Организационное обеспечение работы с кадровой документацией

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы
Рубрика: Заполняем без ошибок

Ранее были рассмотрены вопросы организационного оформления деятельности кадровой службы и процедура приема–передачи кадровых документов. Наряду с этими вопросами при организации кадрового делопроизводства необходимо регламентировать порядок работы с кадровой документацией.

Работа с документами в отделе кадров включает следующие основные процедуры:

    подготовка документов; обработка документов; хранение документов.

Выполнение каждой из названных процедур регламентируется путем разработки соответствующих локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству:

    Табеля форм кадровых документов; Альбома форм кадровых документов; Сборника типовых и трафаретных текстов кадровых документов; Графика документооборота кадровой документации.

Перечисленные документы должны быть приложены к Инструкции по кадровому делопроизводству, где отражается их значение, взаимосвязь и порядок применения.

Инструкция по кадровому делопроизводству – основной нормативный документ кадровой службы по вопросам документирования трудовых отношений. Инструкция разрабатывается и утверждается по общим правилам подготовки локальных нормативных актов: в соответствующем приказе руководителя организации определяются ответственные за разработку, сроки подготовки Инструкции и порядок ввода ее в действие (приложение 1).

Текст Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 2), как правило, включает следующие разделы:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Это вводная часть Инструкции, где указывается: в соответствии с какими нормативно-методическими документами она разработана, на какие системы документации распространяется, кто отвечает за ведение кадрового делопроизводства в организации и контролирует работу с кадровыми документами, как осуществляется процедура приема–передачи дел кадровой службы.

2. СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В разделе называются системы и виды документов, используемых для документирования трудовых отношений. Материалы этого раздела являются основой для разработки Табеля форм документов, разрешенных к применению в отделе кадров (приложение 3).

В Табеле форм документов должны быть представлены все создаваемые в кадровой службе документы, сгруппированные по отдельным кадровым функциям, задачам, ситуациям. В Табеле определяется необходимое и достаточное количество форм документов для юридического оформления конкретных ситуаций. Форма Табеля определяется работодателем и может включать: наименование формы документа, код формы документа (при наличии у документа унифицированной формы), основные требования к заполнению формы. Наименования документов в Табеле форм систематизируются по функциональному признаку.

3. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ

В разделе рассматриваются требования к составлению и оформлению служебных документов: состав реквизитов и правила их написания, виды бланков документов, порядок придания документам юридической силы.

С учетом материалов данного раздела разрабатываются Альбом форм документов отдела кадров и Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов.

Обратите внимание!

Содержание Альбома форм документов отдела кадров должно полностью соответствовать Табелю форм документов

В Альбом включаются примеры оформления (образцы) как унифицированных форм документов, так и документов, самостоятельно разработанных работодателем.

Сборник типовых и трафаретных текстов документов отдела кадров отражает специфику деятельности этого подразделения и помогает быстро и качественно составлять и оформлять документы по кадровым вопросам. Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов – положений, договоров и др. Трафаретные тексты составляются для небольших по объему документов, многократно создаваемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

В этой части Инструкции характеризуется движение потоков документов (входящих, исходящих и внутренних) – от создания или получения до исполнения или отправки. Материалы данного раздела Инструкции являются основой для разработки Графика документооборота отдела кадров (приложение 4).

В Графике документооборота отражаются следующие технологические процедуры обработки кадровых документов:

    подготовка проекта документа; согласование документа; подписание документа; утверждение документа; регистрация документа; передача документа на исполнение; контроль исполнения документа; оперативное хранение документа; передача документа на хранение в архив организации.

В Графике должны быть показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, указаны их исполнители и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур (например: основание для создания документа, периодичность создания, количество необходимых экземпляров и т. д.).

5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В Инструкции должны быть показаны регистрационные формы, используемые отделом кадров, принятая система индексации документов, порядок регистрации документов.

6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Раздел содержит описание системы постановки документов на контроль и ведения контроля, а также порядок снятия документов с контроля.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

В данном разделе раскрываются вопросы систематизации документов в соответствии с разработанной номенклатурой дел, описывается порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.

8. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

В Инструкцию обязательно включаются вопросы проведения экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.

Кроме того, в разделе приводится порядок составления описей дел, отбора документов на уничтожение, передачи документов длительных и постоянного сроков хранения в архив организации, отбора и передачи документов в государственные и муниципальные архивы.

9. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ОТДЕЛЬНЫМ КАДРОВЫМ ПРОЦЕДУРАМ

В этом разделе работодатель закрепляет особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым процедурам (прием на работу, изменение условий трудового договора, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение и др.) с учетом специфики своей деятельности, организационной структуры, численности работников отдела кадров и пр.

Разработанные и согласованные с заинтересованными должностными лицами проекты Инструкции по кадровому делопроизводству и всех документов, являющихся приложениями к ней, должны быть утверждены приказом руководителя организации (приложение 5).

В дальнейшем мы рассмотрим вопросы закрепления в Инструкции по кадровому делопроизводству порядка выполнения отдельных кадровых процедур.

Приложение 1

Пример оформления приказа о разработке нормативно-методических документов по кадровому делопроизводству

Организационное обеспечение работы с кадровой документацией

Приложение 2

Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству

Организационное обеспечение работы с кадровой документацией

Приложение 3

Пример оформления Табеля форм документов отдела кадров

Организационное обеспечение работы с кадровой документацией

Приложение 4

Пример оформления Графика документооборота отдела кадров

Организационное обеспечение работы с кадровой документацией

Приложение 4

Окончание

Организационное обеспечение работы с кадровой документацией

Приложение 5

Пример оформления приказа об утверждении Инструкции по кадровому делопроизводству

Организационное обеспечение работы с кадровой документацией

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1