Не секрет, что развитие бизнеса напрямую зависит от профессионализма и эффективности персонала, поэтому одной из главных проблем, стоящих перед руководством, является реализация кадрового ресурса на благо организации. Но от чего конкретно зависит результативность сотрудников? Рассмотрим главные инструменты повышения продуктивности их работы.
Собеседование
Все начинается с поиска кандидатов. Как разглядеть в них качественных сотрудников? Ценный персонал – фундамент любого бизнеса, поэтому каждый разумный и заботящийся о судьбе своего детища руководитель стремится к формированию штата только из дальновидных и умеющих стратегически мыслить профессионалов. Однако на практике мы часто видим противоположный результат, когда процесс приема на работу нацелен на устранение текучести кадров, а не на формирование команды. Для уверенности в выборе правильного соискателя следует провести с ним три этапа интервью: первое – с рекрутером, далее – с линейным руководителем и в финале – с топ-менеджером компании. Резюме каждого из претендентов остается в базе у рекрутера.
На первых двух этапах необходимо обсудить с кандидатом его личные цели. Если они размыты, нужно помогать их формулировать. Важно, чтобы новичок смог ответить на поставленный вопрос: «Что я должен сделать для компании, чтобы…?». Это поможет ему прояснить, насколько служебные и личные цели будут совпадать. Линейный руководитель при этом должен максимально продемонстрировать перспективы и ожидания от будущей работы. Озвучивать нужно все: возможности, подводные камни, требования, реальную мотивацию, сроки нахождения на «грейде» и т.д. Самое главное, соискатель должен искренне со всем этим согласиться. Можно даже взять паузу на пару дней, чтобы еще раз все обдумать, определить самомотивацию и дальнейшее отношение к работе. Еще одним хорошим «фильтром» послужит домашнее задание: например, подготовиться к зачету на знание услуг и продуктов компании. Если человек заинтересован – выучит!
Корпоративная среда
Итак, мы приняли нового сотрудника в штат. Как только он адаптируется – сразу приступит к основным обязанностям и примет корпоративную культуру компании. В этом ему помогут три документа, которые он должен прочитать с карандашом в руках; положение о его подразделении, где прописаны цели, задачи, требования, принципы и ценности; стратегия компании, а также должностная инструкция. Тем самым у вновь прибывшего в команду вырабатываются 3 уровня рабочих целей:
- крупные (цели компании),
- средние (цели департамента),
- мелкие (его личные КПЭ).
Самостоятельная работа поможет человеку определить, с чем он согласен, а что вызывает сомнение или противоречие. Затем все это совместно разбирается с линейным руководителем. Главное, чтобы сотрудник искренне поддерживал и разделял то, что написано в этих документах.
На этапе адаптации у новичка обязательно должен быть наставник, который назначается руководителем из числа лидеров департамента. Кроме того, обязательно должен быть коуч, чьей задачей является поддержка необходимого уровня заинтересованности, увлеченности, лояльности, позитива и работоспособности всего персонала, а также помощь в правильном понимании целей и задач компании. Он должен следить за тем, чтобы новый специалист разделял ценности работодателя, был согласен с установленными принципами и требованиями.
Безусловно, на эффективность работников влияет общий настрой и атмосфера в департаменте. Многое в коллективе зависит от единомышленников, объединенных схожими взглядами, ценностями, эмоциональным состоянием и даже внешним видом. К примеру, если в коммерческом отделе все сотрудники мыслят большими бонусами, карьерой, покупкой квартиры и поездками на Мальдивы, но приходит человек с такими приоритетами, как стабильность, семья, дача, хобби, то очевидно, что он не приживется. Хуже того, за свое недолгое пребывание он может «остудить пыл и рвение» сослуживцев, запустить цепную реакцию, по которой будет передаваться его спокойный настрой всем остальным. Именно поэтому на этапе подбора необходимо очень четко формировать портрет кандидата.
Тимбилдинги – один из ключевых элементов корпоративной среды, способствующий повышению дальнейшей работоспособности и результативности персонала. Наиболее эффективно проходят выездные мероприятия на природе. В пути можно обсудить все важные и насущные рабочие вопросы, а затем провести интеллектуальные и подвижные игры, эстафеты, совместное приготовить барбекю и т.д.
В качестве другого формата, подходящего, например, для ИТ-департамента и его основных заказчиков, можно организовать «пиво-пати» в пабе или ресторане. Основная цель – конечно же, повышение эффективности работы персонала посредством возможных тренингов с решением следующих вопросов: командообразование, изменение «угла зрения» на рабочие проблемы, обсуждение спорных вопросов между смежными департаментами, генерация креативных идей, совместный отдых.
Важнейшим инструментом нематериальной мотивации, повышающим эффективность работы персонала, является внутренний пиар. Успехи и достижения сотрудников должны быть освещены в статьях, релизах, историях успеха, которые рассылают электронной почтой на всю компанию и размещают на корпоративном портале.
Политика руководства
Помимо общего обучения, линейный руководитель обязательно должен заниматься развитием своих сотрудников, давая интересные, разноплановые задачи, возможно даже не относящиеся к их основным обязанностям. Тем самым он расширяет их зону ответственности, развивает масштабность мышления. Здесь сочетаются и нематериальная мотивация, и развитие навыка работы в режиме многофункциональности.
Все поставленные задачи должны жестко контролироваться руководителем, причем ему необходимо постоянно развивать в себе эту функцию. В противном случае часть задач просто не будет выполняться, и подчиненные постепенно привыкнут.
Цели должны ставиться по методике SMART:
- четкие,
- измеримые,
- достижимые,
- актуальные,
- со сроком.
Это исключает возможность недопонимания сотрудником цели и гарантирует ее эффективное исполнение.
Кроме планово-нормативных планерок, должны проходить и информационно-методологические собрания сотрудников с целью организации живого диалога руководства компании с сотрудниками, разбора кейсов, трудных и спорных ситуаций. Плюс, конечно же, открытость топ-менеджмента будет способствовать повышению эффективности персонала на местах.
Показатели эффективности и мотивация
Раз уж мы говорим о повышении эффективности работы, ее нужно как-то измерять. Во всех департаментах по возможности должна быть разработана система целевых и промежуточных показателей эффективности (КПЭ). К примеру, у менеджера продаж в консалтинговой компании целевым показателем является маржинальная прибыль, а промежуточным – количество проведенных встреч. КПЭ сотрудника службы снабжения производственного предприятия может являться коэффициент экономии.
Процесс разработки системы КПЭ всегда нужно начинать с построения воронки. Наша оцифрованная цель, которую мы хотим достичь, будет поставлена во главу угла. Далее определяются основные этапы, которые мы будем проходить в движении к цели, и также оцифровываются. К примеру, чтобы сотруднику службы персонала закрыть одну вакансию менеджера отдела продаж (это цель), нужно до третьего этапа собеседования довести три человека (это сложившаяся статистика в компании), до второго этапа – 10 человек, до первого – 20. Зная, что обычно приезжает только 70% приглашенных кандидатов, можно рассчитать количество назначенных собеседований (примерно 29 встреч). Каждый из этапов должен иметь временные интервалы, так как наша конечная цель также имеет свой срок. Эти этапы и являются ключевыми показателями эффективности.
Безусловно, внедренная система КПЭ не принесет желаемых результатов, если не привязать ее к мотивации сотрудников. Вариантов может быть масса, и самый простой – умножать доход сотрудника на КПЭ. При этом коэффициентов должно быть не более трех, а их значение может быть как больше единицы, так и меньше. При правильно сбалансированной системе ключевых показателей сильного перевыполнения планов не будет. В противном случае это будет сигналом о том, что их нужно повышать
Автоматизация рабочих процессов
В современном мире эффективность и автоматизация стали синонимами. Ни одна система корпоративного тайм-менеджмента не будет работать без электронного календаря, автоматизированных напоминаний, электронных средств сбора входящих задач и т.д. Равно как и система ключевых показателей эффективности не будет функционировать без автоматизированных отчетов, графиков, диаграмм, напоминаний.
Рынок сегодня предлагает огромный выбор различных программных продуктов класса WorkFlow, которые отличаются только своими возможностями и интерфейсом. Нужно лишь выбрать подходящее ИТ-решение для своей компании и перевести весь офис на новую систему. Что мы в итоге получим для повышения эффективности сотрудников?
- Во-первых, универсальный планировщик рабочего процесса.
- Во-вторых, возможность строить корректные отчеты и рейтинги по своим сотрудникам.
- В-третьих, сокращение временных издержек на типовые бизнес-процессы за счет их формализации в системе. Я уже не говорю про множество других опций вроде электронного документооборота, удаленного доступа и интеграции с любыми другими системами в компании (например, «1С»).
В заключение хотелось бы отметить, что все инструменты по повышению эффективности персонала в компании, представленные в данной статье, имеют практическое применение и взяты исключительно из личного опыта.
Александр Рагиня, руководитель службы персонала «КСК групп»
Поделиться
