Как правильно составить корпоративный регламент

Корпоративный регламент (или кодекс корпоративной этики) существует во многих компаниях, каждая из которых сделала вывод о его необходимости. Как его написать и что нужно учесть?

Необходимость корпоративного регламента

Прежде чем начинать составлять этот документ, стоит определиться, нужен ли он вам. Если в компании работает больше 10 человек и есть желание формализовать отношения в коллективе – такой документ вполне имеет право на жизнь. Как правило, в этом документе прописываются неуместные в трудовом договоре и правилах трудового распорядка морально-этические нормы взаимоотношений между сотрудниками, а также между работодателем и работником.

Создавать корпоративный устав следует на раннем этапе развития организации

Для небольшой компании этот документ может показаться необязательным, но, если в планах значится увеличение штата и хочется сохранить сложившиеся корпоративные стандарты, то создавать корпоративный устав следует на раннем этапе развития организации.

Иногда решение о создании регламента принимает руководство компании с уже сложившимися традициями. К сожалению, очень часто эти документы скачиваются из сети – в результате можно получить регламент, настолько далекий от сложившихся в компании традиций, что цели принятия не будут достигнуты.

Например, в немаленькой компании решили принять регламент через 16 лет после создания, когда численность только московского офиса плавно подбиралась к сотне человек. Регламент не обсуждался с сотрудниками, не был структурирован, в нем наличествовали абсурдные пассажи о том, что самостоятельно заходить в кабинет руководителя нельзя (шутки про внос тел стали почти дежурными), как и провожать гостя в переговорную – для такого сверхинтеллектуального действия нужно было непременно найти секретаря, бросив гостя у входа.

Компании повезло, регламент приказом так и не утвердили, хотя некоторые инициативы из него претворили в жизнь. В частности, сотрудникам было рекомендовано общаться на вы, и это сильно озадачило тех людей, которые проработали вместе далеко не один год и вдруг неожиданно узнали, что все пять-шесть лет общались они «не по уставу». Безусловно, подобные инициативы стали выполняться только отделом, руководитель которого нашел в интернете этот самый «устав» в интернете: им было просто некуда деваться.

Корпоративный регламент чаще всего нужен, чтобы напоминать сотрудникам: даже при самых хороших отношениях в коллективе и домашней обстановке они находятся в первую очередь на работе, где существуют свои правила и нормы. Поэтому при написании регламента предпочтительно руководствоваться сложившимися корпоративными отношениями, чтобы не создавать документ, который не будет никем исполняться.

Нужно иметь в виду, что рядовые сотрудники получают этот документ в уже утвержденном виде, и некоторые предписания могут вызвать отторжение. Имеет смысл перед утверждением получить обратную связь от сотрудников: мотивировать персонал гораздо сложнее, чем демотивировать. Нужно помнить, что сейчас (к сожалению или к счастью) и квалифицированная юридическая помощь, и информация о правах работников стали доступны почти каждому – все необходимое можно найти с помощью любого поисковика в интернете.

При составлении корпоративного регламента желательно помнить, что цель создания этого документа – не организация колонии строгого режима в рамках офиса конкретного работодателя, а лишь регулирование существующих взаимоотношений в коллективе.

И, разумеется, регламент нужно писать самостоятельно. Компания набирает дорогостоящих специалистов не для того, чтобы локальные нормативные акты скачивались из сети: для этого можно было бы взять на работу студентов на неполный рабочий день, сэкономив денежные средства на выплату заработных плат.

Содержание

Чем крупнее компания, тем сильнее стремление ограничить действия сотрудников определенными рамками, которые иногда кажутся общепринятыми.

Обычно в регламентах пишут цели и миссии компании, правила поведения сотрудников в отношении гостей, клиентов и между собой, может оговариваться поведение на территории компании и наличие дресс-кода.

Что же и насколько должно быть регламентировано?

Цель любой коммерческой организации – извлечение прибыли, это прописано и в законодательстве, и в уставе. Но в корпоративном регламенте нужно указать, что именно компания может предложить своим сотрудникам и как она этого будет добиваться. Если речь идет о здоровье сотрудников, то в качестве меры, обеспечивающей заботу о нем, как правило, указывают, что компания предоставляет сотрудникам ДМС. Или же стремление к корпоративному единству, которое достигается путем проведения совместных мероприятий, тимбилдингов, поздравлений сотрудников с различными праздниками.

При написании миссии компании стоит задуматься над тем, чтобы она разрабатывалась всеми сотрудниками.

Разумеется, регламент нужно писать самостоятельно

Очень важное место в любом регламенте занимает поведение сотрудников в течение рабочего дня – приход на работу, общение с коллегами, форма одежды, телефонные и письменные переговоры.

В правилах внутреннего трудового распорядка написано все о рабочем дне сотрудника, но у работодателя всегда есть предсказуемое желание добавить дополнительные санкции за опоздания и так или иначе мотивировать работников оставаться сверхурочно.

Например, в одной крупной строительной компании официальный рабочий день заканчивался в 19.00, но планерки руководитель одного из подразделений юридического департамента проводил в 20.00, при этом за опоздания и неявку предусматривалось уменьшение премии. То есть нужно было отпрашиваться с работы, чтобы уйти домой вовремя – совершенно так, как в известной шутке. Сотрудник оправдывается перед коллегами, которые обижаются на то, что он уже уходит, а они еще на работе: «Ребята, вы что?! Я же в отпуске».

Корпоративный регламент другой московской компании предусматривал, что секретарь должен оставаться на работе до окончания всех совещаний. Совещания могли закончится после 20.00, такси секретарю никто не оплачивал, до дому ей нужно было добираться два часа, а в 6.00 на следующий день уже нужно было вставать.

Никаких поощрений ни в первом, ни в другом случае не предусматривалось. Считалось, что сотрудник должен быть настолько благодарен за предоставленную работу, что места недовольству просто не останется.

Именно корпоративный регламент предусматривает все правила пользования пластиковыми картами для входа и выхода из офиса. С их помощью обычно ведется учет рабочего времени. Поскольку с корпоративным регламентом сотрудников под роспись знакомят редко, а чаще всего рассылают его по электронной почте, работники не всегда уделяют должное внимание правилам пользования пластиковыми картами.

Так, в одной компании запрещалось передавать пластиковые карты другим сотрудникам. Регламент, предписывающий это, был разослан по электронной почте. После направления регламента один из сотрудников передал свою карту сотруднику другого подразделения для прохода в столовую. Карту, ссылаясь на регламент, тут же изъяли сотрудники безопасности.

Любому работодателю хочется, чтобы сотрудник максимально отдавался работе в течение всего рабочего дня. Поэтому иногда возникает желание прописать в регламенте нормы и правила, нарушающие права сотрудников. Например, введение запрета на курение в течение рабочего дня. Безусловно, это вредная привычка, на которую тратится рабочее время. Но на распространение и хранение сигарет нет законодательного запрета. На работу, как правило, принимаются совершеннолетние сотрудники, которые сами вправе решать, курить им или нет. Курение становится физиологической потребностью. Работодатель тоже вправе выбирать: нужен ему на рабочем месте сотрудник, думающий только о конце рабочего дня и сигарете, или же сотрудник, все мысли которого не заняты единственным желанием покурить. На работодателя возложена обязанность организовывать места для курения. Было бы противоречием создавать такие места для того, чтобы не давать сотрудникам ими пользоваться.

В одной компании сначала запретили выходить на перекур с коллегами, потом ограничили количество возможных выходов из офиса с этой целью до трех в день, затем стали говорить о полном запрете курения. Иных мер, кроме запретительных, не вводилось и недовольство сотрудников политикой компании стало расти.

Некоторые работодатели вместо репрессивных мер к курильщикам применяют поощрения для некурящих сотрудников – такие шаги больше способствуют отказу от курения хотя бы в течение рабочего дня.

Так, некоторые работодатели, помимо почти традиционного социального пакета в виде ДМС, вводят премии для некурящих сотрудников. Одна компания начала выплачивать небольшое денежное поощрение за отказ от курения, и в результате в течение рабочего дня стало курить гораздо меньше сотрудников.

К подобного рода запретам можно отнести и запрет на хранение, например, собственного чая сотрудником. Работодатели не всегда готовы покупать чай и кофе для сотрудников, обоснованно считая, что наличия кулеров должно быть достаточно. При этом не учитывается, что есть «совы», которые без утреннего кофе или крепкого чая будут просто не в состоянии работать. Иногда тот же зеленый чай кому-то поможет справиться со стрессом, а кто-то не может пить черный чай и так далее.

Если есть опасение, что наличие чая, кофе или печенья в столах у сотрудников приведет к каким-то нежелательным последствиям в виде нарушения санитарной обстановки и появления тараканов, то стоит предусмотреть специальное место для хранения таких предметов.

Обеды на рабочем месте тоже раздражают работодателя, начиная от запахов в помещении и заканчивая тем, что любой еде в общем-то не место вблизи рабочих документов.

Некоторые компании решают эту проблему организацией помещений, где сотрудники могут пообедать и попить чай. Работодатели, которым это позволяют помещение и бюджет, организовывают централизованное питание сотрудников, нанимая повара или заказывая обеды в офис, что дополняет гарантированной ТК РФ социальный пакет. В таком случае на обеденный перерыв тратится, как правило, меньше времени, поскольку нет необходимости выходить за пределы офиса.

Особое место в жизни любой компании занимает введение дресс-кода. Стоит начать писать о нем в регламенте, и остановиться почти невозможно. С мужчинами все достаточно просто, зато девушкам можно столько всего запретить: длинные ногти, яркий лак, глубокие декольте, те или иные виды украшений (например, хенд-мэйд).

В некоторых компаниях оговорена возможная длина ногтей и приведены примеры обуви, которую желательно носить в офис. Стоит отметить, что обычно жесткий дресс-код компенсируется материально, так как строгие требования работодателей требуют от бюджета сотрудников определенных «жертв».

Не всегда дресс-код выглядит логично и продуманно. Скажем, служба персонала скачала из сети переведенный с английского регламент, не вычитав его. А там компанией «эко-френдли» запрещено ношение обуви и одежды из натуральных материалов. У сотрудников возникнет логичный вопрос: неужели девушкам нужно будет ходить в синтетике, перестать думать о шубах, и даже мужчинам придется выкинуть всю офисную кожаную обувь?

При введении дресс-кода нужно думать о цели, ради которой хочется сделать его обязательным. И не всегда стоит регламентировать материал, одежду из которого сотрудники могут носить в офисе. Иногда достаточно прописать общие принципы, учитывающие климатические условия, и на этом основании подбирать офисную одежду.

Общению и поведению в офисе также уделяется особое место в регламенте.

Подобные правила нужно вводить для тех сотрудников, которые общаются с клиентами и контрагентами. Но иногда регламентируется общение сотрудников между собой на территории компании. Одним из самых бесполезных и отрицаемых правил станет необходимость обращаться к сотруднику по имени или по имени и отчеству в зависимости от должности. Особенно абсурдно вводить это правило в компании, где сотрудники проработали вместе много лет. Такой пункт регламента большинство рядовых и не рядовых сотрудников будут не просто игнорировать. Они зададутся вопросом об адекватности людей, включивших его в документ, поскольку обычно взрослые люди в состоянии без регламента решить, как обращаться друг к другу в зависимости от обстановки и статусов.

Обычно жесткий дресс-код компенсируется материально

Конечно, могут появиться сотрудники, которым будет принципиально, чтобы к ним обращались на вы, по имени-отчеству даже те коллеги, которые до этого были с ними на ты много лет, но это вызовет удивление большей части старых сотрудников и вряд ли будет способствовать единству коллектива.

Иногда в регламент включаются не только правила общения с коллегами и клиентами, но и правила в отношении мест для деловых встреч. Для переговоров с контрагентами любая компания пытается предусмотреть гостевую зону или собственно переговорную, а вот правила в отношении мест общения сотрудников скорее всего будут игнорироваться.

Практически бессмысленно прописывать в регламенте запрет на обсуждение каких-либо тем

Также практически бессмысленно в таком регламенте прописывать запрет на обсуждение каких-либо тем. Любому запрету должна соответствовать санкция, иначе он не несет никакого смысла. Санкции для работников предусмотрены трудовым законодательством. Чтобы запретить сотрудникам обсуждать с коллегами какие-либо вопросы, таковые должны стать коммерческой тайной, соглашение о неразглашении которой сотрудник должен подписать.

В частности, в одной из компании в таком регламенте был прописан запрет на обсуждение назначений сотрудников внутри компании, финансовой политики компании в отношении сотрудников. Если второе можно как-то обосновать, то перевод сотрудника внутри компании включить в состав секретной информации сложно, как и запретить работникам обсуждать подобные вопросы.

Логично включать в регламент нормы для телефонных разговоров с клиентами и для переписки по рабочим вопросам с клиентами и внутри компании. Это помогает работать с почтой большинству сотрудников компании.

Многочисленные нормы и запреты не должны становиться фундаментом корпоративной культуры компании

Иногда некоторые работодатели запрещают пользоваться сотрудникам рабочей почтой для отправки любых личных сообщений, в том числе собственным коллегам. Если такой запрет связан с ограничением трафика, то стоит сообщить об этом работникам, и к запрету они отнесутся с большим пониманием.

Корпоративный регламент может содержать запрет использования интернета в личных целях. В том случае, если у компании не безлимитный интернет, это тоже вполне объяснимо. На практике такие запреты могут реализовываться весьма странным образом.

В одной компании сотруднику, который занимал руководящую позицию на протяжении нескольких лет, накануне увольнения был заблокирован интернет. Сотрудник об этом предупрежден не был и в результате не смог полностью выполнить все свои задачи, поскольку для некоторых информацию можно было взять только из сети.

Многочисленные нормы и запреты не должны становиться фундаментом корпоративной культуры компании. В корпоративном регламенте нужно указать, какие праздники принято отмечать в компании, как и в какое время происходит поздравление сотрудников.

Если в компании принято самостоятельно писать сценарии мероприятий, то стоит указать, какой отдел за это ответственен и в какое время должна проходить организация, потому что нельзя половину компании отправлять на какую-то репетицию, если, например, у части задействованных сотрудников есть неотложные рабочие вопросы.

В случае, когда на момент принятия регламента существуют, например, традиции поздравления сотрудников с днями рождения, то лучше узаконить их, чем изобретать новые, которые, скорее всего, вызовут недоумение сотрудников и могут не прижиться в компании, уничтожив хорошую традицию совсем.

В корпоративном же регламенте можно указать информацию о фондах взаимопомощи, если таковые в компании есть. В одной из московских компаний для поддержки сотрудников и сплочения коллектива был создан внутренний благотворительный проект, в котором мог участвовать любой сотрудник, а денежные средства направлялись на дорогостоящие операции для сотрудников и их близких.

Иногда такие проекты полезны для общества, но не все сотрудники могут в них участвовать. Так, в одной западной компании, у которой есть представительство на территории России, принято тратить на благотворительность определенную часть зарплаты. Для сборов средств в финансируемые фонды проводятся регулярные корпоративные мероприятия, на которых не учитывается то, что уровень доходов сотрудников может быть очень разным.

К сожалению, скачивание регламентов, не соответствующих происходящему в компании, не единственная проблема. Общая проблема почти всех документов, найденных в сети, – неумение авторов писать по-русски. Почему-то никому не приходит в голову, что в локальном нормативном акте, читай – в корпоративном регламенте, запятые и тире должны стоять на своих местах, документ должен быть логически выстроен и желательно – проверен юридическим отделом на соответствие трудовому законодательству. То есть он должен быть написан так, что его стыдно будет направлять на ознакомление генеральному директору и собственным коллегам.

Вместо этого почему-то скачиваются нелогично и неграмотно написанные документы, под которые потом подстраивается жизнь коллективов.

Любой документ, рассчитанный на большое количество людей с разным уровнем образования, должен быть написано кратко и доступно. Если же регламент должен быть максимально подробным, то в начале стоит составить его содержание – это поможет выдержать структуру и логику документа.

Любой документ должен быть написан кратко и доступно

Очень подробная регламентация может создавать сотрудникам трудности в исполнении правил, а также создает риск нарушения прав работников, предусмотренных трудовым законодательством – для снижения таких рисков регламент должен пройти предварительное согласование в юридическом отделе, которому в случае возникновения проблем придется отстаивать интересы компании в прокуратуре или суде.

Иногда регламент составляется с учетом того, что основной акционер – западная компания, но даже в этом случае стоит следить за соблюдением законодательства.

Нужно помнить, что запреты должны компенсироваться чем-то, что будет мотивировать сотрудников с пониманием относиться к запретам. И никаких ограничений не может быть без санкций: проконтролировать абсолютно все невозможно, поэтому, вводя новые правила, стоит думать и о том, кто будет наблюдать за их исполнением. Некоторые работодатели решают такие вопросы с помощью специальных подразделений и работников, мотивируют старых сотрудников для выполнения таких функций или же используют информационно-технический отдел для чтения и проверки почты, в том числе личной, установки камер слежения и прослушивания телефонных звонков. Для внедрения подобной практики нужно опять же проконсультироваться с юридическим отделом, чтобы не оказаться в ситуации, когда полномочий работодателя недостаточно для обработки таких персональных данных.

Регламент нужно написать так, чтобы работникам не казалось, что его основная цель – контролировать их поведение в офисе. Документ должен быть направлен на создание единой корпоративной культуры, а это можно сделать только при поддержке и одобрении работников и сохранении сложившихся традиций и обычаев.

За идеями по созданию регламента также можно обращаться к сотрудникам компании, особенно тем, кто работает в ней не один год. Разумеется, у новичков много свежих идей, но иногда эти идеи сильно отличаются от того, что на самом деле принято в данном коллективе.

При написании корпоративного регламента нужно помнить, что его итоговая цель – создание правил и норм, которые будут не только ограничивать сотрудников, но и помогать им чувствовать себя частью коллектива и традиций, принятых в нем, что в конечном счете должно вести к более комфортной, а значит – более качественной работе. Если новые правила отрицаются большей частью коллектива, то разумнее обсудить это с сотрудниками и, возможно, поменять правила – это сделать проще, чем набрать персонал под новые правила.

Анна Широкова – эксперт журнала "Кадровик"

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1