Как оформить отпуск внешнему совместителю

Многие из вас хорошо подготовлены к жаркой отпускной поре. На страницах нашего журнала мы уже обсуждали, как отправить сотрудника в отпуск. Но все ли правила применимы, когда отдых нужно предоставить работнику – внешнему совместителю? Как запланировать его отпуск, чтобы он в точности совпадал с отдыхом по основному месту работы? Как быть, если сотруднику нужно больше дней, чем положено по закону? И какие моменты важно учесть, заполняя его кадровые документы?

Трудовой договор

Для чего нужен документ

В трудовом договоре вашего сотрудника должны быть отражены основные условия его работы. В частности, в этом документе нужно указать режим его труда и отдыха, включая право на отпуск определенной продолжительности, и порядок, в котором он предоставляется. Это важно сделать, поскольку условия труда вашего работника отличаются от общих правил, установленных в организации (ч. вторая ст. 57, 286 ТК РФ).

В каком виде составляется

В письменной произвольной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Номер, дата и место подписания; стороны, его заключившие; обязательные условия труда, предусмотренные статьей 57 Трудового кодекса (трудовая функция, оплата, режим работы и отдыха, если он отличается от общих правил, действующих в организации, и др.).

График отпусков

Для чего нужен документ

Ежегодные оплачиваемые отпуска по закону положены каждому сотруднику, в том числе и совместителю (ст. 114, 286 ТК РФ). Очередность, в которой сотрудники могут воспользоваться правом на отдых, определяется в графике отпусков. Этот документ обязательно должен быть в каждой организации (ст. 123 ТК РФ).

В каком виде составляется

По унифицированной форме № Т-71.

Что обязательно должно быть в документе

Структурное подразделение, в котором работает сотрудник; его должность, фамилия, имя, отчество, табельный номер; количество календарных дней отпуска, запланированные и фактические даты отдыха; документ, на основании которого предоставляется отпуск, отметки о его переносе.

Уведомление об отпуске

Для чего нужен документ

Работодатель обязан известить своего работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска, в который он идет по графику, не менее чем за две недели (ч. третья ст. 123 ТК РФ).

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Номер, дата, место подписания; наименование организации; фамилия, инициалы имени и отчества работника; его должность; структурное подразделение, в котором он трудится; период ежегодного отпуска; подписи генерального директора и работника (о том, что он ознакомлен с уведомлением).

Приказ о предоставлении отпуска

Для чего нужен документ

Приказ – это распоряжение работодателя о предоставлении работнику отпуска. Этот документ подтверждает, что компания исполнила перед сотрудником свои обязательства, отправив его отдыхать. На основании приказа составляется записка-расчет для бухгалтерии.

В каком виде составляется.

По унифицированной форме № Т-6, Т-6а1.

Что обязательно должно быть в документе

Номер, дата издания; наименование организации; фамилия, имя, отчество работника; его должность, табельный номер; структурное подразделение, в котором он трудится; период, за который полагается отпуск; его продолжительность, подписи руководителя организации и работника.

Табель учета рабочего времени

Для чего нужен документ

Работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал каждый его сотрудник (ч. четвертая ст. 91 ТК РФ). С этой целью в компании заполняется специальный кадровый документ – табель учета рабочего времени.

В каком виде составляется

По унифицированной форме Т-12 или Т-131.

Что обязательно должно быть в документе

Фамилии, имена, отчества, должности сотрудников, их табельные номера, отметки о явках и неявках на работу; количество дней и часов, которые они отработали за половину и за целый календарный месяц.

Личная карточка

Для чего нужен документ

Все периоды отпуска, который использовал работник, отражаются в его личной карточке1.

В каком виде составляется

По унифицированной форме № Т-21.

Что обязательно должно быть в документе

Вид отпуска; период работы, за который он предоставлен (если отпуск по закону предоставляется за период работы в организации); даты начала и окончания отпуска; реквизиты приказа, на основании которого он предоставлен.

работодатели считают, что при предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в личной карточке нужно указывать период, за который работник его берет. На самом деле закон не предусматривает такого требования, и этот период указывать не обязательно.

Внимание!
Работника не нужно знакомить под роспись с каждой записью о его отпуске в разделе VIII личной карточки.

1 Утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Редакция журнала «Кадровое дело»

Рубрика: 
Ключевые слова: 

Поделиться