Матрица распределения ответственности за адаптацию

В последнее время все больше компаний уделяют внимание процессу адаптации новых сотрудников. Самым сложным моментом в процессе адаптации является распределение ответственности между участниками процесса адаптации новых сотрудников, поскольку куратор или наставник не могут быть сведущи во всех областях деятельности компании, и, зачастую.

Поэтому я хотела бы предложить вашему вниманию матрицу распределения ответственности по планированию и организации процесса адаптации. Данная матрица составлена для крупной производственной компании со сложной штатной структурой, но при небольшой трансформации, она также применима в любой компании.

Целью составления матрицы было наглядное разделение функций между руководителем подразделения, наставником и сотрудниками отдела персонала.

Нужно учитывать следующие особенности компании:

  • Наставники назначаются из числа высококвалифицированных специалистов и не проходили специального обучения.
  • В данной матрице отсутствует разделение функционала между сотрудниками отдела персонала, в силу того, что для отдела персонала был прописан свой бизнес-процесс и аналогичная матрица разделения фукнций. В составе отдела персонала были отдельные специалисты, ответственные за адаптацию, обучение и развитие персонала, за кадровое делопроизводство.
  • Специалист по технике безопасности входит в состав отдела персонала.
Мероприятия Наставник Руководительподразделения Специалист отдела персонала
Знакомство с корпоративной культурой Информирование о специфике подразделения, обеспечение рабочей документацией Ознакомление под роспись с организационной документацией (с положениями, инструкциями и регламентами) Предоставление информационного буклета об истории компании.Краткое информирование о нормах, ценностях и поведении, принятых в компании
Создание представления о подразделении, знакомство с коллективом Оказание помощи при адаптации в коллективе. Информирование кандидата о деятельности подразделенияПредставление коллективу. Контроль процесса адаптации. При необходимости, предоставление дополнительной информации.Курирование процесса адаптации, предоставление помощи всем участникам процесса на всех этапах адаптации.
Организация социально-бытовых условий, организация рабочего места. Информирование кандидата о социально-бытовых условиях. Организация рабочего места. Предоставление инструментов, технических средств (в т.ч. средств защиты) в соответствии со спецификой профессиональной деятельности. Согласование обеспечения материальными ресурсами Организация обеспечения материальными ресурсами.
Оформление на работу Подготовка пакета документов на прием. Утверждение документов на прием Информирование сотрудника о перечне документов для оформления. Проверка документов на прием. оформление работника.Внесение данных в корпоративную базу.
Ознакомление с программой испытательного срока Разъяснение основных рабочих вопросов, связанных с выполнением должностных обязанностей. Проведение первичного обучения профессиональной специфике, инструктажа на рабочем месте. Передача результатов в отдел персонала. Разъяснение основных целей, которых необходимо достичь в ходе испытательного срока, критериев оценки, дедлайн. Регистрация инструктажа на рабочем месте.Внесение в базу данных о теме и результатах обучения и первичного инструктажа.
Ознакомление с правилами техники безопасности Организация инструктажа по Технике Безопасности (ТБ) с привлечением специалиста, ответственного за ТБ на предприятии; регистрация результатов ознакомления с Правилами Техники Безопасности (ПТБ) в журнале. Передача результатов в отдел персонала. Контроль результатов ознакомления с ПТБ. Регистрация в кадровых документах факта ознакомления с ПТБ.Проведение инструктажа по ТБ
Оценка результатов прохождения испытательного срока Формирование рекомендаций по результатам профессиональной адаптации и итогам испытательного срока. Заполнение программы испытательного срока. Анализ отчета и представленных результатов по итогам прохождения испытательного срока.Принятие решения по итогам оценки. Организация процедуры оценки работника, анализ результатов организационной адаптации.Обновление данных в процедурах обучения и карьерного развития, оформление кадровых документов.

Благодаря четкому описанию функций, к которому также прилагался перечень документов, образующихся в процессе деятельности каждого участника процесса, удалось  упорядочить взаимодействие между подразделениями и отделом персонала,  снять лишнюю нагрузку с наставника, при этом избегая потери обязательных этапов процесса адаптации.  Специалисты охотнее стали соглашаться на наставничество, что благотворно отразилось на результатах прохождения испытательного срока новыми сотрудниками, снизило процент потери новых специалистов на этапе вхождения в компанию.

Источник

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1