Как оформляется командировка генерального директора

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2008, N 8

Вопрос: Как оформляется командировка генерального директора? Нужно ли оформлять приказ по форме N Т-9 или же лучше оформить его на служебном бланке со словами "Убываю в служебную командировку для..."? Как оформить передачу полномочий руководителя исполняющему его обязанности?

Е.Кононова, г. Якутск

Ответ: Двойственность правового статуса генерального директора проявляется в том, что его деятельность регулируется положениями не только трудового, но и гражданского законодательства.

Напомним, что понятие служебной командировки раскрывается в ст. 166 Трудового кодекса РФ. Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В этом случае не надо забывать, что работодатель - это физическое лицо либо организация, вступившие в трудовые отношения с работником. Генеральный директор (если он только не является одновременно и учредителем компании) - не работодатель. Он такой же наемный работник, только как орган управления и уполномоченное лицо является законным представителем работодателя в отношениях с другими работниками.

При оформлении командировки директора применяются те же самые унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, что и при направлении в командировки остальных сотрудников, а именно:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);

- командировочное удостоверение (форма N Т-10);

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).

Как известно, эти документы подписываются руководителем организации. Но тогда получается, что при возникновении необходимости в командировке генеральный директор сам себя туда направляет? Да, именно так.

Право издания распорядительных документов в организации закрепляется в ее уставе. Таким правом изначально обладает ее руководитель. Кроме того, руководитель организации делегирует право подписи документов, в том числе приказов, своим заместителям и иным лицам, что должно быть оформлено соответствующим правовым актом, о чем более подробно будет упомянуто ниже. Однако это не лишает права подписи самого директора.

Теперь вкратце расскажем об особенностях заполнения командировочных документов.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) применяется для учета и направления руководителя в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается самим генеральным директором организации или уполномоченным им на это лицом.

Служебное задание и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) подписываются и утверждаются самим руководителем организации. По возвращении из командировки генеральный директор составляет отчет о выполненной за период командировки работе, который предоставляется в бухгалтерию. Служебное задание отражает основные результаты поездки в кратком письменном отчете и подтверждает производственный характер расходов.

Командировочное удостоверение (форма N Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке на территории РФ или страны СНГ, при въезде в которую согласно межправительственным соглашениям не проставляется отметка о пересечении государственной границы. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре на основании приказа о направлении в командировку и передается генеральному директору. В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки удостоверение представляется в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом директора и документами, подтверждающими производственные расходы. Командировочное удостоверение может не выписываться, если руководитель должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При зарубежных командировках командировочное удостоверение не выписывается.

Перед поездкой директору также выдается аванс на командировочные расходы, по которому тот при возвращении из командировки предъявляет в бухгалтерию отчет по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Госкомстатом 01.08.2001.

Важный момент, на который следует обратить особое внимание, - это передача полномочий временно исполняющему обязанности генерального директора, когда последний находится в командировке. В большинстве случаев таким сотрудником является заместитель генерального директора. Если заместителя у директора нет, то эти обязанности могут быть возложены на другого сотрудника. Образец издаваемого приказа о временном возложении обязанностей генерального директора на заместителя или иного сотрудника приведен в примере 1.

За исполнение обязанностей отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы полагается доплата (ст. 151 Трудового кодекса РФ).

Если заместитель генерального директора или иной определенный приказом сотрудник будет выполнять не все функции генерального директора, а только часть из них, то в приказе (распоряжении) надо четко установить круг его полномочий. В противном случае он будет выполнять те функции, которые определены для генерального директора уставом организации и законодательством РФ.

Пример 1.

Общество с ограниченной ответственностью "Лютик"

(ООО "Лютик")

Приказ

30.05.2008 N 15

Москва

О передаче полномочий

генерального директора

В связи с отбытием в командировку

Приказываю:

1. Возложить в период с 1 июня 2008 по 10 июня 2008 г. на заместителя генерального директора Иванова Ивана Ивановича все обязанности генерального директора ООО "Лютик" Колпакова Юрия Михайловича без освобождения от основной работы.

2. Установить Иванову И.И. доплату в размере 10 000 руб. за исполнение обязанностей генерального директора без освобождения от основной работы.

3. Предоставить Иванову И.И. право первой подписи на финансово-хозяйственной, в том числе банковской, документации на период временного отсутствия генерального директора.

4. Выдать Иванову И.И. доверенность на право представления интересов ООО "Лютик" в отношениях с третьими лицами на период временного отсутствия генерального директора.

Генеральный директор Колпаков Ю.М. Колпаков

С приказом ознакомлен Иванов И.И. Иванов

30.05.2008

Порядок временного замещения генерального директора прописывается в уставе компании и в трудовых договорах с генеральным директором и его заместителем. Если же в уставе общества не прописана вся процедура замещения, то издается отдельный приказ. Если в обязанности сотрудника, которому директор делегировал свои полномочия во время командировки, не входит функция замещения и он при этом не освобождается от своей основной работы, то исполнение обязанностей можно поручить ему с письменного согласия (ст. 60.2 ТК РФ). В этом случае следует заключить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором нужно прописать все обязанности по замещаемой должности, установить срок замещения, а также определить размер доплаты. Можно оформить замещение через временный перевод на другую работу для замещения временно отсутствующего сотрудника (ст. 72.2 ТК РФ). Необходимость оформления дополнительного соглашения не отпадает, однако срок перевода в соглашении указывается: "До выхода генерального директора на работу". Запись в трудовую книжку ни в том, ни в другом случае делать не нужно.

Кроме этого, на время отсутствия генерального директора необходимо оформить доверенность с указанием переданных лицу полномочий (см. пример 2). Доверенность - понятие гражданского законодательства и является в соответствии со ст. 185 ГК РФ письменным уполномочием, выдаваемым одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность выдается на срок не более трех лет, а если срок не указан, она действует в течение одного года с момента выдачи. Лицо, выдавшее доверенность, может в любое время ее отменить. А лицо, которому выдана доверенность, вправе отказаться от нее в любое время (ч. 1 ст. 188 ГК РФ).

Пример 2.

Общество с ограниченной ответственностью "Лютик"

(ООО "Лютик")

Доверенность

01.06.2008 N 1

Москва

Общество с ограниченной ответственностью "Лютик" (ОГРН 1112223334445, место нахождения: г. Москва, ул. Авиаторов, д. 5) в лице генерального директора Колпакова Юрия Михайловича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает заместителя генерального директора Иванова Ивана Ивановича (паспорт: серия 0101, N 111222, выдан УВД Зюзино 01 января 2001 г., код подразделения 770-777), проживающего по адресу: г. Москва, ул. Строителей, д. 19, кв. 7, представлять интересы ООО "Лютик" во всех учреждениях и организациях, независимо от их организационно-правовой формы, в отношениях перед любыми физическими и юридическими лицами, для чего Иванов И.И. имеет право:

- вести переговоры от имени и в интересах ООО "Лютик";

- право первой подписи финансовых документов;

- заключать любого рода гражданско-правовые договоры;

- издавать приказы (распоряжения), касающиеся сотрудников и деятельности общества;

- подписывать налоговую и статистическую отчетность;

- подписывать ведомости на выплату заработной платы.

Настоящая доверенность выдана сроком на две недели без права передоверия.

Иванов

Образец подписи заместителя генерального директора Иванова И.И. ------

удостоверяю.

Генеральный директор Колпаков М.Ю. Колпаков

В доверенности, так же как и в приказе, надо отразить только те полномочия, которые директор доверяет осуществлять своему заместителю.

Кроме этого, для возможности подписывать финансовые документы обязательно наличие образца подписи лица, замещающего генерального директора, в банковской карточке. Об этом необходимо позаботиться заранее.

Исполняющий обязанности генерального директора, независимо от того, является ли он заместителем или иным сотрудником, должен подписывать документы от своего имени с указанием своей должности по штатному расписанию. Проставление в документах перед фамилией директора от руки "И.О." и своей подписи недопустимо, поскольку должности "исполняющий обязанности" не существует. Полномочия тому или иному сотруднику делегируются официально, на основании правовых документов, поэтому подпись и расшифровка подписи должны совпадать.

Замещение должности не проходит на безвозмездной основе. Согласно ст. 151 ТК РФ исполняющему обязанности временно отсутствующего сотрудника положены доплаты, размер которых устанавливается соглашением сторон трудового договора.

В действующем Разъяснении Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 "О порядке оплаты временного заместительства" в части, не противоречащей ТК РФ, сказано, что временно исполняющему обязанности выплачивается разница между его фактическим окладом и должностным окладом замещаемого работника. При этом надо принять во внимание, что пп. "а" (абз. 3) и абз. 4 п. 1 указанных Разъяснений о том, что разница в окладах не выплачивается штатному заместителю или помощнику генерального директора, а также главному инженеру, который замещает отсутствующего руководителя, ныне не действуют. Эти пункты были отменены Определением Верховного Суда РФ от 11.03.2003 N КАС03-25 как ущемляющие права сотрудников и противоречащие ст. 151 ТК РФ. Таким образом, любому сотруднику, в том числе и штатному заместителю генерального директора, для которого замещение отсутствующего руководителя - прямая обязанность по договору, нужно доплачивать за временное исполнение обязанностей руководителя.

И.Демура

Ведущий юрист

ООО "МедБизнесКонсалтинг"

Подписано в печать

29.07.2008

отчет по командировке образецформа генеральной доверенностиприказ о назначении заместителя генерального директора образец

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1