Ключевые показатели эффективности на службе у руководителя

Авторы: Кучеряев В., Шутов А.

Газовая промышленность, №6, 2005 г

 

Время является одним из наиболее дорогостоящих ресурсов руководителя современного крупного предприятия. Однако зачастую складывается ситуация, когда этот важнейший ресурс используется преимущественно для решения локальных задач, отодвигая на второй план решение стратегической задачи улучшения деятельности предприятия в целом. Одна из основных причин этого заключается в недостаточно высоком качестве предоставляемой руководителю информации для принятия управленческих решений. В результате руководство вынуждено дополнительно тратить время на сопоставление данных из разных источников, их анализ и обобщение для того, чтобы разобраться в ситуации и принять оптимальное решение.

За последнее десятилетие в развитии информационных технологий сделан значительный шаг вперед, и в наши дни уже сложно найти предприятие, на котором бы не использовалась какая-либо компьютерная система. Руководители современных предприятий понимают экономическое значение внедрения информационных систем и планируют последовательное увеличение ИТ-бюджетов. Но в широком спектре внедряемых информационных систем не уделяется достаточного внимания согласованным механизмам выдачи результирующей информации, а используемые показатели деятельности предприятия излишне подробны и сложны для восприятия и оперативного анализа. Поэтому важная задача сегодня - обеспечить более эффективный контроль нарастающего потока получаемой информации, в том числе и из внедряемых на предприятии информационных систем, и тем самым повысить эффективность принятия управленческих решений.

Руководителю необходимо более оперативно реагировать на изменение ситуации и управлять процессами деятельности предприятия в условиях быстро меняющегося экономического окружения. Основой для этого может стать система ключевых показателей эффективности (KPI - Key Performance Indicators) по различным видам деятельности предприятия, предоставляющая информацию в исчерпывающем, но не избыточном объеме. Запрашиваемая информация должна предоставляться в наглядном виде с использованием средств визуализации, как в рабочем кабинете руководителя, так и на используемых им портативных устройствах (ноутбук, карманный компьютер и т.п.)

Обеспечить оперативное и достоверное видение

Какова сложившаяся специфика процесса информирования высшего руководства крупных предприятий о результатах деятельности их компаний? В настоящее время на большинстве предприятий внедрены (или находятся в процессе внедрения) и используются различные информационные системы, решающие определенный круг специализированных задач:

  • учетно-информационные системы финансово-хозяйственной и производственно-хозяйственной деятельности;
  • информационные и информационно-аналитические системы;
  • системы кадрового учета;
  • банковские системы;
  • геоинформационные системы;
  • АСУ ТП и другие специализированные системы.

Вышеназванные системы используются рядовыми сотрудниками предприятий, исполнителями на местах, руководителями первичных структурных подразделений и отвечают за ввод и обработку исходных данных. На основании введенных данных строится консолидированная отчетность (наиболее типично построение отчетности в формате Excel), которая предоставляется менеджменту среднего звена. Топ-менеджмент и непосредственно генеральный директор получают информацию о деятельности предприятия на основании тех данных, которые им предоставляют руководители среднего звена иерархии (начальники филиалов и управлений администрации). Указанный массив данных, наряду с финансовой отчетностью, включает и внутреннюю управляющую информацию различной направленности. Высшее руководящее звено вынуждено самостоятельно ориентироваться в слабоструктурированном информационном потоке и принимать управленческие решения на его основании. Информационные потоки, сложившиеся на сегодняшний день между различными уровнями корпоративной иерархии, отображены графически на следующем рисунке:

Информационные потоки между уровнями корпоративной иерархии до внедрения системы

Рис. 1. Информационные потоки между уровнями корпоративной иерархии до внедрения системы "Информационное рабочее место руководителя".

Данная ситуация характерна тем, что у высшего менеджмента зачастую возникают серьезные затруднения в составлении оперативного и достоверного видения текущего положения дел на предприятии. Информация, получаемая из разрозненных источников, представляется в различных форматах, либо не обладает достаточной структурированностью, и по этой причине сложна для консолидации и сопоставления. Кроме того, указанные информационные потоки при прохождении через все инстанции "приобретают" некоторую временную задержку, что зачастую приводит к потере актуальности и определенной степени достоверности данных. Нельзя также полностью исключать и тот факт, что в цепочке различных начальствующих субъектов могут находиться и "заинтересованные" лица, способные в той или иной мере исказить данные первоисточника.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что для обеспечения качественного выполнения стоящих перед предприятием приоритетных задач, а также для обеспечения своевременной выработки и принятия качественных управленческих решений необходимо создать систему информирования высшего руководства, отвечающую требованиям точности, оперативности, релевантности и достоверности. В целях обеспечения контроля финансовой и производственной деятельности предприятия в процессе выполнения производственных планов требуется организовать мониторинг текущего состояния определенных результирующих параметров. Для этого, во-первых, разрабатывается система ключевых и оперативных показателей эффективности (показателей, позволяющих в той или иной мере количественно оценить степень выполнения стоящих перед предприятием основных задач и приоритетных целей). И, во-вторых, внедряется специальная интеграционная платформа - комплекс программных средств, отвечающих за сбор, построение и визуализацию утвержденной системы показателей. На этом же этапе должны быть выработаны регламенты, поддерживающие процессы предоставления актуальных значений показателей с указанием ответственных сотрудников соответствующих подразделений.

 

Архитектура решения

Достоверность получаемых показателей достигается за счет внедрения специальной интеграционной платформы единого информационного пространства, производящей автоматизированный сбор ключевых показателей на основании данных из эксплуатируемых на предприятии систем. Значения показателей в любое время могут быть получены руководством по состоянию на момент их построения. Архитектуру решения, предлагаемого специалистами компании ИКТ, можно представить следующей схемой:

Общая схема архитектуры решения

Рис. 2. Общая схема архитектуры решения.

Система визуализации ключевых показателей эффективности представляет собой своеобразную "информационную витрину" - инструмент отображения, ориентированный на специализированную информацию по определенным видам деятельности предприятия. Благодаря упрощенной структуре базы данных интеграционной платформы "информационная витрина" обладает неоспоримыми преимуществами, такими как быстрый доступ к информации, простота поддержки и относительно невысокая стоимость внедрения.

В качестве средств визуализации используются древовидные структуры, помогающие наглядно отобразить правила расчета и взаимоотношений показателей. Наряду с просмотром отдельных значений и математических отношений эти древовидные структуры позволяют руководителю самостоятельно варьировать значениями показателей с целью моделирования моментального отклика и анализа чувствительности всей системы. Помимо этого предлагаемое решение предусматривает такие средства визуализации, как матрицы, различные виды диаграмм и графики в форме тахометра.

Принцип взаимодействия пользователей с системой расчета и визуализации показателей довольно прост: на рабочем месте генерального директора (его заместителей или руководителей основных подразделений) выводится сигнальный элемент, обозначающий текущее состояние интересующей задачи (в норме, имеются проблемы, требует внимания и т.п.) При желании пользователь может раскрыть "дерево" показателей и выяснить, какие из его элементов вызывают отклонение от нормы хода выполнения заранее намеченного плана. По каждому показателю отображаются его значения (в числовой или графической форме) с отметками о факте их попадания или выхода за целевые рамки, при помощи чего можно выявить причину возможного негативного влияния на систему в целом, спустившись на первичный уровень. Фактор времени для расчета того или иного показателя (например, сравнение объемов планируемой и фактической добычи - по дням, месяцам или годам) должен быть задан предварительно перед началом вычисления.

Разработанный специалистами компании ИКТ интерфейс информационного рабочего места генерального директора и его заместителей реализуется с использованием Web-технологий и размещается на внутреннем сайте предприятия в разделе "Для руководства". Доступ к нему выдается для отдельных уполномоченных категорий пользователей. Кроме того, необходимо принять во внимание и тот факт, что по роду своей деятельности руководитель крупного предприятия вынужден проводить значительную часть времени вне рабочего кабинета или административного здания. Поэтому для осуществления удаленного мониторинга полнофункциональная версия системы переносится на портативное устройство (ноутбук или карманный компьютер) руководителя. Разработанная система также предусматривает выполнение корректировки и анализа данных специализированным аналитическим подразделением, подчиненным напрямую руководителю предприятия.

Сбор фактических значений показателей осуществляется в автоматическом режиме с установленной частотой. Механизм выгрузки исходных данных предполагает гибкие возможности настройки в зависимости от видов используемых показателей и их формул расчета, используемых предприятием информационных систем, их структур данных и степени информационного наполнения. При этом производится накопление значений показателей в базе интеграционной платформы с целью поддержки возможности сопоставления исторических данных. В качестве интеграционной платформы наряду с специализированными BW-инструментами могут быть использованы СУБД промышленного уровня.

Помимо автоматизированного сбора информации для построения системы ключевых показателей предусмотрен и ручной "операторский" ввод данных. Ручной ввод необходим для повышения надежности и отказоустойчивости программного решения и может применяться в случае отсутствия требуемых данных в информационных системах, либо при возникновении сбоев сторонних приложений, делающих невозможной автоматическую выгрузку. Кроме того, в связи с тем, что на предприятии может быть автоматизирована не вся деятельность, порождающая необходимые ключевые показатели эффективности, ручной ввод будет служить механизмом поступления в систему требуемых данных на протяжении всего срока ее эксплуатации. Функция ручного ввода так же позволит ускорить внедрение системы до разработки механизма автоматизированной выгрузки в полном объеме.

 

Преимущества очевидны

Предлагаемое специалистами ИКТ решение относится к классу систем BI (Business Intelligence) и предназначено для сбора данных, их анализа и поддержки принятия оперативных решений. Соответствуя общепринятым подходам в этой сфере (платформы mySAP BW-SEM, SAS и пр.), система в то же время отличается относительно простой архитектурой, легкостью настройки и может представлять альтернативу дорогостоящим внедрениям.

Система Информационного рабочего места руководителя предоставляет своим пользователям значительные преимущества, выполняя следующий круг задач:

  • контроль над ходом выполнения предписанных планов деятельности (план социально-экономического развития, план капитального строительства и т.п.);
  • контроль над ходом реализации основных задач, стоящих перед предприятием - повышения эффективности использования материальных, финансовых, трудовых ресурсов и основных фондов, выполнения производственного плана и повышения рентабельности производства;
  • оперативное получение руководством достоверной и актуальной внутренней информации, позволяющей отслеживать динамику финансовых и нефинансовых показателей деятельности, характеризующих бизнес-процессы, персонал и деловую среду;
  • координация и выработка направления оперативных действий компании для достижения определенных долгосрочных целей.
Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1