Оформление дубликата трудовой книжки

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 9

Оформление дубликата трудовой книжки

Нормативно-правовые акты, которыми следует руководствоваться

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей установлен следующими нормативно-правовыми актами:

- Трудовым кодексом Российской Федерации;

- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10.10.2003 N 69;

- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Случаи, в которых выдается дубликат

Дубликат трудовой книжки выдается организацией по месту последней работы в следующих случаях:

- при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной (может быть выдан по желанию работника);

- при утере трудовой книжки работником;

- при утрате трудовой книжки должностными лицами организации;

- если трудовая книжка пришла в негодность (замазана, обгорела, изорвана и т.д.).

Процедура оформления дубликата

Рассмотрим подробнее, как оформляется дубликат трудовой книжки и какие документы необходимы для его оформления.

При наличии записи, признанной недействительной,

или если трудовая книжка пришла в негодность

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной. Выдача дубликата трудовой книжки производится организацией по месту последней работы. Документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие, не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы делается надпись "Дубликат". На первой странице прежней трудовой книжки пишется "Взамен выдан дубликат", и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, где выдан дубликат.

Если лицо потеряло трудовую книжку

Работник, потерявший трудовую книжку, должен сообщить об этом работодателю по последнему месту работы. Тот, в свою очередь, обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи им заявления. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графу 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организаций, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения, а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающие стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются владельцу.

Кроме записи о работе в предпоследних организациях необходимо внести информацию и о работе и награждениях в организации, которая восстанавливает трудовую книжку.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Образец трудовой книжки смотрите в примере.

Пример.

Сведения о работе ТК N 8604301

┌──────┬───────────────┬───────────────────────┬─────────────────┐

│ N │ Дата │ Сведения о приеме на │ Наименование, │

│записи├─────┬─────┬───┤ работу, переводе на │ дата и номер │

│ │число│месяц│год│ другую постоянную │ документа, на │

│ │ │ │ │ работу, квалификации, │ основании │

│ │ │ │ │увольнении (с указанием│ которого │

│ │ │ │ │ причин и ссылкой на │ внесена │

│ │ │ │ │ статью, пункт закона) │ запись │

├──────┼─────┴─────┴───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │

├──────┼─────┬─────┬───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │Общий трудовой стаж │ │

│ │ │ │ │до приема в Общество │ │

│ │ │ │ │с ограниченной │ │

│ │ │ │ │ответственностью │ │

│ │ │ │ │"Совместный │ │

│ │ │ │ │производственный │ │

│ │ │ │ │кооператив" составляет │ │

│ │ │ │ │5 лет 8 месяцев 18 дней│ │

├──────┼─────┼─────┼───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 1 │ 24 │ 04 │ 99│Принят в Общество │Справка │

│ │ │ │ │с ограниченной │от 10.05.2006 N 6│

│ │ │ │ │ответственностью │ │

│ │ │ │ │"Прометей" в │ │

│ │ │ │ │административно - │ │

│ │ │ │ │хозяйственную часть │ │

│ │ │ │ │на должность инженера │ │

├──────┼─────┼─────┼───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 2 │ 31 │ 07 │ 01│Переведен │Справка │

│ │ │ │ │в администрацию на │от 10.05.2006 N 6│

│ │ │ │ │должность заместителя │ │

│ │ │ │ │директора │ │

│ │ │ │ │по административно - │ │

│ │ │ │ │хозяйственной части │ │

├──────┼─────┼─────┼───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 3 │ 01 │ 06 │ 03│Уволен по собственному │Справка │

│ │ │ │ │желанию (п. 3 ст. 77 │от 10.05.2006 N 6│

│ │ │ │ │Трудового кодекса │ │

│ │ │ │ │Российской Федерации) │ │

└──────┴─────┴─────┴───┴───────────────────────┴─────────────────┘

Сведения о работе ТК N 8604301

┌──────┬───────────────┬───────────────────────┬─────────────────┐

│ N │ Дата │ Сведения о приеме на │ Наименование, │

│записи├─────┬─────┬───┤ работу, переводе на │ дата и номер │

│ │число│месяц│год│ другую постоянную │ документа, на │

│ │ │ │ │ работу, квалификации, │ основании │

│ │ │ │ │увольнении (с указанием│ которого │

│ │ │ │ │ причин и ссылкой на │ внесена │

│ │ │ │ │ статью, пункт закона) │ запись │

├──────┼─────┴─────┴───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │

├──────┼─────┬─────┬───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 4 │ 07 │ 06 │ 03│Принят в Общество │Справка │

│ │ │ │ │с ограниченной │от 11.05.2006 │

│ │ │ │ │ответственностью │N 10 │

│ │ │ │ │"Гемма" в │ │

│ │ │ │ │административно - │ │

│ │ │ │ │хозяйственный отдел на │ │

│ │ │ │ │должность заведующего │ │

│ │ │ │ │хозяйством │ │

├──────┼─────┼─────┼───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 5 │ 18 │ 01 │ 05│Уволен по собственному │Справка │

│ │ │ │ │желанию (п. 3 ст. 77 │от 11.05.2006 │

│ │ │ │ │Трудового кодекса │N 10 │

│ │ │ │ │Российской Федерации) │ │

│ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │

├──────┼─────┼─────┼───┼───────────────────────┼─────────────────┤

│ 6 │ 12 │ 05 │ 06│Принят в Общество │Приказ │

│ │ │ │ │с ограниченной │от 12.05.2006 │

│ │ │ │ │ответственностью │N 17 │

│ │ │ │ │"Совместный" │ │

│ │ │ │ │производственный │ │

│ │ │ │ │кооператив" │ │

│ │ │ │ │в администрацию на │ │

│ │ │ │ │должность коммерческого│ │

│ │ │ │ │директора │ │

└──────┴─────┴─────┴───┴───────────────────────┴─────────────────┘

При массовой утрате работодателем трудовых книжек

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Может ли СЗВ-К быть основанием

для оформления дубликата?

Может ли СЗВ-К быть основанием для оформления дубликата трудовой книжки?

С.Н.Королева

Дубликат трудовой книжки может быть выдан на основании надлежаще оформленных документов, имеющих юридическую силу. Попробуем разобраться, является ли СЗВ-К таким документом.

Согласно п. 59 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 21.10.2002 N 122п, страхователем (работодателем) подаются сведения в Пенсионный фонд для проведения конвертации пенсионных прав застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования по форме СЗВ-К. Документ заполняется страхователем на основании трудовой книжки и других документов, представленных застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа. Страхователи должны были представить форму СЗВ-К в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации с 01.08.2003 по 01.07.2004. Копии сведений о трудовом (страховом) стаже, представленные в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации страхователем, хранятся у страхователя в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности (п. 19 Порядка, утвержденного Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 01.10.2003 N 139п). СЗВ-К является надлежаще оформленным документом, имеющим юридическую силу. Поэтому оно может быть основанием для выписки дубликата трудовой книжки.

А.В.Смолин

Заместитель директора

по работе с персоналом

ООО "Светопрозрачные конструкции"

Подписано в печать

23.08.2006

копия трудовой книжкивыдача копии трудовой книжкикопия трудовой для банкадубликат трудовой книжки примеркопия трудовой книжки для банка

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1