Обучение в процессе адаптации

Каким бы профессионалом ни зарекомендовал себя новый сотрудник на предыдущем месте работы, к новому ему придется привыкать. На каждом предприятии есть свои особенности (процедуры, стандарты, продукты), которые необходимо освоить для успешной работы.

Задача эйчара — помочь новичкам; лучше всего этому способствует систематизация процесса адаптации.

Адаптация нового сотрудника важна как для компании, так и для него самого. Чем раньше человек овладеет принципами работы на новом месте, ознакомится со спецификой организации внутренних процессов, наладит взаимоотношения с коллегами, тем быстрее компания начнет получать прибыль, а человек — удовлетворение от своей работы. Самые сложные в процессе адаптации — первые два-три месяца, как правило, совпадающие с периодом испытательного срока, далее — ИС, в течение которых профессиональные компетенции и личные качества сотрудника оценивают и руководитель, и коллеги.

Основной задачей правильно организованной программы адаптации является получение сотрудником полной информации о компании, своих обязанностях, стандартах работы и требованиях, процессах в организации, понимание стоящих перед ним целей и задач. Правильно выстроенный процесс адаптации также приводит к:

  • снижению затрат за счет уменьшения сроков освоения новым сотрудником установленных стандартов выполнения работ;
  • сокращению текучести кадров в период ИС;
  • экономии времени непосредственного руководителя и других сотрудников, участвующих в процессе адаптации новичка;
  • возникновению у нового члена коллектива чувства удовлетворенности работой, повышению уверенности в своих силах.

Так как наша компания является торговой организацией, то большую часть ее персонала составляют менеджеры по продажам. Программа адаптации для этих сотрудников стандартизирована: все необходимые мероприятия мы описали в едином документе «План адаптации менеджера по продажам», который выдается каждому новому сотруднику. Копии этого документа получают непосредственный руководитель и куратор новичка (приложение 1).

План адаптации менеджера по продажам

Адаптационный план в нашей компании — по сути, пошаговая инструкция для всех участников процесса адаптации. Новый сотрудник и его куратор четко понимают, что должен делать новичок в течение каждого дня своего адаптационного периода, и по каким критериям будет оцениваться прохождение ИС.

В «шапке» документа обязательно указываются даты начала и окончания ИС, а также Ф.И.О. куратора нового сотрудника — этот человек отвечает за адаптацию, к нему новый сотрудник может обращаться с любым вопросом по работе. Куратором становится либо непосредственный руководитель, либо назначенный им сотрудник. На протяжении всего адаптационного периода куратор организует и координирует работу нового сотрудника, отвечает на возникающие у него вопросы.

План разделен на четыре блока:

1) организационно-подготовительные мероприятия;
2) обучение;
3) продажи;
4) принятие решения о прохождении ИС.

К организационно-подготовительным относятся мероприятия, которые проводятся:

  • до приема сотрудника на работу (предложение о работе, информирование о компании, подготовка рабочего места);
  • в первый рабочий день (представление нового сотрудника коллегам, документальное оформление на работу, организация электронного почтового ящика и доступа в базу данных компании).

Все эти мероприятия необходимы для того, чтобы специалист почувствовал: его прихода ожидали, с первого же рабочего дня он может включиться в жизнь компании, наладить контакт с коллегами.

Поскольку одной из основных задач менеджеров по продажам является консультирование клиентов по продукции компании, то вопросам обучения в программе адаптации уделено особое внимание. Обучение в период адаптации включает как самостоятельное изучение теоретических материалов, так и выполнение практических заданий. Весь процесс разделен на этапы (в нашем случае продолжительность этапа — неделя). В целом блок «Обучение» выстроен таким образом, что новый сотрудник уже с первого рабочего дня понимает, какие знания он должен приобрести на каждом из этапов прохождения ИС, какие материалы изучить, в какой день что делать и по каким критериям его будут оценивать (приложение 1).

Для того чтобы новый менеджер не тратил время на поиски необходимой ему литературы и документов, вся информация собрана в одном месте на сервере компании и структурирована по папкам (каждая папка соответствует определенному этапу — неделе). Следуя плану адаптации, новичок изучает теоретические материалы из соответствующей папки и выполняет практические задания. Ориентиром для него служит «Расписание работы по дням», в котором указаны сроки, критерии оценки результатов и условия прохождения конкретного этапа адаптационной программы.

По завершении каждого этапа новичок проходит тестирование в электронной форме, с помощью которого оценивается качество усвоения пройденного материала. Тест может состоять из закрытых и/или открытых вопросов, что зависит от уровня подготовки специалиста (в нашем случае — этапа прохождения ИС) и от сложности самих вопросов (приложения 2 и 3).

Тест с открытыми вопросами

Тест с закрытыми вопросами

Заполненная новичком форма с ответами направляется техническому специалисту, который проверяет тест и выставляет оценку. Успешность оценивается в процентах:

 

Успешность прохождения теста = количество правильных ответов / количество вопросов х 100%

Если новый сотрудник плохо справился с тестом (успешность в процентах ниже «проходного» уровня), ему предоставляется возможность еще раз сдать тест. Если и повторная попытка окажется неудачной, то поднимается вопрос об увольнении сотрудника как не прошедшего ИС.

В рамках программы обучения предусмотрено не только усвоение новичком «готовой» информации, но и выполнение индивидуальных заданий (например, сделать сравнительную характеристику нашего товара с товарами конкурентов и подготовить презентацию). Выполнение подобных мини-проектов помогает людям научиться самостоятельно «добывать» информацию в интернете, проводить сравнительный анализ, презентовать нашу продукцию и т. п. Примерный список индивидуальных заданий готовится куратором заранее, еще до приема нового сотрудника, и в обязательном порядке вносится в адаптационный план.

Кроме того, менеджер по продажам включается в реальный процесс продаж (презентация товара, переговоры): сначала как наблюдатель, а затем и самостоятельно. Степень участия куратора от этапа к этапу постепенно изменяется: на первых порах он ведет весь процесс продаж самостоятельно (новичок только наблюдает), но постепенно передает все больше и больше инициативы подопечному. Успешность проведения новым менеджером презентаций и переговоров куратор оценивает на основании критериев соответствия стандартам работы с клиентом (приложение 4).

Стандарты работы менеджера по продажам с клиентом

Для отработки навыков продаж и презентации все менеджеры (в том числе и новички) принимают участие в деловых играх. Например, «Переговоры с потенциальным клиентом, который на данный момент покупает товары у нашего конкурента», «Переговоры с крупным оптовым клиентом о просроченной дебиторской задолженности» и т. п. (пример кейса для деловой игры приведен в приложении 5). Руководитель представляет менеджерам бизнес-кейс, распределяет роли, устанавливает правила (лимит времени на реплики диалога). Отработка кейса происходит в парах — остальные менеджеры в это время наблюдают за взаимодействием коллег. После завершения игры проводится групповое обсуждение.

Кейс для деловой игры «Проведение переговоров с крупным оптовым клиентом по поводу просроченной дебиторская задолженности»

Так менеджеры учатся анализировать ситуацию, продумывать возможные варианты действий («за себя» и «за клиента», как участник игры и как наблюдатель), обсуждают допущенные ошибки, предлагают новые решения.

После того как новый работник в соответствии с планом освоит теорию и продемонстрирует достаточный уровень владения навыками продаж, он допускается к следующему этапу обучения: «полевому». Для каждого новичка устанавливают так называемыйтренировочный план продаж (например, 30 или 50% от среднего объема продаж опытного работника). За определенный период он должен выполнить плановые показатели — это основной критерий успешного завершения очередного этапа адаптации.

За три-четыре дня до окончания ИС непосредственный руководитель совместно с куратором проводит встречу с новым сотрудником. Вместе они подводят итоги работы новичка за период испытательного срока, анализируют его сильные и слабые стороны, отмечают успехи и неудачи. По итогам этой встречи принимается решение о том, прошел или не прошел ИС новый сотрудник. Со своей стороны, новичок высказывает руководству собственные замечания и предложения об улучшениях. В случае принятия положительного решения и утверждения менеджера по продажам в должности обсуждаются дальнейшие перспективы его работы в компании и зоны профессионального развития.

Четкость процесса адаптации, наличие подробного плана, доступность необходимой информации и помощь куратора помогают нашим новым сотрудникам быстро освоить профессиональные тонкости дела и полноценно включиться в рабочий процесс. В результате разработки и внедрения этой программы в компании уменьшились затраты времени руководителей и кураторов на адаптацию подчиненных, а также существенно снизился показатель текучести кадров в период ИС.

hrliga.com

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1