Может ли ГИТ указать на работу бухгалтерии с копиями приказов по личному составу как на недостаток?

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оригиналом официального документа является его первый экземпляр. Документы создаются в одном экземпляре, за исключением отдельных случаев, когда есть прямое указание на создание документа в нескольких экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Так, в нескольких «первых экземплярах» (то есть в нескольких оригиналах) создаются любые договоры (по числу договаривающихся сторон), совместные приказы (по числу сторон, издающих приказ), некоторые акты и протоколы.

Документы, оформляющие организационно-распорядительную деятельность руководителя организации, как приказы по основной деятельности, так и приказы по личному составу, создаются в одном экземпляре. После подписания эти документы подлежат регистрации и оперативному хранению в соответствующих службах.

В бухгалтерию, в другие структурные подразделения организации должна передаваться не просто копия документа, а его надлежащим образом заверенная копия, поскольку копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеет юридической силы. Заверенная же копия документа – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (ГОСТ Р 51141-98, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

В этой связи рекомендуем работникам кадровой службы, после подписания приказа (распоряжения) руководителем организации, изготовить указанный документ в необходимом количестве копий, заверить их надлежащим образом и передать в заинтересованные подразделения организации. В этом случае отделы, в том числе и бухгалтерия, будут использовать в своей деятельности надлежаще заверенные копии, и вопросов со стороны инспекции не возникнет.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1