Личное дело

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 7

Личное дело

Представлены общие требования к оформлению личного дела сотрудника организации и примеры, наглядно демонстрирующие фрагменты личных дел.

Как известно, личное дело работника организации представляет собой совокупность документов, содержащих персональные данные работника, сведения о его служебной, трудовой деятельности. Персональные данные, внесенные в личное дело работника, иные сведения, содержащиеся в личном деле работника, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключение сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

Словарь кадрового делопроизводства. Персональные данные работника - это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле либо подлежащие включению в его личное дело.

Автобиография - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Личное дело работника оформляется после издания распоряжения о назначении на должность, приеме на работу (рис. 1).

Образец обложки личного дела сотрудника

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Обложка личного дела ┌───────────────┐│

│ │Фонд N ________││

│ │ 2 л/с ││

│ │Опись N -------││

│ │ 14 ││

│ 05-36 │Дело N --------││

│Индекс дела ----- └───────────────┘│

│ Закрытое акционерное общество "Альфа" │

│-------------------------------------------------------------------------│

│ ЗАО "Альфа" │

│-------------------------------------------------------------------------│

│ отдел кадров │

│-------------------------------------------------------------------------│

│ (наименование организации и структурного подразделения) │

│ │

│ 14 │

│ Личное дело N -- │

│ │

│ Глебова Алла Степановна │

│-------------------------------------------------------------------------│

│ (заголовок дела) │

│ │

│ 12 февраля 2002 г.│

│ Дата начала ------------------│

│┌───────────────┐ 17 ноября 2006 г.│

││Фонд N ________│ Дата окончания -----------------│

││ 2 л/с │ 60 │

││Опись N -------│ на -- листах│

││ 14 │ 75 │

││Дело N --------│ хранить -- лет│

│└───────────────┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1

Все поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке. В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства о жилищных условиях, черновики документов). Документы, приобщенные к личному делу работника, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (рис. 2).

Образец внутренней описи документов личного дела

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Внутренняя опись │

│ 23 │

│ документов личного дела N -- │

│ │

│┌───┬─────────┬──────────┬───────────────┬──────────────┬───────────────┐│

││ N │ Индекс │ Дата │ Заголовок │ Номера листов│ Примечания ││

││п/п│документа│ документа│ документов, │ дела │ ││

││ │ │ │ краткое │ │ ││

││ │ │ │ содержание │ │ ││

│├───┼─────────┼──────────┼───────────────┼──────────────┼───────────────┤│

││ 1 │ 05-15 │12.02.2002│Копия диплома │ 1 - 2 │ ││

│├───┼─────────┼──────────┼───────────────┼──────────────┼───────────────┤│

││ 2 │ 05-05 │12.02.2002│Анкета │ 3 - 15 │ ││

│├───┼─────────┼──────────┼───────────────┼──────────────┼───────────────┤│

││ 3 │ 05-02 │12.02.2002│Копия приказа │ 16 │Приказ N 12-ок ││

││ │ │ │о приеме │ │от 12.02.2002 ││

││ │ │ │на работу │ │ ││

│├───┼─────────┼──────────┼───────────────┼──────────────┼───────────────┤│

││ 4 │ 05-01 │12.02.2002│Трудовой │ 17 - 21 │Трудовой ││

││ │ │ │договор │ │договор N 12-ТД││

││ │ │ │ │ │от 12.02.2002 ││

│└───┴─────────┴──────────┴───────────────┴──────────────┴───────────────┘│

│ 48 (сорок восемь) │

│Итого -------------------------------------------------------- документов│

│ (цифрами и прописью) │

│ 2 (два) │

│Количество листов внутренней описи --------------------------------------│

│ (цифрами и прописью) │

│ │

│ Рыбакова А.Н. Рыбакова │

│Инспектор отдела кадров -------- ------------- │

│ │

│ 12 февраля 2002 │

│"--" ------- ---- г. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2

При нумерации листов личного дела листы внутренней описи нумеруются отдельно. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления последней (рис. 3).

Образец оформления листа-заверителя личного дела

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Лист-заверитель дела N 57 │

│ │

│ В деле подшито (вложено) и пронумеровано 130 (сто тридцать) листов, │

│ нет │

│в том числе: литерные листы ---- │

│ 6, 8 │

│пропущенные номера ------------- │

│ 3 │

│+ листов внутренней описи ------ │

│ │

│┌─────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────┐│

││ Особенности физического состояния │ Номера листов ││

││ и формирования дела │ ││

│├─────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤│

││Лист склеен скотчем │ 19 ││

│└─────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────┘│

│ │

│ Рыбакова А.Н. Рыбакова │

│Инспектор отдела кадров -------- ------------- │

│ │

│ 17 ноября 2006 │

│"--" ------ ---- г. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 3

При оформлении личного дела сотрудника организации следует иметь в виду, что заполнение некоторых документов, хранящихся в личном деле, должно быть произведено сотрудником собственноручно. Так, например, собственноручно работником должна быть заполнена анкета (рис. 4).

Образец оформления анкеты сотрудника

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Анкета │

│ (заполняется собственноручно) │

│ │

│ Глебова │

│Фамилия ------------------------- │

│ Алла │

│Имя ----------------------------- │

│ Степановна │

│Отчество ------------------------ │

│ 14 марта 1954 г. │

│Дата рождения ------------------- │

│ │

│┌────────────────────────────────────────┬──────────────────────────────┐│

││1. Гражданство (если изменяли, то │Гражданка Российской Федерации││

││укажите, по какой причине) │ ││

│├────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────┤│

││2. Образование, ученая степень (когда │Российская экономическая ││

││и какие учебные заведения окончили, │академия им. Плеханова, год ││

││номера дипломов). Специальность │окончания - 1980. ││

││и квалификация по диплому │Квалификация - экономист, ││

││ │специальность "Бухгалтерия" ││

│├────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────┤│

││3. Какими иностранными языками и языками│Английский - читаю и перевожу ││

││народов Российской Федерации владеете │со словарем ││

││и в какой степени (читаете и можете │ ││

││объясняться, владеете свободно) │ ││

│└────────────────────────────────────────┴──────────────────────────────┘│

│ │

│ 4. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в│

│высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу и работу│

│по совместительству) │

│ │

│┌─────────────────┬────────────────────────────────────┬────────────────┐│

││ Месяц и год │ Должность с указанием учреждения, │ Местонахождение││

│├───────────┬─────┤ организации предприятия, а также │ учреждения, ││

││поступления│ухода│ министерства (ведомства) │ организации, ││

││ │ │ │ предприятия ││

│├───────────┼─────┼────────────────────────────────────┼────────────────┤│

││ 1983 │ 1998│Российско-британский концерн │ Москва ││

││ │ │"Содействие", экономист │ ││

│├───────────┼─────┼────────────────────────────────────┼────────────────┤│

││ 1998 │ 2002│Представительство "Смарч энд брукс",│ Москва ││

││ │ │экономист │ ││

│└───────────┴─────┴────────────────────────────────────┴────────────────┘│

│ │

│ 5. Ваши близкие родственники (жена, муж, отец, мать, братья, сестры) │

│ │

│┌─────────┬──────────────┬──────────┬────────────────┬──────────────────┐│

││ Степень │ Фамилия, имя,│ Год │ Место работы, │ Адрес места ││

││ родства │ отчество │ рождения │ должность │ жительства ││

│├─────────┼──────────────┼──────────┼────────────────┼──────────────────┤│

││ муж │Глебов │ 1944 │ ФГУП "Контакт",│ Москва, ул. ││

││ │Никита │ │ главный инженер│ Генерала Власова,││

││ │Петрович │ │ │ д. 13, кв. 56 ││

│├─────────┼──────────────┼──────────┼────────────────┼──────────────────┤│

││ дочь │Глебова │ 1981 │ ЗАО │ Москва, ул. ││

││ │Анна Никитична│ │ "Перспектива", │ Генерала Власова,││

││ │ │ │ менеджер │ д. 13, кв. 56 ││

││ │ │ │ по рекламе │ ││

│└─────────┴──────────────┴──────────┴────────────────┴──────────────────┘│

│ │

│6. Домашний адрес и номер телефона │

│ Москва, ул. Генерала Власова, д. 13, кв. 56, тел. 8(907) 2564417 │

│-------------------------------------------------------------------------│

│7. Паспорт, или документ, его заменяющий │

│ паспорт 54 34 234567, выданный ОВД Октябрьского района г. Самары │

│ 14.09.2005 │

│-------------------------------------------------------------------------│

│8. Дополнительные сведения, которые вы желаете сообщить о себе │

│ водительские права категории "B" │

│-------------------------------------------------------------------------│

│9. Какую должность в нашей компании вы хотели бы занимать? │

│ главный бухгалтер │

│-------------------------------------------------------------------------│

│10. На какой уровень заработной платы вы рассчитываете? │

│ не ниже 25 000 руб. │

│-------------------------------------------------------------------------│

│ │

│ 02 февраля 2002 Глебова │

│"--" ------- ---- г. Подпись ------- │

│ │

│Инспектор по кадрам Рыбакова А.Н. Рыбакова │

│------------------- -------- ------------- │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 4

При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и присвоении ученого звания (диплом и аттестат), другие документы. На все вопросы анкеты даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в личных документах.

Также работником собственноручно (при назначении на должность и приеме на работу), в произвольной форме, без исправлений и помарок составляется автобиография.

В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях более подробно), дата составления автобиографии и подпись работника.

В личное дело вносятся также письменные объяснения работника, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

Работник обязан в течение 7 дней информировать службу, ведущую кадровое делопроизводство в организации и непосредственно личные дела сотрудников, об изменениях в своих анкетных данных. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГСа, паспортных столов и др.

Все документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в журнале учета личных дел.

После увольнения, освобождения от должности работника его личное дело извлекается из данной папки, а в освободившуюся под тем же номером папку помещается личное дело вновь принятого, назначенного на должность работника.

Примерная форма личного дела работника предприятия

(из числа руководящего состава и материально

ответственных лиц)

┌────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┐

│ Лицевая обложка │ Внутренний оборот лицевой обложки │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│ Гриф│ │

│ │ │

│ ООО "Альбатрос" │ │

│ (Наименование предприятия) │ │

│ │ │

│ Личное дело N ___ │ Вкладыш для фотографии │

│ │ сотрудника │

│ Шенгауф │ │

│ Роберт │ │

│ Альбертович │ │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│ 1-й лист │ 2-й лист │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│ Гриф│Раздел 1. Основные биографические │

│ ООО "Альбатрос" │данные │

│ (Наименование предприятия) │ │

│ │1.1. Дата рождения: 11 июня 1963 г. │

│ Шенгауф │1.2. Место рождения: г. Иваново. │

│ Роберт Альбертович │1.3. Национальность: немец. │

│ │1.4. Соц. происхождение: из рабочих.│

│ Табельный номер 1001 │ │

│ │Раздел 2. Сведения об образовании │

│ Сведения о работе на │ │

│предприятии: │ 2.1. Общее (среднее): │

│Принят на работу 01.01.1990 на │окончил школу N 8 г. Иваново в │

│должность инженера-электроника в │1980 г. │

│лабораторию вычислительного центра. │ 2.2. Специальное (высшее): │

│Основание: приказ директора │окончил Ивановский технический │

│предприятия от 30.12.1989 N 364 │институт (факультет автоматизации │

│ │и вычислительной техники) с │

│ Начальник службы управления │присвоением квалификации по диплому │

│персоналом │в 1985 г. │

│ │ 2.3. Дополнительное образование:│

│00.00.0000 Подпись Петрова Л.П.│курсы программистов при МГТУ им. │

│ (дата) (подпись) (расшифровка│Баумана (г. Москва) в 1989 г. │

│ подписи) │ 2.4. Другое образование, │

│ │полученное работником: │

│ М.П. │нет. │

│ │ │

│Образец подписи работника: Подпись │ │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│ 3-й лист │ 4-й лист │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│3. Специальные знания и навыки: │4. Личные профессиональные │

│ │достижения работника: │

│ 3.1. Владение иностранными │ │

│языками: │ 4.1. Имеет ли ученую степень │

│английским (говорит свободно). │(звание): │

│ 3.2. Владение электронно - │нет. │

│вычислительной техникой: │ 4.2. Имеет ли опыт научно - │

│продвинутый пользователь ПК. │исследовательской (иной аналогичной)│

│ 3.3. Владение программными │работы: │

│средствами: │участвовал в разработке │

│MS Office, Windows XP, Internet │корпоративной системы автоматизации │

│Explorer, Photoshop. │управления делопроизводством │

│ 3.4. Управление транспортными │в качестве специалиста по защите │

│средствами: │информации. │

│водительских прав не имеет. │ 4.3. Имеет ли опыт опубликования│

│ 3.5. Дополнительные сведения: │статей, книг и т.п.: │

│ │нет. │

│ │ 4.4. Дополнительные сведения: │

│ │имеет склонность к работе с новой │

│ │техникой и программными средствами │

│ │защиты информации. │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│ 5-й лист │ 6-й лист │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│5. Трудовая деятельность до работы │7. Вид и срок действия трудового │

│на предприятии: │контракта: │

│ (по форме - номер по порядку, │ срочный (бессрочный), срок │

│дата поступления, по такое-то число │действия с такого-то по такое-то │

│месяца года, наименование │число месяца года). │

│предприятия, должность │ │

│(специальность), дата увольнения, │8. Послужной список работника │

│основание для увольнения). │(на данном предприятии) │

│ │ (по форме - номер по порядку, │

│6. Сведения о присвоении тарифных │дата, должность или специальность, │

│разрядов, специальных званий │основание, примечание). │

│ (по форме - номер по порядку, │ │

│дата присвоения, наименование │9. Особые отличия работника │

│присвоенного разряда (звания), │ (сведения о награждении, │

│основание для присвоения). │поощрении). │

│ │ │

│ │10. Сведения о взысканиях работника │

│ │за время работы на предприятии │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│ 7-й лист │ Внутренняя сторона задней обложки │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│11. Семейное положение: женат. │ │

│ Краткие сведения о ближайших │ │

│родственниках работника: │ │

│Жена - Шенгауф (Сергеева) Наталья │ │

│Николаевна, 1967, Москва, │ Отметки о внесении изменений │

│Проспект Мира, д. 112, кв. 235. │ в сведения (материалы) личного дела│

│Дочь - Шенгауф Анастасия Робертовна,│ (по форме - номер по порядку, дата,│

│1993, Москва, Проспект Мира, д. 112,│ содержание изменений и дополнений, │

│кв. 235. │ основание, подпись лица, вносившего│

│Мать - Шенгауф Генриэтта Генриховна,│ изменения). │

│1929, Московская обл., Шатурский │ │

│р-н, д. Велихово, д. 16. │ │

│Отец - Шлеберг Альберт Оттович, │ │

│1920, Московская обл., Шатурский │ │

│р-н, д. Велихово, д. 16. │ Вкладыш для материалов, временно │

│ │ приобщенных к личному делу │

│12. Адрес места постоянного │ работника, не подлежащих подшивке │

│жительства работника: │ для постоянного хранения. │

│Москва, Проспект Мира, д. 112, кв. │ │

│235. │ │

│ │ │

│13. Паспортные данные (серия, номер,│ │

│когда и кем выдан): │ Опись документов и материалов, │

│серия 46 02 N 341000 выдан │ хранящихся в личном деле постоянно │

│02.02.2002, 2 ОВД г. Иваново │ (уточняется после каждого изменения│

│Московской обл. │ и дополнения по форме - номер │

│ │ по порядку, дата, наименование │

│14. Данные о пенсионном страховании │ документа, количество листов, │

│(серия, номер, когда и кем выдан). │отметка об изъятии, дата, основание,│

│ │подпись сотрудника службы управления│

│15. Данные о медицинском страховании│ персоналом). │

│(серия, номер, когда и кем выдан). │ │

│ │ │

│16. ИНН (серия, номер, когда и кем │ │

│выдан). │ │

│ │ Сведения (отметки) для │

│ │ автоматизированного учета сведений │

│ 00.00.0000 Подпись Петрова Л.П.│ личного дела. │

│ │ │

│ дата подпись инициалы, │ │

│составления сотрудника фамилия │ │

│ личного службы сотрудника │ │

│ дела управления службы │ │

│ персоналом управления │ │

│ персоналом │ │

└────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┘

Литература

1. Рогожкин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. Учебно-практическое пособие. - 2-е изд., дополн. и перераб. - М.: ТК "Велби", Изд-во "ПРОГРЕСС", 2008.

2. Якупов Р.С. Кадровое делопроизводство. - Ростов н/Д: Феникс, 2008 (консультирует юрист).

3. Иллюстрации, использованные в статье, и другие иллюстрации страниц личного дела сотрудника размещены на www.vprikaz.com.

Подписано в печать

25.06.2008

личное дело работникаличное дело работника образецоформление личного дела сотрудникаличное дело сотрудникаоформление личных дел сотрудниковличные дела сотрудниковчто должно быть в личном деле работникакакие документы должны быть в личном деле сотрудникачто должно быть в личном деле сотрудникаопись личного дела образецличные дела работниковопись личного дела сотрудникачто входит в личное дело работникаопись личного дела работника образец

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1