Номенклатура дел в организации

"Отдел кадров коммерческой организации", 2010, N 4

Номенклатура дел в организации

В деятельности любой организации образуется множество всевозможных документов. Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделя или месяц), часть просто можно не найти. А ведь есть документы, требующие контроля исполнения, на некоторые необходим письменный ответ и т. д. Чтобы знать, где взять документ, сколько нужно его хранить и нужно ли вообще, а в дальнейшем для удобства подготовки дел к передаче на архивное хранение составляют номенклатуру дел.

Виды номенклатуры дел

В соответствии с п. 75 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" <1> под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Поскольку номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения, п. 3.4 Основных правил работы архивов организаций (далее - Правила), одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, дает практические рекомендации по ее составлению и оформлению.

--------------------------------

<1> Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Организациям, финансируемым из бюджетов различных уровней, гораздо проще разработать номенклатуру дел, так как примерные типовые номенклатуры у них утверждены нормативными актами. Например:

- генеральным директором Судебного департамента при ВС РФ 30.12.2008 утверждена Типовая номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей;

- Приказом Минобрнауки России от 31.12.2009 N 2371 утверждена Номенклатура дел Рособразования;

- Письмом от 29.09.2000 N 711/28-16 Минобразования предложило Примерную номенклатуру дел для использования в работе учреждений дополнительного образования детей.

Коммерческим организациям придется самим разрабатывать и утверждать номенклатуру.

Итак, различают три вида номенклатур дел:

- типовая (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом);

- примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер);

- индивидуальная (устанавливает состав дел конкретной организации).

Как правило, организации сначала составляют номенклатуры дел структурных подразделений, а затем данные сводятся в одну единую номенклатуру дел конкретной организации.

Составляем и оформляем

Для правильного составления номенклатуры дел следует тщательно изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. Сделать это можно по номенклатурам, представленным структурными подразделениями. Если организация небольшая и отделов немного, можно сразу составить индивидуальную номенклатуру дел. Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой, стоит издать приказ по организации, в котором установить четкие сроки сдачи документа. Причем либо в должностных инструкциях руководящих работников, либо в трудовом договоре нужно прописать условие о том, что они обязаны это делать. Если такого условия не содержится в документах работника, составляющего номенклатуру дел, привлечь его к дисциплинарной ответственности за несоблюдение сроков для сдачи разработанной номенклатуры, установленных приказом, не получится.

Составление номенклатуры лучше всего поручить отделу документационного обеспечения. При его отсутствии это может сделать офис-менеджер или же кадровый работник.

Если численность организации не превышает 100 человек, с обязанностями по составлению номенклатуры дел справится один работник. Если в трудовом договоре не содержалось условий об этом, нужно заключить дополнительное соглашение с работником, где оговорить, какие трудовые функции у него прибавились и как это будет ему оплачиваться. На основании соглашения издается приказ и конкретный работник назначается ответственным за разработку и оформление номенклатуры дел.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться уставом организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. В частности, можно обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 06.10.2000.

На основании п. 3.4.6 Правил сводная номенклатура дел организации составляется по утвержденной форме (Приложение 7).

ООО "Понедельник"

------------------------

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

22.11.2009 14 ---------------------------

----------- N ------- Наименование должности

г. Архангельск руководителя организации

--------------------- Егоров В. П. Егоров

(место составления) ------- -----------

Подпись Расшифровка

2010 подписи

На ----------- год 22.11.2009

Дата ----------

Индекс
дела

Заголовок дела

Кол-во
ед. хр.

Срок хранения
и N статей по
Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01. Руководство

01-01

Устав,
свидетельство о
государственной
регистрации
организации

Постоянно,
ст. 13

01-02

Договор об
учреждении
общества,
изменения и
дополнения к нему,
протоколы
учредительных
собраний, реестр
учредителей
(участников)

Постоянно,
ст. 14

01-03

Положения о
структурных
подразделениях
организации,
филиалах и
представительствах

Постоянно,
ст. 16

...

...

...

...

...

04. Делопроизводство

04-01

Документы
(служебные письма,
записки, докладные
записки, справки и
др.)

5 лет ЭПК,
ст. 43

04-02

Журнал регистрации
входящих и
исходящих
документов

3 года,
ст. 72

05. Отдел кадров

05-01

Положение об
отделе кадров

Постоянно,
ст. 16

После замены новым

05-02

Правила
внутреннего
трудового
распорядка

1 год,
ст. 407

...

...

...

...

...

Как видим по таблице, в номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

Обратите внимание! На предстоящий календарный год номенклатура дел организации составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае существенного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел (п. 3.4.6 Правил).

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочии организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.).

Напомним, что структурные подразделения должны самостоятельно разработать номенклатуру дел. Сделать это можно по форме Приложения 8 к Правилам.

ООО "Понедельник"

------------------------

Наименование организации

отдел кадров

-------------------------

Наименование структурного

Подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

15.10.2009 12

----------- N -------

г. Архангельск

---------------------

(место составления)

2010

На ----------- год

Индекс
дела

Заголовок дела

Кол-во
ед. хр.

Срок хранения
и N статей по
Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Отдел кадров

01

Положение об
отделе кадров,
копия

Постоянно,
ст. 16

После замены
новыми, копия в ДОУ

02

Должностные
инструкции
работников

75 лет ЭПК,
п. "а" ст. 35

После замены новыми

03

Приказы
руководителя
организации по
основной
деятельности

До минования
надобности,
п. "а" ст. 6

04

Приказы
руководителя
организации по
личному составу

75 лет ЭПК,
п. "б" ст. 6

Приказы об
отпусках,
взысканиях,
краткосрочных
командировках -
5 лет

05

Документы -
основания для
приказов по
личному составу

5 лет, ст. 343

06

Штатное
расписание и
изменения к нему

Постоянно,
п. "а" ст. 32

При разработке в
отделе кадров

07

Протоколы
заседания
квалификационных
аттестационных
комиссий
(справки, листы,
отзывы)

15 лет ЭПК,
ст. 359

08

Личные карточки
работников

75 лет ЭПК,
ст. 339

09

Трудовые
договоры

75 лет ЭПК,
ст. 338

10

Трудовые книжки

До
востребования,
ст. 342

Не востребованные
не более 50 лет

11

График отпусков

1 год, ст. 356

12

Переписка о
награждении
работников,
присвоении
почетных званий,
присуждении
премий

5 лет ЭПК,
ст. 386

Наименование должности Королева П. Р. Королева

Руководителя структурного -------- -------------------

Подразделения Подпись Расшифровка подписи

15.10.2009

Дата ----------

СОГЛАСОВАНО <*>

Протокол ЭК структурного

Подразделения

От _____________ N ___________

Наименование должности

Руководителя архива

(лица, ответственного

За архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

--------------------------------

<*> При наличии ЭК структурного подразделения.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел как структурных подразделений, так и организации в целом определен п. 3.4.9 Правил.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например, 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения (из штатного расписания), 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например, приказы по основной деятельности - 02-03, 03-03, 04-03 и т. д.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например, "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. Приведем образец.

2009

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ---- году

В организации

По срокам хранения

Всего

В том числе:

Переходящих

С отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

17

2

15

Временного (свыше 10
лет)

8

8

Временного (до 10 лет
включительно)

13

3

10

ИТОГО:

38

5

33

Гаранина /Л. О. Гаранина/

Начальник ОДО -------- ---------------

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Гаранина /Л. О. Гаранина/

Начальник отдела делопроизводства -------- ---------------

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЭК организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. Помните, что номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет.

После утверждения номенклатуры дел организации необходимо сделать выписки по соответствующим разделам для руководителей структурных подразделений и раздать им для использования.

А. И.Сувернева

Эксперт журнала

"Отдел кадров

Коммерческой организации"

Подписано в печать

29.03.2010

номенклатура дел отдела кадров

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1