Как упорядочить работу с печатью

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2013, N 4

КАК УПОРЯДОЧИТЬ РАБОТУ С ПЕЧАТЬЮ

В статье рассматриваются проблемные моменты использования печати, автор делится советами, как определить поддельную печать и упорядочить использование фирменной печати.

Где ставить печать Целым рядом законодательных актов предусмотрено, что юридические лица должны иметь печать <1>. Но это совсем не означает, что ее нужно ставить на всех документах. Как гласит ГОСТ по делопроизводству, целью проставления оттиска печати является заверение подлинности подписи должностного лица на документах [1]. В то же время какого-либо общего порядка, обязывающего ставить печать на всех документах, где есть подпись должностного лица, нет. Однако в отдельных случаях законодательство все же предусматривает необходимость проставления печати на отдельных документах.

--------------------------------

<1> См. п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

Но в то же время повсеместно можно видеть оттиск печати на тех документах, где законодательством их появление не предусмотрено. Например, Гражданский кодекс РФ не требует обязательного наличия печати на договорах. Однако положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями сторон договора, стороны очень часто включают в текст самого договора (как правило, такая оговорка содержится в разделе "Иные (или прочие) условия").

Трудовой кодекс РФ тоже не требует ставить печать на трудовых договорах. Так, в перечне обязательных реквизитов (ч. 1 ст. 57 ТК РФ) нет никакого упоминания о печати. Значит, отсутствие печати не делает трудовой договор недействительным. Но на практике не каждый работник готов мириться с тем, что действительность его трудового договора подтверждается только подписью. Думается, что в таких случаях можно в тексте трудового договора создать следующую оговорку: "Настоящий договор, а равно все приложения, дополнения и изменения к нему действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями сторон".

А вот если трудовой договор подписывает не первое лицо предприятия, а его уполномоченный представитель по доверенности, то на самой доверенности в обязательном порядке должна содержаться печать. Этого требует п. 5 ст. 185 ГК РФ. Ведь доверенности на право совершения юридически значимых действий создаются по правилам не трудового права, а гражданского законодательства. Без печати доверенность является недействительной. А вот подписанный таким лицом трудовой договор будет иметь юридическую силу при условии правильного оформления самой доверенности на передачу полномочий.

Унифицированные формы по учету кадров и рабочего времени, утвержденные Госкомстатом и Росстатом, не содержат среди реквизитов печать работодателя. И это оправданно. Среди унифицированных форм подавляющее большинство составляют приказы по той или иной кадровой операции. С точки зрения делопроизводства приказ относится к категории внутренних документов, и потому нет необходимости проставлять на нем оттиск печати.

Однако постановка печати предусмотрена для следующих унифицированных форм:

- командировочное удостоверение (форма N Т-10). Печатями в нем заверяются отметки о прибытии командированного работника в место командировки и выбытии из него. Командировочные удостоверения, в которых не проставлена печать организации, в которую работники отправлены в командировку, однажды были признаны судом оформленными ненадлежащим образом и вследствие этого не подтверждающими командировочные расходы;

- акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73). Печатью заверяется подпись руководителя организации, утвердившего акт, или уполномоченного им на это лица.

Как видно, не все унифицированные формы "не признают" печатей. Если, к примеру, вы заказали канцелярские товары, то на вручаемой покупателю товарной накладной (унифицированная форма N ТОРГ-12) печать должна проставляться в обязательном порядке, иначе вашей организации грозят самые неблагоприятные налоговые последствия. К товарной накладной следует приложить доверенность лица, которое получило канцтовары.

Если вы для каких-либо кадровых операций не применяете унифицированные формы, то и не включайте в состав реквизитов "Место печати". Ведь включение такого реквизита будет обязывать ставить оттиск печати на таких документах постоянно.

Если возникла необходимость передать документы для проверяющих органов, то придется ставить оттиск печати на всех передаваемых заверенных копиях.

Особо следует сказать про использование печати в трудовых книжках. Обязательность постановки печати указана в целом ряде нормативных документов (п. п. 2.2, 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Проставлять оттиск печати в трудовой книжке необходимо:

- при оформлении трудовой книжки - на первой странице (титульном листе), содержащей сведения о работнике;

- при изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работника - на внутренней стороне обложки, где указываются документы, на основании которых вносятся такие изменения;

- при внесении записи об увольнении работника.

Говоря о трудовых книжках, надо отметить важную деталь: в отличие от организаций, индивидуальные предприниматели иметь собственную печать не обязаны. В то же время им и не запрещается использовать собственную печать. Согласимся, что очень странно смотрится трудовая книжка без печатей, оформленная предпринимателем, нанимающим на работу персонал. Неизменно возникает вопрос о ее подлинности.

Уничтожение печати

Если организация намерена ликвидироваться, то неизменно ставится вопрос об уничтожении печати.

Но не всегда необходимость уничтожения печати связана с этими событиями. Новая печать понадобится, если предприятие сменило организационно-правовую форму, свое наименование или юридический адрес.

А чтобы не возникло проблем с юридическим статусом документов, подтвержденных измененной печатью, факт уничтожения старой печати и введение новой необходимо документально зафиксировать. В одной и той же организации не могут параллельно сосуществовать две печати. Выбор способа уничтожения печати - собственными силами или силами сторонней организации - определяет руководитель.

Если принимается решение уничтожить печать собственными силами, то руководитель приказом назначает комиссию, которая уничтожает печать и составляет акт, в котором указываются:

- состав комиссии;

- время и место уничтожения печати;

- основание уничтожения;

- наименование и оттиск уничтоженной печати;

- способ уничтожения - полное разрушение печатающей поверхности (печать из каучука разрезается на мелкие части или сжигается, железная печать опиливается двумя перекрестными линиями);

- заключение комиссии о негодности использования печати;

- подписи членов комиссии.

Примерный образец

Общество с ограниченной Утверждаю

ответственностью "Люкс" Генеральный директор

___________ Петров И. И.

(подпись)

10.01.2013

Акт

об уничтожении печати

Составлен комиссией в составе:

- председатель комиссии - генеральный директор И. И. Петров;

- члены комиссии - начальник службы безопасности А. А. Волков;

- начальник отдела кадров - Б. Б. Каминский.

Основание: приказ генерального директора ООО "Люкс" от 1 сентября 2011 г. N 3 "О порядке уничтожения печатей и штампов", Инструкция по делопроизводству в ООО "Люкс" (утв. Приказом генерального директора ООО "Люкс" 28.10.2011).

Настоящий акт составлен в том, что указанная комиссия отобрала деформированные печати, а именно "Отдел кадров", "Для справок", и уничтожила их 10 января 2013 г. в 11 часов 25 минут на территории склада путем опиливания поверхности печати двумя перекрестными линиями.

Возможность дальнейшего использования печати и восстановления исключена.

Оттиски уничтожаемых печатей:

┌────────┐ ┌─────────────┐

│ │ │ │

│ │ │ │

│ │ │ │

└────────┘ └─────────────┘

Подписи членов комиссии:

Председатель комиссии _________________ И. И. Петров

(подпись)

Члены комиссии: _________________ А. А. Волков

(подпись)

_________________ Б. Б. Каминский

(подпись)

Настоящий акт составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. - у председателя комиссии;

2-й экз. - у службы безопасности;

3-й экз. - в деле N 03-15.

Акт утверждается руководителем предприятия. Хранится данный документ постоянно во избежание споров по тем документам, которые закреплены старой печатью.

На основании акта об уничтожении печати делается запись в журнал учета печатей и штампов.

Примерный образец

ЖУРНАЛ

учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение

N

п/п

Наименование печати

(штампа), инициатор

заказа, дата

поступления

Оттиск печатей

(штампов),

возвращенных для

уничтожения, дата

возврата

Отметка об

уничтожении, номер

акта и дата

Примечание

1

2

3

4

5

Если уничтожает печать сторонняя организация, то необходимо подготовить комплект документов, предусмотренный договором с контрагентом на данную услугу, в том числе:

- заявление об уничтожении печати, подписанное только руководителем;

- доверенность от руководителя организации на уничтожение печати лицу, ответственному за ее уничтожение.

О том, что печать сдана, организация, принявшая ее на уничтожение, выдает акт.

Примерная форма

Акт

об уничтожении печати организации

В соответствии с договором от ____________ г. N ____ настоящий акт

составлен комиссией в том, что переданные для уничтожения печати ООО

"Люкс", а именно печать "Отдел кадров", "Для справок", имеют деформации,

делающие невозможными их дальнейшее использование и затрудняющие

идентификацию их владельца.

_______________________________________________________________________

Печать уничтожена в присутствии представителя организации

_______________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

паспорт: серия _______ N ____________ код подразделения _______________

выдан _________________________________________________________________

(кем, когда)

по доверенности от __________ N ____, выданной ________________________

Печати уничтожены путем ______________________________________________.

_________________ "__" _____________ 20__г.

(подпись)

Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю.

Представитель ООО "Люкс" ________________________ (Ф. И. О.)

По доверенности от __________ N ____

Подписи _____________

Как заметить подделку

Как справедливо замечают специалисты [2], с развитием науки и техники появляются новые технологии изготовления удостоверительных печатных форм (лазерное гравирование, фотополимерный способ и другие). Высокое качество и относительная дешевизна печатей, изготовленных по новым технологиям, позволяющим в короткое время получать оттиски различного содержания, доступность технических средств и расходных материалов делают их опасным оружием в руках злоумышленников.

В свободной продаже появились самонаборные печати и штампы, состоящие из набора шрифта из эластичного полимерного материала и оснастки круглой или прямоугольной формы для крепления печатающих элементов. Данные "конструкторы" при выработке определенных практических навыков позволяют получать оттиски круглых простых и гербовых печатей и прямоугольных штампов различного содержания и хорошего качества, которые могут быть использованы для имитации последних при изготовлении поддельных документов. Преступнику часто не нужно воссоздавать изображение подлинной печати, достаточно только воспроизвести ее основные реквизиты, название, территориальное расположение, в редких случаях эмблему.

Поэтому при заказе печати тщательно продумайте следующее. При наборе текста, расположенного по окружности, оцениваются количество знаков текста, знаков препинания, разделительных знаков, количество слов, положение основания печати и длина концентрической направляющей текстовой платы. Сделайте эскиз, как будет выглядеть воображаемый оттиск.

Как было указано выше, размерные характеристики текстовой платы и литер определяют объем текста, который может быть набран при изготовлении самонаборной печатной формы. Поэтому при необходимости набора текста большого объема могут встречаться необоснованные сокращения. При наборе текста малого объема наблюдаются значительные расстояния между словами и разделительными знаками по сравнению с протяженностью самого текста. Минимальное расстояние между буквами в тексте печати при наборе вплотную в идеале должно равняться 1 - 1,5 мм.

Для нанесения оттисков могут быть использованы штемпельные подушки различной пористости, пропитанные штемпельной краской синего, красного, черного и фиолетового цветов.

Решение вопроса о способе изготовления удостоверительной печатной формы при криминалистическом исследовании оттисков особенно важно, так как сам процесс создания печатающих и пробельных элементов во многом обусловливает происхождение как общих, так и частных признаков, а также частоту их встречаемости. При этом учитываются следующие характеристические данные:

- строение печатающей поверхности;

- графическое изображение знаков;

- линейные размеры ободков и знаков текста;

- рельеф печатающей поверхности;

- состав и взаиморасположение составных частей оттиска;

- распределение красителя в штрихах;

- особенности оттиска (сокращения, наличие перевернутых знаков и т. п.);

- качество оттиска.

Как опознать поддельную печать? Вот немного советов.

Прежде всего, решите вопрос: является ли оттиск непосредственно оттиском либо его изображением (рисование, влажное копирование, выполнение при помощи принтеров или электрофотографических устройств)?

Присмотритесь к гарнитуре и кеглю шрифта, наличию эмблем и рисунков в центре оттиска, количеству строк текста, расположенного между ободками.

Уделите внимание качеству и соответствию правилам симметрии в расположении знаков в тексте, наличию смещения основания заглавных букв ниже основания строчных букв.

К сожалению, правоохранительная практика показывает, что подделка документов с использованием печатей и штампов приобретает все больший масштаб. Все больше становится случаев массовой фальсификации документов с использованием поддельных печатей и штампов, изготовленных современными способами.

Специалисты [3] считают большим минусом, что существующая практика производства печатей и штампов не предполагает выполнения на них выходных данных предприятия-изготовителя, воспроизводимых на оттисках, так как это, например, делается в полиграфии при печатании бланочной и иной продукции. Таким образом, оттиски печатей являются обезличенными с точки зрения установления легитимного производителя удостоверительной печатной формы. Такое положение создает значительные трудности при проведении следственных действий по уголовным делам, связанным с различными категориями преступлений, в которых в качестве вещественных доказательств фигурируют документы, содержащие оттиски печатей и штампов. Например, для решения вопроса о том, не изготовлен ли данный оттиск конкретной удостоверительной печатной формой, необходимо иметь образцы для сравнительного исследования, причем в соответствии с методикой экспертного исследования они должны быть выполнены печатью, которая подлежит проверке.

Предлагается, чтобы контрольные оттиски печатей и штампов в обязательном порядке проставлялись в журнале регистрации выданных печатей и штампов на предприятии-изготовителе. Однако определить его по оттискам печатей или штампов практически невозможно. Налицо явное противоречие: с одной стороны, имеются контрольные оттиски, с другой - затруднена возможность их получения. Данное противоречие является не единственным.

Эксперты вносят чаще всего такие предложения по упорядочению оборота печатей, например:

- осуществлять учет предприятий, занимающихся изготовлением печатей и штампов;

- обязать предприятия выполнять на изготавливаемых ими печатях и штампах выходные данные этих предприятий, которые бы читались на оттисках.

Думается, принятие определенных мер будет способствовать упорядочению использования печатей.

Где хранить печать Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы.

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Место, где хранится основная печать компании, должно быть недоступно для посетителей. Наиболее подходящим является кабинет директора или бухгалтера. Эти кабинеты чаще всего оборудованы сейфами, в которых можно оставить печати предприятия и они будут находиться под надежной защитой. Если сейфа нет в наличии, то можно оставить в запертом ящике стола или в охраняемом помещении. Не рекомендуется оставлять штемпельные изделия на столе или на окне, так как они будут находиться на виду и будут доступны для хищения. Нелишне подумать и о сигнализации, что увеличивает защищенность помещения при хранении в нем штемпельной продукции.

В случае утери (или замены) печати обязательным является уведомление об этом банка, где открыт расчетный счет предприятия.

Кроме того, в этом случае нелишним будет подать объявление в СМИ. Эти официальные заявления помогут не допустить противозаконное использование новыми хозяевами утерянных оттисков.

Библиографический список

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст). [Электронный ресурс].

2. Волков А. А., Косыгин О. А., Финогенов В. Ф. Возможности диагностического исследования оттисков самонаборных печатных форм // Эксперт-криминалист. 2007. N 3. С. 2 - 7.

3. Шашкин С. Б. Печати и штампы: проблемы экспертизы // ЭЖ-Юрист. 2006. N 18.

4. Александрова А. Печать приказано уничтожить // Практическая бухгалтерия. 2009. N 11.

5. Котова С. Печати и штампы в хозяйственной деятельности // Информационный бюллетень "Экспресс-бухгалтерия". 2012. N 1-2.

6. Судакова А. Л. Когда нужна печать на документах // Главная книга. 2010. N 9.

7. Огудин И. Печати - дело тонкое // Бухгалтерия и банки. 2011. N 8.

8. Огудин И. Немного о печатях // Практический бухгалтерский учет. 2011. N 7.

С. Гаюнов

Практикующий юрист

Подписано в печать 14.03.2013

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1