Как научиться управлять своим временем?

Когда руководитель не справляется с решением всех стоящих перед ним задач, причина может быть не только в неумении управлять своим временем.


Тайм-менеджмент и мотивация


Елена
СЕМЕНИХИНА,
директор московского представи-
тельства консалтинговой группы «Альфа Персонал»

Задачами руководителя является, во-первых, собственный тайм-менеджмент, а во-вторых, организация управления временем своих сотрудников. С одной стороны, руководитель может управлять временем подчиненных через четко отстроенные бизнес-процессы. Но далеко не всегда это будет обеспечивать разумное использование времени сотрудниками. Нужно, чтобы они сами хотели более эффективно управлять временем. Как этого добиться? Эффективной мотивацией. Неплохо также учить их тайм-менеджменту, но, повторюсь, каждый обучаемый член коллектива должен обладать мотивацией на такое обучение – это раз, и мотивацией на применение полученных знаний – это два.

Четыре причины нехватки времени
Когда у руководителя не хватает времени на решение всех задач, стоящих перед ним, то на поверхности лежит проблема управления временем. Но дело не всегда в этом. Существуют как минимум четыре причины, по которым руководитель не справляется с объемом работы.
• Неумение делегировать полномочия
• Слабая команда, с которой он работает
• Нехватка сотрудников
• Неумение управлять своим временем.

Из собственной практики
Я применяю несколько приемов управления своим временем.
1. Сортировка задач по степени важности.
Все задачи на день/неделю выносятся в большой список, и далее они делятся по категориям, например, цветными маркерами. Допустим, что красный цвет задачи соответствует наибольшей ее важности. Тогда задачи на день я начинаю решать именно с отмеченных красным цветом. Таким образом в конце дня если и остаются нерешенные задачи, то они не являются гиперважными на сегодня, и аврала по ним не наступает. Такие задачи могут перейти в разряд «красных» на следующий день.
2. Задачи одинакового характера я группирую. Например, есть группа «Административные задачи», группа «Клиентские отношения», группа «Управление персоналом». Приступая к решению задачи из какой-либо группы, я планирую закончить с этой группой задач полностью. Это удобно, т.к. не приходится отвлекаться на разнородные задачи, что экономит время на переключение с одной ситуации на другую.
3. Примерно раз в полгода я заполняю «Карту рабочего времени» в течение нескольких дней. Фиксирую там все операции, которые производятся за день, т.е. буквально поминутно, включая краткие передышки. Потом анализирую эту карту и делаю выводы о «поглотителях времени», которые можно исключить. Например, телефонные разговоры с подчиненными можно сократить, если часть вопросов накапливать и обсуждать их во время еженедельных индивидуальных планерок.


Источник


.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1