Корпоративные библиотеки: без шума и пыли

Феликс Тинкчян

e-Learning World

 

Практически у любого опытного специалиста или менеджера есть заветная книжная полочка с дорогими сердцу изданиями. Есть там и наследие студенческих лет в виде учебников ? добрая память о славном времени. Есть и современные престижные корешки твердых переплетов с замысловатыми аббревиатурами. В большинстве случаев это хорошая привычка, заданная еще советской культурой профессионального символизма и уважения к книге.

В современных компаниях такие индивидуальные полки иногда превращаются в настоящие книжные хранилища со своей каталогизацией, структурой и "хранителями". Происходит становление корпоративных библиотек как одной из форм сохранения знаний и описания лучших практик в организации. Далее рассмотрим два кейса, две различные компании.

Кейс 1. Научно-исследовательский институт

Институт ведет активную научно-исследовательскую работу, подготавливает аспирантов, ведет исследования и проекты по внедрению новых технологических процессов. Основным бизнес-процессом является консолидация интеллектуальных ресурсов в своей области, формирование лучших практик, исследовательская работа по заявленным направлениям и разработка эффективных решений.

Библиотека института отсчитывает свою историю с момента основания организации в 60-х годах. Любой сотрудник или аспирант института может получить из фондов библиотеки книгу, диссертационную работу или периодическое издание. Помимо тематической литературы имеется широкий выбор самых различных книг как научного, так и научно-популярного толка, а также художественных произведений.

Одной из проблем библиотеки является низкая оплата библиотечных сотрудников. Периодически возникают инициативы относительно увеличения заработной платы и консолидации разрозненных бюджетов отделов на закупку книг и периодики в руках библиотеки, но до конкретной реализации дело не доходит.

Также существенной проблемой становится устаревание библиотечного фонда. Новые книги закупаются нерегулярно и без какой-либо системы. Работники библиотеки не заинтересованы в поиске, анализе и заказе новинок. В рамках имеющегося бюджета стремятся закупить как можно большее количество экземпляров недорогих книг, в результате чего многие современные качественные издания не доходят до библиотечных полок.

Частота пользования библиотекой достаточно низкая. Активно используют ее лишь аспиранты для наполнения списков литературы и сотрудники, проработавшие много лет в институте, которые берут издания скорее по привычке, чем по необходимости.

В целом в структуре института библиотека выполняет скорее роль одного из подразделений обслуживания учебного процесса для аспирантов. При разработке коммерческих предложений и поиске актуальных решений возникающих задач сотрудники обращаются скорее к своим прежним разработкам или ресурсам Интернет. Таким образом, в стратегическом плане развития библиотека присутствует лишь формальной строкой с повторяющейся из года в год суммой бюджета.

Кейс 2. Холдинг по разработке и продаже средств бытовой химии

Молодая компания, вышедшая на рынок в 2000 г., ориентированная на продажу бытовой химии. Основное направление деятельности компании - разработка и вывод на рынок новых торговых марок в узких сегментах, отличающихся четкой сезонностью спроса. Такие проекты требуют чрезвычайно высокого уровня отладки всех процессов: исследования, рекламы, производства, формирования ассортимента, логистики и т.п.

Библиотека компании является одним из приоритетов корпоративной культуры. Ее наполнение исключительно разнообразно: образцы собственной продукции и продукции конкурентов разных периодов, рекламные материалы конкурентов, образцы продукции других сегментов бытовой химии, фотоархивы, видеоматериалы и записи рекламных роликов, отчеты о посещении стендов на выставках, периодические издания, книги, промышленные образцы упаковки и материалов, инновационные решения. При этом библиотека существует одновременно как в физическом, так и цифровом пространствах - на ее территории развернута беспроводная локальная сеть с доступом к электронным материалам интранет-портала компании. Специально разработана корпоративная информационная система, являющаяся ценным ноу-хау и позволяющая осуществлять эвристический поиск по самым различным областям.

Мы рассмотрели два случая из жизни, две различные компании. Фактически в обеих ситуациях мы видим реально существующие структуры библиотек в рамках имеющихся бизнес-процессов. Однако в первом случае налицо инерция процесса и консерватизм, а во втором - инновации и попытка по-новому взглянуть на суть и назначение привычных книжных полок. При этом в обеих организациях мы видим достаточно схожие потребности сотрудников и компании, касающиеся именно библиотечных систем.

Структурные элементы корпоративной библиотеки

Коллектор технологических решений. В данном формате под технологическими решениями понимаются описания, чертежи, фото- и видеоматериалы. Источником могут служить как собственные разработки, так и данные о конкурентных продуктах и их отличиях. Наличие такого раздела позволяет организовывать процессы мозгового штурма, предварительной технической экспертизы и разработки проектной документации. В производственных компаниях и инженерных бюро этот раздел может дать наиболее существенную отдачу от вложений, однако требует чрезвычайно грамотного составления и привлечения к работе ведущих экспертов.

Архив документов, проектов и разработок. Все организации с той или иной степенью интенсивности продуцируют документацию. Лишь часть из нее подлежит обязательной архивации, однако многие компании приходят к мысли о едином архивном центре, обеспечивающем необходимые параметры безопасности, контроля доступа и организации документооборота. Кроме целей непосредственно архивации, такая структура позволяет вести единую историю внутренних разработок для осуществления централизованного доступа и обмена знаниями между отделами и филиалами.

Отраслевые базы данных. К этой области можно отнести задачи связанные с получением справочной информации из широкого спектра баз данных ? от правовых систем до внутренних телефонных справочников. Спецификой данной области является преимущественно внешнее получение информации и регулярное обновление. Кроме того, базы данных могут формироваться также усилиями сотрудников компании и относиться не только к интеллектуальному капиталу организации, но и быть интеллектуальным продуктом коммерческого или некоммерческого плана.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1