Оформление личных карточек (Т-2)

Как поступить, если работник отказывается заверить своей подписью сведения, внесенные в личную карточку при его увольнении?

В этом случае составляется акт об отказе работника от подписания личной карточки. Также факт отказа работника от подписания личной карточки может быть отражен и в едином акте об отказе работника от подписания приказа об увольнении, трудовой книжки и личной карточки, в случаях, когда составляется именно единый акт по поводу столь многочисленных отказов.




Общество с ограниченной ответственностью «Ресурс»



(наименование организации)




АКТ №_16 _



об отказе работника от подписания приказа личной карточки



г. Волгоград «16» мая 2005 г.

Мною инспектором по кадрам Бочкаревой Еленой Юрьевной составлен настоящий акт о нижеследующем:

(должность, фамилия, имя, отчество)


Сегодня в 12 часов 15 минут в кабинете №7 «отдел кадров» ООО «Ресурс»

(время) (указать место)

в присутствии: бухгалтера Петровой Пелагии Ильиничны, офис-менеджера Скалкиной Раисы Сергеевны, юриста Легкой Веры Петровны

работник Некрасова Антонина Владимировна отказалась от проставления подписи в личной карточке.

(должность, фамилия, имя, отчество)



Свой отказ от подписания личной карточки Некрасова А.В. мотивировала несогласием с увольнением .

(фамилия, имя, отчество) (указать причины отказа от

предоставления объяснений)



Содержание настоящего акта удостоверяем личными подписями

бухгалтер Петрова Пелагея Ильинична Петрова

офис-менеджер Скалкина Раиса Сергеевна Скалкина

юрист Легкая Вера Петровна Легкая



Настоящий акт составил:

инспектор по кадрам Бочкарева Елена Юрьевна Бочкарева





ВОПРОСЫ ПО ВНЕСЕНИЮ ИЗМЕНЕНИЙ И ИСПРАВЛЕНИЙ В ЛИЧНУЮ КАРТОЧКУ


Можно ли удалять лишние для нашей организации реквизиты из Т-2?

Нет, форма Т-2 утверждена в установленном порядке, и согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. N 20 удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.


Можно ли изменять форму личной карточки путем введения новых реквизитов?

Постановлением Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. N 20 был утвержден Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, согласно которому в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа), и удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Таким образом, в случае обоснованной необходимости новые реквизиты в личную карточку могут быть внесены. Правда, если они не противоречат закону, не дискриминируют работников.

Например, в разделе IХ «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством» унифицированной формы карточки указаны только такие реквизиты документа, подтверждающего льготу работника, как номер и дата выдачи. А вот для указания наименования этого документа графу в форме Т-2 Госкомстат указать забыл. В данном случае будет обоснованным введение такого реквизита в таблицу раздела по инициативе кадровой службы.

Также в форме Т-2 не был пропечатан реквизит «адрес работника». Это упущение Госкомстата кадровики ликвидировали путем введения такого реквизита.

При внесении новых реквизитов, иные должны оставаться без изменения.

Не забывайте, что введение новых реквизитов должно оформляться приказом (распоряжением).




Общество с ограниченной ответственностью «Ресурс»



(наименование работодателя)

 







Номер

документа

Дата

составления

приказ

91-к

13.12.2005





об утверждении изменений в форму личной карточки работника



В связи с необходимостью учета сведений о документах, дающих право на получение социальных льгот работникам,



(указываются причины, обоснование внесения изменений)





ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Включить в графу «Документ» раздела IХ «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством» унифицированной формы личной карточки дополнительный столбец с текстом «наименование».

2. Изменить нумерацию столбцов графы «Документ» раздела IХ «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»:

- столбец с текстом «наименование» считать столбцом 2,

- столбец с текстом «номер» считать столбцом 3,

- столбец с текстом «дата выдачи» считать столбцом 4,

- столбец с текстом «основание» считать столбцом 5.

3. Начальнику отдела кадров Песниной Ольге Васильевне обеспечить отдел кадров бланками унифицированной формы Т-2 с внесенными изменениями в срок до 30.12.2005г..


















Руководитель организации



директор





Иванов





Иванов И.И.




(должность)




(личная подпись)




(расшифровка подписи)

С приказом ознакомлены:

































Начальник отдела кадров





Песнина





Песнина О.В.



13.12.2005



(должность)




(личная подпись)




(расшифровка подписи)



(дата)



Юрист





Петров





Петров П.П.



14.12.2005



(должность)




(личная подпись)




(расшифровка подписи)



(дата)



У работника изменилась фамилия в связи с вступлением в брак. Как правильно отразить это в личной карточке? Аналогичный вопрос по поводу изменения других сведений о работнике.

Существует несколько вариантов внесения таких изменений.

Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой и справа можно указать новую фамилию. Ранее мы писали, что для этого в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую желательно писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о браке II-МТ №115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.






1. Фамилия Тихомирова Точкина Имя Ольга Отчество Степановна



Свидетельство о браке II-



МТ №115116 от 10.08.2005г



Смирнова 15.08.2005


Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху:






Точкина

1. Фамилия Тихомирова Имя Ольга Отчество Степановна



Свидетельство о браке II-



МТ №115116 от 10.08.2005г



Смирнова 15.08.2005


Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике – эта распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Аналогичные рекомендации по поводу изменения других сведений о работнике.


Как правильно исправлять ошибки, допущенные при заполнении личной карточки?

Неправильную запись (текст, цифры) зачеркивают одной чертой. Над зачеркнутым пишется верный текст или соответственно верные цифры. Рядом с произведенным исправлением или на поле личной карточки кадровый работник делает надпись «исправлено», заверяет ее своей подписью и указывает дату исправления.


В процессе работы до конца заполнен раздел «Отпуска» («Прием на работу и переводы на другую работу», другой раздел). Как дальше указывать в карточке сведения об отпусках?

Традиционно в таких случаях на практике изготовляются дополнительные вкладные листы. При этом на печать выводятся идентификационные реквизиты личной карточки (табельный номер, фамилию работника и др.), заголовок раздела и таблица раздела. Можно присвоить заголовки и номера вкладным листам, например «Вкладной лист №1 к личной карточке» или «Дополнение №1 к личной карточке». Чтобы в процессе эксплуатации вкладные листы не потерялись, их рекомендуется вшивать. В конце каждого заполненного раздела делается отметка о том, что к разделу заведен вкладной лист

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1