Корпоративные мероприятия - роскошь или необходимость?

"Отдел кадров коммерческой организации", 2012, N 1

КОРПОРАТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ - РОСКОШЬ ИЛИ НЕОБХОДИМОСТЬ?

Мы работаем, чтобы реализовать свои самые разнообразные потребности - далеко не все ежедневно ходят на работу только ради зарплаты и из интереса к своей профессии. И при увольнении мы уносим с собой воспоминания не только о том, чему научились, как выросли в профессиональном и карьерном плане, но и о том, с кем в коллективе и как общались, проводили время, веселились, участвуя в различных мероприятиях. Словом, мы часто вспоминаем не содержание работы, а ее неформальную часть: празднование Дня компании, Нового года, 8 марта и 23 февраля, традиционные летние выезды на природу, профессиональные отраслевые праздники (например, День медицинского работника или День строителя) и многое другое. Почему так важна и нужна организованная неформальная жизнь компании, в частности корпоративные мероприятия? Порассуждаем на данную тему вместе.

Корпоративы. Зачем и для кого?

В любом, даже небольшом рабочем коллективе и в любой, даже "строгой" организации, где друг с другом общаются в основном на "вы" и знают коллег лишь как работников, проводятся корпоративные мероприятия. И часто проведение подобных мероприятий - зона ответственности службы по работе с персоналом или отдельного HR-специалиста.

Итак, зачем? Зачем вообще задавать вопрос "зачем" для мероприятия, связанного с отдыхом? Ведь когда люди отдыхают, как правило, они не задаются какой-то особой целью... Но это только на первый взгляд. Кто-то отдыхает, чтобы восстановить силы, кто-то ищет новых впечатлений, кто-то знакомится с новыми людьми, кто-то просто хочет сменить привычные декорации. Скрытые мотивы есть всегда. Так же и корпоратив. Заказчик (работодатель, организация) редко проводит его просто так. Чаще всего это традиция ("Каждый год 31 декабря мы с друзьями ходим в баню" - "Мы ежегодно отмечаем день рождения компании, несмотря ни на что") либо способ освоить бюджет на создание корпоративной культуры (заложили, поэтому надо провести мероприятия). Перечислять разные причины можно долго. Поэтому, когда перед вами ставят задачу провести корпоративное мероприятие, стоит спросить, например, следующее:

1. Это ваша традиция или это новое мероприятие?

2. Если традиция, то как обычно все проходит? Что хотелось бы изменить, добавить, сохранить?

3. Если это новое мероприятие, то для чего решили его провести? Что хотите от него получить? Как хочется, чтобы прошло? Каким составом? Где?

Чем больше организатор получит от заказчика разноплановой информации, тем лучше будет представлять себе цели мероприятия, а следовательно, сможет предусмотреть ряд нюансов проведения. Бывает, что мероприятие имеет некий пафосный оттенок, руководство хочет сделать акцент на стоимости места проведения, богатом антураже, тем самым как бы транслируя сотрудникам сообщение: "Мы - успешная компания и можем себе такое позволить". Как правило, такого масштаба мероприятия сопровождают известные артисты и ведущие, используется все самое лучшее и новое. А иногда руководство понимает, что люди просто устали и хотят отдохнуть, расслабиться, пообщаться в атмосфере тепла и уюта. Нередко мероприятия проводятся с целью объединения коллектива - ведь при общении вне рабочих рамок легче наладить коммуникацию, стираются кажущиеся непреодолимыми статусные грани. Что же лучше? Лучше обеспечить единое видение корпоратива заказчиком (руководством компании), потребителями, целевой аудиторией (персоналом), а также организатором. Только когда "пазл сойдется", можно приступать к процессу подготовки.

Формат корпоратива

Под форматом мероприятия подразумевается концепция и программа (наполняемость). Слово концепция вошло в моду и стало модно проводить корпоративные вечеринки какой-либо концептуальной направленности: "стиляги", "карнавал", "диско 80-х", "гангстерская" и даже "гавайская" (женщины надевают легкие открытые платья, а мужчины - шорты и сланцы). Корпоративный Новый год может стать "Сказкой с Дедом Морозом и Снегурочкой". Важен дресс-код: подготовка к празднику еще до его начала объединяет сотрудников и создает особое настроение. Некоторые посчитают это пустой тратой времени и придут в обычном праздничном костюме, но это нормально - консерваторы есть в любом коллективе. Бывает и обратное: необычный формат мероприятия может раскрыть неожиданные таланты коллег. В свое время для автора стало открытием, когда на вечеринку "стиляг" обычно скромно одевающийся, консервативный с виду сотрудник нарядился достаточно смело и точно в стиле 50-х и лихо отплясывал на танцполе, вызвав восторг окружающих.

Сделаем небольшой экскурс в историю. Как проводились обычно корпоративы несколько лет назад? Мужчины надевали костюмы, женщины - вечерние платья. Программа, как правило, состояла из выступления ведущего, проводящего конкурсы и всячески развлекающего коллектив; танцевальных и вокальных номеров, выступлений фокусников, шутливых сценок; на разогреве - дискотека. И так - каждый праздник... А сейчас важно придумывать что-то новое, стремиться сделать так, чтобы один праздник был не похож на другой. Именно поэтому нужно продумывать концепцию.

Для концептуальных мероприятий необходимы особые программа, атмосфера и антураж - визуальное оформление и музыка. Организаторы могут прибегнуть к помощи активных и креативных коллег или воспользоваться услугами агентств, благо выбор их сейчас огромный. Если же бюджет ограничен, вы не доверяете агентствам или принципиально решили делать все сами - в Интернете много примеров того, как организовать тематическое мероприятие. Даже описания и картинки на тему той или иной эпохи или стиля (например, Америка 30-х гг. в случае гангстерской вечеринки, традиции и одежда жителей Гавайских островов) помогут воссоздать атмосферу и сделать праздник ярким и запоминающимся, ведь мелочи и детали имеют большое значение.

Угощение также может подаваться и оформляться разными способами. Есть два распространенных варианта - фуршет и банкет. На фуршете люди общаются больше и свободнее, банкет обязывает вести беседу в основном с гостями за тем же столом. Опыт автора свидетельствует, что, если планируется мероприятие продолжительностью более четырех часов и с насыщенной программой, желательно организовать банкет. Для празднования Нового года или юбилея компании тоже лучше подойдет банкет. Для немасштабных мероприятий - фуршет.

В небольшой, новой, не избалованной корпоративами компании можно начать с азов: уютное кафе или офис, конкурсы от сотрудников, "свой" ведущий (который сможет "вписаться" в атмосферу). Главное - обеспечить душевность праздника, ведь такой коллектив похож на семью, где многие между собой достаточно хорошо знакомы. Для приятельствующих коллег собраться вместе - уже радость и праздник.

Чем крупнее компания и чем больше в ней молодежи и людей, различных по образу жизни, профессии и увлечениям, тем изощреннее вкусы. Здесь нужен концепт, что-то необычное, праздник может быть похож на шоу: аудиторию необходимо вовлечь и удивить. Формат "конкурсы от каждого отдела, ведущий и дискотека" будет воспринят без энтузиазма, как нечто из разряда "уже было".

Сделаем акцент на ведущем и музыкальном оформлении.

Нет плохих и хороших ведущих, есть подходящие и не подходящие к случаю, формату и коллективу. Слабый ведущий может испортить впечатление даже от интересной культурной программы, красивого места и вкусной еды, а верно подобранный - вытянуть все за счет своего обаяния и профессионализма. Продумайте критерии выбора ведущего, а при прочих равных доверьтесь интуиции, "выбирайте сердцем". Стоит посоветоваться с несколькими коллегами, желательно обладающими опытом участия в корпоративах. Ознакомьтесь с портфолио ведущего, задайте интересующие вас вопросы, попросите провести часть подготовки, посмотрите видео с прошлых мероприятий, то есть соберите полную информацию. После предварительной договоренности попросите описать сценарий праздника, исходя из ваших пожеланий. Возможно, что-то потребуется уточнить.

Музыкальное сопровождение иногда незаслуженно недооценивается. Тщательно продумайте и согласуйте с ответственным за музыкальный фон и дискотеку композиции соответственно возрасту и увлечениям празднующего коллектива.

В этом разделе мы поговорили об общих тенденциях, но не забывайте, что каждый коллектив по-своему уникален. И иногда масштаб и уровень развития компании предполагает один формат мероприятия, а история проведения корпоративов показывает совсем другое. Если вы пришли в компанию недавно и еще не знаете предпочтения коллектива (потребителей) и руководства (заказчика) по корпоративам или работаете уже давно и перепробовали все, устройте опрос. Небольшая анкета с вариантами выбора и местом, где можно указать личные пожелания, поможет выбрать формат и направленность праздника. Как правило, коллектив считает такие опросы проявлением заботы руководства. Кроме того, вы получите очень много полезной информации на будущее.

Бюджет мероприятия

Сколько же все это стоит?

Бюджет на корпоративные мероприятия закладывать необходимо, даже если вы уверены, что денег у компании достаточно, есть резервы и можно тратить сколько угодно. Пусть у компании нет как таковой статьи расходов на корпоративные мероприятия, посчитать, сколько все будет стоить (или стоило по факту), нужно. Это пригодится в будущем.

Итак, возьмем среднестатистический праздник: день рождения компании. Его празднуют все без исключения начиная со среднего бизнеса, а иногда и мелкие фирмы. Как только компании исполняется год, появляется повод отметить день рождения. Расходы потребуются на следующее:

V доставка коллектива до места проведения и/или по домам (по усмотрению

заказчика и/или по принятой ранее традиции). Учтите, что количество

людей, едущих на корпоратив, может существенно отличаться от

количества людей, уезжающих с корпоратива (некоторые уедут раньше,

чем закончится мероприятие). Если заказать два автобуса исходя из

полного состава, не исключено, что людей наберется только для одного.

Как можно точнее рассчитывайте ресурсы для развоза сотрудников по

домам;

─────────────────────────────────────────────────────────────────────

V меню. Здесь тоже есть нюансы. Обычно в нем не менее двух видов

салата, горячее, несколько видов нарезки, фрукты (их, кстати, можно

закупить самостоятельно - многие кафе идут навстречу), безалкогольные

и алкогольные напитки (расходы на алкоголь, если таковой

предполагается, лучше посчитать отдельно), десерт (на усмотрение либо

на выбор гостей). Сделайте расчет продуктов и напитков на одного

человека;

─────────────────────────────────────────────────────────────────────

V призы и сувениры. Иногда про них забывают или покупают всякие

подсвечники, ручки и т. п., и тогда сотрудники после корпоратива так и

оставляют ненужные мелочи на столах. Хорошая альтернатива

безделушкам - съедобные подарки (маленькая шоколадка, бутылка

шампанского, банка пива (для мужчин)) или подарки с фирменной

символикой;

─────────────────────────────────────────────────────────────────────

V работа ведущего и артистов. С ними нужно договориться заранее. Обычно

берут предоплату до 50%, остальное по факту. Если оплата производится

наличными деньгами, возьмите расписку. Узнайте, будут ли такие

артисты кушать, чтобы вам не оказаться в неловкой ситуации на

празднике;

─────────────────────────────────────────────────────────────────────

V костюмы и антураж - могут закупаться отдельно или входить в стоимость

программы или банкета;

─────────────────────────────────────────────────────────────────────

V "на всякий случай" (разбилась какая-то посуда, не хватило алкоголя и

пр.).

Почему так важно учитывать все?

Место проведения, обстановка корпоратива очень важны. Рекомендуем определять их совместно с руководителем. Лучше, чтобы он лично все увидел и дал свое одобрение. Необходимо учесть и мнение работников. Так, однажды автору предстояла организация традиционных Женского дня и Дня защитника отечества. Не секрет, что во многих компаниях эти два близких по дате праздника совмещают. В компании женщин было больше, обычно все проходило в офисе - нехитрый фуршет, конкурсы, организованные силами самих работников. Возникло предложение расширить рамки праздника и сделать выезд вне офиса - например, в боулинг. Но женский коллектив отказался от идеи наотрез: "Мы хотим быть красивыми, а не приходить в джинсах из-за боулинга".

Еще один случай, связанный с местом, произошел уже "по факту": директор по персоналу решил сэкономить бюджет и выбрал не самое лучшее кафе в городе, чем вызвал недовольство руководства, приехавшего на праздник из Москвы. Не берите на себя лишнюю ответственность ради экономии, ведь вы распоряжаетесь средствами компании, а не деньгами на собственную свадьбу!

Нужна ли обратная связь после мероприятий? Обязательно!

Если все прошло хорошо, людям нужно выговориться, поделиться впечатлениями. И если что-то не понравилось, коллектив тоже хочет быть услышанным. В курилках и кулуарах так или иначе будет обсуждаться "вчерашнее", и если организаторы вхожи в места неформального общения, а сотрудники не боятся высказывать свое мнение, то такой обратной связи достаточно. Но учитывайте, что это мнение лишь части коллектива, той, которая, как правило, настроена критично. Поэтому поинтересуйтесь точкой зрения и тех, кто обычно помалкивает. Если в компании принято - запустите письменный опрос, только небольшой. Его заполнение должно занимать не более 10 минут. А еще лучше - на следующий день, пока свежи впечатления, обойдите всех и в неформальной обстановке поговорите о прошедшем.

Обязательно спросите руководство и заказчика (тех, кто платит и ставит цели), насколько мероприятие соответствовало их ожиданиям. Что наиболее удалось? Над чем стоит поработать? Понравилось ли место (если оно было выбрано впервые), сервис, угощение, развлекательная программа, ведущий и прочие составляющие праздника?

И не принимайте недостатки мероприятия на свой счет, иначе загубите себя самоедством. Относитесь к процессу как к постоянно совершенствующемуся. Всех и всем довольных не бывает никогда (мудрость "на всех не угодишь" полностью можно отнести к корпоративным мероприятиям). Если вы на самом деле не хотите организовывать мероприятия и не любите эту часть работы, трудности будут возникать одна за другой. Это лишено логического смысла, но подтверждается многолетней практикой.

Законы и наблюдения

V Чем меньше и сплоченнее коллектив, тем ярче и душевнее праздник.

─────────────────────────────────────────────────────────────────────

V Чем меньше расслоенность статусов - тем больше довольных и меньше

конфликтов. Не приглашайте одновременно специалистов по клинингу и

директоров филиалов на одно мероприятие. У первых масштаб и размах

отдыха может вызвать зависть и желание "гульнуть на полную катушку",

а вторые в результате будут чувствовать себя неуютно.

─────────────────────────────────────────────────────────────────────

V Клиентов и друзей компании звать можно, но пусть это будут очень

дорогие гости, ведущие себя приближенно к поведению в компании, чтобы

не возникло эффекта "чужой среди своих".

─────────────────────────────────────────────────────────────────────

V Помните - к середине мероприятия вы можете общаться с нетрезвыми

людьми. И это нормально.

─────────────────────────────────────────────────────────────────────

V Будьте готовы ко всему, но залог успеха праздника - это позитивный

настрой!

Удачи!

И. А.Осипова

Эксперт журнала

"Отдел кадров

коммерческой организации"

Подписано в печать

28.12.2011

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1