В последние несколько лет всё больше компаний включились в создание программ онбординга сотрудников, признав, что без удачной адаптации намного сложнее удержать новичков. И вот как только мы приноровились к актуальной теме адаптации команды, всё перевернулось с ног на голову.
Теперь, в постковидную эпоху нужно приспосабливаться заново – онбординг новых сотрудников стал задачей, которую нужно реализовывать удалённо. Чему нас научили десять месяцев вне офиса, где можно напрямую проконтролировать, есть ли у новенького фирменная чашка с горячим кофе? Давайте разбираться по порядку.
Почему онбординг удалённых сотрудников – это важно?
Прежде всего, что такое онбординг? Это процесс интеграции нового сотрудника в компанию и коллектив, который начинается еще во время найма и продолжается до полугода, а иногда – и того больше, в зависимости от программ адаптации и корпоративной культуры работодателя. Этапы онбординга при этом могут быть разбиты, например, так: преонбординг, первая неделя, первый месяц, три месяца и др.
Каждый из этих шагов направлен на приобретение положительного первого опыта, знакомство с корпоративными ценностями и целями, сравнение ожиданий и фактических обязанностей и т.д. Другими словами, это целый комплекс действий, и если он построен грамотно, сотрудник успешно вольется в коллектив и станет максимально продуктивным для компании. Нас интересует, как на процесс построения онбординга влияет удаленная работа, и что изменилось, начиная с 2020 года.
Начнем с того, что 88% организаций в мире пока что вообще не развивают свои онбординговые программы. По исследованиям Gallup в 2020 году только 12% опрошенных сотрудников согласились с утверждением, что они полностью удовлетворены процессом онбординга и адаптации. Digitate изучает процессы вовлечения новичков в командную работу с 2016 года, и по их данным 1 из 5 новых сотрудников не готов рекомендовать работодателя именно из-за отсутствия связи в первые недели.
Первые дни в команде определяют первые 3 года работы
А, между тем, по данным Glassdoor успешный онбординг повышает показатель удержания сотрудников на 82%, и эффективности – на 70%. Исследование доктора Тайлы Бауэр, которая пишет для блога SHRM, было проведено в 2019-2020 годах совместно с Орегонским университетом. Из 1000 опрошенных сотрудников 69% заявило о том, что комплексная программа онбординга удержала их в компании минимум на 3 года.
Выстроить процесс при личном контакте в условиях офисной работы проще, поскольку человек наочно наблюдает за отношениями в команде, присутствует на встречах, знакомится с людьми и постоянно находится в новой среде без отрыва от коллектива. Но что делать на «удаленке»? Осознанные компании с развитой культурой первыми бросились на амбразуру – в 2020 году появились чёткие инструкции и чек-листы, на которые нужно ориентироваться в условиях удаленного онбординга и адаптации. И начало всему – первый этап преонбординга.
Преонбординг, о котором нельзя забывать
Этап после финального собеседования, но до выхода новичка на работу называется преонбордингом. Важно чётко сработать на всех его этапах, чтобы новичок почувствовал поддержку.
Этапы преонбординга
-
Приветственное письмо
После принятия оффера, направьте сотруднику приветственное письмо, в котором укажите:
- термин испытательного срока и его условия
- дату выхода на работу
- контакты супервайзера/ментора
- контакты департамента и прямого руководителя
- контакты HR отдела
Если онбординг затрагивает знакомство с продуктом, услугами, сервисами или системами, которыми занимается компания, прикрепите к письму приветственную презентацию о проекте.
-
Welcome-book
“Велком-бук” – очень хороший инструмент для работодателя, который обеспокоен выходом сотрудников на удаленную вакансию. Welcome-book – это подробная инструкция с:
- миссией и ценностями компании
- её историей, политикой и корпоративной культурой
- политикой отпускных и выходных дней
- правилами поведения и дресс-кода (при наличии)
- информацией по онбордингу и оффбордингу
- контактами и т.д.
-
Заметка о новом сотруднике в общем чате компании или рассылке
В заметке, которую получит команда, нужно кратко рассказать о человеке, поделиться его возможными увлечениями, фото и контактами для рабочей связи.
-
Отправка Welcome-kit
Крупные компании заранее беспокоятся о рабочем месте нового сотрудника, предлагают ноутбук, оборудование, высылают приятные мелочи вроде фирменной одежды, значка, блокнота.
Welcome Kit компании Vimeo – Источник: Typelane
Онбординг сотрудника: основные правила на 2021 год
Помните, что в условиях удаленной работы человек сталкивается со страхом остаться в стороне от коллектива. Поэтому важно насытить онбординг и адаптацию – но не переборщить.
Чек-лист процесса адаптации на удаленной работе
- Помощь с документацией и оформлением. В условиях «удаленки» возникает необходимость в поддержании электронного документооборота. Убедитесь, что у вас налажены процессы создания электронной подписи, инструкций для новичков по оформлению на работу, доступно хранение документов и их шаблонов, а также открыты доступы для сотрудников ко всем нужным файлам. Это сэкономит время и работодателю, и новичку: не нужно будет в будущем тратить ресурсы для поиска и пересылки копий файлов, всё нужное уже оцифрованным сохранится в системе.
- Первый meeting с департаментом. Совет: организуйте общий звонок на 2-3 день работы, чтобы дать человеку немного освоиться, утрясти договорные вопросы и ознакомиться с обязанностями.
- Знакомство с ментором. А этот звонок или встречу наоборот лучше провести в первый день, чтобы человек узнал, к кому ему можно обращаться по всем возникающим вопросам адаптации в команде.
- Ознакомление с FAQ и базой знаний компании. Отлично, если все материалы собраны у вас в одном месте и разбиты на отдельные папки по подразделениям.
- Прохождение онбординга по обучению. Важный процесс, если компания хочет обучить новичка нюансам работы со своими товарами, проектами, услугами, продуктами или сервисами – тем, чем она занимается на рынке. При грамотном подходе для ознакомления составляется программа с текстовым описанием или видеоматериалами, объясняющими процесс работы. По факту прохождения сотруднику могут отправляться практические задания, чтобы понять, как он усваивает новую информацию – а в конце обязательно берется обратная связь.
- План работ (KPI) на испытательный термин. На первой встрече с линейным руководителем или в течение первой недели сотрудник должен получить план, по которому будет оцениваться его эффективность во время испытательного периода.
- Завершение испытательного срока и назначение OKR. Вне зависимости от того, сколько длится испытательный срок, после его завершения необходимо запланировать встречу с линейным руководителем, на которой человек получит чёткий фидбэк по поводу своей эффективности и в случае успеха – поставленные задачи и цели для последующего Performance Review.
Тренды онбординга в 2021 году: о чем важно помнить
Buddy programs. HCI исследовал, что 87% сотрудников успешнее, если у них есть наставник, так называемый buddy. Это ментор, которого прикрепляют к сотруднику на первый период – например, 1 месяц. Раз в неделю человеку назначают 1-on-1 со своим «бадди», где он делится первыми успехами. Важно различать понятия «непосредственный руководитель» и «бадди». Желательно, чтобы это были разные люди.
Упрощение процессов. Sapling выпустил отчёт, в котором подсчитал, что в среднем новичок проходит 54 активити в первую рабочую неделю – и все они касаются адаптации. Справиться со всем сразу бывает тяжело – а вне офиса приходится это делать самостоятельно. Поэтому тренд на автоматизацию процессов и поиск программ набирает обороты.
Кросс-бординг в стрессовых условиях. По данным того же HCI, адаптация сотрудников при переводе их на другую позицию так же важна, как и онбординг нового. В условиях пандемии поднялся вопрос о том, чтобы сотрудники брали на себя новые задачи. В таком случае тоже важно проводить программы адаптации, и помнить о лайфхаках для упрощения процесса.
Полезные программы для организации работы сотрудников
Облегчить коммуникацию, конечно же, в первую очередь помогут сервисы Google – мы давно не представляем себе жизни без папок на Google Drive, календаря и встреч, запланированных в Meets, как альтернативе Zoom.
На помощь приходит Slack – удобный тул для корпоративного канала связи. Здесь можно организовать общее пространство с разными каналами по департаментам – и личными сообщениями от коллег. Для постановки задач рекомендуем ClickUp – сервис, где видно дерево целей компании. Польза программы в том, что можно сразу почувствовать себя частью важного процесса – все открыто и доступно. Также рекомендуем Asana, Todoist и Wrike.
Онбординг: лучшие практики современных компаний
За период удаленной работы с марта 2020 многие компании вывели свой «золотой стандарт» насчет политики онбординга. Делимся лайфхаками – берите на заметку.
IBM
Знатоки корпоративной культуры разработали портал Succeeding@IBM – и он рекордсмен по онбордингу. Здесь процесс длится два года и постоянно обновляется. Из последнего, что доступно на «удаленке» – видео, где сотрудники делятся своими успехами в мини-интервью. Личные истории вдохновляют больше всего.
Часть онбординга в IBM – Источник: IBM Careers India
Манн, Иванов и Фербер
Своих новых сотрудников компания называет МИФотворцами – бережное отношение к новичкам культивируется на протяжении всего процесса адаптации и работы. МИФ ответственно подходит к заполнению анкеты удаленного сотрудника – вот пример.
Оформление профиля сотрудника с хобби – Источник: HH.ru
Альфа-Банк
В блоге сотрудники Альфа-банка делятся кейсом: они собрали рабочую группу экспертов и разработали памятки для наставника и новичка. Полученные материалы структурировали и вывели общую систему удаленного онбординга в HR процессах. Выглядит это так:
Почему нельзя забывать про онбординг в 2021?
Суммируя все факты и статистику, приходим к выводу, что онбординг в 2021 – шаг к созданию прозрачной и четкой корпоративной культуры, где человек – ценен, вне зависимости от формата работы. Поэтому не забывайте о новых правилах:
- Коммуницируйте face-to-face, чтобы держать связь лично.
- Чётко проговаривайте ожидания, чтобы сотрудник понимал, чего от него хотят.
- Попросите команду участвовать в жизни сотрудника – писать ему, узнавать о делах, предлагать помощь.
- Организуйте коворкинг для тех, кому по семейным или личным обстоятельствам сложно находиться дома.
- Автоматизируйте и адаптируйте процесс онбординга под новые реалии. Сейчас целесообразно держать процесс адаптации под контролем – побеспокойтесь о программах, которые облегчат жизнь обеим сторонам.
