"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2013, N 5
ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ БЕЗ ИХ СОГЛАСИЯ
Статья рассказывает, что существуют ситуации, в которых у работодателя существует обязанность по обработке или публикации персональных данных работника без его согласия.
Обработка персональных данных работника, государственного служащего не требует получения соответствующего согласия указанных лиц при условии, что объем обрабатываемых работодателем персональных данных не превышает установленные перечни, а также соответствует целям обработки, предусмотренным трудовым законодательством, законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе.
Объем и цели обработки персональных данных
Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, не совместимая с целями сбора персональных данных.
Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, не совместимых между собой.
Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям этой обработки.
Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях - и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных.
Хранение персональных данных
Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Обработка без согласия
Работодатель вправе без соответствующего согласия осуществлять обработку персональных данных работника в случаях, предусмотренных коллективным договором, в том числе правилами внутреннего трудового распорядка, являющимися, как правило, приложением к коллективному договору, соглашением, а также локальными актами работодателя, принятыми в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.
Кроме того, получения работодателем согласия на обработку персональных данных не требуется в специально указанных случаях:
- если существует обязанность по обработке персональных данных, предусмотренная законодательством РФ;
- обработка персональных данных предусмотрена унифицированными формами;
- передача данных третьим лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника;
- обработка персональных данных необходима при осуществлении пропускного режима на территорию служебных зданий и помещений работодателя.
Требования законодательства
Обязанность по обработке, в том числе опубликованию и размещению персональных данных работников в сети Интернет, может быть предусмотрена законодательством Российской Федерации.
К примеру, согласно п. 7 ч. 1 ст. 79 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации" (ред. от 25.06.2012) медицинская организация обязана информировать граждан в доступной форме, в том числе с использованием сети Интернет, об осуществляемой медицинской деятельности и о медицинских работниках, об уровне их образования и о их квалификации.
В соответствии с Правилами размещения в сети Интернет и обновления информации об образовательном учреждении, утв. Постановлением Правительства РФ от 18.04.2012 N 343, образовательное учреждение должно размещать на своем официальном сайте в сети Интернет и обновлять в сроки, установленные Законом Российской Федерации от 10.07.1992 N 3266-1 "Об образовании" (с 1 сентября 2013 г. будет действовать Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации"), в том числе информацию, содержащую следующие персональные данные: фамилия, имя, отчество учредителя образовательного учреждения, его место нахождения, график работы, адрес электронной почты, фамилия, имя, отчество руководителя образовательного учреждения, его место нахождения, график работы, адрес электронной почты, справочные телефоны, фамилии, имена, отчества, должности руководителей структурных подразделений, включая филиалы и представительства, места их нахождения, графики работы, адреса электронной почты, информация о персональном составе педагогических (научно-педагогических) работников, их фамилии, имена, отчества, занимаемые должности, их уровень образования, квалификация, наличие ученой степени, ученого звания.
Соответствующие обязательства также установлены Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (ред. от 11.07.2011), согласно которому государственные органы и органы местного самоуправления обязаны обеспечить доступ к информации о своей деятельности, в том числе к сведениям о руководителях государственного органа, его структурных подразделений, территориальных органов и представительств за рубежом (при наличии), руководителях органа местного самоуправления, его структурных подразделений, руководителях подведомственных организаций (фамилии, имена, отчества, должности, рабочие телефоны). Иная информация может указываться только при согласии указанных лиц.
Согласие работника, государственного служащего не требуется при передаче его персональных данных в случаях, связанных с выполнением им должностных обязанностей, в том числе при его командировании (в соответствии с Правилами оказания гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.1997 N 490 (ред. от 13.03.2013), нормативными правовыми актами в сфере транспортной безопасности).
Под исключения, связанные с отсутствием необходимости получения согласия, подпадают случаи передачи работодателем персональных данных работников, государственных служащих в налоговые органы, военные комиссариаты, профсоюзные органы, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации.
Так, в соответствии со ст. ст. 17, 19 Федерального закона от 12.01.1996 N 10-ФЗ "О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности" (ред. от 28.12.2010) для осуществления своей уставной деятельности профсоюзы вправе бесплатно и беспрепятственно получать от работодателей, их объединений (союзов, ассоциаций), органов государственной власти и органов местного самоуправления информацию по социально-трудовым вопросам, в том числе осуществлять контроль за соблюдением работодателями, должностными лицами законодательства о труде, по вопросам трудового договора (контракта), рабочего времени и времени отдыха, оплаты труда, гарантий и компенсаций, льгот и преимуществ, а также по другим социально-трудовым вопросам в организациях, в которых работают члены данного профсоюза и имеют право требовать устранения выявленных нарушений.
Унифицированные формы
Обработка персональных данных близких родственников работника в объеме, предусмотренном унифицированной формой N Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", либо в случаях, установленных законодательством Российской Федерации (получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат). Надо при этом помнить, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
В иных случаях получение согласия близких родственников работника является обязательным условием обработки их персональных данных.
Обработка специальных категорий персональных данных работника, в том числе сведений о состоянии здоровья, относящихся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции, осуществляется на основании положений п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 25.07.2011, далее - Закон о персональных данных) в рамках трудового законодательства.
Предупреждение угрозы жизни и здоровью работника
При передаче персональных данных работника третьим лицам в случаях, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, согласие работника не требуется.
Работодатель, согласно ст. 22 ТК РФ, обязан осуществлять обязательное социальное страхование работников в порядке, установленном федеральными законами, в частности Федеральным законом от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" (ред. от 03.12.2012), Федеральным законом от 16.07.1999 N 165-ФЗ "Об основах обязательного социального страхования" (ред. от 11.07.2011), Федеральным законом от 29.11.2010 N 326-ФЗ "Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации" (ред. от 11.02.2013).
Таким образом, передача персональных данных работников в Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ осуществляется без их согласия.
Мотивированные запросы
Согласие работника не требуется при получении в рамках установленных полномочий мотивированных запросов от органов прокуратуры, правоохранительных органов, органов безопасности, государственных инспекторов труда при осуществлении ими государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных органов, уполномоченных запрашивать информацию о работниках в соответствии с компетенцией, предусмотренной законодательством Российской Федерации.
Мотивированный запрос должен включать в себя указание цели запроса, ссылку на правовые основания запроса, в том числе подтверждающие полномочия органа, направившего запрос, а также перечень запрашиваемой информации.
В случае поступления запросов из организаций, не обладающих соответствующими полномочиями, работодатель обязан получить согласие работника на предоставление его персональных данных и предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, а также требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило будет (было) соблюдено.
Необходимо отметить, что передача персональных данных работника кредитным организациям, открывающим и обслуживающим платежные карты для начисления заработной платы, осуществляется без его согласия в следующих случаях:
а) договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником, в тексте предусмотрены положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;
б) наличие у работодателя доверенности на представление интересов работника при заключении договора с кредитной организацией на выпуск банковской карты и ее последующем обслуживании;
в) соответствующая форма и система оплаты труда прописаны в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).
Пропускной режим
Обработка персональных данных работника при осуществлении пропускного режима на территорию служебных зданий и помещений работодателя, при условии что организация пропускного режима осуществляется работодателем самостоятельно либо если указанная обработка соответствует порядку, предусмотренному коллективным договором, локальными актами работодателя, принятыми в соответствии со ст. 372 ТК РФ.
Сторонним организациям согласие обязательно
При привлечении сторонних организаций для ведения кадрового и бухгалтерского учета работодатель обязан соблюдать требования, установленные ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных, в том числе получить согласие работников на передачу их персональных данных. Содержание согласия работника должно быть конкретным и информированным, то есть содержать информацию, позволяющую однозначно сделать вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых персональных данных.
Согласие работника может быть оформлено как в виде отдельного документа, так и закреплено в тексте трудового договора и отвечать требованиям, предъявляемым к содержанию согласия согласно ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных.
Персональные данные уволенных работников
Работодатель вправе обрабатывать персональные данные уволенного работника в случаях и сроки, предусмотренные федеральным законодательством. К таким случаям в том числе относится обработка персональных данных в рамках бухгалтерского и налогового учета.
Так, согласно пп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 4 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога.
Статья 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ утратил силу с 1 января 2013 г. в связи с принятием Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". В соответствии с ним первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. Таким образом, с учетом положений п. 2 ч. 1 ст. 6 Федерального закона "О персональных данных" согласие уволенных работников на обработку их персональных данных в вышеуказанных случаях не требуется.
По истечении сроков, определенных законодательством Российской Федерации, личные дела работников и иные документы передаются на архивное хранение на срок 75 лет. При этом на организацию архивного хранения, комплектования, учет и использование архивных документов, содержащих персональные данные работников, действие Закона "О персональных данных" не распространяется, и, соответственно, обработка указанных сведений не требует соблюдения условий, связанных с получением согласия на обработку персональных данных.
Персональные данные соискателей
Обработка персональных данных соискателей на замещение вакантных должностей в рамках правоотношений, урегулированных ТК РФ, предполагает получение согласия соискателей на замещение вакантных должностей на обработку их персональных данных на период принятия работодателем решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Исключение составляют случаи, когда от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключило соответствующий договор, а также при самостоятельном размещении соискателем своего резюме в сети Интернет, доступного неограниченному кругу лиц.
В случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем.
К примеру, к таким мероприятиям можно отнести приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченными сотрудниками работодателя посредством электронной почты и т. д.
При поступлении в адрес работодателя резюме, составленного в произвольной форме, при которой однозначно определить физическое лицо, его направившее, не представляется возможным, данное резюме подлежит уничтожению в день поступления.
В случае если сбор персональных данных соискателей осуществляется посредством типовой формы анкеты соискателя, утвержденной оператором, данная типовая форма анкеты должна соответствовать требованиям п. 7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687, а также содержать информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Типовая форма анкеты соискателя может быть реализована в электронной форме на сайте организации, где согласие на обработку персональных данных подтверждается соискателем путем проставления отметки в соответствующем поле, за исключением случаев, когда работодателем запрашиваются сведения, предполагающие получение согласия в письменной форме.
В случае отказа в приеме на работу сведения, предоставленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней, за исключением случаев, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя определен в течение 3 лет.
Получение согласия также является обязательным условием при направлении работодателем запросов в иные организации, в том числе по прежним местам работы, для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе.
Исключение составляют случаи заключения трудового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим. В соответствии со ст. 64.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами РФ, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами РФ.
Обязанность получения согласия также не распространяется на обработку персональных данных соискателей, подавших документы на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, поскольку перечень представляемых документов определен Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (ред. от 30.12.2012, далее - Закон о государственной гражданской службе) и п. 7 Положения о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 01.02.2005 N 112 (ред. от 22.01.2011), а форма анкеты, предполагающая внесение персональных данных заявителя, утверждена Распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р (ред. от 16.10.2007).
Ведение кадрового резерва
Ведение кадрового резерва на сегодняшний день трудовым законодательством не регламентировано. В этом случае обработка персональных данных лиц, включенных в кадровый резерв, может осуществляться только с их согласия, за исключением случаев нахождения в кадровом резерве действующих сотрудников, в трудовом договоре которых определены соответствующие положения. Согласие на внесение соискателя в кадровый резерв организации оформляется либо в форме отдельного документа, либо путем проставления соискателем отметки в соответствующем поле электронной формы анкеты соискателя, реализованной на сайте организации в сети Интернет.
Обязательным является условие ознакомления соискателя с условиями ведения кадрового резерва в организации, сроком хранения его персональных данных, а также порядком исключения его из кадрового резерва.
Необходимо отметить, что Законом о государственной гражданской службе предусмотрено формирование кадрового резерва (федерального кадрового резерва, кадрового резерва федерального государственного органа, кадрового резерва субъекта Российской Федерации и кадрового резерва государственного органа субъекта Российской Федерации). Таким образом, согласие на обработку персональных данных гражданских служащих, а также иных лиц при ведении органом государственной власти кадрового резерва не требуется.
Библиографический список
1. Разъяснения Роскомнадзора "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве" // Минкомсвязь России [Электронный ресурс]. URL: http://www. rsoc. ru. Дата обращения 01.04.2013.
А. Иличенков
Юрист
Москва
Подписано в печать 12.04.2013
Поделиться
