Направляем работника по служебному заданию

"Отдел кадров", 2009, N 2

Направляем работника по служебному заданию

Практически каждая организация направляет своих сотрудников в командировки. Иногда вопрос о поездке решается в срочном порядке, поэтому кадровику необходимо знать некоторые нюансы командирования работника и быть всегда готовым правильно оформить документы. Рассмотреть особенности служебных поездок нужно и потому, что совсем недавно Правительство РФ в Постановлении от 13.10.2008 N 749 утвердило новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение). Раньше работодатели пользовались Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция), которая и сейчас применяется наряду с Положением в части, не противоречащей ТК РФ, в связи с чем возникало немало затруднений. Давайте рассмотрим, что следует считать командировкой, какие категории работников нельзя отправлять в командировку, на какой срок можно командировать работника и некоторые другие вопросы.

Что считается командировкой?

В ст. 166 ТК РФ дано определение понятия служебной командировки - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Под местом постоянной работы следует понимать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. При этом в силу ст. 167 ТК РФ за работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также возмещаются расходы, связанные с командировкой. В Положении сказано, что поездка работника, направленного в командировку по распоряжению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство или филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой. А вот служебную поездку работника, чья деятельность носит разъездной характер, нельзя приравнять к командировке. Что же считать разъездным характером работы? Трудовой кодекс не раскрывает это понятие. Мы рекомендуем данное определение относить к ситуациям, при которых работник регулярно выполняет должностные обязанности за пределами своей организации и при этом ежедневно возвращается домой. Например, установить разъездной характер работ можно в трудовом договоре курьерам, водителям и др., и тогда приказ о командировке будет не нужен. Обязанность работодателя включить в договор условие о характере работ следует из ст. 57 ТК РФ. В то же время трудовое законодательство не исключает возможности направления работника, чья работа носит разъездной характер, в служебную командировку.

В зависимости от места командирования сотрудника следует различать командировки:

- в пределах одной местности;

- в другую местность, но на территории РФ;

- на территорию других стран.

Данная классификация имеет существенное значение для определения размера возмещения расходов по командировке.

Продолжительность служебной поездки

Срок командировки сотрудников определяется работодателем и ранее в силу п. 4 Инструкции не мог составлять более 40 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Но Инструкция содержала исключение по срокам командирования отдельных категорий работников: для рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, срок командирования не мог превышать одного года. Сроки служебной поездки играли очень важную роль, так как расходы, произведенные в связи с выполнением работником его трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, вне места постоянной работы в период, превышающий максимальное время командирования, установленное Инструкцией, не рассматривались как расходы на командировки в целях налогообложения (Письмо Минфина России от 28.03.2008 N 03-03-06/2/30). Работодатели, конечно, находили выход из ситуации. Например, поскольку трудовым законодательством не установлено максимальное количество командировок и их максимальная продолжительность, они направляли сотрудника в командировку на срок более 40 дней путем деления ее на периоды, не превышающие 40 дней.

Теперь работодателям не нужно разбивать длительные командировки на более короткие: в соответствии с Положением срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Выходит, что максимальный срок командирования отменен. Но работодателю не стоит думать, что теперь он может отправить работников для исполнения служебного поручения на очень длительное время. Если работник в месте командировки будет исполнять свои обязанности по трудовому договору, при проверке контролирующими органами это будет квалифицировано как перевод <1>, ведь в силу ст. 166 ТК РФ командировка предполагает лишь выполнение служебного поручения, а не постоянную работу в месте командировки.

--------------------------------

<1> Статья 72.1 ТК РФ.

Согласно п. 4 Положения днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Это положение необходимо знать как кадровикам, так и бухгалтерам для верного оформления командировочных документов, расчета и оплаты суточных.

Внимание! Иностранные работники, имеющие разрешение на работу на территории РФ, могут направляться в служебную командировку не более чем на 10 календарных дней в течение всего периода действия разрешения на работу. А временно проживающих иностранцев можно командировать не более чем на 40 календарных дней в течение 12 месяцев (Постановление Правительства РФ N 97).

Приведем пример. Работник направлен в командировку. Время вылета самолета при отправлении в командировку 12 января - 0 ч 20 мин. Время в пути до аэропорта, расположенного за чертой населенного пункта, - 1,5 часа. Регистрация на рейс производится за 30 минут до вылета. Таким образом, чтобы успеть на регистрацию своего рейса, работник должен выехать из города 11 января до 24 ч (примерно в 22 ч 10 мин.). Значит, первым днем командировки будет считаться 11 января.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда или приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Какие категории работников нельзя отправлять

в командировку?

В соответствии с п. 2 Положения в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем, то есть те, с которыми заключен трудовой договор. Условие о возможном направлении в служебную командировку в трудовой договор включать не обязательно, поскольку оно не входит в перечень обязательных или дополнительных условия трудового договора в силу ст. 57 ТК РФ. Сотрудник не может отказаться от служебной поездки, кроме случаев, указанных в Трудовом кодексе и иных нормативных актах, содержащих нормы трудового права.

Как известно, трудовое законодательство предоставляет ряд льгот, гарантий и компенсаций отдельным категориям работников. Вот и командировки законодатель не обошел стороной, запретив направлять в них:

- сотрудников, с которыми заключен ученический договор, если командировка не связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);

- беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);

- работников в возрасте до 18 лет, за исключением отдельных случаев, установленных законодательством (таких работников можно направить в командировку лишь в случае, если они являются творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, теле - и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также участвуют в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ <2> с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (ст. 268 ТК РФ)).

--------------------------------

<2> Постановление Правительства РФ от 28.04.2007 N 252 "Об утверждении Перечня профессий и должностей творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле - и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, особенности трудовой деятельности которых установлены Трудовым кодексом Российской Федерации".

Статья 259 ТК РФ допускает направление в служебную командировку только с письменного согласия сотрудников следующих категорий:

- женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;

- матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

- работников, имеющих детей-инвалидов;

- работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;

- отцов, воспитывающих детей без матери <3>;

- опекунов (попечителей) несовершеннолетних <4>.

--------------------------------

<3> Статья 264 ТК РФ.

<4> Там же.

Необходимо учитывать, что в силу ч. 2 ст. 259 ТК РФ при направлении в командировку работников вышеуказанных категорий, кроме их письменного согласия, необходимо также в письменном виде ознакомить их с правом на отказ от направления в служебную командировку.

Как согласие на направление в командировку, так и ознакомление с правом на отказ от нее оформляется в произвольной форме в виде заявления или расписки.

Кроме Трудового кодекса, некоторые федеральные законы также устанавливают особенности командирования сотрудников. Например, согласно ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" инвалидам, занятым в организациях, независимо от организационно-правовых форм последних и форм собственности, должны быть созданы необходимые условия труда в соответствии с программой реабилитации инвалида. Поэтому, если направление инвалида в служебную командировку противоречит индивидуальной программе реабилитации, оно недопустимо.

Выходные дни и болезнь во время командировки

Работники, находящиеся в командировке, подчиняются режиму рабочего времени и времени отдыха тех организаций, учреждений и предприятий, куда они командированы. Если работник не использовал дни отдыха во время командировки, другие дни взамен них не предоставляются. Однако, если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством (п. 8 Инструкции). Таким образом, работа в выходные и праздничные дни будет оплачена работодателем в соответствии с правилами ст. 153 ТК РФ - не менее чем в двойном размере или по желанию работника в одинарном размере, но с обязательным предоставлением другого дня отдыха.

Если работник выезжает в командировку по распоряжению работодателя в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке (п. 8 Инструкции). В этом случае также можно воспользоваться правилами ст. 153 ТК РФ - предоставить по желанию работника, работавшего в выходной день, другой день отдыха. А если работник не желает воспользоваться другим днем отдыха, ему производится оплата как за работу в выходные дни (Решение ВС РФ от 20.06.2002 N ГКПИ2002-663).

Если работник, находясь в командировке, заболел или не может по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства, такое состояние он должен подтвердить в установленном порядке. В соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 N 514 "О порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности" работник должен предъявить больничный лист установленной формы <5>.

--------------------------------

<5> Приказ Минздравсоцразвития России от 16.03.2007 N 172 "Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности".

Пособие по временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях в силу Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию". На общих основаниях такому работнику возмещаются и расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока больной не может приступить к выполнению служебного задания или вернуться домой. При этом выплата суточных производится не свыше двух месяцев.

Внимание! Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки (п. 16 Инструкции).

Оформляем служебную командировку

Для направления работника в командировку необходимо оформить ряд документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

- служебное задание (форма Т-10а);

- приказ (распоряжение) работодателя о направлении в командировку (формы Т-9 и Т-9а);

- командировочное удостоверение (форма Т-10).

По возвращении из служебной поездки работник составляет краткий отчет о выполнении задания в командировке, который сдается вместе с авансовым отчетом и командировочным удостоверением в бухгалтерию в силу Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата N 1).

В первую очередь оформляется служебное задание, в котором определена цель командировки (п. 6 Положения). Оно подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом (см. стр. 24).

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301025│

ООО "Мармелад" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 7 │ 11.01.2009│

СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ └─────────┴───────────┘

для направления в командировку и отчет о его выполнении

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Кудряшов Михаил Викторович │ 000101 │

---------------------------------------------------------------└───────────────┘

фамилия, имя, отчество

начальник

Руководитель отдела

структурного снабжения Краснов Р.Е.Краснов Кудряшов

подразделения ------------ -------- ------------ Работник ---------

должность личная расшифровка личная

подпись подписи подпись

Задание

Заключение о выполнении задания --------

выполнено

----------------------------------------

Начальник

Руководитель отдела

Руководитель директор Егоров И.И.Егоров структурного снабжения Краснов Р.Е.Краснов

организации --------- ------- ------------- подразделения --------- ------ -----------

должность личная расшифровка должность личная расшифровка

подпись подписи подпись подписи

15 января 09

"--" ------------ 20-- г.

Кадровая служба, получив данный документ, издает приказ о направлении работника в командировку (см. стр. 25).

Унифицированная форма N Т-9

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301022│

ООО "Мармелад" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 12 │ 11.01.2009│

ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

(распоряжение)

о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Кудряшова Михаила Викторовича │ 000101 │

-------------------------------------------------└───────────────┘

фамилия, имя, отчество

отдел закупок

------------------------------------------------------------------

структурное подразделение

менеджер по снабжению

------------------------------------------------------------------

должность (специальность, профессия)

Россия, г. Москва, ООО "Шоколад", ЗАО "Зефир"

------------------------------------------------------------------

место назначения (страна, город, организация)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

┌─────────────┐

сроком на │ 4 │ календарных дней

└─────────────┘

12 января 09 по 15 января 09 г.

с "--" ---------- 20-- г. "--" -----------20-- г.

с целью проведения переговоров по заключению контрактов

------------------------------------------------------------------

__________________________________________________________________

Командировка за счет средств _____________________________________

указать источник финансирования

Основание (документ,

служебное задание от 11.01.2009 N 7

номер, дата): ---------------------------------------------------

служебное задание, другое основание (указать)

__________________________________________________________________

директор Егоров И.И. Егоров

Руководитель организации ----------- ------- ---------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись

С приказом (распоряжением) Кудряшов 11 января 09

работник ознакомлен ----------------- "--" --------- 20-- г.

личная подпись

Затем на основании приказа кадровики готовят командировочное удостоверение. Оно оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки (п. 7 Положения). Но п. 15 Положения сделал исключение из данного правила для работников, направляемых в командировку за пределы территории РФ, которым не нужно оформлять командировочное удостоверение (кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы). То есть при командировании сотрудника в страны СНГ выписывать удостоверение все-таки нужно.

Если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, командировочное удостоверение может не выписываться (п. 2 Инструкции).

Поскольку в удостоверении делаются отметки о прибытии из места командировки и выбытии из него, оно подтверждает фактический срок пребывания в командировке. Даты прибытия и выбытия должны быть заверены подписью полномочного должностного лица и печатью. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, оформляется одно командировочное удостоверение, а отметки в нем делаются каждой организацией из тех, в которые он командирован (п. 7 Положения).

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301024│

ООО "Мармелад" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ │ 4 │ 11.01.2009│

└─────────┴───────────┘

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Кудряшов Михаил Викторович │ 000101 │

Работник ----------------------------------------└───────────────┘

фамилия, имя, отчество

отдел закупок

------------------------------------------------------------------

структурного подразделения

менеджер по снабжению

------------------------------------------------------------------

должность (специальность, профессия)

Россия, г. Москва, ООО "Шоколад", ЗАО "Зефир"

командируется в --------------------------------------------------

место назначения (страна, город, организация)

__________________________________________________________________

для проведения переговоров по заключению контракта

--------------------------------------------------------------

цель командировки

__________________________________________________________________

на 2 календарных дней (не считая времени нахождения в пути)

--------

12 января 09 15 января 09

с "--" ------------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.

Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его

паспорт 2299 123456

документа --------------------------------------------------------

наименование, номер

директор Егоров И.И. Егоров

Руководитель ----------------- ------------- ---------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись

----------------------------------------------------------------

Оборотная сторона формы N Т-10

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты

назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

г. Н. Новгорода, ООО "Мармелад" г. Москва, ООО "Шоколад"

Выбыл из ------------------------------- Прибыл в ------------------------

12 января 09 13 января 09

"--" --------- 20-- г. "--" --------- 20-- г.

менеджер по персоналу Зорина секретарь Салова

--------------------- ------- ----------- ------------------

должность личная подпись должность личная подпись

Л.И. Зорина А.И. Салова

------------------------------- -----------------------------

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

г. Москва, ООО "Шоколад" г. Москва, ЗАО "Зефир"

Выбыл из ----------------------- Прибыл в ---------------------

14 января 09 14 января 09

"--" --------- 20-- г. "--" --------- 20-- г.

секретарь Салова инспектор ОК Мошкова

----------- ------------------ ------------ ----------------

должность личная подпись должность личная подпись

А.И. Салова О.П. Мошкова

------------------------------- -----------------------------

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

г. Москва, ЗАО "Зефир" г. Н. Новгорода, ООО "Мармелад"

Выбыл из --------------------- Прибыл в ------------------------------

14 января 09 15 января 09

"--" --------- 20-- г. "--" --------- 20-- г.

инспектор ОК Мошкова менеджер по персоналу Зорина

------------- --------------- --------------------- ---------

должность личная подпись должность личная подпись

О.П. Мошкова Л.И. Зорина

------------------------------- -------------------------------

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________

"__" _________ 20__ г. "__" _________ 20__ г.

___________ ___________________ ___________ ___________________

должность личная подпись должность личная подпись

_______________________________ _______________________________

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Необходимо вести учет работников, выбывающих в командировки и прибывших в организацию. Для этого в Приложениях 2 и 3 к Инструкции утверждены формы журналов. Поскольку п. 8 Положения возложил обязанность на Минздравсоцразвития определить порядок и формы учета работников, выбывающих из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, и в настоящее время нормативных актов данным органом не издано, придется пользоваться именно этими журналами. Их необходимо пронумеровать, прошить, а также скрепить подписью уполномоченного лица и печатью организации. Пример их заполнения приведен на стр. 28.

ЖУРНАЛ

УЧЕТА РАБОТНИКОВ, ВЫБЫВАЮЩИХ В КОМАНДИРОВКИ

Общества с ограниченной ответственностью

ИЗ -----------------------------------------------

(наименование объединения, предприятия,

"Мармелад"

---------------------------

учреждения, организации)

ЖУРНАЛ

УЧЕТА РАБОТНИКОВ, ПРИБЫВАЮЩИХ В КОМАНДИРОВКИ В

Общество с ограниченной ответственностью

----------------------------------------------

(наименование объединения, предприятия,

"Мармелад"

---------------------------

учреждения, организации)

Очень часто работники кадровых служб задают вопрос: обязательно ли составлять все три документа? Нет, не обязательно. Еще в п. 2 Инструкции сказано, что направление работников организаций в командировку производится руководителями этих организаций и оформляется выдачей командировочного удостоверения. По усмотрению руководителя организации направление работника в командировку, наряду с командировочным удостоверением, может оформляться приказом. Эту позицию поддержал Минфин в Письме от 06.12.2002 N 16-00-16/158 "О порядке документального оформления служебных командировок": организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдаче ему командировочного удостоверения. Минфин подчеркивает, что составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным.

По возвращении из служебной командировки работник в соответствии с п. 26 Положения обязан в течение трех рабочих дней предоставить работодателю:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету работник должен приложить командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и иных расходах, связанных с командировкой;

- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированный формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет". Но данная форма используется в организациях различных организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций.

Работник на оборотной стороне авансового отчета записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Бухгалтерия проверяет целевое расходование средств, наличие документов, подтверждающих расходы, и указывает суммы, принятые к учету. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке, работник сдает остаток неиспользованного аванса в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход по авансовому отчету выдается ему по расходному кассовому ордеру.

Л.В.Куревина

Эксперт журнала

"Отдел кадров"

Подписано в печать

23.01.2009