"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2012, N 5
КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ
В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.
Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.
С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.
Кроме того, целями аудита могут являться:
- возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;
- сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;
- обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;
- повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;
- ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д.
Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.
Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 - 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. - в зависимости от организационной структуры предприятия).
Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов
Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (ред. от 18.07.2011, далее - Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (ред. от 19.05.2008, далее - Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Постановление N 69).
Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов
┌───
│ ┌──────────────────────┐
│ │ Составление плана по │
───┘ │исправлению выявленных│
│ нарушений │
┌─── └──────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
│ ┌──────────────────────┐
│ │ Составление отчета о │
───┘ │ текущем состоянии │
│ кадровой документации│
┌─── └──────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
│ ┌──────────────────────────┐
│ │ Определение состава │
───┘ │текущей документации и его│
│ юридической грамотности │
┌─── └──────────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
│ ┌────────────────────────┐
───┘ │ Определение сроков │
└────────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
┌────────────────────────┐
│ Определение цели │
└────────────────────────┘
Рис. 1
Таблица 1
Кадровые документы, ведение которых обязательно
Наименование |
Комментарии |
Ссылка на |
Трудовые книжки |
На всех сотрудников (за исключением |
ТК РФ, ст. 66 |
Трудовые |
Со всеми сотрудниками организации |
ТК РФ, ст. 67 |
Штатное |
Утверждается приказом по основной |
ТК РФ, ст. 57. |
Приказы по |
С постоянным сроком хранения согласно |
Альбом N 1, |
Приказы по |
Со сроком хранения 75 лет согласно |
Альбом N 1, |
Заявления |
Со сроком хранения 75 лет согласно |
ТК РФ, |
Правила |
Могут быть оформлены как приложение к |
ТК РФ, ст. 189 |
Положение |
ТК РФ не устанавливает четкую форму |
ТК РФ, п. 8 |
График отпусков |
Утверждается работодателем не позднее |
Альбом N 1, |
Приказы по |
Со сроком хранения 5 лет согласно |
Альбом N 1, |
Личные карточки |
На всех сотрудников организации, |
Альбом N 1, |
Табель учета |
Со сроком хранения 5 лет согласно |
Альбом N 1, |
Положение об |
Точное наименование документа в |
ТК РФ, ст. 135 |
Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов. В табл. 2 приведены журналы, вести которые кадровой службе обязательно. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.
Таблица 2
Кадровые журналы, ведение которых обязательно
Наименование |
Комментарии |
Ссылка на |
Книга учета |
Должны быть пронумерованы, прошнурованы и |
Постановление |
Приходно - |
Если трудовая книжка выдается работнику |
Постановление |
Журнал учета |
Должен быть прошит, пронумерован и |
Закон N 294-ФЗ, |
Локальные нормативные акты
Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:
1. Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ).
2. Положение об оплате труда (или иной документ, устанавливающий систему оплаты труда) (ст. 135 ТК РФ).
3. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ).
4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ).
5. Положение о защите персональных данных (или иной документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных) (гл. 14 ТК РФ).
Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству. Содержание подобных пунктов может быть самым разным - например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу.
Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности. Например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др.
Особенно внимательно необходимо отнестись к должностным инструкциям. С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Следовательно, необходимо либо прописать должностные обязанности работника непосредственно в тексте трудового договора, либо как следует продумать должностную инструкцию. Некоторые работодатели считают, что лучше должностную инструкцию оформлять в качестве приложения к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью. Это не запрещено, хотя надо представлять себе, что изменить трудовой договор сложнее, чем должностную инструкцию, а если она является приложением, то изменение должностной инструкции будет одновременно изменением трудового договора.
В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства.
Ниже приведена структура отчета по аудиту кадровой документации с примерами наиболее часто встречающихся нарушений и рекомендациями по их устранению.
Содержание отчета
по аудиту кадровой документации в компании
Первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям и санкциям носят наиболее тяжелый характер (табл. 3).
Таблица 3
Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них
┌───┬─────────────────┬───────────────┬───────────────────────────────────┐
│ N │ Нарушение │ Что нарушили │ Оценка рисков при продолжении │
│п/п│ │ │ данного нарушения │
├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 1 │Выплата │ТК РФ, │Со стороны государственных органов │
│ │заработной платы │ст. ст. 136, │либо в процессе трудового конфликта│
│ │один раз в месяц │236 │работодателю будет предъявлено │
│ │без выплаты │ │обязательное требование выплатить │
│ │компенсации │ │компенсацию за задержку заработной │
│ │согласно ст. 236 │ │платы всем работникам с 2002 г. (с │
│ │ТК РФ │ │момента вступления в действие ТК │
│ │ │ │РФ). При этом за задержку выплат │
│ │ │ │более 2 месяцев предусмотрена │
│ │ │ │ответственность вплоть до уголовной│
├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 2 │Внутренние │ТК РФ, │Согласно ст. 8 ТК РФ локальные │
│ │локальные │ст. ст. 136, │нормативные акты, принятые без │
│ │нормативные акты │135, 190 │соблюдения установленного ст. 372 │
│ │утверждены с │ │настоящего Кодекса порядка, учета │
│ │нарушением │ │мнения представительного органа │
│ │установленной в │ │работников, не подлежат применению.│
│ │трудовом │ │То есть применяемые локальные │
│ │законодательстве │ │нормативные акты являются │
│ │процедуры, т. е. │ │недействительными, что лишает │
│ │без учета мнения │ │работодателя возможности применять │
│ │представительного│ │их │
│ │органа │ │ │
└───┴─────────────────┴───────────────┴───────────────────────────────────┘
Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.
Таблица 4
Нарушения в оформлении документов
N |
Документ и |
Ссылка на |
Возможные санкции |
Рекомендации по |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
1 |
Трудовые книжки: порядок организации работы и оформления |
|||
В сведения о |
Постановление |
1. Наложение |
Исправить, оформив |
|
2 |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
|||
Журнал оформлен с |
Постановление |
1. Наложение |
Оформить в |
|
3 |
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей |
|||
4 |
Личные карточки работников Т-2 |
|||
Карточки Т-2 |
Перечень |
1. Наложение |
Разделить |
|
5 |
Приказы по личному составу |
|||
6 |
Приказы о приеме на работу |
|||
7 |
Приказы о прекращении трудового договора с работником |
|||
В основании - |
Альбом N 1. |
1. Наложение |
Указывать в |
|
8 |
Приказы о вынесении дисциплинарного взыскания |
|||
Используется не |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Пересмотреть |
|
9 |
Приказы о переводе |
|||
10 |
Приказы по основной деятельности |
|||
11 |
Приказы на отпуск |
|||
Выдача работнику |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Не повторять в |
|
12 |
График отпусков |
|||
13 |
Нарушения оформления отпусков |
|||
Работнику не |
ТК РФ, |
Наложение |
Не повторять в |
|
14 |
Штатное расписание и документы по оплате труда |
|||
В штатном |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Устранить данное |
|
15 |
Приказы на сверхурочные работы |
|||
Привлечение |
ТК РФ, ст. 99 |
1. Наложение |
Не повторять в |
|
16 |
Табель учета рабочего времени |
|||
17 |
График сменности (график работы) |
|||
Графики сменности |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Исправить |
|
18 |
Путевые листы |
|||
19 |
Правила внутреннего трудового распорядка (оформление) |
|||
20 |
Правила внутреннего трудового распорядка и изменения к ним |
|||
При приеме на |
ТК РФ, ст. 65 |
1. Наложение |
Устранить |
|
Не прописан |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Необходимо |
|
21 |
Положение об оплате труда и премировании работников |
|||
Положения нет, но |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Устранить данное |
|
22 |
Положение по защите персональных данных (или другой документ, |
|||
23 |
Трудовой договор (оформление) |
|||
24 |
Трудовой договор (содержание) |
|||
Отсутствие в |
ТК РФ, ст. 57 |
1. Наложение |
Рекомендуется |
|
25 |
Журналы регистрации других кадровых документов |
|||
Нет журнала учета |
Закон |
1. Обязательное |
Оформить |
|
Другие нарушения |
||||
При приеме на |
КоАП РФ, п. 2 |
1. Административный |
Проводить |
Поскольку не существует унифицированных форм отчетности по аудиту кадровой документации, их выбор полностью зависит от лица, ответственного за его проведение. Это могут быть как докладная записка, так и акт приема-передачи дел.
После его составления необходимо будет разработать план по исправлению выявленных нарушений, назначить ответственных (как правило, это сотрудник отдела кадров) и определить сроки.
Периодичность проведения аудита зависит от многих факторов, как правило, сплошной аудит проводится один раз в 1 - 3 года, чаще - при наличии внешних обстоятельств, а именно:
- при смене руководителя отдела кадров;
- в преддверии проверки ГИТ;
- при смене руководства организации и т. д.
Примерный образец
Руководителю ООО "Синхрон"
А. А. Карпееву
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
о состоянии кадровой документации
С 28.05.2012 по 11.06.2012 мною, начальником отдела кадров Ивановой О. Н., проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определения ее состава на соответствие требованиям, предъявляемым со стороны действующего законодательства РФ, создания (восстановления, налаживания) системы и оптимизации кадровой документации. В процессе аудита выявлены следующие недостатки (несоответствия)...
Таблица сверки документов
Документы полностью |
Документы нуждаются в |
Документы отсутствуют |
В связи с изложенным вношу следующие предложения...
Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется со скоростью звука, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год. В отличие от сплошного аудита, который носит более глобальный характер, выборочный, как правило, инициируется самой службой персонала и может проходить без создания комиссии. Например, при подготовке к проверке предприятия миграционной службой проверяются только документы на иностранных работников или только листы нетрудоспособности для проверки ФСС РФ и т. д.
Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений). Поэтому заказчиками аудита помимо руководителя отдела кадров могут выступать как генеральный директор, так и собственник компании.
В целом можно с уверенность сказать, что аудит помогает сотруднику кадровой службы повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и многом-многом другом. Ведь, если не уделять должного внимания ведению кадрового делопроизводства, последствия в виде судебных тяжб, штрафов и дисквалификации не заставят себя долго ждать.
Библиографический список
1. Азбука кадровика: все документы по работе с персоналом: Сб. ст. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Вершина, 2008. 288 с.
2. Орловский Ю. П., Кузнецов Д. Л., Белицкая И. Я., Корякина Ю. С. Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практ. пособие / Ответ. ред. Ю. П. Орловский. М.: Юридическая фирма "Контракт", 2008. 239 с.
3. Митрофанова В. В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. 3-е изд., перераб. и доп. М.: Альфа-Пресс, 2011. 320 с.
А. Рогожина
Эксперт
в области управления персоналом,
руководитель
группы проектирования и сопровождения
организационных изменений
ОАО "БИНБАНК",
член Национального
союза кадровиков
Подписано в печать
11.04.2012