Отправляем сотрудника в командировку

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2008, N 8

Отправляем сотрудника в командировку

Кого можно направить?

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

И вот созрела производственная необходимость, и кого-то из сотрудников вашего предприятия решено отправить в командировку. Сразу встает вопрос: а любому ли сотруднику можно дать такое поручение? Речь идет, конечно же, не о компетенции работника, а о соответствии трудовому законодательству. Действительно, Трудовой кодекс содержит определенные ограничения. Категорически нельзя направлять в командировку беременных женщин (ст. 259 ТК РФ), сотрудника в период действия ученического договора, если только командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ), и несовершеннолетних сотрудников, которые не являются творческими работниками (артистов, журналистов оправлять в служебную поездку можно) (ст. 268 ТК РФ).

Женщину, имеющую детей в возрасте до 3 лет, можно направить в командировку только с ее письменного согласия и в случае, если отсутствуют какие-либо медицинские противопоказания. В обязательном порядке ее письменно уведомляют о том, что она вправе отказаться от поездки. Это же правило распространяется и на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (ст. 264 ТК РФ).

Учтите: существуют категории работников, которые по долгу службы постоянно находятся в разъездах (бортпроводники, водители и т.д.). Им командировки не положены! У них работа такая.

...и надолго ли?

Теперь определимся со сроками командировки. В Трудовом кодексе каких-либо указаний по этому вопросу нет. Однако это не единственный документ, регламентирующий рабочие процессы. Существует и, самое главное, действует (в части, не противоречащей ТК РФ) такой нормативный правовой акт, как Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 (далее - Инструкция N 62). В п. 4 сказано, что срок командировки определяется руководителем предприятия, но не может превышать 40 дней. Исключение - командировки с целью выполнения монтажных, наладочных и строительных работ. Максимальная продолжительность таких командировок - один год.

А минимальная? Она нигде не определена, поэтому может составлять хоть несколько часов.

Разводим бюрократию

Предположим, что подходящий сотрудник найден, прикинуто количество дней, требующееся ему для выполнения поручения. Пора действовать, то есть оформлять соответствующую документацию. А действовать будем в соответствии со следующим алгоритмом:

┌────────────────────────────────────────────┐

│ сформулируем задачу │

└─────────────────────┬──────────────────────┘

\│/

┌─────────────────────┴──────────────────────┐

│ издадим приказ │

└─────────────────────┬──────────────────────┘

\│/

┌─────────────────────┴──────────────────────┐

│обеспечим документами и денежными средствами│

└─────────────────────┬──────────────────────┘

\│/

┌─────────────────────┴──────────────────────┐

│ отправим в командировку │

└─────────────────────┬──────────────────────┘

\│/

┌─────────────────────┴──────────────────────┐

│ получим отчет о выполнении │

└────────────────────────────────────────────┘

Для каждого шага нашего алгоритма законодатель утвердил соответствующие унифицированные формы. А именно:

- Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

- Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

- Т-10 "Командировочное удостоверение";

- Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";

- АО-1 "Авансовый отчет".

Первые четыре документа утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, авансовый отчет - Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Первый документ, который должен быть заполнен (частично), - Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Понятно, что часть, "посвященную" отчету о выполнении, заполнять пока рано.

На основании "Служебного задания..." издается приказ по форме N Т-9 или N Т-9а. Из названия этих документов ясно, в каком случае следует использовать ту или иную форму - в зависимости от того, один или несколько сотрудников направляются в командировку.

На основании приказа заполняется (опять же частично) форма N Т-10 "Командировочное удостоверение", с которым сотрудник и уезжает в служебную поездку, предварительно получив документы (билеты, ваучеры) и денежные средства. Кстати, при получении денег здесь не обойтись без заполнения еще одной унифицированной формы - N КО-2 "Расходный кассовый ордер".

По возвращении из командировки сотрудник сдает командировочное удостоверение с отметками "принимающих сторон", заполняет вторую часть формы N Т-10а (тот самый отчет о выполнении служебного задания) и отчитывается в потраченных средствах (здесь ему и понадобится форма N АО-1 "Авансовый отчет"). Если потрачены не все деньги, выданные сотруднику перед поездкой, то при сдаче излишка в кассу будет заполняться еще одна унифицированная форма N КО-1 "Приходный кассовый ордер", квитанцию к которому сотрудник получит "на долгую память" и во избежание недоразумений ("все сдал, никому ничего не должен").

Итак, при самом грубом подсчете мы получаем 6 документов, без которых не обойтись при отправлении сотрудника в командировку. А ведь есть еще и путевые листы (если, к примеру, сотрудник едет в поездку на служебном или личном автомобиле), накладные и счета-фактуры (если он сопровождает груз) и т.д.

Кадровый отдел имеет непосредственное отношение к трем документам. На его "совести" приказ, служебное задание и командировочное удостоверение. Ими и займемся.

Но подождите! Неужели все эти документы в обязательном порядке должны заполняться в каждом случае направления сотрудника в командировку? Спешим обрадовать - нет! Так, в случае загранкомандировки командировочное удостоверение оформлять не нужно - этот документ действует только на территории Российской Федерации. Нет необходимости в его заполнении и при однодневной командировке (п. 2 Инструкции N 62). И в случае, когда работник отправляется по принципу "сходи туда - не знаю куда", тоже. Например, когда его направляют в некий населенный пункт с целью найти клиентов. Кто ему отметки в командировочном удостоверении ставить будет? Найденные клиенты? А если они "не найдутся"? В этих случаях ограничиваются служебным заданием и приказом.

А вот если сотрудник направляется в конкретную организацию (или в несколько организаций), то здесь только этими документами ограничиваться нельзя. Хотя Минфин России внес сумятицу в стройные ряды кадровиков и бухгалтеров своими непоследовательными и нелогичными, на наш взгляд, Письмами от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226 и от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60.

В первом специалисты финансового ведомства заявляют, что приказ и командировочное удостоверение - "одного поля ягода", то есть дублирующие друг друга документы. Поэтому заполнять их оба нецелесообразно, достаточно одного (а какого именно, должно быть сказано во внутренних актах организации). А во втором Письме чиновники делают вывод, что именно в командировочном удостоверении ставятся отметки о фактическом выбытии и прибытии в место назначения, а следовательно, этот документ нельзя заменить приказом.

Мы полностью согласны с последней позицией. Посудите сами: приказ - это документ о намерении что-либо выполнить, а будет приказ выполнен или нет - это уже другой вопрос. К тому же в определении служебной командировки четко сказано, что это "поездка по распоряжению руководителя...". А приказ - как раз то самое необходимое распоряжение.

Конечно, если на приказе проставить реквизиты, необходимые для учета времени, потраченного на дорогу к месту командировки и обратно, на выполнение поручения (то есть собственно командировку), причем с отметками организации, куда сотрудник был направлен, и т.п., тогда действительно можно обойтись только одним приказом. Но зачем "изобретать велосипед", когда существует специальная и совершенно не трудная в заполнении форма? Наш совет: не экономьте на бумаге, заполните все предложенные документы, и тогда в споре с налоговой или трудовой инспекцией у вас будет больше аргументов.

Переходим к практике

А сейчас мы на примерах убедимся, что составить эти документы не такая уж и сложная задача.

Пример 1. Руководство ООО "Кактус" (г. Нижний Тагил) приняло решение направить в командировку в ООО "Лютик" (г. Челябинск) менеджера отдела продаж Куликова С.М. для презентации образцов продукции и заключения договора купли-продажи. Срок командировки - 4 дня (с 1 по 4 июля 2008 г.), из них два дня - на дорогу и два дня - на решение поставленной задачи.

Кадровая служба ООО "Кактус" составляет три документа: служебное задание по форме N Т-10а (см. документ 1), приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме N Т-9 (см. документ 2) и командировочное удостоверение по форме N Т-10 (см. документ 3).

Унифицированная форма N Т-10а

┌────────┐

│ Код │

├────────┤

Форма по ОКУД │ 0301025│

Общество с ограниченной ответственностью "Кактус" ├────────┤

-------------------------------------------------- по ОКПО │12345678│

наименование организации └────────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 018 │ 24.06.2008│

СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ └─────────┴───────────┘

для направления в командировку и отчет о его выполнении

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Куликова Сергея Михайловича │ 13 │

----------------------------------------------------------└───────────────┘

фамилия, имя, отчество

┌───────────┬───────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────┬──────────────┐

│Структурное│Должность │ Командировка │ Основание │

│подразделе-│(специаль- ├────────────────────┬─────────────────────┬───────────────────┬────────┤ │

│ние │ность, про-│ место назначения │ дата │ срок │органи - │ │

│ │фессия) │ │ │ (календарные дни) │зация - │ │

│ │ ├────────────┬───────┼──────────┬──────────┼────────┬──────────┤пла - │ │

│ │ │ страна, │органи-│ начала │ окончания│ всего │не считая │тельщик │ │

│ │ │ город │зация │ │ │ │времени │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │нахождения│ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │в пути │ │ │

├───────────┼───────────┼────────────┼───────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │

├───────────┼───────────┼────────────┼───────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┤

│Отдел │Менеджер │Россия, │ООО │01.07.2008│04.07.2008│4 │2 (два) │ООО │Устная │

│продаж │по продажам│г. Челябинск│"Лютик"│ │ │(четыре)│ │"Кактус"│договоренность│

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │между │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │руководителями│

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ООО "Лютик" и │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ООО "Кактус" │

├───────────┼───────────┼────────────┼───────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───────────┼───────────┼────────────┼───────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───────────┼───────────┼────────────┼───────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

└───────────┴───────────┴────────────┴───────┴──────────┴──────────┴────────┴──────────┴────────┴──────────────┘

┌────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┐

│ Содержание задания (цель) │ Краткий отчет о выполнении задания │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│ 11 │ 12 │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│Организовать в ООО "Лютик" │В ООО "Лютик" (г. Челябинск) │

│(г. Челябинск) презентацию продукции│организована презентация продукции │

│ООО "Кактус" и заключить договор │ООО "Кактус", заключен договор │

│купли-продажи этой продукции │купли-продажи N 167/58 от 03.07.2008│

│с ООО "Лютик" (г. Челябинск) │на общую сумму 1 250 000 руб. │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│ │ │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│ │ │

└────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┘

Начальник

Руководитель отдела

структурного продаж Пронин Пронин С.С. Куликов С.М.

подразделения --------- ------- ----------- Работник --------------

должность личная расшифровка личная подпись

подпись подписи

Задание

Заключение о выполнении задания --------------

выполнено

----------------------------------------------

Начальник

Генеральный Руководитель отдела

Руководитель директор Хромов Хромов И.А. структурного продаж Пронин Пронин С.С.

организации ----------- ------- ------------ подразделения --------- ------- -----------

должность личная расшифровка должность личная расшифровка

подпись подписи подпись подписи

07 июля 08

"--" ------------ 20-- г.

Унифицированная форма N Т-9

┌────────┐

│ Код │

├────────┤

Форма по ОКУД │ 0301022│

Общество с ограниченной ответственностью ├────────┤

"Кактус" │ │

----------------------------------------------- по ОКПО │12345678│

наименование организации └────────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 077 │ 25.06.2008│

ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

(распоряжение)

о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Куликова Сергея Михайловича │ 13 │

-------------------------------------------------└───────────────┘

фамилия, имя, отчество

отдел продажи

------------------------------------------------------------------

структурное подразделение

менеджер по продажам

------------------------------------------------------------------

должность (специальность, профессия)

Россия, г. Челябинск, ООО "Лютик"

------------------------------------------------------------------

место назначения (страна, город, организация)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

┌─────────────┐

сроком на │ 4 │ календарных дней

└─────────────┘

01 июля 08 04 июля 08

с "--" ---------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.

организовать презентацию продукции ООО "Кактус"

с целью ----------------------------------------------------------

и заключить договор купли-продажи этой продукции с ООО "Лютик"

------------------------------------------------------------------

ООО "Кактус"

Командировка за счет средств -------------------------------------

указать источник финансирования

Основание (документ, служебное задание от 24.06.2008 N 018

номер, дата): ----------------------------------------------------

служебное задание, другое основание (указать)

Генеральный

директор Хромов Хромов И.А.

Руководитель организации ----------- ------- --------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись

С приказом (распоряжением) Куликов 25 июня 08

работник ознакомлен ---------------- "--" --------- 20-- г.

личная подпись

Унифицированная форма N Т-10

┌────────┐

│ Код │

├────────┤

Форма по ОКУД │ 0301024│

Общество с ограниченной ответственностью ├────────┤

"Кактус" │ │

----------------------------------------------- по ОКПО │12345678│

наименование организации └────────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ │ 27 │ 30.06.2008│

└─────────┴───────────┘

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Куликов Сергей Михайлович │ 13 │

Работник ----------------------------------------└───────────────┘

фамилия, имя, отчество

отдел продаж

------------------------------------------------------------------

структурного подразделения

менеджер по продажам

------------------------------------------------------------------

должность (специальность, профессия)

Россия, г. Челябинск, ООО "Лютик"

командируется в --------------------------------------------------

место назначения (страна, город, организация)

__________________________________________________________________

презентации продукции ООО "Кактус" и заключения договора

для --------------------------------------------------------------

цель командировки

купли-продажи этой продукции с ООО "Лютик"

------------------------------------------------------------------

2 (два)

на -------- календарных дней (не считая времени нахождения в пути)

02 июля 08 03 июля 08

с "--" ------------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.

Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его

паспорт 4606 123333

документа --------------------------------------------------------

наименование, номер

Генеральный директор Хромов Хромов И.А.

Руководитель --------------------- ------------- -----------------

должность личная расшифровка

подпись подписи

Оборотная сторона формы N Т-10

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты

назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Нижнего Тагила Челябинск

Выбыл из ---------------------- Прибыл в ----------------------

01 июля 08 02 июля 08

"--" --------- 20-- г. "--" --------- 20-- г.

Начальник

кадровой Менеджер по

службы персоналу

ООО "Кактус" Перспективный ООО "Лютик" Пряткин

------------ ------------------ ----------- -------------------

должность личная подпись должность личная подпись

Перспективный О.М. Пряткин Г.Н.

------------------------------- -------------------------------

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Челябинска Нижний Тагил

Выбыл из ---------------------- Прибыл в ----------------------

03 июля 08 04 июля 08

"--" --------- 20-- г. "--" --------- 20-- г.

Начальник

Менеджер по кадровой

персоналу службы

ООО "Лютик" Пряткин ООО "Кактус" Перспективный

----------- ------------------- ------------ ------------------

должность личная подпись должность личная подпись

_______________________________ _______________________________

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________

"__" _________ 20__ г. "__" _________ 20__ г.

___________ ___________________ ___________ ___________________

должность личная подпись должность личная подпись

_______________________________ _______________________________

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________

"__" _________ 20__ г. "__" _________ 20__ г.

___________ ___________________ ___________ ___________________

должность личная подпись должность личная подпись

_______________________________ _______________________________

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Для сравнения приведем еще один пример, где в деловую поездку едут несколько сотрудников.

Пример 2. Возьмем условия примера 1 и предположим, что в ту же командировку направляется не только Куликов С.М., но и специалист юридического отдела Васина О.В. для юридической экспертизы заключаемого договора. Рассмотрим изменения в документообороте.

В данном случае придется заполнить еще одно служебное задание - на Васину О.В., где в содержании задания будет записано: "Провести юридическую экспертизу договора купли-продажи с ООО "Лютик" (г. Челябинск)". Подписано это задание будет, естественно, руководителем юридического отдела. Если бы в командировку отправлялся сотрудник того же структурного подразделения, что и Куликов С.М., с аналогичным заданием, то, на наш взгляд, достаточно было бы и одного общего документа (в графу Ф.И.О. только следовало бы вписать сразу двух человек).

Командировочное удостоверение - вещь сугубо индивидуальная, поэтому предстоит заполнить еще один бланк.

А вот с приказом проще. Просто заполняется другая форма (см. документ 4 на с. 18).

Унифицированная форма N Т-9а

┌────────┐

│ Код │

├────────┤

Форма по ОКУД │ 0301023│

Общество с ограниченной ответственностью ├────────┤

"Кактус" │ │

----------------------------------------------- по ОКПО │12345678│

наименование организации └────────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 077 │ 25.06.2008│

ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

(распоряжение)

о направлении работников в командировку

Направить в командировку:

┌──────────────────────────────┬─────────────┬────────────┬───────────────┐

│Фамилия, имя, отчество │Куликова │Васину Ольгу│ │

│ │Сергея │Валерьевну │ │

│ │Михайловича │ │ │

├──────────────────────────────┼─────────────┼────────────┼───────────────┤

│Табельный номер │ 13 │ 26 │ │

├──────────────────────────────┼─────────────┼────────────┼───────────────┤

│Структурное подразделение │Отдел продаж │Юридический │ │

│ │ │отдел │ │

├──────────────────────────────┼─────────────┼────────────┼───────────────┤

│Профессия (должность) │Менеджер │Юрисконсульт│ │

│ │по продажам │ │ │

├─────┬───────────┬────────────┼─────────────┴────────────┴───────────────┤

│ │ │ страна, │ Россия, Челябинск │

│ │ место │ город │ │

│ │назначения ├────────────┼──────────────────────────────────────────┤

│ │ │ организация│ ООО "Лютик" │

│ ├───────────┼────────────┼─────────────┬────────────┬───────────────┤

│ │ │ начала │ 01.07.2008 │ 01.07.2008 │ │

│ │ дата ├────────────┼─────────────┼────────────┼───────────────┤

│ │ │ окончания │ 04.07.2008 │ 04.07.2008 │ │

│Ко - ├───────────┴────────────┼─────────────┼────────────┼───────────────┤

│ман - │ срок (календарные дни) │ 4 (четыре) │ 4 (четыре) │ │

│ди - ├────────────────────────┼─────────────┼────────────┼───────────────┤

│ровка│ цель │Организовать │Провести │ │

│ │ │презентацию │юридическую │ │

│ │ │продукции │экспертизу │ │

│ │ │ООО "Кактус" │договора │ │

│ │ │и заключить │купли - │ │

│ │ │договор │продажи с │ │

│ │ │купли-продажи│ООО "Лютик" │ │

│ │ │этой │ │ │

│ │ │продукции │ │ │

│ │ │с ООО "Лютик"│ │ │

├─────┴────────────────────────┼─────────────┼────────────┼───────────────┤

│Командировка за счет средств │ООО "Кактус" │ООО "Кактус"│ │

├──────────────────────────────┼─────────────┼────────────┼───────────────┤

│С приказом (распоряжением) │ │ │ │

│ознакомлен │ │ │ │

│Подпись работника │Куликов │Васина │ │

│Дата │25.06.2008 │25.06.2008 │ │

└──────────────────────────────┴─────────────┴────────────┴───────────────┘

Служебные задания N 018 от 24.06.2008 и N 019 от 24.06.2008

Основание: -----------------------------------------------------------

(служебное задание, другое основание (номер, дата))

Генеральный

Руководитель директор Хромов Хромов И.А.

организации ----------- ------- ---------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись

Остались вопросы?

Какие вопросы могут возникнуть в ходе заполнения документов? Обычно - с датами командировки. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы (п. 7 Инструкции N 62). Если внимательно посмотреть на бланки, то можно увидеть, что реальные сроки выполнения служебного задания и время нахождения в пути можно определить только по командировочному удостоверению. В служебном задании указываются планируемые сроки (общее количество дней командировки (графа 7) и количество дней без учета времени нахождения в пути (графа 8). Понятно, что в силу обстоятельств эти сроки могут быть и не соблюдены (не окажется билетов, сломается машина, сотрудник заболеет... Да мало ли причин?). Форма приказа вообще не предусматривает выделения количества дней в пути, здесь проставляется общее количество дней поездки. При заполнении же командировочного удостоверения на лицевой стороне документа как раз обозначается количество дней без учета времени нахождения в пути. Ясно, что эти данные должны соответствовать служебному заданию. А вот на обороте указываются фактические даты прибытия и отъезда. Таким образом, окончательно сроки командировки определяются именно командировочным удостоверением. Из этих дат должна исходить бухгалтерия, рассчитывая суточные.

Кстати, вот еще проблема. Предположим, отправление поезда к месту командировки (самолета, междугороднего автобуса и т.д.) - 10 июля в 23.55. Нужно ли оплачивать суточные за 10-е число? Всего каких-то 5 минут?! Да, нужно. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки (п. 7 Инструкции N 62). К тому же если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. То есть если поезд прибывает в 00.15 минут 15 июля, то этот день (15-е число) также причисляется к командировке и за него выплачиваются суточные.

Как вы теперь поняли, командировочное удостоверение - крайне важный документ, а потому обратим особое внимание на его оборотную сторону, на которой проставляются отметки о выбытии и прибытии. К слову, эти отметки должны быть заверены той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие или учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. В п. 6 Инструкции N 62 сказано, что если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. То есть если сотрудник командирован в разные организации, находящиеся в одном населенном пункте, ему достаточно поставить отметку о прибытии в первой из "посещенных" им организаций и отметку о выбытии в последней из таковых. Если же поездка планируется в разные города-села, то даже если это "путешествие" по одной организации (например, по ее филиалам), отметок должно быть несколько.

И еще один момент. Сотрудник, получая свое командировочное удостоверение, должен проверить правильность его заполнения (правильно ли указаны его Ф.И.О., место назначения, сроки...). Если обнаружены неточности, то лучше выписать новый документ, хотя удостоверения не являются бланками строгой отчетности или кассовыми документами, в которых исправления строго запрещены. Если же нет возможности заполнить новое удостоверение (например, руководитель отсутствует, а поезд вот-вот уйдет), можно сделать исправления в "испорченном" документе. По общему правилу - перечеркнуть неверную информацию, написать то, что должно быть, и поставить резолюцию "Исправленному верить". Заверить печатью и подписью сотрудника, ответственного за производство отметок в командировочных удостоверениях и ведение журнала учета выбывающих в командировки. Как быть, если ошибка обнаружена уже после прибытия сотрудника в место назначения? При современных средствах телекоммуникации проблем возникнуть не должно. Для идентификации личности прибывшего (например, когда в удостоверении написано Иванов И.И., а в паспорте - Иванов А.А.) можно связаться с "отправляющим" предприятием для получения "гарантийного письма", копии паспорта командированного и т.д. Пусть принимающая сторона будет уверена, что принимает "не шпиона", и поставит отметки о прибытии и выбытии в удостоверении. Исправления в документе можно сделать по прибытии на место постоянной работы.

Все под контролем!

Итак, все документы составлены. Пора в путь? Одну минуточку! Это событие надо отметить... Но не так, как вы подумали, а в специальном журнале регистрации лиц, отбывающих в командировки (см. документ 5). Ответственным за ведение такого журнала, а заодно и за производство отметок в командировочном удостоверении назначается, как правило, сотрудник кадровой службы.

Справка. Если ваша организация принимает сотрудника, командированного к вам из другой организации, то отметку о его прибытии и выбытии надо проставить не только в его командировочном удостоверении, но и в специальном Журнале учета работников, прибывающих в командировки (Приложение N 3 к Инструкции N 62).

Пример 3. В условиях примера 1 заполним Журнал учета работников, выбывающих в командировки (документ 5).

Журнал

учета работников, выбывающих в командировки

Общества с ограниченной ответственностью "Кактус"

из -------------------------------------------------------------------

(наименование объединения, предприятия, учреждения, организации)

N
п/п

Ф.И.О.
командированного
работника

Занимаемая
должность

Номер
командировочного
удостоверения

Ф.И.О.,
должность
работника,
подписавшего
командировочное
удостоверение

Дата

Расписка
командированного
работника
в получении
командировочного
удостоверения

Фактического
выбытия

Фактического
прибытия

...

...

...

...

...

...

...

...

194

Куликов Сергей
Михайлович

Менеджер
по продажам

27

Хромов И.А.,
генеральный
директор

01.07.2008

04.07.2008

Куликов

...

...

...

...

...

...

...

...

Гарантии, компенсации, суточные...

Текущее трудовое законодательство гарантирует командированному работнику сохранение места работы, средний заработок, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Уточним, какие же именно расходы компенсируются. Во-первых, транспортные, во-вторых, связанные с наймом жилья, и в-третьих, суточные.

Порядок и размер компенсации определяется локальным нормативным актом (например, коллективным договором). Следует учесть, что Налоговый кодекс лимитирует не облагаемую НДФЛ компенсацию - 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и 2500 руб. при зарубежных поездках. То есть если компания установила размер суточных в размере 1000 руб. в день для "внутренних" командировок, то 300 руб. из каждой тысячи будут подлежать налогообложению НДФЛ.

По общему правилу все расходы, понесенные сотрудником в ходе командировки (на возмещение которых он вправе рассчитывать), должны подтверждаться документально. На практике это не всегда получается. Такой случай обязательно должен быть предусмотрен в местном нормативном документе, регламентирующим служебные поездки и порядок возмещения расходов. Следует заметить, что финансовое ведомство склоняется в таких ситуациях к тому, что возмещать расходы можно и "со слов" сотрудника, но все, выплаченное сверх 700 руб. в сутки, должно облагаться НДФЛ.

С налогом на прибыль ситуация еще хуже. Сумма суточных, превышающая 100 руб. в день (при российских командировках), выплачивается за счет чистой прибыли организации (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93). При загранкомандировках в этом Постановлении установлены другие "тарифы" в зависимости от страны назначения. Но это уже "головная боль" бухгалтерии...

К.Н.Аладышева

Руководитель отдела

бухгалтерского и налогового учета

юридической консультации

"Консультант по налогам и праву"

Подписано в печать

29.07.2008

цель командировки примеробразец заполнения командировочного удостоверения

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1