Нехватка времени – проблема психологическая

В сутках 24 часа. А дел обычно часов на 25. Почти все надо было сделать вчера. Как быть?

Оценка эффективности затрат времени имеет смысл только при наличии конкретных рабочих целей, распределенных по приоритетам. На простой вопрос: "Зачем, с какой целью я это буду делать?" - ответ находится не всегда. Гораздо проще отвечать на вопрос: "Почему?"

Распределение дел по матрице "Срочно/Важно", конечно, облегчает жизнь, но не всем.

Первая проблема: все дела важные и срочные! Знакомо? Основной критерий важности: направленность на достижение приоритетных целей (вне зависимости от удаленности) и результативность. Помогает правило Парето: 20 процентов действий дают 80 процентов результатов, а оставшиеся 80 процентов - только 20 процентов результатов. Все ли дела, претендующие на важность, относятся к заветным 20 процентам?

Вторая проблема: разве можно отказать? Срочные неважные дела часто выдаются окружающими за важные и упорно стремятся заполнить все время. Причем они появляются сами. Самые важные несрочные дела обычно молчат о себе до тех пор, пока не становится поздно что-либо делать. Требуется большая сила воли и постоянное напоминание себе о ключевых целях, чтобы не увязнуть в текучке.

Теперь о самом планировании. Чаще всего деловые люди ограничивают период планирования своего времени неделей. При этом практика доказывает, что планирование только следующего дня снижает эффективность. Вообще, с точки зрения психологии, чем более дальние стратегические цели ставит перед собой человек (хотя бы на пять лет вперед), тем более эффективно он распределяет время и ресурсы для их достижения, часто неосознанно (кажется, что все само происходит).

Нехватка времени - проблема не только организационная, но и психологическая. Поэтому кроме времени очень важно учитывать затраты эмоций и сил на выполнение каких-либо дел. Бывают простые быстрые дела, после которых не остается энергии уже ни на что. С другой стороны, часто кажущиеся пустяки надолго придают заряд бодрости. Полезно при планировании времени учитывать, какие дела заряжают энергией, а какие ее отнимают. Хорошей подсказкой здесь могут служить собственные чувства и эмоции, правда, не всегда просто их распознавать. Отказаться от энергозатратных дел не всегда представляется возможным. Поэтому стоит чередовать их с "подзаряжающими".

Кстати, в хорошо организованных командах время распределяется наиболее эффективно. Во-первых, чаще всего ясны цели, во-вторых, каждый действует в своей области максимальной результативности и в-третьих, благоприятный эмоциональный фон обеспечивает высокий уровень "командной энергии".

Автор:

Сенов Андрей
Журнал "Top-Manager", № 8(18)

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1