Как формируется и ведется личное дело работника?

Согласно законодательству, личные дела обязательно должны вестись на служащих государственные учреждений, остальные предприниматели и юридические лица могут вести личные дела по желанию. Но личное дело сотрудника на предприятии очень удобно, потому что вся информация на работника собрана в одном месте и при желании руководитель или кадровик легко могут получить необходимые сведения о работнике даже без его непосредственного участия.

При этом необходимо помнить, что все предприниматели должны вести личные карточки своих работников по унифицированной форме Т-2, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 года № 1.


Формирование личного дела сотрудника

Формирование личного дела работникаФормирование личного дела работника

Формированием личного дела занимается отдел кадров или ответственный за ведение самой кадровой документации сотрудник, если предприятие небольшое.

Указ Президента Российской Федерации от 01.06.1998 года №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» диктует порядок ведения личных дел федеральных государственных служащих, а Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 года №609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» поясняет порядок ведения личных дел гражданских государственных служащих.

Для прочих работников никакого порядка не установлено, поэтому личные дела на них можно вести так, как заведено на предприятии.

Формирование личного дела работника начинается после оформления приказа о приеме на работу. Обычно личные дела сотрудников ведут в папках-скоросшивателях.


 Состав личного дела работника

Первым делом в личное дело сотрудника попадают документы, которые он предоставил в отдел кадров при устройстве на работу, постепенно туда будут добавляться прочие сведения о сотруднике.

Как правило, личное дело работника содержит следующие документы:

  • заявление о приеме на работу;
  • анкету сотрудника или автобиографию;
  • трудовой договор, трудовое соглашение или контракт;
  • резюме;
  • личный листок по учету кадров (с дополнениями);
  • копии документов об образовании;
  • характеристику работника или рекомендательные письма;
  • паспортные данные, копии свидетельства о браке и рождении детей;
  • копии документов об утверждении в должности;
  • копии приказов (или выписки из приказов) о приеме на работу, переводе, увольнении;
  • копии документов о награждении или наложении взыскания;
  • аттестационные листы;
  • должностные инструкции;
  • свидетельства, дипломы;
  • списки изобретений, научных трудов;
  • справки и другие документы, которые относятся к данному сотруднику;
  • внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле.

Внутренняя опись личного дела работника содержит сведения о документах, которые содержатся в личном деле, их порядковых номерах, индексах, датах и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Документы личного дела и листы внутренней описи должны быть пронумерованы отдельно. Внутреннюю опись составляет работник, ведущий личное дело сотрудника.

Документы в личном деле работника добавляются и учитываются в хронологическом порядке, по мере поступления новых данных. К таким данным относятся свидетельства, приказы по личному составу и выписки из них, справки – любые, подтвержденные документально сведения, имеющие отношения к работе сотрудника. Устное заявление работника не является достаточным основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело.


Титульный лист личного дела работника

Несмотря на вольную форму ведения личного дела работников на предприятиях, существует форма оформления титульного листа, установленная ГОСТом 17914-72, и лучше ее придерживаться.

Обложка личного дела работника оформляется следующим образом:

  • в верхней правой части указывается порядковый номер дела;

посередине обложки указывают наименование структурного подразделения и предприятия, в котором работает сотрудник. Ниже ставится надпись: «Личное дело №…» и дублируется номер из верхнего правого угла, еще ниже указывается фамилия, имя и отчество работника;

  • в правом нижнем углу указывают дату начала и дату окончания дела, срок хранения и количество листов.


Журнал регистрации личных дел работников

На предприятии, где ведутся личные дела работников, должен быть заведен Журнал (книга) учета личных дел работников. Работник, ответственный за ведение личных дел сотрудников или отдел кадров фиксирует в нем порядковые номера личных дел (в хронологическом порядке), фамилии, имена и отчества работников. Также в Журнале отмечают даты постановки (день приема сотрудника на работу) и даты снятия (день увольнения сотрудника) личного дела с учета.


Оформление личного дела сотрудника

p>Как оформить личное дело сотрудникаКак оформить личное дело сотрудника

Личные дела сотрудников относятся к документам строгой отчетности. Из-за этого они должны храниться отдельно от трудовых книжек и находиться в сейфах или специальных металлических шкафах, как правило, в отделах кадров.

Поскольку содержание личного дела работника относится к персональным данным (которые охраняются законодательно), доступ непосредственно к личным делам должен быть ограничен. Все документы для формирования личного дела должны передаваться под роспись ответственному работнику отдела кадров (или иному назначенному сотруднику), который отвечает за само ведение личных дел работников. Этот сотрудник также несет ответственность за сохранность личных дел. Хранить личные дела при этом можно в любом удобном порядке: по номеру или по алфавиту.


Оформление порядка ведения личного дела

Руководитель предприятия также должен издать отдельный документ, в котором устанавливается ознакомление с личными делами и порядок выдачи их, сотрудники, которые получают допуск к пользованию личными делами, а также лицо, ответственное за оформление личного дела работника.


Порядок выдачи личных дел

 Следует помнить, что сотрудникам на руки их личные дела не выдаются. Работник может ознакомиться непосредственно со своим личным делом только в отделе кадров, в присутствии ответственного работника, который должен отразить во внутренней описи факт ознакомления с личным делом.

Сотрудники, которые имеют допуск к работе с личными делами, не имеют право вносить туда никаких изменений, изымать какие-либо документы и тому подобное.

Любое изменение документации личного дела сотрудника может совершать только тот работник, который отвечает за ведение и хранение личного дела в целом.

После возвращения личного дела ответственному работнику, он обязан проверить, все ли документы на месте и в первозданном виде.


Хранение личных дел сотрудников

Личное дело сотрудника ведется до момента его увольнения с предприятия. После увольнения работника его личное дело передается на хранение в архив. В архиве документы также должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Срок хранения для личных дел сотрудников установлен семьдесят пять лет, личные дела руководителей же хранятся постоянно (бессрочно).

Надеемся, наша статья подсказала вам, как вести личные дела работников.

ipinform.ru

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1