Личное дело: как оформить правильно?

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2009, N 10

Личное дело: как оформить правильно?

Работодатели часто сталкиваются с вопросами приема на работу сотрудников, оформлением документов, их хранением и учетом. Вместе с тем порядок ведения личных дел установлен исключительно для государственных служащих. В данной статье мы рассмотрим нюансы формирования личных дел работников, общие положения о личном деле сотрудника, а также уделим особое внимание проблемам конфиденциальности информации и рассмотрим вопросы сформировавшейся судебной практики.

Общие положения о личном деле сотрудника

Личное дело работника - совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Законодательством не установлен срок заведения личного дела. Но учитывая, что личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов по личному составу сотрудников, содержит персональные данные, подлежащие защите от неправомерного использования и утраты, желательно оформлять его непосредственно после приема лица на работу. Таким образом, личное дело должно формироваться кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.

Вместе с тем часто работодатели понимают под личным делом личную карточку работника, а также совокупность документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ):

- копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- копии документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Составные части личного дела

Личная карточка не является составной частью личного дела, а представляет собой самостоятельный сводный учетный документ, используемый кадровой службой для анализа состава и учета работников. Действующая на сегодняшний день форма личной карточки N Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Личные карточки заполняются на всех работников - постоянных и временных, совместителей и работающих по основному месту работы. Заполняется личная карточка работником кадровой службы. Самостоятельное заполнение работником собственной личной карточки запрещается.

При ее заполнении необходимо использовать Постановление Госкомстата России N 1, а также Общероссийские классификаторы:

- Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95 (ОКИН), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 412;

- Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 N 276-ст;

- Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 413;

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367.

В качестве рекомендательной формы оформления лицевой стороны личного дела может служить следующая форма (см. пример 1).

Пример 1.

Наименование организации, подразделения

Секретно

---------------

(по заполнении)

Личное дело

5555

N ----

Иванов

---------------------------------------------------------------------------

(фамилия)

Иван Иванович

---------------------------------------------------------------------------

(имя, отчество)

234

Личный N ---------------

Место для фотографии

9x12

Законодательством определен порядок включения в состав личного дела документов исключительно для государственных служащих, но данные документы могут быть применены при использовании аналогии права ко всем сотрудникам организации.

Так, в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (далее - Указ) установлено, что к личному делу гражданского служащего приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами РФ, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

к) копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы РФ;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

Для удобства поиска необходимой информации документы могут быть сформированы по группам (см. пример 2).

Пример 2.

Часть 1

Послужной список.

Документы, подтверждающие (устанавливающие) стаж службы или его отдельные периоды.

Часть 2

Документы, связанные с прохождением службы:

заявление о приеме;

заключение о приеме;

служебный контракт;

представления о присвоении специальных званий;

наградные листы;

аттестации, служебные характеристики и т.п.

Часть 3

Документы, связанные с приемом на службу:

паспорт;

ИНН;

страховое свидетельство;

заявление о рассмотрении документов о приеме;

анкета;

автобиография (написанная от руки собственноручно и машинописная);

заключение военно-врачебной комиссии о проведении медицинского освидетельствования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную и служебную тайну;

копии актов гражданского состояния, документов об окончании образовательных учреждений и т.п.

Часть 4

Архивные документы:

устаревшие анкеты, автобиография, документы, связанные с прохождением (военной) службы; заключения по документам служебных проверок и т.п.

Документы, которые могут быть утеряны в результате использования личного дела в связи с их ветхостью или нестандартными размерами, могут помещаться в конверты. В этой связи представляется целесообразным подготовить опись документов, находящихся в конверте.

Как правило, в личное дело помещается фотографическая карточка работника установленного в организации формата (обычно 4x6 см). Рекомендуется обновлять фотографии работников не реже чем раз в 5 лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет. Фотография может быть помещена как на саму обложку личного дела, так и в конверт для соблюдения режима сохранности.

Опись документов, находящихся в конверте

(фотографии, архивные документы)

Также для удобства поиска документов и для облегчения последующей сдачи в архив в личном деле может быть предусмотрена опись документов.

Формат 230x330 мм

Опись документов

в личном деле

Копии документов (выписки) перед помещением в личное дело должны заверяться работниками кадровой службы.

В соответствии с Указом запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Данные положения подкрепляются и Федеральными законами. Так, ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации" устанавливает, что "прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа. Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы. Сбор и внесение в личное дело сотрудника таможенного органа сведений о его политической и религиозной принадлежности, о частной жизни запрещаются". Федеральный закон от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации" закрепляет в ст. 41.2, что "личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Запрещаются сбор и внесение в личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности прокурорского работника. Прокурорский работник имеет право на ознакомление со всеми материалами, находящимися в его личном деле, приобщение к личному делу своих объяснений в письменной форме".

В министерствах и ведомствах РФ также может устанавливаться собственный порядок ведения личных дел работников, не противоречащий законодательству России, который регулируется в частности следующими документами:

- Приказом Минтранса России от 17.02.2009 N 27 "Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Министерства транспорта Российской Федерации и ведении его личного дела";

- Приказом ФСТ России от 07.11.2008 N 441-к "Об утверждении Положения о работе с персональными данными государственного гражданского служащего ФСТ России и ведении его личного дела";

- Приказом Минэнерго России от 11.11.2008 N 166 "Об утверждении Положения о работе по обработке персональных данных в Министерстве энергетики Российской Федерации".

Личные дела муниципальных служащих ведутся в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего (ч. 4 ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации").

Хранение и учет личных дел сотрудников

Хранение и учет личных дел организуются с целью их быстрого и безошибочного поиска, обеспечения сохранности, а также установления конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

В случае наличия большого количества личных дел в целях облегчения поиска личных дел, а также усовершенствования порядка их учета могут предусматриваться книги учета, в которых указываются фамилии, номера личных дел и сроки их ведения (см. пример 3).

Пример 3.

Формат 230x330 мм

Инвентарная книга

учета личных дел _____________

Начата "__" __________ ____ г.

Окончена "__" __________ ____ г.

Изъятие документов из личного дела допускается только с разрешения руководителя кадровой службы.

В качестве рекомендательной учетной формы выдачи личных дел может быть принята следующая:

Формат 200x280 мм

Контрольная карточка выдачи личных дел

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ 234 │

│ Контрольная карточка личного дела N ----------- │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Иванов │

│Фамилия -----------------------------------------------------------------│

├───────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────┤

│ Иван │ Иванович │

│Имя ---------------------------│Отчество --------------------------------│

├──────────┬───────────┬────────┼──────────┬───────────┬──────────────────┤

│ Дата │Кому выдано│ Исх. N │ Подпись │ Дата │ Подпись лица, │

│выдачи или│или выслано│ или │получателя│возвращения│ принявшего │

│ высылки │ │телефон │ │ │ на хранение │

├──────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼──────────────────┤

│21.08.2009│ Иванову │ Тел.: │ Иванов │ 00.00.00 │Петров Петров П.П.│

│ │ Ивану │00000000│ │ │ │

│ │ Ивановичу │ │ │ │ │

├──────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼──────────────────┤

│ │ │ │ │ │ │

├──────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼──────────────────┤

│ │ │ │ │ │ │

└──────────┴───────────┴────────┴──────────┴───────────┴──────────────────┘

Личное дело ведется на всем протяжении трудовой деятельности работника в организации. Кадровая служба хранит личные дела только на работающих в организации. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение в архив.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 06.10.2000, срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре, а их систематизация осуществляется по порядку номеров или в алфавитном порядке.

Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами), обеспечивающего невозможность изъятия документов из личного дела.

Персональные данные сотрудника в личном деле

Персональные данные сотрудника, а также иные сведения конфиденциального характера охраняются законодательством РФ и не подлежат разглашению.

Фрагмент документа. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

Персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

В соответствии с ч. 5 ст. 20 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" следующие сведения могут быть опубликованы в СМИ:

- сведения о доходах;

- имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение которых на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ.

Средствам массовой информации по их обращениям предоставляются следующие сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих:

а) декларированный годовой доход;

б) перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;

в) перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.

Также установлен особый порядок защиты персональных данных судей, который регулируется Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 20.04.2007 N 52 "Об утверждении Инструкции о порядке защиты персональных данных, содержащихся в личных делах председателей, заместителей председателя и судей районных судов".

Судебная практика в отношении ведения личных дел

Следует отметить, что судебная практика в отношении ведения личных дел сотрудников не сформирована, и этому есть два объяснения. Во-первых, законодательство регулирует вопросы ведения личных дел только для государственных служащих; во-вторых, сформировалась практика по ряду других категорий дел, связанных с трудовыми отношениями и затрагивающих косвенно порядок ведения личных дел.

В частности, в Учреждении "Трудовой Арбитражный суд для разрешения коллективных трудовых споров" (Письмо от 11.04.2005 N 52-ТАС) указано, что "в статье 65 Трудового кодекса РФ установлен перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу, запрещается требование иных документов помимо установленных Трудовым кодексом РФ".

Сформировалась также практика по вопросу конфиденциальности информации, содержащейся в личном деле, основанная на положениях ст. 88 ТК РФ, в соответствии с которой при передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

- не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами;

- не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

- предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами;

- осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;

- разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

- не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

- передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Вместе с тем суды не всегда стоят на стороне лиц, заявляющих о правонарушениях, связанных с персональными данными работников, о чем свидетельствует Постановление ФАС Московского округа от 13.09.2006 N КА-А40/8445-06 по делу N А40-8448/06-119-84, в котором "суд апелляционной инстанции правомерно удовлетворил заявление о признании недействительным ненормативного акта государственного органа о привлечении к административной ответственности за нарушение порядка хранения и использования персональных данных работников организации, так как государственным органом не представлено доказательств совершения заявителем данного правонарушения".

Поскольку иных правовых актов, регламентирующих вопрос ведения личных дел, не принято, рекомендуем при ведении личных дел работников, не относящихся к государственным служащим, предусмотреть в локальных нормативных актах организации порядок ведения личного дела.

Е.Шестакова

К. ю. н.,

руководитель группы налогообложения

УФПС г. Москвы -

Филиала ФГУП "Почта России"

Подписано в печать

25.09.2009

личное дело работникаличное дело сотрудника и правила его оформленияоформление личного дела сотрудникаличное дело сотрудникаличное делооформление личных дел сотрудниковличные дела сотрудниковведение личных дел работниковсостав личного дела работникаоформление личного дела работникаведение личных дел сотрудниковкак правильно заполнить личную карточку работникаличные дела работниковперечень документов в личном деле работникаоформление личного дела