Командировки: кто и за что отвечает?

Все чаще в положении об отделе кадров, должностных инструкциях работников отдела кадров и менеджеров по персоналу можно найти функцию «оформление командировки и подготовка работников к служебной поездке». Ее перемещение из вотчины канцелярии в отделкадров обусловлено тем, что работодатель стремится универсализировать свой персонал, оптимизировать штат и затраты на его содержание.

Сегодня канцелярии могут себе позволить только крупные компании, а также органы государственной власти. На малых и средних предприятиях основные функции этого подразделения (организация делопроизводства) чаще всего возлагаются на офис-менеджеров, а то и вовсе на секретарей. Что же касается вопросов, связанных с командировками, то их решение передается в отдел кадров или отдельному специалисту по работе с кадрами. Однако в каждом пятом письме в редакцию журнала инспекторы по кадрам жалуются на непомерную загруженность, просят разъяснить, кто должен заниматься тем или иным вопросом, ходатайствуют об участии редакции в разрешении споров между отделом кадров и иными подразделениями (бухгалтерией, отделом организации и оплаты труда, др.).

Почему вообще возникают сомнения в том, что решение вопросов, связанных с направлением работников в командировки является функцией отдела кадров или службы персонала? Причиной тому — квалификационные характеристики, утвержденные Минтрудом России. На сегодняшний день они используются в качестве базовых материалов при разработке должностных инструкций и положений о структурных подразделениях. Именно в квалификационной характеристике заведующего канцелярией (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 20.07.2002) сказано, что этот служащий организует оформление командировочных документов и регистрацию работников, прибывающих в командировку. Закрепление за руководителем канцелярии этой функции чаще всего и является источником конфликта между канцелярией и отделом кадров. На этапе сдачи отчетной документации по итогам командировки в конфликт вступает еще и бухгалтерия, и все вместе они выясняют, кто все-таки должен обеспечить своевременную сдачу авансовых и иных отчетов в бухгалтерию, кто виноват в том, что из-за формулировки в командировочном удостоверении и из-за отсутствия служебного задания для направления в командировку налоговые органы сомневаются в производственном характере поездки работника и т.д.

Наиболее простой выход из такой ситуации — создать комиссию, в которую войдут представители всех конфликтующих подразделений и регламентировать, кто за что отвечает. Если комиссия не смогла принять компромиссное решение, то возможно, руководителю организации следует задуматься о привлечении посредника (независимого консультанта по управлению) или же самостоятельно, в директивном порядке распределить функции между разными подразделениями.

Если конфликт возник только на почве оформления командировочных документов, он решается на уровне матрицы, которую можно подготовить на основе Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26, а также Указаний по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденных постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Поскольку командировочные документы должны составляться по унифицированным формам, то в качестве базы используются схемы, изложенные в Инструкции и Указаниях, и в зависимости от принятой в организации системы делопроизводства функции по подготовке документов распределяются следующим образом:

Наименование документаИнспектор по кадрам (иной работник отдела кадров)Непосредственный руководитель командируемого работникаКомандируемый работникБухгалтерСлужебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а)

Заполняет форму (заполнение графы 10 формы может быть поручено непосредственному руководителю командируемого работника)

Передает проект на подпись непосредственному руководителю командируемого работника

Передает проект на подпись руководителю организации (иному уполномоченному лицу)

Производит ознакомление работника со служебным заданием под расписку

Подписывает проект (заполняет графу 10 формы)

Обеспечивает заполнение работником графы 11 формы

Принимает отчет работника и дает заключение о выполнении служебного задания (по окончании командировки)

Проставляет отметку об ознакомлении со служебным заданием

Заполняет графу 11 формы по окончании командировки

Согласовывает отчет с непосредственным руководителем

Передает оформленное служебное задание в бухгалтерию (по окончании командировки)

Получает исполненное и заполненное служебное задание

Принимает к учету служебное задание

Проверяет наличие всех необходимых реквизитов и отметок

Обеспечивает хранение служебного задания

Приказ (распоряжение) о направлении работника (ов) в командировку (формы № Т-9 и Т-9а)

 

Заполняет форму

Согласовывает проект с бухгалтерией по источникам оплаты сумм командировочных (при необходимости) и о разрешении работнику производить дополнительные расходы

Обеспечивает визирование проекта непосредственным руководителем работника и бухгалтером

Передает проект на подпись руководителю организации (иному уполномоченному лицу)

Производит ознакомление работника с приказом под расписку

Передает в бухгалтерию копию приказа

Визирует проект приказаПроставляет отметку об ознакомлении с приказом

Определяет источники оплаты сумм командировочных (при необходимости), решает вопрос о видах и размерах дополнительных расходов (на этапе подготовки проекта приказа)

Получает копию приказа

Командировочное удостоверение (форма № Т-10)

Заполняет форму

Передает на подпись руководителю организации (иному уполномоченному лицу)

Передает работнику

Получает в командировочном удостоверении отметки в местах командировки и при возвращении в организацию

Передает командировочное удостоверение в бухгалтерию (по окончании командировки)

Принимает командировочное удостоверение к учету

Проверяет наличие всех необходимых реквизитов и отметок

Обеспечивает хранение командировочного удостоверения

Авансовый отчет (форма № АО-1)——

Заполняет соответствующую часть авансового отчета

Передает авансовый отчет вместе с командировочным удостоверением и служебным заданием в бухгалтерию

Принимает авансовый отчет

Осуществляет проверку представленного работником авансового отчета

Представляет авансовый отчет на подпись главному бухгалтеру

Производит с работником соответствующие расчеты

Обеспечивает хранение авансового отчета

Регламентировать действия различных подразделений по подготовке работников к командировке и оформлению командировочных документов можно и принятием локального нормативного акта организации, посвященного вопросам командирования сотрудников — Положения о служебных командировках. Несомненно, разработка и внедрение такого документа целесообразны в компаниях, в которых командировки работников носят регулярный и частый характер. Но даже в небольшой организации, работники которой не часто выезжают в командировки, Положение о служебных командировках способно предотвратить возникновение организационно-структурных конфликтов и упорядочить процедуру оформления командировок1.

Оформление, конечно, важно. Но командировка не сводится только к заполнению документов — есть еще много вопросов, которые кто-то должен решить.

В зарубежных компаниях, персонал которых регулярно выезжает в командировки, в структуре службы персонала или административных департаментов создаются отдельные подразделения, которые отвечают за служебные поездки работников (служба путешествий, сектор командировок, пр.). Основной их задачей является не столько подготовка командировочных документов, сколько подготовка самих работников к поездкам. Сегодня и отечественные компании, имеющие службы по персоналу, стали более серьезно относиться к служебным поездкам своих работников, их информационному сопровождению и материальному обеспечению.

Подготовка к командировке начинается со сбора информации о пункте назначения, то есть:

1) о климатических особенностях местности;

2) об инфраструктуре:

  • гостиницах, их категориях, уровне гостиничного сервиса, загрузке, условиях размещения;
  • магазинах;
  • пунктах питания;
  • транспорте;

3) о видах и качестве связи;

4) о ценах на услуги и товары;

5) о санитарно-эпидемиологической обстановке;

6) о криминальной ситуации.

Необходимая информация собирается на этапе подготовки работника к первой командировке через справочные службы, посредством изучения печатных и иных носителей информации о местности, в ходе бесед с представителями компаний, куда командируется работник. По окончании каждой командировки в банк данных вносится дополнительная информация о впечатлениях работников, их наблюдениях и отзывах. Для этого готовятся специальные анкеты (см. примерный образец в журнале), которые выдаются работнику еще перед началом поездки вместе с иными командировочными документами. По возвращении в организацию анкета передается в структурное подразделение, отвечающее за командировки и разъезды работников.

На основании имеющейся информации ответственный за командировку персонал и планирует поездку. В ходе беседы с непосредственным руководителем командируемого работника выясняются ответы на следующие вопросы:

  • В каком режиме должен работать работник, чтобы выполнить служебное задание за отведенное количество дней (сокращенный или продленный рабочий день, в режиме ненормированного дня или сверхурочных)?
  • Сколько планируется встреч (переговоров), и какова их продолжительность?
  • Какого рода предстоят контакты (официальные, представительские, первого знакомства, др.);
  • Необходимо ли сопровождение высокопоставленного лица помощником (секретарем, референтом, телохранителем)?
  • Каково физическое и психическое состояние командируемого?

Исходя из полученных ответов служба путешествий (командировок) обеспечивает медицинское сопровождение, а также решает вопросы безопасности.

Медицинское сопровождение. Подготовка работника к командировке должна начинаться с вопросов охраны здоровья, поскольку от состояния здоровья работника напрямую зависят результаты служебной командировки. Если это командировка в пределах России, то работнику следует напомнить взять с собой страховой полис обязательного медицинского страхования гражданина Российской Федерации. Если командировка заграничная — желательно позаботиться о страховании работника и о получении страхового полиса для того, чтобы он смог обратиться за квалифицированной медицинской помощью в любой стране.

Для определения состояния здоровья, и собственно, пригодности работника к длительной командировке проводятся медицинские осмотры и консультации. В отличие от России, где медицинские осмотры проводятся с целью выяснения пригодности к выполнению строго определенных трудовых функций, в Европе и США такие обследования проводятся в целях установления возможности пределов любых нагрузок на организм работника. Кроме того, поскольку такие осмотры являются обязательными в пакете медицинских страховых услуг — направление работника на обследование перед командировкой считается нормой. Если планируется поездка в страны или регионы с неблагоприятной санитарно-эпидемиологической обстановкой, делаются необходимые профилактические прививки. При этом график командировок составляется с учетом времени, необходимого для восстановления организма, а также возможности поствакцинальных осложнений.

Российское законодательство не вменяет работодателю в обязанность выяснить, нет ли у командируемого работника медицинских противопоказаний к поездкам (перелетам, смене климатических районов и часовых поясов). В лучшем случае, работник самостоятельно сообщит о таких обстоятельствах своему непосредственному руководителю.

Зарубежные работодатели, повинуясь требованиям страховых компаний, не только обязаны убедиться в том, что работнику не противопоказаны поездки, но и направить его на медицинскую консультацию. После такой консультации на руки работнику выдаются заключение врача с результатами медицинского осмотра и письменные инструкции по применению необходимых лекарственных препаратов (перечни лекарств, регулярность приема и дозы, аналоги и заменители, др.).

Если командировка связана со сменой часовых поясов, в инструкции указываются способы восстановления биоритмов (диета, особые графики работы и отдыха, лекарственные препараты, др.).

Для того, чтобы обезопасить работника от легких заболеваний (бронхита, насморка, «морской болезни», вестибулярных расстройств, готовится «аптечка командированного». В нее с учетом маршрута поездки, а также индивидуальных медицинских показаний включается минимум необходимых лекарственных препаратов. Такая аптечка позволит оперативно реагировать на первые признаки недомогания и, тем самым, предотвратить развитие заболевания, а также сэкономить время работника на поиск и приобретение необходимых препаратов. Если в индивидуальной аптечке есть наркотические лекарственные средства, то во избежание недоразумений с таможенниками и пограничниками необходимо взять с собой рецепты врача.

Медицинское сопровождение командировки также включает в себя подготовку выписки из медицинской карты. Она необходима для того, чтобы врач, к которому обратится командированный в случае болезни, знал о хронических заболеваниях, препаратах, используемых в лечении. Кроме того, в такой выписке указываются сведения о лечащем враче, который может предоставить более подробную информацию.

Сопровождение в сфере безопасности. На основании информации о криминальной обстановке в пункте назначения работнику даются инструкции с указанием безопасных маршрутов движения (из аэропорта (от вокзала) до пункта назначения, гостиницы) и мест, которых следует избегать.

Командируемому в другие страны готовятся памятки или даются консультации об особенностях геополитической обстановки в стране, об обычаях населения, религиозных обрядах, условиях обеспечения личной безопасности, сохранности личного имущества и имущества компании, вверенного командируемому.

Участие службы безопасности в командировках возможно в следующих формах: непосредственное сопровождение высокопоставленного работника, тренинги среднего персонала (особенно сотрудников, перевозящих ценности или важную информацию), подготовка информационных материалов о том, как вести себя с попутчиками.

Кроме того, работнику рекомендуется еще раз перечитать Положение о коммерческой тайне. Если служебное задание предполагает работу с конфиденциальной информацией, с ним проводится соответствующий тренинг. Основной задачей командируемого является определение объема и характера информации, которую допустимо сообщать в ходе переговоров, моделирование ответов на вопросы, касающиеся коммерческой тайны, и т.д.

Иные мероприятия. Мероприятия по подготовке командировки также включают следующие действия:

1) приобретение (предварительный заказ) билетов на транспорт до места назначения и обратно. Причем в западных компаниях при заказе проездных билетов прежде всего учитываются физиологические и иные особенности командируемого работника, а не стоимость проезда.

После смены часовых поясов работнику требуется время для восстановления и адаптации к новому месту. Поэтому, если командировка предполагает перемену нескольких часовых поясов, то ее план составляется таким образом, чтобы у работника было время для восстановления энергии и трудоспособности до первой встречи с представителями принимающей стороны.

Также тщательно западные компании подходят и к выбору транспорта. Исследования в области психиатрии показывают, что в США большое количество населения подвержено различного рода фобиям. Вынудить работника, страдающего боязнью высоты, воспользоваться воздушным транспортом американская компания не решится, иначе ей придется оплачивать его лечение и консультации психоаналитиков. Руководство отечественных компаний редко задается вопросом о том, какой вид транспорта работник переносит без осложнений и, как правило, руководствуется соображениями экономии денег или времени;

2) бронирование мест в гостинице или заказ мест в ином месте проживания. Бронирование мест в гостинице является гарантией того, что работник будет обеспечен местом проживания. Бронируя номер в гостинице в пределах Российской Федерации, следует учитывать такой фактор, как наличие расчетного часа. Согласно пункту 13 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490 (с изм. на 15.09.2000), плата за проживание в гостинице взимается в соответствии с единым расчетным часом — с 12 часов текущих суток по местному времени. При размещении до расчетного часа (с 0 до 12 часов) плата за проживание не взимается. В случае задержки выезда постояльца плата за проживание взимается в следующем порядке:

  • не более 6 часов после расчетного часа — почасовая оплата;
  • от 6 до 12 часов после расчетного часа — плата за половину суток;
  • от 12 до 24 часов после расчетного часа — плата за полные сутки (если нет почасовой оплаты).

При проживании не более суток (24 часа) плата взимается за сутки независимо от расчетного часа.

Нередко из соображений экономии командируемому сокращается время проживания в гостинице. Так, например, если работник выполняет служебное задание в организации, куда он направлен, с 9-00, а выезжает из места командировки вечером того же дня в 20-00, то для того, чтобы сэкономить на оплате суток, ему приходится выписываться из гостиницы до наступления расчетного часа. Фактически работник вынужден сдавать свой багаж в камеру хранения перед началом рабочего дня или же брать его с собой на объект (завод, офис и т.д.). По окончании рабочего дня ему рекомендуется «ознакомительная прогулка» по городу для того, чтобы скоротать время до отправления транспортного средства.

Несмотря на то, что единый расчетный час в подавляющем большинстве гостиниц принят за 12-00, названные Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации предусматривают возможность его изменения (с учетом местных особенностей). Поэтому во избежание недоразумений следует еще при бронировании номера или места поинтересоваться, какой расчетный час в гостинице.

Если предполагается размещение сотрудника в гостинице (это может быть и отдельная квартира, оборудованная для проживания командированных), принадлежащей организации, в которую он командирован или в общежитии организации, то необходимо согласование условий приема и проживания с принимающей стороной.

Проблема с проживанием командированного может быть решена и посредством частного жилого фонда — частных домов, квартир, комнат. Такое размещение работников целесообразно при длительных командировках в удаленные населенные пункты;

3) согласование встречи командированного с принимающей стороной — вопрос, который также предстоит решить службе путешествий (командировок) или сотруднику, отвечающему за организацию командировок;

4) консультирование работника. Если работник впервые направляется в командировку, ему даются рекомендации и указания по оформлению необходимых документов. Однако и часто выезжающим в командировки не лишним будет напомнить о том, что:

  • в каждом пункте командировки в командировочных документах должны проставляться соответствующие отметки;
  • расходы должны производиться в установленных пределах;
  • неподтвержденные расходы будут компенсироваться по установленным в организации правилам;
  • командируемый должен соблюдать трудовой распорядок той организации, в которую он направлен.

Новичкам также разъясняются правила предоставления гостиничных услуг. Персоналу западных компаний даются разъяснения по размерам чаевых. В российских компаниях культура учета чаевых только начинает формироваться. Однако во избежание злоупотреблений со стороны гостиничного персонала работнику, который направляется в командировку впервые, желательно разъяснить, что согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации гостиница обязана без дополнительной оплаты предоставить постояльцу следующие виды услуг:

  • вызов скорой помощи;
  • пользование медицинской аптечкой;
  • доставка в номер корреспонденции по ее получении;
  • побудка к определенному времени;
  • предоставление кипятка, иголок, ниток, одного комплекта посуды и столовых приборов.

Кроме того, организации общественного питания, связи и бытового обслуживания, размещенные в гостинице, обязаны вне очереди обслуживать проживающих в ней лиц.

Для того, чтобы работник не забыл все советы и указания, ему в пакете со всей командировочной документацией передается специальная памятка. Готовит ее опять же служба путешествий (командировок).

Памятка командируемому

  1. Не забудьте взять в командировку командировочное удостоверение и иные необходимые документы.
  2. Не забудьте взять с собой страховое свидетельство обязательного медицинского страхования.
  3. Если Вы постоянно принимаете какие-либо лекарственные средства, не забудьте взять их с собой в дорогу в необходимом количестве.
  4. Проявляйте заботу о своем здоровье, не питайтесь в сомнительных местах, на рынках. Не приобретайте незнакомые продукты питания. Используйте только бутылированную питьевую воду или кипятите воду перед употреблением. При серьезном недомогании обратитесь в лечебные учреждения за медицинской помощью и немедленно сообщите об этом своему непосредственному руководителю.
  5. Старайтесь приобретать товары (работы, услуги) в организациях, использующих контрольно-кассовые машины с детализацией счета (печатающие в кассовых чеках наименования товаров (работ, услуг).
  6. Фиксируйте все произведенные затраты в письменной форме, требуйте кассовые чеки и иные документы, подтверждающие Ваши затраты.
  7. Приобретайте проездные билеты заблаговременно или в день, когда сможете окончательно определиться со сроками выполнения служебного задания. Приобретайте их самостоятельно, не передавайте для этого никому свой паспорт.
  8. При возникновении споров с администрацией гостиниц, помните, что в каждой гостинице должны на доступном для постояльцев месте находиться Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации. Воспользуйтесь предоставленными Вам правами.
  9. Находясь в месте командирования, особо ценные вещи (в т.ч. документы) сдавайте в камеру хранения гостиницы.
  10. Если выполнение служебного поручения связано с работой со сведениями, относящимися к коммерческой тайне, обеспечьте сохранность материальных носителей такой информации (документов, дискет, пр.).
  11. Проявляйте разумную осмотрительность при разговорах с попутчиками, случайными знакомыми, соседями по гостинице. На вопросы о цели командировки, отвечайте нейтрально: «Согласование технических чертежей», «Решение текущих задач», «Уточнение некоторых вопросов», др., особенно, если выполнение служебного задания связано с материальными ценностями, коммерческой тайной.
  12. Избегайте мест с неблагоприятной криминальной обстановкой (на вокзале, станции, пр.). Находясь в таком месте, старайтесь держаться поближе к пунктам охраны правопорядка, милиции.
  13. Прежде чем посетить организацию, в которую Вас командировали, убедитесь, что Вы не забыли взять командировочное удостоверение, документы, удостоверяющие личность и документы, подтверждающие Ваши особые полномочия (если Вы наделены таковыми), визитки, другие материалы и документы, необходимые для выполнения поручения.
  14. Если Вы выезжаете в составе группы, помните, что указания, обязательные для исполнения, Вам вправе давать только старший группы. Старший группы обязан представить Вас должностным лицам организации, в которую Вы командированы и координировать все ваши контакты.
  15. Находясь в организации, в которую Вы командированы, подчиняйтесь установленному в ней распорядку. Не требуйте для себя каких-либо исключений.
  16. При возникновении проблем с выполнением служебного поручения свяжитесь со своим непосредственным руководителем для выработки способа решения задания.
  17. Требуйте от должностных лиц организации, в которую Вы командированы, своевременного проставления отметок в командировочном удостоверении, а также оформления документов, подтверждающих выполнение Вами служебного задания.
  18. В свободное от выполнения служебного задания время постарайтесь изучить населенный пункт и составить впечатления об инфраструктуре (гостиницах (их категориях, уровне гостиничного сервиса, загрузке, условиях размещения) магазинах, пунктах питания), о качестве транспортных услуг и услуг связи, об уровне цен на услуги и товары. Если в месте командировки продаются местные справочники, карты, приобретите их — впоследствии Вам будет легче заполнять анкету по результатам командировки. Расходы на литературу будут возмещены в установленном пределе.

Дополните настоящую Памятку своими советами командируемому, если, на Ваш взгляд, такой совет поможет другим командируемым работникам и передайте ее в отдел кадров.

Итак, надеюсь вы убедились, что командировки работников требуют более серьезного отношения и взвешенного подхода. Кто именно будет заниматься этими вопросами — специально назначенный ответственный работник или же целая структурная единица (сектор в составе отдела кадров или службы персонала) — должно решить руководство организации.

Опубликовано в журнале "Кадры предприятия" №8 год - 2003

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Аватар пользователя Valeratal