторона имеет идентичный по содержанию договор с факсимильным воспроизведением подписей руководителей и оттисков печатей каждой из сторон (то есть как бы подписанный двумя сторонами договор, затем переданный по факсу).

Наличие счета на оплату на сумму 600 тыс. руб. и шести товарных накладных по 100 тыс. руб. на товар, указанный в счете, свидетельствует лишь о том, что заключен договор (сделка) на сумму 600 тыс. руб. Наличными деньгами можно оплатить товар лишь по одной товарной накладной.

Также следует иметь в виду, что наличие составленного договора, подписанного сторонами, позволяет оплатить наличными деньгами товар лишь на сумму 60 тыс. руб., независимо от количества счетов на оплату и товарных накладных на товары, поставляемые в рамках договора.

Ситуацию не спасает заключение дополнительных соглашений к договору, определяющих для товара, например, не только стоимость, но и номенклатуру и количество, подлежащее поставке в течение месяца.

Договор (сделка) во всех этих случаях будет один, а предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке будет распространяться на все расчеты по данному договору. Все вышесказанное касается и договоров на оказание услуг и выполнение работ.

Даже при заключении пакета из нескольких договоров рекомендуем все-таки менять существенные условия договоров.

Если в организации будет обнаружено превышение предельно установленного размера расчетов наличными между юридическими лицами, то на основании ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях с организации-нарушителя будет удержан штраф в размере от 40 до 50 тыс. руб., с должностного лица - от 4 до 5 тыс. руб., то есть сумма достаточно внушительная.

Однако несмотря на то, что наличные расчеты между юридическими лицами государство контролирует достаточно жестко, организации все равно прибегают к таким видам расчетов и нередко сталкиваются с ситуацией, когда при осуществлении хозяйственной деятельности нужно внести в кассу другой организации сумму, превышающую допустимую величину. Чтобы не подпасть под штрафные санкции, вносите несколько сумм, каждая из которых будет соответствовать отдельному договору. Это поможет избежать претензий со стороны налоговых органов.

Выявлять осуществление расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм должны банки и органы, осуществляющие проверки соблюдения Порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью. Они должны передавать сведения в налоговые органы или органы внутренних дел, которые и осуществляют рассмотрение дела об административном правонарушении и наложении штрафов.

Центральный банк РФ, устанавливая предельный размер расчетов наличными деньгами, реализует свои полномочия по установлению правил осуществления расчетов (п. 4 ст. 4 Федерального закона от 10 июля 2002 г. N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)").

При анализе ситуации с ограничениями на расчеты наличными деньгами следует принимать во внимание Письмо Банка России от 16 марта 1995 г. N 14-4/95 "О Разъяснениях по отдельным вопросам "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" и условий работы с денежной наличностью" (далее - Разъяснения).

Банк России разъяснил, что положения Указа не распространяются на юридические лица, получающие платеж (п. 5 Разъяснений). Меры ответственности за осуществление расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм применяются только к одной стороне расчетов - к лицу, производящему платеж в адрес другого лица.

В том случае, если подотчетное лицо осуществляет расчет (в разрешенных случаях) с другим юридическим лицом в валюте, необходимо также следить, чтобы рублевый эквивалент платежа не превышал установленный предел расчетов наличными.

Согласно Федеральному закону от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" кассовые аппараты следует применять всегда, когда стороны рассчитываются наличными или с помощью пластиковых карт. Обратите внимание: речь идет о расчетах не только с населением, но и со всеми юридическими лицами. Поэтому если подотчетное лицо расплатилось наличными, то, помимо счета-фактуры, накладной, приходного кассового ордера, ему должны выдать и чек ККТ. Сразу возникает вопрос: нужен ли при наличных расчетах с юридическими лицами приходный кассовый ордер в связи с введением в действие Закона N 54-ФЗ или достаточно только чека ККТ?

При денежных расчетах с организацией выписывается приходный ордер, но этого теперь недостаточно. Кассовый чек при наличных денежных расчетах должен быть обязательно. Таковы требования нового Закона.

Таким образом, получается, что организация-продавец, принимая от юридического лица денежные средства, должна оформить фактически два платежных документа. Ведь на сегодняшний день Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, никто не отменял. А согласно п. 13 данного Порядка по каждому платежу наличными денежными средствами, поступившими от юридического лица, выписывается отдельный приходный кассовый ордер. Следовательно, на руках у подотчетного лица должно быть фактически два подтверждающих документа об оплате, однако в авансовом отчете данная сумма должна быть отражена один раз.

Это, конечно, вносит определенные неудобства, но пока ситуация остается именно такой. Видимо, в скором времени законодатели решат данную проблему и установят, какой из двух документов будет признаваться документом об оплате. Ответом на этот вопрос, на наш взгляд, может служить Письмо УМНС по г. Москве от 22 сентября 2003 г. N 29-12/51732. Нужно сказать, что в части налога с продаж этот документ потерял свою актуальность, так как данный налог отменен, а вот в отношении выдачи документов при продаже товаров за наличный расчет он дает достаточно подробный ответ.

В заключение хочется отметить, что организация аналитического учета по наличным денежным суммам, уплаченным поставщикам через подотчетных лиц, достаточно сложна.

Поэтому организациям, планирующим значительные закупки, рекомендуется минимизировать расходы в режиме розничной торговли, оформив денежные расчеты по договорам с поставщиками посредством безналичных расчетов.

Отсутствие "мягкого" чека

Данный вид нарушения является также достаточно распространенным. Любая организация в процессе осуществления хозяйственной деятельности приобретает какие-либо материальные ценности в розничной торговле. Это могут быть любые хозяйственные принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские бланки, техническая литература. Конечно, в условиях крупного субъекта хозяйственной деятельности можно предусмотреть, чтобы закупка перечисленных ценностей была организована с помощью безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-то имущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть.

Имея на руках денежные средства, принадлежащие организации, и осуществляя закупку в рознице, сотрудник организации будет выступать в качестве физического лица. То есть в данном случае розничная организация торговли осуществляет продажу не юридическому, а физическому лицу. В соответствии с налоговым законодательством, в частности со ст. 168 Налогового кодекса РФ, при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

То есть если подотчетное лицо обратится к продавцу розничного предприятия с просьбой выписать ему счет-фактуру, то, скорее всего, получит отказ, так как, пробив сумму покупки на ККТ и выдав чек покупателю, продавец выполнил все свои обязательства.

Однако для целей списания подотчетной суммы одного чека ККТ недостаточно, сотруднику организации необходим еще и товарный чек, иногда его называют "мягким". Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. Кассовый чек содержит сведения о продавце, его наименование, ИНН, возможно, сумму НДС и указывает общую сумму, на которую произведена покупка; а в товарном чеке должен содержаться фактический перечень приобретенных товаров. Именно на основании товарного чека бухгалтер организации осуществляет принятие к учету приобретенных ценностей. В том случае, если продавец розничного предприятия отказывает покупателю в выписке товарного чека (такие случаи нередки, несмотря на действующие правила торговли), сотрудник организации должен убедить продавца выписать такой документ, в противном случае бухгалтер может не списать данную сумму расхода с подотчетного лица. И еще одна "мелочь": в товарном чеке запрещается использовать общие фразы, например, "приобретены хозяйственные товары на сумму 300 (триста) руб. 00 коп.". В нем должны содержаться сведения о конкретном товаре, его количестве и цене за единицу. Например, "приобретены хозяйственные товары на сумму 300 (триста) руб. 00 коп., а именно: стиральный порошок "Миф" в количестве 10 шт. по цене 30,00 руб. = 300,00 руб.".

Форма товарного чека не является унифицированной и в соответствующие альбомы унифицированных форм не входит. Однако оформление этого документа является обязательным для торговой организации. Эта обязанность установлена Правилами продажи отдельных видов товаров, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. N 55. Основными реквизитами данного документа являются наименование продавца, наименование товара, дата продажи, артикул, сорт и цена товара, а также подпись лица, осуществившего продажу. Для того чтобы не возникало спорных ситуаций с налоговыми органами, можно форму товарного чека разработать самостоятельно и закрепить ее в приложении к учетной политике организации.

Примерная форма товарного чека может выглядеть следующим образом:

Магазин "Все для дома"

ООО "Меркурий"

ИНН 5507088692

Всего на сумму: 300,00 руб. 00 коп.

Оплачено: Триста рублей 00 коп.

"15" мая 2012 г.

Продавец __________________________

Установленный в настоящий момент предельный размер расчетов наличными денежными средствами позволяет приобрести в режиме розничной торговли материалы и основные средства, имеющие различные режимы постановки на учет, использования в производстве и списания. Поэтому четкое указание в товарном чеке номенклатуры, количества и стоимости приобретенных товаров исключит ошибки в учете.

Таким образом, товарный чек фактически представляет собой товарную накладную, а следовательно, является обязательным первичным документом.

Обратите внимание! Современная контрольно-кассовая техника может содержать все необходимые сведения, в том числе и перечень приобретенных товаров, однако даже при наличии такого чека ККТ товарный чек "лишним" не будет и исключит нежелательные вопросы со стороны проверяющего органа.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" документы, которыми отчитывается подотчетник, должны быть парными: либо накладная плюс квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек плюс чек ККТ. Первый документ в каждой паре описывает саму операцию, второй подтверждает факт оплаты. Исключения составляют лишь чеки ККТ из больших универмагов и супермаркетов, которые по своей структуре содержат реквизиты товара внутри кассового чека, но при наличии такого важного реквизита вышеуказанной статьи, как подпись.

В случае если товарный чек не имеет подробной расшифровки о приобретенном товаре, представители организации должны составить акт, в котором следует отразить, что конкретно и для каких целей было приобретено.

В общем случае кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный служит своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации, будет выполнять функции товарного чека.

Отсутствие документов, подтверждающих

расходование выданных под отчет сумм

Бухгалтерия торговой организации выдает командированному работнику денежные средства под отчет. После возвращения командированного лица им представляется авансовый отчет. Приложением к авансовому отчету являются документы, подтверждающие расходование выданных денежных средств.

Рассмотрим, например, какие документы, подтверждающие проживание в гостинице и оплату гостиничных услуг, должен иметь командированный работник для подтверждения расходования сумм.

Как показывает арбитражная практика, подтвердить предоставление гостиничных услуг можно только в том случае, если гостиница оформила первичные бухгалтерские документы в соответствии с установленными требованиями.

При регистрации клиенту выписывается счет за проживание формы N 3-Г (код формы по ОКУД 0790230). Данный счет включает в себя тариф номера (или места в номере), умноженный на количество суток проживания, оплату за услуги бронирования, оплату дополнительных услуг, которые гость заказывает при регистрации.

Счет выписывается в трех экземплярах. Третий экземпляр счета предназначен для гостя и хранится до выезда в расчетной части гостиницы. При автоматизированном способе ведения расчетов счет заполняется в двух экземплярах.

Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету производится по форме N 7-Г. Он ведется дежурным администратором или портье в двух экземплярах.

Окончательный итог подводится после выезда проживающих лиц и служит основанием к оплате счета, предъявляемого торговой организации.

Отметим, что наряду с обязательными услугами, которые входят в оплату за проживание, гостиница может предоставлять гостям и дополнительные услуги. В этом случае оформляется квитанция на предоставление дополнительных услуг (форма N 12-Г (код формы по ОКУД 0790212)).

Такая квитанция выписывается, например, при оформлении заказа билетов, при оплате услуг переводчика, предоставления кофе или чая по желанию проживающего. Квитанция составляется в двух экземплярах: первый представляется в бухгалтерию, второй - клиенту.

Или, например, при гостинице имеется автостоянка, куда гость может поставить автомашину. На такие услуги заполняется квитанция "Автостоянка" (форма N 11-Г (код формы по ОКУД 0790211)).

Составляется указанная квитанция на автостоянках гостиничного комплекса при приеме и выдаче автотранспорта, выписывается в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию, второй выдается на руки плательщику.

При проживании в гостинице у гостя могут измениться какие-либо обстоятельства, в связи с которыми он может выехать из гостиницы досрочно. В этом случае постояльцу возвращается часть денежных средств, заплаченных им за проживание, и заполняется квитанция на возврат денег по форме N 8-Г (код формы по ОКУД 0790208).

Выписывается данная квитанция работником гостиницы в одном экземпляре. Сдается в бухгалтерию вместе с Кассовым отчетом (форма N 5-Г). При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (форма N 3-Г) или на первом и втором (форма N 3-Гм) делается отметка о произведенном возврате.

Однако для осуществления возврата денежных средств одних этих документов недостаточно.

В соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации исполнитель обязан заключить с потребителем договор на предоставление услуг.

При оформлении оплаты за проживание работники гостиницы выписывают гостю счет по форме N 3-Г, представляющий собой бланк строгой отчетности. Выписка данного документа подтверждает, что договор между исполнителем и потребителем заключен. Пунктом 12 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации (Постановление Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 г. N 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации") установлено, что цена номера (места в номере), а также форма его оплаты устанавливаются исполнителем. А потребитель обязан оплатить оказанную исполнителем в полном объеме услугу после принятия ее потребителем. С согласия потребителя услуга может быть оплачена им при заключении договора в полном объеме или путем выдачи аванса.

Обратите внимание! В том случае, если используемый гостиницей бланк счета по форме N 3-Г изготовлен не типографским способом (например, с помощью компьютера), считать данный документ бланком строгой отчетности нельзя, поэтому расчеты с гостем должны быть проведены с обязательным использованием контрольно-кассовой техники.

Предположим, что клиент при поселении в гостиницу оплатил счет за проживание авансом, причем расчет был произведен с использованием контрольно-кассовой техники. Работник гостиницы выдал клиенту на руки кассовый чек.

Затем клиент решил выехать из гостиницы досрочно. Такая ситуация часто встречается на практике. Пунктом 20 вышеупомянутых Правил указано:

"Потребитель вправе расторгнуть договор на оказание услуги в любое время, уплатив исполнителю часть цены пропорционально части оказанной услуги до получения извещения о расторжении договора и возместив исполнителю расходы, произведенные им до этого момента в целях исполнения договора, если они не входят в указанную часть цены услуги".

Таким образом, если постоялец выезжает ранее указанного срока, излишне уплаченная им сумма должна быть ему возвращена. При этом возврат может быть осуществлен с помощью двух возможных вариантов:

- в день внесения оплаты;

- в день, не совпадающий с днем внесения денежных средств в кассу.

Возвращенный потребителем чек (его сумма уже содержится в фискальной памяти ККТ) с составлением всех необходимых документов является свидетельством того, что потребитель отказался от услуги, разорвал договор, заключенный с гостиницей, и получил денежные средства назад. Оформленная правильно процедура возврата документально подтверждена возвращенным чеком, актом и записью в книге кассира-операциониста.

Если кассир-операционист пробивает "возвратный" чек, сумма по нему опять фиксируется в памяти ККТ, однако в этом случае отсутствует документально подтвержденный факт расторжения договора.

Нередко случается так, что по вине постояльца имущество гостиницы приходит в негодность. В этом случае работники гостиницы обязаны составить акт о порче имущества гостиницы (форма N 9-Г (форма по ОКУД 0790209)). Акт составляется работниками гостиницы в трех экземплярах, третий экземпляр которого выдается на руки плательщику.

Нарушение принципов учетной политики

Учетная политика организации определяет и направляет дальнейшую работу не только бухгалтерских и финансовых служб, но и всей организации. Насколько точно все тонкости учетной работы, обусловленные спецификой деятельности данного хозяйствующего субъекта, будут предусмотрены в учетной политике, настолько верно будет выбрана наиболее оптимальная схема ведения бухгалтерского и налогового учета. В конечном итоге от этого зависят сумма уплачиваемых налогов, возможные налоговые последствия в виде налоговых санкций и, соответственно, финансовое благополучие организации.

Учетная политика должна быть основана на ряде установленных принципов, в том числе на принципе временной определенности фактов хозяйственной деятельности. В целях реализации этого принципа хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности.

Несоблюдение указанного требования в отношении подотчетных средств подразумевает то, что бухгалтер неправомерно отражает в учете операции по возмещению работникам расходов, понесенных в связи с приобретением для нужд организации материальных ценностей за счет собственных средств, как списание подотчетных средств.

Рассмотрим на примере.

Пример. Работник организации, не имея в подотчете денежных средств или даже решения о действии в интересах организации, к примеру доверенности, приобрел за свой счет какое-то имущество для нужд организации, например хозяйственные принадлежности, на сумму 3000 руб.

Сдав все необходимые документы, он заполнил форму авансового отчета, в которой, соответственно, отразил сумму перерасхода и попросил возместить ему понесенные затраты.

В практике такие случаи встречаются сплошь и рядом.

Бухгалтерия возмещает ему понесенные затраты, забывая о том, что в данной ситуации организация не имеет на то оснований.

Такие основания у субъекта хозяйственной деятельности могут возникнуть только при заключении с данным физическим лицом договора купли-продажи имущества, принадлежащего ему на праве собственности. Как правило, такой договор никогда не заключается со своим работником.

Теперь представим, что ваша организация заключила такой договор купли-продажи и приобрела у своего работника данные хозяйственные принадлежности на сумму 3 тыс. руб. Рассчиталась с ним по данному договору. В этой ситуации, осуществив выплату по договору, организация обязана представить в налоговые органы информацию о размере полученного дохода данным физическим лицом (по форме 2-НДФЛ).

В соответствии с налоговым законодательством по НДФЛ (ст. 229 Налогового кодекса РФ) физические лица, осуществлявшие в течение налогового периода продажу собственного имущества, принадлежащего им на праве собственности, обязаны подать в налоговый орган декларацию о доходах.

Налоговым законодательством (ст. 220 Налогового кодекса РФ) установлено, что при исчислении налогооблагаемой базы по НДФЛ налогоплательщик имеет право уменьшить сумму дохода на сумму подтвержденного расхода, то есть в данном случае физическое лицо должно представить в налоговый орган документы, по которым было приобретено такое имущество. При отсутствии таких документов сумма возмещения расходов, превышающая 250 тыс. руб., понесенных налогоплательщиком при приобретении для организации материальных ценностей за счет собственных средств, будет включена в налоговую базу в целях исчисления налога на доходы физических лиц.

Чтобы уйти от такого развития ситуации, бухгалтеры нередко оформляют выдачу подотчетных средств задним числом, однако может случиться и так, что на первичных документах будет стоять более ранняя дата, чем на расходном кассовом ордере. В результате нарушен принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, может возникнуть и момент, что для такой выдачи просто не хватит денежных средств в кассе организации в нужный момент. В таком случае данное деяние будет расценено проверяющим органом как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и возникнут риски по признанию расходов для целей налога на прибыль и вычетов для налога на добавленную стоимость.

Обязанности лица, получившего денежные средства

под отчет при инвентаризации

Напомним, что перед началом проведения инвентаризации имущества и денежных средств в торговой организации инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков товарно-материальных ценностей. Результатом этой работы должно быть в том числе получение расписок держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей.

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества. Они дают инвентаризационной комиссии расписку, аналогичную той, которую представляют материально ответственные лица.

Представляется расписка следующего содержания:

Образец

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, приняты к учету, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное(ые) лицо(а):

_________________________________________

(должность) (подпись)

_________________________________________

(должность) (подпись)

Обратите внимание! Согласно Закону N 129-ФЗ если в организации отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель организации.

Напомним, что таким образом подтверждается полнота передачи первичных документов.

Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все представленные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "___" (дата)", что является для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Грубейшей ошибкой является заполнение документов при инвентаризации со слов лиц, получивших денежные средства на хозяйственные нужды под отчет.

Несмотря на то что практически любая торговая организация достаточно часто осуществляет операции, связанные с подотчетными суммами, анализ аудиторской практики показывает, что количество проблем и ошибок, допускаемых бухгалтерами при отражении подобных операций в учете, остается достаточно большим.

Искренне надеемся, что данная статья поможет практическим бухгалтерам снять часть вопросов, возникающих при отражении в учете операций, связанных с подотчетными суммами.

На заметку! Максимальный размер подотчетных сумм, а также максимальный срок, на который они выдаются, должны быть установлены Приказом руководителя (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России от 22 сентября 1993 г. N 40). Предельный размер денежных средств, которые могут быть выданы под отчет, действующим законодательством не установлен. Поэтому для осуществления контроля движения наличных денежных средств компания и должна предусмотреть свой лимит.

При установлении предельного размера подотчетных сумм советуем учесть Указание Банка России N 1843-У. Этот документ устанавливает предельный размер расчета наличными деньгами между юридическими лицами. Он равен 100 000 руб. по одной сделке. Поэтому в случае установления лимита подотчетных сумм в большем размере велика вероятность, что подотчетник рассчитается с контрагентом с нарушением Указания Центрального банка. А это приведет к штрафным санкциям. Размер штрафа для должностных лиц составляет от 4 до 5 тыс. руб., а для организаций - от 40 до 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

П. Квитковская

Эксперт журнала

Подписано в печать

10.09.2012

Рубрика: 
Ключевые слова: 

Поделиться