Пожалуй, самая яркая и понятная метафора делегирования – это эстафета. В олимпийских играх бегуны передают друг другу эстафету на высокой скорости. А ведь это не просто – дотянуться до эстафетной палочки и остаться на своей дорожке! Передача эстафеты требует большого доверия, общения и координации.
Как делегировать задачи и полномочия так, чтобы ваша команда разделяла рабочую нагрузку и добивалась результата? Об этом читайте ниже.
Материал будет особенно полезен руководителям, которые только начинают свою управленческую деятельность, и тем, кто планирует свое карьерное развитие и хочет занять управленческую должность.
Ни один лидер и руководитель не может и не должен делать все самостоятельно. Конечно, делегирование задач может облегчить рабочую нагрузку. Но главное – делегирование делает гораздо больше, чем просто избавляет вас от дел.
Делегирование расширяет возможности вашей команды, укрепляет доверие и способствует профессиональному развитию всех ее участников. А руководителю делегирование позволяет определить, кто лучше всего подходит для решения задач или проектов.
Благодаря делегированию, сотрудники, которые работают с вами, могут развить новые навыки и получить знания, которые позволят им решать более сложные задачи в будущем, нести более серьезную ответственность. Делегирование – это признак того, что вы цените своих сотрудников, верите в их способности и доверяете им. Когда сотрудники чувствуют, то их ценят, им доверяют, они более привержены своей работе и выкладываются по максимуму, чтобы достичь выгодного для компании результата.
Делегирование – это признак сильного лидера.
| КАК ОПРЕДЕЛИТЬ, ЧТО И КОГДА ДЕЛЕГИРОВАТЬ? |
Среди ваших управленских задач и должностных обязанностей, безусловно, есть задачи, которые вы должны выполнять самостоятельно, но есть и те, которые вы должны делегировать.
Чтобы определить, что оставить себе, а что делегировать сотрудникам проведите аудит задач. Для этого вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра или воспользоваться рекомендациями Дженни Блейка, которые он привел в Harward Review https://hbr.org/2017/07/how-to-decide-which-tasks-to-delegate
Правила аудита задач от Дженни Блейка:
Разделите все задачи, которые вы выполняете на несколько типов (для этого в течение недели фиксируйте все, что вы делаете от удаления спама в почте, до совещаний и креативных сессий)
- Крошечные задачи — это мелочи, на выполнение которых требуется совсем немного времени, но со временем они накапливаются. Это могут быть вещи, которые может делать помощник: планирование встреч или удаление спама / маркетинговых писем из вашего почтового ящика.
- Утомительные задачи — это бессмысленные задачи, такие как копирование и вставка информации о потенциальных клиентах, которые вы получаете из маркетинговых отчетов, в CRM. Утомительные задачи требуют небольшого количества навыков и могут быть легко делегированы.
- Затратные по времени задачи — отнимают много времени. Если вы регулярно выполняете задачи, которые занимают много времени, вам необходимо разбить работу на более мелкие части и делегировать часть работы другим.
- Задачи, требующие обучения: есть ли у вас задачи, которым вы могли бы легко научить кого-то выполнять? Если задача не требует опыта, который можете предоставить только вы, -обучите ее выполнению своего сотрудника и делегируйте ему ответственность и полномочия по ней.
- Задачи, которые вы ужасно выполняете: возможно, у вас нет дизайнерских навыков, поэтому на создание графики для ваших сообщений в блоге у вас уходит в шесть раз больше времени, чем у профессионального дизайнера. Поручите эту задачу кому-то, кто лучше подготовлен, чтобы выполнять работу быстро и качественно. Нет такого человека в команде? Обратитесь к коллегам из других отделов или передайте задачу на аутсорс.
- Задачи, чувствительные ко времени. Если вы физически не способны самостоятельно выполнить все задачи по проекту, у которого жесткие сроки, это означает, что пора найти способы делегировать части этой задачи другим членам вашей команды.
| Если вы недавно стали руководителем, у вас могут быть любимые проекты, в которых вы участвовали, когда были просто сотрудником, но, если теперь выполнение этих задач является чьей-то работой, пришло время делегировать и научить этого человека, как делать это за вас. |
| КАК ДЕЛЕГИРОВАТЬ ЗАДАЧИ ЭФФЕКТИВНО |
1. Выберите подходящего человека, которому вы поручаете задачу
Не важно начинающий ли вы руководитель или же уже состоялись как настоящий лидер, вам важно уметь выявлять и использовать сильные и слабые стороны своих сотрудников и учитывать их интересы и склонности.
Например, если в вашей команде есть сотрудник, который предпочитает работать самостоятельно и индивидуально, делегируйте ему решение задач, которые не требует креативности, инноваций и большого количества усилий. Такие задачи наиболее эффективно решать совместно с другими коллегами, поэтому делегируйте их тому, кто настроен на сотрудничество.
| Если вы провели аудит задач, у вас есть список задач, которые вы хотите делегировать. Соберите команду, предложите сотрудникам просмотреть список и позвольте им самостоятельно выбрать задачи, которые им больше всего интересны. Предоставление команде возможности выбирать задачи, которые им делегируются, — еще один способ укрепить доверие и вдохновить вашу команду на взаимодействие. |
2. Объясните, почему вы делегируете
Если вы неожиданно для сотрудника делегируете ему задачу, объясните причины своих действий и почему возлагаете на него эту ответственность. Расскажите ему, почему вы выбрали именно его и как, по-вашему мнению, это будет помогать его росту. Помогите сотрудникам увидеть в каждой делегированной задаче возможность взять на себя больше ответственности или развить новые навыки.
3. Предоставьте правильные инструкции
Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» предлагает делегировать результаты, а не методы. Другими словами, расскажите сотруднику, какой результат необходим и предоставьте сотруднику самому выбрать методы его достижения. А чтобы не впасть в грех микроменеджмента, напоминайте себе, что кто-то другой может выполнить задачу иначе, чем вы. Пока вы получаете желаемый результат, в этом нет ничего страшного.
4. Предоставьте ресурсы и обучение
Вы должны убедиться, что у человека, которому вы делегируете задачу, есть инструменты, ресурсы и навыки, необходимые для ее выполнения. Если их нет, помогите сотруднику освоить навыки, получить ресурсы. Помните золотое правило наставничества?
- Сначала делаю я, а ты наблюдаешь за мной
- Потом мы делаем вместе
- Дальше ты пробуешь сделать сам, я поддерживаю, и теперь ты делаешь это сам!
5. Делегируйте ответственность и полномочия
Наверняка, вы были в ситуации, когда вам была делегирована задача, но вы не чувствовали себя уполномоченными принимать самостоятельные решения. Такой подход заведомо провален, т.к. сотруднику приходится обращаться к руководителю за помощью и согласованием к руководителю. В результате задача отнимает больше времени как у сотрудника, так и у руководителя.
Если вы решили делегировать часть работы, делегируйте сотрудникам вместе с задачами результаты, ответственность и полномочия самостоятельно принимать решения.
6. Проверьте работу и дайте обратную связь
Нет ничего хуже, чем руководитель, который делегирует что-то сотруднику, не проверяет результат выполненного поручения, а затем обвиняет сотрудника, когда что-то идет не так. Не будь таким руководителем.
Проверьте работу, которую вы поручили своим сотрудникам, когда она будет завершена. Убедитесь, что они выполнили ее правильно, и дайте им обратную связь, которая позволит улучшить результат при выполнении задачи в будущем.
7. Благодарите сотрудников
Когда сотрудник выполняет порученную ему задачу, проявите искреннюю признательность и укажите на конкретные результаты и вещи, которые он сделал правильно или хорошо.
Когда вы отмечаете эти особенности, вы даете людям план действий, которые им следует делать, чтобы добиться успеха.
Благодарность сотрудникам за их работу и результаты повышает их лояльность к вам как к руководителю и к компании, усиливает вовлеченность, дает чувство удовлетворенности от достигнутого результата, позволяет сотрудникам ощутить свою ценность для бизнеса, предотвращает эмоциональное и профессиональное выгорание.
Если вы правильно делегируете полномочия, вы можете повысить доверие и приверженность своих сотрудников, повысить производительность и убедиться, что нужные люди выполняют задачи, которые им лучше всего подходят.
"
Поделиться
