Нормы времени на оформление поощрений

Д.Ф. Рысина , юрист, эксперт
 
Опубликовано в номере: Кадры предприятия №11 / 2002

На составление приказа (распоряжения) о поощрении работника Сборником межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров отводится 0,19 чел.часов на один приказ .

В состав операций по оформлению поощрения входят:

1. Получение списков победителей соревнования

Если в структурных подразделениях организации проводятся соревнования, их координаторами, как правило, выступают руководители цехов, отделов, участков; они же и готовят списки победителей. Если же соревнование проводится в целом по организации, то обычно координирует их проведение и подведение итогов непосредственно отдел кадров или отдел организации и оплаты труда.

Современное трудовое законодательство и теория управления персоналом не связывают поощрения работников только с соревнованиями, конкурсами профессионального мастерства и т.д. Основанием для поощрения работников является:

  • образцовое выполнение трудовых обязанностей;
  • повышение производительности труда;
  • улучшение качества выпускаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг);
  • проявление активности и инициативы;
  • бережное отношение к материальным и духовным ценностям организации;
  • продолжительная и безупречная работа в одной организации;
  • другое.

То есть, речь идет об индивидуальных заслугах работника. Для того, чтобы определить их, не обязательно проводить соревнование — достаточно того, что начальник (мастер) цеха, отдела, департамента или бригадир будут наблюдать за работником и оценивать его вклад в деятельность организации. Предложение о поощрении работника может исходить и от самого коллектива.

Руководитель структурного подразделения по собственной инициативе или по инициативе коллектива готовит представление на поощрение сотрудника и направляет его в отдел кадров. Отдел кадров, рассмотрев его и решив с бухгалтерией финансовые вопросы (если предлагается материальная форма поощрения), готовит списки работников, выдвинутых на поощрение в текущем месяце. Данная схема является обязательной тогда, когда она закреплена в положении о службе (отделе) кадров. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено направление представлений о поощрении работников непосредственно руководителю организации, который на самом представлении проставляет свою визу и только тогда представление направляется в отдел кадров, где на его основании оформляется приказ (распоряжение) о поощрении.

На сегодняшний день отделы кадров весьма плотно задействованы в организации мероприятий по поощрению работников, и количество операций, связанных с подготовкой списков выдвигаемых на поощрение, не исчерпывается получением фамилий от руководителей структурных подразделений. Положением о службе (отделе) кадров могут быть предусмотрены такие функции, как самостоятельный подбор кандидатов на поощрение, например, за продолжительную и безупречную работу. Поскольку такое поощрение, как правило, приурочивается к юбилею или иным значительным датам, для подготовки списка работников потребуется просмотреть личные карточки и трудовые книжки. На эту операцию Сборник отводит дополнительное время — 0,48 часа на одного работника (пункт 3.4.15 — просмотр личных карточек (форма № Т-2) и составление списка работников-юбиляров; возврат карточек в картотеку; просмотр трудовых книжек работников-юбиляров, оформление приказа на поощрение). Из данной операции только необходимо исключить время на оформление приказа, так как оно включено в общий норматив на оформление поощрений.

2. Представление на обсуждение профсоюзной организации

Если коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о стимулировании работников в процедуре поощрения работников предусмотрено участие представительного органа работников, списки сотрудников, выдвигаемых на поощрение, передаются на рассмотрение и обсуждение в профсоюз или иной представительный орган. Последний имеет право высказать свое мнение по этому поводу. Однако трудовым законодательством обязанность работодателя учитывать такое мнение не предусмотрена.

Если же коллективным договором, локальными нормативными актами организации не предусмотрено участие представительного органа в поощрении работников, время на данную операцию не затрачивается.

3. Подготовка почетных грамот

Данная операция заключается во внесении в готовые бланки грамот сведений о работнике, оснований поощрения, простановки печати организации и получении подписи руководителя организации. Кто из работников отдела кадров будет приобретать ценный подарок для поощряемого (естественно, в подотчет), в какое время (рабочее или нерабочее) — должно определяться положением о службе (отделе) кадров организации. Если непосредственно приобретением материальных ценностей занимается иное структурное подразделение (например, хозяйственный отдел) или административный работник (например, офис-менеджер или начальник административно-хозяйственного отдела), то отделу кадров необходимо направить соответствующую заявку, согласовав выделение денежных средств с бухгалтерией.

Если речь идет об иных видах поощрений, например, объявлении благодарности или выдаче премии, отдел кадров не выполняет дополнительные операции, поскольку выдача премии — это обязанность бухгалтерии, а объявление благодарности осуществляется в устном порядке.

4. Оформление приказа о поощрении

Для оформления приказа (распоряжения) о поощрении работника используется унифицированная форма № Т-11. Если на поощрение выдвинута группа работников, то приказ (распоряжение) о поощрении работников составляется по унифицированной форме № Т-11а (в этом случае норматив времени распределяется на всех работников).

В приказе указывается мотив поощрения (за образцовое выполнение трудовых обязанностей, за многолетнюю и безупречную работу, пр.), вид поощрения (объявление благодарности, награждение почетной грамотой и т.д.) и основание для его издания (представление руководителя структурного подразделения, др.).

Наряду с применением мер поощрения, в приказе могут быть указаны иные распорядительные действия. Например, если речь идет о выдаче премии, то указывается сумма премии и дополнительной строкой может быть включена запись об источниках премирования. Из форм № Т-11 и Т-11а можно исключать реквизит «в сумме ____ руб. ____ коп». Это допустимо в том случае, если оформляются иные, кроме денежных вознаграждений (премий), виды поощрений.

В унифицированные формы допускается вводить дополнительные реквизиты. Работникам отдела кадров можно порекомендовать включать информацию о порядке организации торжественного мероприятия, например, награждения ценным подарком (когда и где будет проводиться, кто за него отвечает и т.д.). Если в организации ежедневно выпускается большое количество сводных приказов по личному составу или приказов по административным вопросам, информацию об организации мероприятий по поощрению можно включить в тексты таких приказов.

Подготовленный приказ (распоряжение) о поощрении работника передается на подпись руководителю организации или иному уполномоченному лицу.

Трудовой кодекс РФ не предусматривает доведение приказа до работника под расписку. Но унифицированная форма № Т-11 содержит специальную графу, в которой работник ставит роспись, свидетельствующую об ознакомлении с приказом. На этом, казалось бы, обязанности кадровика по оформлению поощрений можно считать выполненными. Между тем, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о стимулировании персонала может предусматриваться доведение работниками отдела кадров содержания приказа (распоряжения) до сведения всего коллектива. Эта обязанность может быть закреплена и за руководителем структурного подразделения (например, об объявлении благодарности в присутствии работников подразделения). Тогда отдел кадров должен направить в структурное подразделение выписку из приказа о поощрении.

В настоящее время, в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку заносятся только сведения о награждениях за успехи в работе. Однако внесение записи в личную карточку пока никто не отменял. На одну запись отводится 0,07 часа.

Ключевые слова: 
+1
0
-1