Проведение акций и других мероприятий различной направленности требует внимательности, организованности и десятки часов кропотливой работы от всех участников процесса. А еще десятки, а может и сотни свободных рук, чтобы все прошло, как по маслу: реквизит появлялся вовремя, оборудование было подключено, столы и стулья расставлены в нужных местах. Очень часто во время проведения масштабных событий не хватает именно исполнителей среди штатного персонала. Тогда на помощь приходят хелперы. Эксперты аутсорсинговой компании по подбору персонала в ТЦ Staff Mall рассказывают, какой функционал они могут выполнять и где их искать.
Чем занимаются хелперы?
Помощники работают на разных масштабных мероприятиях, например на презентациях продуктов. Их можно встретить в лобби отеля или в фойе концертных площадок, за столиками для организации мероприятий или в конференц-залах. Эти люди окружают гостей вниманием, чтобы помочь им и обеспечить комфорт, выполняют мелкие поручения или делают черновую работу.
Такие помощники выполняют разные функции на мероприятиях различной направленности. К их услугам прибегают организаторы презентаций нового корпоративного продукта, благотворительных вечеров, больших праздников или рекламных акций.
Во время мероприятий они могут проверять приглашения, размещать сувениры на стендах или вручать их гостям, выгружать пакеты с промо-материалами или другими рекламными товарами или оказывать любую другую возможную помощь во время мероприятий, пока штатные сотрудники выполняют более ответственные задачи.
Часто хелпер или несколько хелперов прикреплены к определенному специалисту, отвечающему за какой-то функционал. Основная их задача, в этом случае, выполнять поручения старшего сотрудника. Это может быть что угодно, от обычной офисной работы до выполнения несложных задач в ходе проведения мероприятия. К примеру, помощь дизайнеру-интерьеров в украшении торгового зала или офиса в преддверии праздников, или расстановка стульев на конференции. Обычно это не сложные задания, не требующие особых навыков и умений.
Хелперов привлекают для быстрого решения текущих задач, выполнения простых и однообразных действий, отнимающих много времени и внимания у координаторов мероприятий. Хелперы универсальны, креативны, они могут находить выход из возможных трудностей и несут ответственность. При необходимости они могут выполнять функции сборщиков, уборщиков или гардеробщиков. Хелперы также могут помогать организовывать раздачу подарков во время мероприятий.
Главное преимущество хороших хелперов заключается в том, что они быстро обучаются, поэтому старшие специалисты могут смело обучать молодых ассистентов всем необходимым навыкам, которыми они должны обладать для эффективной работы на мероприятии. В идеале хелперы должны быть творческими, социальными, активными, позитивными и жизнерадостными. Из полезных навыков: максимально быстрая адаптация к нестандартным условиям, внимательность и быстрая реакция на обратную связь от руководителя.
Как найти хелперов?
Самый эффективный способ — обратиться в специализированное агентство. Изучите отзывы, опросите знакомых, которые уже прибегали к таким услугам, а после этого сформируйте четкий запрос: определите свои потребности. Решите, в каких задачах вам нужна помощь, например, в установке и уборке, регистрации или, может быть, сервировке блюд для фуршета. Это поможет партнеру определить, какие люди и в каком количестве вам нужны. Также следует обозначить временные рамки, в которых потребуется помощь.
Если договориться удалось, все остальное за вас сделает партнер: предоставит необходимое количество хелперов и точно в срок. Останется только уделить время на обучение помощников и распределение их функционала. Отнеситесь внимательно к этому процессу, чтобы помощь выделенных сотрудников была действительно эффективной.
Конечно, подбирать хелперов можно и самостоятельно, например, с помощью досок объявлений или социальных сетей, но такая работа займет гораздо больше времени. Придется общаться с каждым отдельным кандидатом или лидером небольшой группы, проверять отзывы на них и делать индивидуальное предложение. Никакой гарантии четкого исполнения обязательств дать тоже никто не сможет. Поэтому такой вариант менее привлекателен для организаторов.
Привлечение хелперов на масштабные мероприятия — идеальное решение, чтобы разгрузить их организаторов от монотонной работы, отнимающей много времени и сил. Главное — найти надежное агентство, способное подобрать грамотный персонал, четко сформулировать задачи и провести обучение.
Поделиться
