"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2010, N 6
Кадровый аудит в филиале организации
Как правильно оформить право руководителя филиала на прием и увольнение работников филиала? Какие документы подлежат проверке при проведении кадрового аудита в филиале? В какой форме зафиксировать результаты проверки кадровых документов? Как оформить акт о результатах проверки филиала? На эти вопросы мы и ответим в статье.
Выбираем способ ведения кадровой документации
После открытия филиала организации у руководителя возникает вопрос: каким способом целесообразнее вести кадровую документацию в филиале? <1> Здесь существуют два варианта. Во-первых, централизованно. В данном случае головная организация ведет кадровое делопроизводство и в своем филиале. Во-вторых, самостоятельно, а филиал ведет отдельно.
--------------------------------
<1> Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица (ст. 55 ГК РФ).
Как правило, если у организации несколько филиалов в стране, то целесообразнее передать полномочия по ведению кадровой документации им. Таким образом, в каждом подразделении будет либо работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства (например, инспектор по кадрам, секретарь, менеджер по персоналу, бухгалтер), либо отдельное подразделение (например, отдел кадров, отдел персонала). Если работа с кадровой документацией возлагается на одного сотрудника, то его полномочия необходимо должным образом оформить. Обязанности по ведению кадрового делопроизводства должны быть прописаны в трудовом договоре либо закреплены в должностной инструкции, а также могут быть возложены на работника приказом руководителя.
Как определить полномочия руководителя филиала
Полномочия руководителя филиала определяет головная организация, так как в соответствии со ст. 55 ГК РФ для того чтобы руководитель филиала обладал правом приема и увольнения работников, необходимо закрепить эти полномочия, например, в трудовом договоре, доверенности (см. пример 1).
Пример 1.
Трудовой договор N 6/2010
(извлечение)
Г. Москва "15" июня 2010 г.
Общество с ограниченной ответственностью "Сирта-М" (ООО "Сирта-М"), именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Панкратова Александра Дмитриевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Ларионов Вадим Александрович, именуемый в дальнейшем "Директор филиала", с другой стороны, заключили договор о нижеследующем:
...3. Права и обязанности Директора филиала.
<...>
3.3. Полномочия Директора филиала по кадровым вопросам:
3.3.1. Директор филиала вправе заключать и расторгать трудовые договоры с работниками филиала.
3.3.2. Директор филиала вправе утверждать должностные инструкции работников филиала, положения об отделах филиала.
3.3.3. Директор филиала вправе поощрять работников или налагать на них дисциплинарные взыскания.
3.3.4. Директор филиала обеспечивает соблюдение работниками филиала правил внутреннего трудового распорядка, норм охраны труда.
3.3.5. Директор филиала обеспечивает создание условий для повышения квалификации работников филиала и содействует их профессиональному росту.
4. Права и обязанности Работодателя.
<...>
4.4. Работодатель обязан предоставить Директору филиала всю информацию, касающуюся деятельности ООО "Сирта-М".
4.5. Работодатель имеет право проводить аудит любой документации, включая кадровую, филиала ООО "Сирта-М" с предупреждением об этом Директора филиала за 2 (два) рабочих дня.
<...>
Общество с ограниченной ответственностью "Сирта-М"
ООО "Сирта-М"
117186, Российская Федерация, г. Москва,
Ул. Нагорная, д. 12, стр. 7
ИНН 6475952875, ОКПО 56847685, ОГРН 1047687463728
Р/с 32453218764799494987 в ЗАО "Икомбанк"
К/с 56732146512127649987, БИК 651037376
Тел. (495) 127-11-11, факс 127-11-11
E-mail: sirt-m@mm. ru
Доверенность N 3/2010
Г. Москва, шестнадцатое июня две тысячи десятого года
Общество с ограниченной ответственностью "Сирта-М" в лице генерального директора Панкратова Александра Дмитриевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает г-на Ларионова Вадима Александровича (паспорт: серия 4698 N 637949, выдан ОВД "Нагорный" г. Москвы 4 июня 2005 г., зарегистрирован по адресу: г. Москва, ул. Нагорная, д. 135, кв. 15), являющегося руководителем филиала ООО "Сирта-М" в г. Твери на основании решения общего собрания участников (протокол N 8 от 15 июня 2010 г.), осуществлять следующие действия:
- представлять интересы ООО "Сирта-М" в государственных органах Российской Федерации в связи с регистрацией, перерегистрацией филиала;
- осуществлять руководство филиалом, в том числе заключать любые сделки и подписывать от имени ООО "Сирта-М" договоры и иные необходимые документы, связанные с деятельностью филиала, открывать расчетные, валютные и иные счета филиала в банках и иных кредитных организациях на территории Российской Федерации и распоряжаться находящимися на них денежными средствами, подписывать финансовые документы, связанные с деятельностью филиала, осуществлять иные действия по руководству филиалом;
- принимать и увольнять работников филиала, заключать трудовые договоры с принимаемыми в филиал работниками, выступать в отношениях с работниками филиала полномочным представителем ООО "Сирта-М" как работодателя;
- представлять интересы ООО "Сирта-М" во взаимодействии с государственными, общественными и коммерческими организациями в Российской Федерации и иностранными организациями в связи с деятельностью филиала;
- вести от имени и в интересах ООО "Сирта-М" любые гражданские дела, связанные с деятельностью филиала, во всех судебных инстанциях (судах общей юрисдикции и арбитражных судах), в том числе при рассмотрении дел по существу, а также в апелляционной, кассационной и надзорной инстанциях со всеми правами, которые предоставлены законом истцу, ответчику, третьему лицу, потерпевшему, в том числе с правом подписания искового заявления, отзыва на исковое заявление, заявления об обеспечении иска, предъявления иска, изменения предмета или основания иска, признания иска, полного или частичного отказа от исковых требований, передачи иска в третейский суд, заключения мирового соглашения, обжалования судебных актов, предъявления исполнительного листа к взысканию, обжалования действий судебного пристава-исполнителя, получения присужденного имущества или денег, с правом сбора, подготовки и получения любых необходимых для выполнения данного поручения документов, с правом подписи всех необходимых документов и совершения всех необходимых действий, связанных с выполнением данного поручения.
Настоящая доверенность выдана сроком на 3 года с правом передоверия.
Ларионов
Подпись гражданина Ларионова Вадима Александровича --------------------
Удостоверяю.
Печать
ООО
Генеральный директор ООО "Сирта-М" "Сирта-М" Панкратов А. Д. Панкратов
Какие документы следует проверить при проведении
Кадрового аудита
Кадровый аудит филиала - это проверка ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении с точки зрения его соответствия трудовому законодательству, подзаконным актам (содержащим нормы трудового права) и локальным актам организации.
Перед проведением аудита в филиале головная организация должна издать соответствующий приказ. В документе о проведении кадрового аудита необходимо указать точные наименование и адрес филиала, определить перечень документов, подлежащих проверке, и сроки проведения аудита. Также необходимо закрепить полномочия лиц на проведение проверки в филиале организации от имени руководителя организации. Законодательство РФ не устанавливает единый перечень документов, которые обязательно должны присутствовать в организации или ее филиале. Для определения перечня обязательных документов следует обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения <2>. В данном Перечне все документы, которые должны присутствовать в организациях, классифицированы по разделам. Сейчас нас интересуют два раздела: 7 "Трудовые отношения" (см. таблицу 1), 8 "Кадровое обеспечение" (см. таблицу 2). Перечислим те документы, которые встречаются наиболее часто в кадровой деятельности как организации, так и ее филиала.
--------------------------------
<2> Утвержден Росархивом 06.10.2000.
Таблица 1
Трудовые отношения
Трудоустройство |
Организация труда |
Нормирование труда |
Охрана труда |
1 |
2 |
3 |
4 |
<...> |
<...> |
<...> |
<...> |
Таблица 2
Кадровое обеспечение
Прием, |
Установление |
Профессиональная |
Награждение |
1 |
2 |
3 |
4 |
<...> |
<...> |
<...> |
<...> |
Оформляем результаты проведения кадрового аудита
Для удобства проверки кадровых документов рекомендуем оформить журнал, в котором можно фиксировать ход проверки (наличие или отсутствие документа, оформлен ли документ в соответствии с действующим законодательством и т. д.) (см. пример 2).
Пример 2.
Вид документа |
Присутствует |
Отсутствует |
Соответствие |
Дополнительные |
|
полностью |
Частично |
||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
Приказы |
Нет |
85% |
Нет |
Да |
Нет приказов |
Журнал |
Нет |
Нет |
Да |
Нет |
Разработать |
Должностные |
Нет |
90% |
Нет |
Частично |
Нет |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
Результаты проведения кадрового аудита филиала оформляются актом. Акт подписывают все лица, которые принимали участие в проведении аудита кадровой документации филиала (см. пример 3).
Пример 3.
Общество с ограниченной ответственностью "Сирта-М"
ООО "Сирта-М"
117186, Российская Федерация, г. Москва,
Ул. Нагорная, д. 12, стр. 7
ИНН 6475952875
ОКПО 56847685, ОГРН 1047687463728
Р/с 32453218764799494987 в ЗАО "Икомбанк"
К/с 56732146512127649987
БИК 651037376
Тел. (495) 127-11-11, факс 127-11-11
E-mail: sirt-m@mm. ru
Акт N 6/2010
О результатах проведения кадрового аудита
В филиале ООО "Сирта-М"
Г. Тверь "28" июня 2010 г.
Время составления акта: 15 часов 30 мин.
начальником отдела кадров ООО "Сирта-М" Кузнецовым О. Т.
Мною, ----------------------------------------------------------------,
(должность, фамилия, инициалы составителя акта)
При участии следующих лиц:
ООО "Сирта-М" Данильчинкова Л. Ю.
Юрисконсульта ------------------------------------------------------------,
ООО "Сирта-М" Малининой Л. С.
Менеджера по управлению персоналом ---------------------------------------,
ООО "Сирта-М" Волковой Г. И.
Инспектора отдела кадров -------------------------------------------------,
Проведен аудит кадровой документации филиала ООО "Сирта-М",
170016, Тверская область, г. Тверь, ул. Левитана,
Расположенного по адресу: -------------------------------------------------
Д. 37, корп. 3
--------------------------------------------------------------------------.
В результате кадрового аудита установлено:
1. Ненадлежащее ведение и оформление кадровой документации:
1.1. Отсутствуют приказы (распоряжения) о приеме на работу менеджеров отдела маркетинга и начальника АХО.
1.2. Отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов.
1.3. Отсутствуют должностные инструкции секретаря директора филиала, работника столовой и кассира бухгалтерии.
2. Не созданы условия хранения трудовых книжек (нет металлических шкафов).
3. Устранить указанные нарушения в двухнедельный срок со дня подписания настоящего акта.
Настоящий акт составлен в двух экземплярах:
Первый экземпляр направлен генеральному директору ООО "Сирта-М",
Второй экземпляр передан генеральному директору филиала ООО "Сирта-М"
Начальник отдела кадров ООО "Сирта-М" Кузнецов О. Т. Кузнецов
Юрисконсульт ООО "Сирта-М" Данильчинков Л. Ю. Данильчинков
Менеджер по управлению персоналом
ООО "Сирта-М" Малинина Л. С. Малинина
Инспектор отдела кадров ООО "Сирта-М" Волкова Г. И. Волкова
С результатами и актом проверки ознакомлен:
Директор филиала "Сирта-М" Ларионов В. А. Ларионов
Мнение. Светлана Баянова, руководитель отдела кадров компании "1С: Бухучет и Торговля" (БИТ):
В кризисное время, когда крупные компании больше остальных уделяют внимание кадровым перестановкам и увольнениям, а государственные органы особенно строго следят за соблюдением всех формальностей в отношении работников, необходимо быть уверенным в том, что все документы оформлены правильно. Крайне неприятно обнаружить в такой ситуации, что подписывал приказы о назначении и увольнении не тот человек, который имел на это право.
При создании офиса необходимо либо так составлять документы, на основании которых он будет действовать, чтобы передать все кадровые полномочия на места, либо как следует продумать систему передачи документации, своевременную связь и коммуникацию.
Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности. Что означают слова "назначаются юридическим лицом"? В соответствии с ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами. Так, ООО может создавать филиалы и открывать представительства по решению общего собрания участников общества, принятому большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов для принятия такого решения не предусмотрена уставом общества (ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", ред. от 30.12.2008).
Руководители филиалов и представительств общества назначаются обществом и действуют на основании его доверенности.
В ООО избирается единоличный исполнительный орган (генеральный директор, президент и т. д.), в полномочия которого входят:
1) действия без доверенности от имени общества, в т. ч. представление его интересов и совершение сделок;
2) выдача доверенностей на право представительства от имени общества, в т. ч. доверенностей с правом передоверия;
3) издание приказов о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применение мер поощрения и наложение дисциплинарных взысканий.
Таким образом, ясно, что приказы о назначении на должность руководителей филиалов издаются руководителем юридического лица, его единоличным исполнительным органом.
Приведу порядок действий по открытию филиала и назначению его руководителя:
- принятие решения о создании филиала или представительства общим собранием участников (советом директоров), определение места его нахождения;
- принятие решения о внесении соответствующих изменений в устав организации общим собранием (советом директоров);
- действия по регистрации изменений в уставе организации и уведомлению соответствующего налогового органа (выполняются руководителем юридического лица);
- издание руководителем организации приказа о внесении изменений в штатное расписание организации, в котором должно быть определено количество штатных единиц сотрудников филиала, а также их должностные оклады;
- заключение трудового договора с руководителем филиала и издание приказа о назначении его на эту должность (выполняется руководителем юридического лица).
Чтобы руководитель филиала имел право сам принимать и увольнять работников, ему необходимо специально передать эти полномочия, иначе некоторые его действия могут быть признаны недействительными. Лучше всего, если такая передача будет закреплена в нескольких документах: трудовом договоре с руководителем филиала, доверенности (пример показан в статье).
В последний год наблюдается значительный интерес к проведению регулярной проверки собственной кадровой документации как со стороны государственных организаций, так и частных компаний. Это обусловлено рядом факторов.
Во-первых, усилившимся в последнее время вниманием государства к сфере документального оформления трудовых отношений работодателей с работниками. Плановые и внеплановые проверки государственной инспекции труда стали для многих кадровых служб привычным явлением.
Во-вторых, повышение правовой грамотности работников и их стремление к отстаиванию собственных прав в судах заставляет менеджеров по персоналу внимательно относиться к ведению необходимой документации. Известно, что суды обращают внимание прежде всего на формальную сторону дела, то есть тщательно проверяют не только факт наличия документов, но и правильность их содержания и оформления.
В-третьих, если в компании хорошая и оперативная кадровая служба, действующая в рамках закона, это положительный сигнал для потенциальных кандидатов и для работников компании, который, в конечном счете, способствует повышению бренда компании как работодателя на рынке труда.
Целью аудита является улучшение деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков компании, связанных с неправильным ведением кадровой документации.
Кадровый аудит включает:
- проверку наличия локальных нормативных актов, обязательных для организации;
- контроль наличия документов по кадровому делопроизводству, обязательных для организации;
- проверку порядка оформления документов по учету кадров и их оценку на предмет соответствия действующему законодательству с учетом стандартов оформления организационно-распорядительных и учетных документов.
Результатом кадрового аудита является заключение, которое содержит:
- мнение организации о соответствии порядка ведения кадрового делопроизводства законодательству РФ;
- перечень выявленных проблем и нарушений, рекомендации по их устранению;
- рекомендации, касающиеся улучшения ведения кадрового делопроизводства.
Н. Сергеева
Начальник юридического отдела
ЗАО "Дормашинвест"
Подписано в печать
25.05.2010
аудит кадрового делопроизводствадиректор филиала обязанностикадровые документы организацииаудит кадровых документов