Как рассчитать среднесписочную численность персонала компании

Как рассчитать среднесписочную численность персонала компании

Всем налогоплательщикам до 20 января 2009 г. необходимо подать в налоговые органы сведения о среднесписочной численности работников. Ведь от данного показателя зависит способ представления налоговой отчетности организации. Но среднесписочную численность необходимо рассчитывать и во многих других случаях. В каких именно и как ее исчислить, рассказано в статье.

С 2008 г. сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий календарный год должны представляться всеми налогоплательщиками независимо от численности работников. Данный показатель рассчитывается в соответствии с Порядком, изложенным в Постановлении Росстата от 20.11.2006 N 69 (далее - Порядок). Однако сведения о среднесписочной численности персонала следует рассчитывать и для подтверждения права на налоговые льготы, на применение спецрежимов, а также при формировании отчетности в ФСС РФ и в органы статистики.

Когда подается информация о среднесписочной численности персонала

Среднесписочную численность работников необходимо рассчитывать для подтверждения права:

- на освобождение от обложения НДС операций по реализации товаров (работ, услуг) организациями с уставным капиталом, состоящим из вкладов общественных организаций инвалидов (пп. 2 п. 3 ст. 149 НК РФ);

- льготу по уплате ЕСН с сумм выплат до 100 000 руб. на каждое физическое лицо (пп. 2 п. 1 ст. 239 НК РФ);

- применение УСН (пп. 14 п. 3 ст. 316.12 НК РФ);

- освобождение от обложения налогом на имущество организаций, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общероссийских общественных организаций инвалидов, при условии использования этого имущества в производстве и реализации товаров, работ и услуг (п. 3 ст. 381 НК РФ);

- освобождение от уплаты земельного налога организаций с уставным капиталом, состоящим на 100% из вкладов общероссийских общественных организаций инвалидов, в отношении земельных участков, которые используются ими для производства и реализации товаров (работ и услуг) (п. 5 ст. 395 НК РФ).

Кроме того, указанный показатель исчисляется с целью:

- расчета доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение, чтобы заплатить в бюджет субъектов РФ и муниципальных образований авансовые платежи и налог на прибыль по обособленному подразделению на основании п. 2 ст. 288 НК РФ;

- определения формы представления в налоговые органы деклараций (п. 3 ст. 80 НК РФ);

- установления квоты для приема на работу инвалидов (ст. 21 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации");

- составления отчетности в ФСС РФ по форме N 4-ФСС РФ <1>;

- заполнения статистической формы N П-4 "Сведения о численности, заработной плате и движении работников" <2>.

--------------------------------

<1> Форма утверждена Постановлением ФСС РФ от 22.12.2004 N 111.

<2> Форма утверждена Постановлением Росстата от 09.06.2007 N 46. Форму N П-4 следует сдавать не позднее 15-го числа месяца, следующего после отчетного периода (месяц или квартал). Так установлено в п. 85 Порядка.

Примечание. Вновь созданные (реорганизованные) организации подают информацию о среднесписочной численности сотрудников до 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания (см. п. 3 ст. 80 НК РФ и Письмо ФНС России от 09.07.2007 N 25-3-05/512).

Как видим, информация о среднесписочной численности персонала фигурирует во многих формах отчетности и сведениях, представляемых в налоговую инспекцию, органы статистики и др. Сроками представления данной информации являются сроки подачи тех или иных отчетных форм или сведений.

Например, все организации независимо от количества работающих в них сотрудников до 20 января текущего года обязаны подать в налоговую инспекцию сведения о среднесписочной численности персонала за предшествующий год <3>. Данные сведения нужны налоговым органам для определения необходимости принимать отчетность налогоплательщиков в электронном виде.

--------------------------------

<3> Форма сведений утверждена Приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@. Рекомендации по порядку ее заполнения содержатся в Письме ФНС России от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@.

Порядок расчета среднесписочной численности персонала

Для расчета среднесписочной численности используют списочную численность работников, которую берут за определенный период времени. Списочная численность работников подлежит ежедневному учету на основании табеля учета рабочего времени, приказов о приеме на работу или увольнении. Данные этих документов должны совпадать со списочной численностью сотрудников, которые явились и не явились на работу.

В списочную численность включаются сотрудники, работающие по трудовым договорам, которые выполняют постоянную, временную или сезонную работу, а также работающие и получающие заработную плату собственники организации (п. 88 Порядка).

В частности, в списочной численности учитываются (как целые единицы) следующие сотрудники:

- фактически явившиеся на работу и те, которые не работали по причине простоя;

- находящиеся в служебных командировках по России или за границей с сохранением заработной платы в данной организации;

- отсутствующие на работе из-за болезни, подтвержденной листком нетрудоспособности;

- принятые на работу с испытательным сроком;

- работающие неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором (среднесписочная численность таких работников определяется отдельно);

- повышающие квалификацию или обучающиеся новой профессии (специальности) с отрывом от работы в образовательных учреждениях, если за ними сохраняется заработная плата;

- находящиеся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставляемых в соответствии с законодательством, в том числе находящиеся в отпуске с последующим увольнением;

- получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни или имевшие выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;

- находящиеся с разрешения администрации в отпуске без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам;

- находящиеся в отпусках по беременности и родам, отпусках в связи с установлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;

- иностранные граждане, работающие в организациях, расположенных на территории России.

Примечание. Ответственность за непредставление сведений о среднесписочной численности

За непредставление в налоговые органы информации о среднесписочной численности персонала за предшествующий год в срок, установленный Налоговым кодексом (п. 3 ст. 80 НК РФ), предусмотрена ответственность по ст. 126 НК РФ в виде штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Административная ответственность за непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, или представление таких сведений в неполном объеме или искаженном виде предусматривает штраф с граждан в размере от 100 до 300 руб., с должностных лиц - от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

За нарушение порядка представления статистической информации или представление недостоверной статистической информации предусмотрена ответственность, установленная в ст. 13.19 КоАП РФ в размере от 3000 до 5000 руб.

В ст. 3 Закона РФ от 13.05.1992 N 2761-1 "Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности" установлена ответственность в виде возмещения ущерба органам статистики, возникшего в связи с необходимостью исправления итогов сводной отчетности.

Согласно перечню, приведенному в п. 89 Порядка, в списочную численность не включаются следующие работники:

- внешние совместители;

- выполняющие работу по гражданско-правовым договорам;

- направленные на обучение с отрывом от работы и с выплатой от организации стипендии, а также лица, с которыми у организации заключен ученический договор с выплатой стипендии;

- лица, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения двухнедельного срока. Они исключаются с первого дня невыхода на работу.

Среднесписочная численность работников рассчитывается за период. Для исчисления этого показателя, например за месяц, необходимо суммировать данные о списочной численности за каждый календарный день месяца (с 1-го но 30-е или 31-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, а затем полученное значение разделить на число календарных дней месяца.

Примечание. Списочная численность за праздничные (нерабочие) или выходные дни признается равной списочной численности за предыдущий рабочий день, который предшествовал праздничным (нерабочим) или выходным дням (п. 87 Порядка).

Отметим, что некоторые категории работников списочной численности при определении среднесписочной исключаются из расчета (п. 90.1 Порядка):

- женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находящиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденных детей непосредственно из родильного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;

- находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы работники, обучающиеся в образовательных учреждениях, а также поступающие в образовательные учреждения для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.

Пример 1. В ООО "Сигматех" установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя. Численность персонала данной организации на 1 декабря 2008 г. составляла 112 человек. Из них 110 человек работали по трудовым договорам, а двое - по гражданско-правовым. С 9 по 12 декабря два работника были командированы в г. Красногорск (с сохранением средней заработной платы). Один сотрудник утратил нетрудоспособность с 17 по 25 декабря. Трое были в очередном отпуске с 11 по 24 декабря. Одна сотрудница в течение всего месяца находилась в отпуске по беременности и родам. С 17 декабря был принят на работу по трудовому договору один работник, а с 24 декабря - еще двое. По гражданско-правовым договорам в декабре 2008 г. в ООО "Сигматех" работали два сотрудника. Рассчитаем среднесписочную численность персонала ООО "Сигматех" за декабрь 2008 г.

В списочную численность за декабрь включаются все сотрудники, за исключением двух человек, работающих по гражданско-правовым договорам. А для расчета среднесписочной численности из списочной численности исключается работница, находящаяся в отпуске по беременности и родам (см. таблицу на с. 140).

Таблица. Списочная численность персонала ЗАО "Сигматех"

за декабрь 2008 года

Итак, среднесписочная численность сотрудников ООО "Сигматех" за декабрь 2008 г. составила 110 чел. (3410 чел. : 31 дн.).

Среднесписочная численность за квартал (год) или с начала года по отчетный месяц определяется путем суммирования показателей среднесписочной численности за все месяцы работы организации в квартале (году) или за период с начала года по отчетный месяц включительно и делением полученной суммы на три (12) или на число месяцев работы организации с начала года (то есть на 2, 3, 4 и т.д.).

Пример 2. В ООО "Марика" среднесписочная численность за январь, февраль, март 2008 г. составляла 511, 500 и 525 человек соответственно. Рассчитаем среднесписочную численность за I квартал 2008 г. Она составляет 512 чел. [(511 чел. + 500 чел. + 525 чел.) : 3 мес.].

Теперь определим среднесписочную численность персонала ООО "Марика" с начала года по апрель 2008 г. и за 2008 г. Показатель за год необходим, чтобы заполнить форму сведений о среднесписочной численности за предшествующий год (утв. Приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@), которую организация обязана представить в налоговую инспекцию до 20 января 2009 г. Образец заполнения данной формы представлен на с. 141.

┌─┬──────────┬─┬──────────────────────────────────────────────────────────┐

├─┘││││││││││└─┘ ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐ │

│ ││││││││││ ИНН │0│0│5│0│0│1│0│2│5│3│7│2│ │

│ │11100188│ └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘ │

│ ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐ ┌─┬─┬─┐ │

│ КПП │5│0│0│1│0│1│0│0│1│ Стр. │0│0│1│ │

│ └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘ └─┴─┴─┘ │

│ │

│ Форма по КНД 1110018│

│ │

│ Сведения │

│ о среднесписочной численности работников │

│ за предшествующий календарный год │

│ │

│ Инспекцию Федеральной налоговой службы по │

│ г. Балашихе Московской области ┌─┬─┬─┬─┐│

│Представляется в ------------------------------------------ Код │5│0│0│1││

│ (наименование налогового органа) └─┴─┴─┴─┘│

│ Общество с ограниченной ответственностью "Марика" │

│-------------------------------------------------------------------------│

│ (полное наименование организации/фамилия, имя, отчество │

│ индивидуального предпринимателя) │

│_________________________________________________________________________│

│ │

│ ┌─┬─┐ ┌─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┐ │

│ Среднесписочная численность по состоянию на │0│1│=│0│1│=│2│0│0│9│ │

│ └─┴─┘ └─┴─┘ └─┴─┴─┴─┘ │

│ (число, месяц, год) <*> │

│ ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┐ │

│ составляет │ │ │ │5│2│1│ человек │

│ └─┴─┴─┴─┴─┴─┘ │

│ │

│ -------------------------------- │

│ <*> В случае представления сведений о среднесписочной численности│

│работников за предшествующий календарный год отражается дата -│

│1 января текущего года, а в случае создания (реорганизации) организации│

│отражается первое число месяца, следующего за месяцем, в котором│

│организация была создана (реорганизована). │

│ │

├──────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────┤

│Достоверность и полноту представленных│Заполняется работником налогового │

│сведений подтверждаю: │органа │

│ │ │

│Для организации │Дата ┌─┬─┐ ┌─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┐│

│ Скрипицын Михаил │представ - │ │ │=│ │ │=│ │ │ │ ││

│ Сергеевич │ления └─┴─┘ └─┴─┘ └─┴─┴─┴─┘│

│Руководитель -------------------------│ │

│ Фамилия, Имя, Отчество │ │

│ (полностью) │ │

│ │Зарегистри-┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐│

│ Скрипицын │рована │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ││

│Подпись --------- │за N └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘│

│ │ │

│ М.П. │ │

│ ┌─┬─┐ ┌─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┐ │ │

│Дата │1│9│=│0│1│=│2│0│0│9│ │ │

│ └─┴─┘ └─┴─┘ └─┴─┴─┴─┘ │ │

│ │ │

│Для индивидуального предпринимателя │ │

│ │________________ _____________ │

│ ┌─┬─┐ ┌─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┐│ Фамилия, И.О. Подпись │

│Подпись ___ Дата │ │ │=│ │ │=│ │ │ │ ││ │

│ └─┴─┘ └─┴─┘ └─┴─┴─┴─┘│ │

│ │ │

│Представитель │ │

│______________________________________│ │

│ (полное наименование организации/ │ │

│ фамилия, имя, отчество) │ │

│ │ │

│ ┌─┬─┐ ┌─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┐│ │

│Подпись ___ Дата │ │ │=│ │ │=│ │ │ │ ││ │

│ └─┴─┘ └─┴─┘ └─┴─┴─┴─┘│ │

│ М.П. │ │

│ │ │

│______________________________________│ │

│ (наименование документа, │ │

│ подтверждающего полномочия │ │

│ представителя, копия прилагается) │ │

├─┐ │ ┌─┤

└─┴────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┴─┘

Допустим, среднесписочная численность в ООО "Марика" по месяцам 2008 г. составила:

- апрель - 520 чел.;

- май - 522 чел.;

- июнь - 528 чел.;

- июль - 524 чел.;

- август - 520 чел.;

- сентябрь - 522 чел.;

- октябрь - 528 чел.;

- ноябрь - 530 чел.;

- декабрь - 522 чел.

Среднесписочная численность за четыре месяца с начала 2008 г. по апрель составляет 514 чел. [(511 чел. + 500 чел. + 525 чел. + 520 чел.) : 4 мес.].

Среднесписочная численность за 2008 г. - 521 чел. [(511 чел. + 500 чел. + 525 чел. + 520 чел. + 522 чел. + 528 чел. + 524 чел. + 520 чел. + 522 чел. + 528 чел. + 530 чел. + 522 чел.) : 12 мес.].

Указанный порядок расчета применяется и для вновь созданных организаций, и для организаций с сезонным характером производства, работавших неполный отчетный период (месяц, квартал, год).

Примечание. Вновь созданными организациями не считаются организации, реорганизованные или созданные на базе ликвидированных юридических лиц и обособленных подразделений.

На общих основаниях определяют среднесписочную численность организации, временно не работающие по причинам производственно-экономического характера.

Пример 3. Воспользуемся условием примера 2. Предположим, ООО "Марика" было создано в сентябре 2008 г. Работу организация начала 29 сентября. Списочная численность персонала за 29 и 30 сентября, включаемая в расчет среднесписочной численности, составляла 990 человек. В этом случае среднесписочная численность сотрудников составила:

- за сентябрь - 33 чел. (990 чел. : 30 дн.);

- за III квартал - 11 чел. (33 чел. : 3 мес.);

- за 2008 г. - 134 чел. [(33 чел. + 528 чел. + 530 чел. + 522 чел.) : 12 мес.].

Особенности учета в среднесписочной численности работников

с неполной занятостью

Сотрудники, работающие неполное рабочее время в соответствии с трудовыми договорами, учитываются при расчете среднесписочной численности пропорционально отработанному времени (п. 90.3 Порядка).

Сначала исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных такими работниками. Оно определяется делением общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели. Например, если при пятидневной рабочей неделе занятость составляет 40 часов, то делим их на 8 часов, если 36 часов - на 7,2 часа и т.д. Затем определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость, для чего число отработанных человеко-дней делится на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. Полученное значение и учитывается при определении среднесписочной численности.

Обратите внимание! Если численность в целом по организации превысила 100 человек - право на ЕНВД утрачено

В соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от 22.07.2008 N 155-ФЗ, с 1 января 2009 г. вступает в силу пп. 1 п. 2.2 ст. 346.26 НК РФ. В нем указано, что на уплату ЕНВД не переводятся организации и индивидуальные предприниматели, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек. Среднесписочная численность определяется в порядке, устанавливаемом федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области статистики. Таким образом, если в целом по организации численность работников, одновременно занятых во "вмененной" деятельности и в деятельности, облагаемой в соответствии с иными режимами налогообложения, за предшествующий календарный 2008 г. превысила 100 человек, то организация утрачивает право на применение ЕНВД с 1 января 2009 г. и должна перейти на общий режим налогообложения.

Если организация, которая утратила право на применение ЕНВД, устранит данные нарушения, то она может быть переведена на "вмененный" режим с начала квартала, следующего за кварталом, в котором были устранены несоответствия требованиям гл. 26.3 НК РФ (п. 2.2 ст. 346.26 НК РФ).

Отметим, что к этой группе не относятся отдельные категории работников, которым в соответствии с законодательством устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени. Например, работники в возрасте до 18 лет, работники, занятые на работах с вредными условиями труда, женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка, женщины, работающие в сельской местности, инвалиды I и II групп, а также сотрудники, переведенные на неполное рабочее время по инициативе работодателя без их письменного согласия. Названные сотрудники учитываются как целые единицы.

Пример 4. Списочная численность ООО "Гамма" за декабрь 2008 г., которая подлежит включению в среднесписочную численность сотрудников, составила 3410 человек, в том числе пять человек работают неполное рабочее время:

- инвалид II группы, которому в соответствии с медицинским заключением рекомендован режим работы 5 часов в день при занятости 25 часов в неделю (отработал в декабре 23 дня);

- беременная женщина, которой по соглашению сторон установлена продолжительность рабочего дня 6 часов (в декабре отработала 16 рабочих дней);

- экономист и дворник, которым в соответствии с трудовым договором установлен рабочий день 4 часа (экономист отработал в декабре 23 рабочих дня, а дворник - 12);

- бухгалтер, который с его письменного согласия переведен работодателем на неполную занятость - 7 часов в день (отработал за месяц 16 дней).

В ООО "Гамма" установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя. Рассчитаем среднесписочную численность персонала за декабрь 2008 г.

Списочная численность сотрудников за декабрь 2008 г., работающих по трудовым договорам при полной занятости, - 3406 человек, в том числе инвалид II группы, который для расчета среднесписочной численности учитывается как единица.

Оставшиеся четыре сотрудника, работающие неполное рабочее время, при расчете учитываются в соответствии с отработанным временем. Количество человеко-дней по отдельным работникам равно:

- беременная сотрудница - 12 чел.-дн. (6 ч x 16 дн. : 8 ч);

- экономист - 11,5 чел.-дн. (4 ч x 23 дн. : 8 ч);

- дворник - 6 чел.-дн. (4 ч x 12 дн. : 8 ч);

- бухгалтер - 14 чел.-дн. (7 ч x 16 дн. : 8 ч).

Общее количество человеко-дней сотрудников с неполной занятостью равно 43,5 чел.-дн. (12 чел.-дн. + 11,5 чел.-дн. + 6 чел.-дн. + 14 чел.-дн.).

Численность, которая учитывается при определении среднесписочной численности, составит 1,9 чел. (43,5 чел.-дн. : 23 раб. дн.). А среднесписочная численность за декабрь будет равна 112 чел. (3406 чел. : 31 дн. + 1,9 чел.).

Примечание. Напомним, что среднесписочная численность показывается в целых единицах.

Е.В.Ратанова Эксперт журнала "Российский налоговый курьер" Подписано в печать 16.12.2008

среднесписочная численность как считатьчисленность персоналасреднесписочная численность работников как считатьсреднесписочная численность работников