Корпоративный онлайн-портал по управлению персоналом

Как известно, мало нанять высококвалифицированных сотрудников надо организовать их результативную совместную работу. В этом может существенно помочь использование уникальных возможностей интернета, точнее интранета – виртуального информационного пространства, созданного внутри отдельно взятой компании для обмена и совместного использования информации внутри этой компании.

Разработка и создание онлайн-портала должны решать следующие задачи:

  • информационные, т.е. представление и свободный доступ к структурированной информации по управлению персоналом;
  • коммуникативные, т.е. обмен опытом, мнениями, событиями с другими пользователями портала при общении на форуме;
  • методические, т.е. гибкий подход к методам обучения, позволяющий получить новые знания, развить в себе новые способности и принести пользу компании.

Чаще всего под этим термином имеют в виду только видимую часть интранет – внутренний веб-сайт организации. Основанный на протоколах HTTP и HTTPS и организованный по принципу клиент-сервер, интранет-сайт доступен с любого компьютера через браузер. Таким образом, интранет – это «частный» интернет, ограниченный виртуальным пространством отдельно взятой организации.

Корпоративный портал по управлению персоналом – это внутренний мини-портал, предназначенный для объединения компании в единую систему и эффективного решения задач по управлению человеческими ресурсами. Он позволяет руководству сделать так, чтобы каждый сотрудник имел доступ к локальным ресурсам компании, был в курсе новостей и видел перспективы развития. Поэтому в корпоративная сеть должна обеспечивать:

  • доступ последним новостям о деятельности компании;
  • доступ к информации о кадровой политике;
  • возможность сформировать целевую аудиторию;
  • обслуживание документооборота;
  • предоставление информации о сотрудниках;
  • распространение объявлений о рабочих местах и требованиях к сотрудникам;
  • интерактивное обучение;
  • возможность участвовать в опросах, форумах;
  • доступ к проводимым корпоративным мероприятиям и др.

Описание структуры и содержания корпоративного портала по управлению персоналом во многих методических материалах носит рекомендательный характер. Рекомендации могут быть скорректированы разработчиками в соответствии с целями конкретной компании. Ведь не всем организациям нужна дорогая многофункциональная система, во многих случаях рациональнее обойтись более простыми решениями.

Процесс создания портала по управлению персоналом достаточно сложен и требует определенных знаний. На начальной стадии кадровику необходимо грамотно составить техническое задание, чтобы понять собственные потребности и решить целый комплекс задач по контролю всех его этапов. Структуру и содержание технического задания на разработку веб-портала можно найти в двух ГОСТах: ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы» и ГОСТ 19.201-78 «Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению». Хорошее ТЗ для разработчиков сайта должно содержать следующую информацию:

  • общая информацию о документе и его составителях;
  • цели и задачи сайта;
  • описание пользователей сайта, их цели и задачи;
  • информационная архитектура сайта: структура сайта;
  • описание контента;
  • описание желаемого дизайна;
  • перечень различных требований к разработке сайта;
  • тестирование и публикация в сети и др.

Разработка структуры

Разработка структурной концепции кадрового портала – один из важнейших предварительных этапов работы, так как чем лучше вначале будет продумана структура, тем меньше придется вносить исправлений в почти готовый проект. Поэтому на этапе создания портала совместно с кадровиком необходимо решить следующие задачи:

  1. Обозначение основных целей и задач корпоративного портала.

Основная идея при создании портала по управлению персоналом состоит в том, чтобы, посещая его, сотрудники компании могли:

  • быстро находить интересующую их информацию;
  • заочно знакомиться с коллективом;
  • знакомиться с локальной нормативной документацией и распоряжениями руководства;
  • оперативно получать необходимые кадровые бланки;
  • узнавать последние новости;
  • получать информацию о корпоративных мероприятиях;
  • участвовать в интерактивных опросах, тестировании;
  • обсуждать на форуме актуальные для компании темы.
  1. Определение структуры интранет-портала.

Кадровый портал имеет разветвленную, иерархическую структуру. Каждый раздел при большом количестве информации разделен на несколько разделов и подразделов, которые логически связаны между собой с помощью гиперссылок. Как правило, ссылки на все разделы портала с краткими анонсами их содержимого приводятся на первой, так называемой главной, странице. На рис. 1 представлена упрощенная структура корпоративного портала по управлению персоналом, которая состоит из одной главной и шести тематических страниц:

  • Главная страница
  1. О компании
    • Философия и история бизнеса
    • Организационная структура
  2. Корпоративный раздел
    • Регламенты и документы
    • Бланки
    • Персональные данные сотрудников
  3. Мероприятия
    • Обучение
    • Праздники и конкурсы
    • Фотогалерея
  4. Вакансии
  5. Тестирование
  6. Администрирование

Рисунок 1

Упрощенная структура портала по управлению персоналом

  • Подготовка эскиза и информационных материалов (контента).
  • Портал по управлению персоналом должен быть выдержан в едином деловом стиле. Описание контента должно включать в себя перечень всех страниц портала обозначением размещаемого на каждой странице текста, картинок и т.п. Для наглядности целесообразно сначала разработать эскизы структурного решения портала на бумаге.

    На каждой веб-странице должен отображаться определенный набор стандартных элементов: логотип компании и заголовок портала (чаще всего размещают в верхней части страницы); новости (две последние в формате: дата, краткое содержание); календарь событий, форум (последние обсуждения), контактная информация разработчика (номера телефонов, адрес электронной почты и т.п.); значок защиты авторских прав, счетчик посещаемости, который фиксирует каждое открытие ресурса, изменяя значение его индикатора (в нижней части веб-страницы) и т.д.

    Разработку веб-портала следует начать с главной страницы. В центральной части эскиза разместим прямоугольники с краткими анонсами рубрик, соответствующие основным разделам. В зависимости от выбранного раздела содержание внутренних веб-страниц будет меняться. Разработанные эскизы в дальнейшем используются как шаблоны для создания готовых страниц портала. На рис. 2, 3 представлены эскизы веб-страниц портала по управлению персоналом.

    Рисунок 2

    Эскиз главной страницы портала по управлению персоналом

    Рисунок 3

    Эскиз страницы со структурой портала по управлению персоналом

  • Разработка удобной навигации по порталу.
  • В качестве системы навигации используется меню, состоящее из гиперссылок, с помощью которых пользователь легко может перейти на нужную страницу кадрового портала и вернуться обратно на место гиперссылки. Поэтому названия страниц портала должны соответствовать названиям ссылок.

    Дизайн веб-страниц

    Дизайн играет важную роль в привлечении внимания пользователей. Универсального решения в области разработки дизайна веб-страниц не существует, однако надо придерживаться единого стиля их оформления, поэтому сформируем основные требования к внешнему виду своего онлайн-портала. Дизайн предполагает разработку следующих элементов:

    1. Цветовая гамма.

    Различные цветовые акценты на странице позволяют выделить такие значимые составляющие, как навигационные элементы, содержательные блоки, взаимосвязи, общий фон и т.д. Как правило, цвет текста контрастирует с цветом фона для максимально удобного чтения, а для заголовков и подзаголовков иногда используются более яркие цвета. Чаще всего в дизайне портала по управлению персоналом в основном используются светлые тона.

    1. Шрифт.

    Шрифт не должен затруднять восприятие информации. Следует задать единый стиль оформления текста на веб-портале (заголовки разных уровней, эпиграфы, цитаты, ссылки и т.д.). В пределах одного портала лучше всего использовать несколько шрифтов в зависимости от назначения: один – для заголовка, другой – для подзаголовков, еще один – для основного текста. Желательно применять не больше трех-четырех шрифтов, также недопустим сливающийся текст.

    1. Графика.

    Основной объем информации на веб-страницах портала представлен текстом или табличными данными, а графическая информация, в том числе фотографии, привлекают дополнительное внимание. Использование графики должно четко соответствовать содержанию кадрового портала. Все рисунки выполняются в формате png, gif или jpg с замещающим текстом. Для привлечения внимания сотрудников к анонсируемым мероприятиям, например, к проведению дистанционных курсов, запуску внутренних конкурсов и т.п., на портале используются баннеры (один-два).

    Требования к техническому и программному обеспечению

    Для функционирования портала необходимо техническое обеспечение со следующими минимальными характеристиками:

    • процессор – Intel Pentium III 1 Ghz;
    • оперативная память – 512 Mb RAM;
    • жесткий диск – 40 Gb HDD.

    Портал по управлению персоналом желательно оптимизировать для просмотра при разрешении 1024?768 без горизонтальной полосы прокрутки. Он должен быть доступен для полнофункционального просмотра с помощью популярных браузеров (Орега, Mozilla Firefox, MS IE), в том числе используемых на мобильных устройствах.

    Разделы общей тематики

    Рассмотрим подробнее каждый раздел информационного портала по управлению персоналом. Если активизировать пункт меню «О компании», то появится два подраздела «Философия и история бизнеса» и «Оргструктура». Раздел «Философия и история бизнеса» содержит информацию о ценностях и истории создании компании со ссылкой «подробнее» (эскиз – на рис. 4).

    Рисунок 4

    Эскиз страницы о философии и истории бизнеса компании

    компании по текущим вопросам.

    Тестирование и публикация в сети

    На заключительном этапе разработки важно проверить, чтобы веб-страницы портала по управлению персоналом выглядели так, как было задумано. Для этого надо проверить комплектность графических элементов и контента, а также правильность работы гиперссылок. После прохождения соответствующей аутентификации система проверяет полномочия пользователя на доступ к кадровому порталу. В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» обработка и защита персональных данных предусматривает установление прав пользователей в зависимости от занимаемой должности. Основное требование к разделам онлайн-портала – возможность в режиме реального времени добавлять, удалять и редактировать контент на сервере через портал.

    Таким образом, обсудив техническое задание и протестировав весь сайт после его создания, можно подписывать акт о выполненных работах. Дальнейшие изменения обычно требуют дополнительных денежных средств.

    Татьяна Скоробогатова — эксперт журнала «Кадровик»

    Рубрика: 
    Ключевые слова: 
    +1
    0
    -1