Изъятие документов: порядок проведения

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2013, N 5

ИЗЪЯТИЕ ДОКУМЕНТОВ: ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ

Автор подробно рассматривает вопросы, кто и на каких основаниях может изымать документы компании, каким образом избежать или отсрочить этот неприятный момент и как снизить уровень возможного ущерба деятельности предприятия.

Документы являются основой деятельности любой организации, поскольку именно они содержат данные о каждой значимой операции. Однако, как показывает практика, такая информация может стать объектом интересов не только сотрудников и контрагентов организации, но и некоторых органов, обладающих правом санкционированного изъятия документов.

Изъятие документов может быть произведено при осуществлении различных видов деятельности:

- контрольной;

- оперативно-разыскной;

- в ходе административного и уголовного процесса.

Однако, учитывая обширность данной тематики, которую невозможно осветить в полном объеме в рамках одной статьи, мы поговорим лишь о действиях налоговых и других органов во время контрольной и оперативно-разыскной деятельности соответственно.

Изъятие документов налоговыми органами

В рамках контрольной деятельности налоговые органы имеют право производить выемку документов у налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента при проведении налоговых проверок в случаях, когда есть достаточные основания полагать, что эти документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены (пп. 3 п. 1 ст. 31 НК РФ; ст. 7 Закона РФ от 21.03.1991 N 943-1 "О налоговых органах Российской Федерации", ред. от 03.12.2012, далее - Закон о налоговых органах).

Порядок изъятия документов налоговыми органами определяется только Налоговым кодексом РФ. Это требование действует с момента вступления в силу (с 1 января 2007 г.) изменений к Закону о налоговых органах.

Изъятие документов в порядке налогового контроля называется выемкой (ст. 94 НК РФ). Выемка не может быть произведена вне рамок выездной налоговой проверки (п. 1 ст. 94 НК РФ). Она возможна, если налогоплательщик в рамках выездной налоговой проверки не представил налоговому органу затребованные должностным лицом налогового органа документы в 5-дневный срок. Кроме того, налоговый орган должен предъявить постановление о производстве выемки, подписанное руководителем или его заместителем.

Порядок проведения выемки документов:

1. До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

2. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

3. При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

4. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов.

Помимо этого, существует ряд специальных правил, касающихся проведения выемки:

1. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

2. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов.

В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

3. Не подлежат изъятию документы и объекты, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол (ст. 99 НК РФ).

Первичные бухгалтерские документы также имеют специальный режим их изъятия. В соответствии с п. 8 ст. 9 ранее действовавшего Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы бухгалтерского учета могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Действующий с 1 января 2013 г. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" не дает перечня органов, которые имеют право изымать документы. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года. В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

Помимо налоговых органов и служб, задействованных в оперативно-разыскной деятельности, изымать документы имеют право:

- Счетная палата при проведении контроля за исполнением бюджета;

- органы государственного контроля за геологическим изучением и разведкой месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней, их добычей, производством, использованием и обращением с целью получения сведений о получении, расходовании, учете, хранении драгоценных металлов и камней и др.

Копии или подлинники?

Важно отметить, что изыматься должны копии документов. Подлинники изымаются, если у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Если изымаются подлинники, с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом уполномоченного органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение 5 дней после изъятия (п. 8 ст. 94 НК РФ).

В случае если по истечении пяти дней после изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение 3 дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением, о чем делается запись в протоколе с указанием номера почтового отправления.

Копии документов направляются по адресу места нахождения юридического лица или адресу места жительства физического лица, указанному в протоколе.

Несоблюдение должностными лицами государственной налоговой инспекции порядка выемки (изъятия) документов или оформления протокола может послужить поводом к обжалованию в суде. В судебной практике не так редки случаи, когда суд принимал сторону налогоплательщиков.

Оперативно-разыскные мероприятия

При осуществлении оперативно-разыскной деятельности изъятие документов осуществляется в соответствии с п. 1 ст. 15 Федерального закона от 12.08.1995 N 144-ФЗ "Об оперативно-розыскной деятельности" (ред. от 29.11.2012, далее - Закон об оперативно-розыскной деятельности), а также на основании п. 10 ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 07.02.2011 N 3-ФЗ "О полиции" (ред. от 03.12.2012).

При решении задач оперативно-разыскной деятельности органы, уполномоченные ее осуществлять, имеют право:

1. Проводить гласно и негласно оперативно-разыскные мероприятия, перечисленные в ст. 6 Закона об оперативно-розыскной деятельности, производить при их проведении изъятие документов, предметов, материалов и сообщений, а также прерывать предоставление услуг связи в случае возникновения непосредственной угрозы жизни и здоровью лица, а также угрозы государственной, военной, экономической или экологической безопасности РФ.

2. В случае изъятия документов, предметов, материалов при проведении гласных оперативно-разыскных мероприятий должностное лицо, осуществившее изъятие, составляет протокол в соответствии с требованиями уголовно-процессуального законодательства РФ.

Полный перечень органов, правомочных осуществлять изъятие документов при проведении оперативно-разыскных мероприятий, установлен ст. 13 Закона об оперативно-розыскной деятельности. На территории России право осуществлять оперативно-разыскную деятельность предоставляется оперативным подразделениям:

- органов внутренних дел РФ;

- органов Федеральной службы безопасности;

- федеральных органов государственной охраны;

- таможенных органов РФ;

- Службы внешней разведки РФ;

- Федеральной службы исполнения наказаний;

- органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

В соответствии с п. 5 ст. 15 Закона об оперативно-розыскной деятельности законные требования должностных лиц органов, осуществляющих оперативно-разыскную деятельность, обязательны для исполнения физическими и юридическими лицами, к которым такие требования предъявлены. Неисполнение законных требований должностных лиц органов, осуществляющих оперативно-разыскную деятельность, либо воспрепятствование ее законному осуществлению влекут ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Основания для проведения оперативно-разыскных мероприятий

1. Наличие возбужденного уголовного дела.

2. Ставшие известными органам, осуществляющим оперативно-разыскную деятельность, сведения о:

- признаках подготавливаемого, совершаемого или совершенного противоправного деяния, а также о лицах, его подготавливающих, совершающих или совершивших, если нет достаточных данных для решения вопроса о возбуждении уголовного дела;

- событиях или действиях, создающих угрозу государственной, военной, экономической или экологической безопасности Российской Федерации;

- лицах, скрывающихся от органов дознания, следствия и суда или уклоняющихся от уголовного наказания;

- лицах, без вести пропавших, и об обнаружении неопознанных трупов.

3. Поручения следователя, органа дознания, указания прокурора или определения суда по уголовным делам, находящимся в их производстве.

4. Запросы других органов, осуществляющих оперативно-разыскную деятельность, по основаниям, указанным в настоящей статье.

5. Постановление о применении мер безопасности в отношении защищаемых лиц, осуществляемых уполномоченными на то государственными органами в порядке, предусмотренном законодательством РФ.

6. Запросы международных правоохранительных организаций и правоохранительных органов иностранных государств в соответствии с международными договорами РФ.

Органы, осуществляющие оперативно-разыскную деятельность, в пределах своих полномочий вправе также собирать данные, необходимые для принятия решений:

1. О допуске к сведениям, составляющим государственную тайну.

2. О допуске к работам, связанным с эксплуатацией объектов, представляющих повышенную опасность для жизни и здоровья людей, а также для окружающей среды.

3. О допуске к участию в оперативно-разыскной деятельности или о доступе к материалам, полученным в результате ее осуществления.

4. Об установлении или о поддержании с лицом отношений сотрудничества при подготовке и проведении оперативно-разыскных мероприятий.

5. По обеспечению безопасности органов, осуществляющих оперативно-разыскную деятельность.

6. О выдаче разрешений на частную детективную и охранную деятельность.

Если имеется возбужденное уголовное дело, любое мероприятие, в том числе выемка, проводится по правилам Уголовно-процессуального кодекса РФ. Однако органы, которые перечислены в ст. 13, имеют право без возбуждения уголовного дела согласно п. 2 ст. 7 Закона об оперативно-розыскной деятельности осуществлять изъятие документов.

Действия сотрудников при осуществлении ими оперативно-разыскных действий регламентированы ведомственными нормативными актами, известными только узкому кругу лиц.

Указом Президента РФ от 11.02.2006 N 90 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне" сведения об оперативно-разыскной деятельности (силы, средства, источники, методы, планы, результаты) отнесены к государственной тайне.

Практические рекомендации

в ходе оперативно-разыскных мероприятий

Как же вести себя руководителям организаций, оказавшихся "под прицелом" соответствующих органов? Несколько советов:

1. Не впадать в панику, а действовать хладнокровно и не отказывать органам в выдаче документов. Желательно все переговоры записывать с применением звукозаписывающего устройства.

2. Попросите сотрудников предъявить личные документы (удостоверения). Не забудьте переписать все данные, указанные в них.

3. Попросите сотрудников предъявить документ, подписанный руководителем и имеющий печать. Если такого документа нет, а сотрудники настаивают на выполнении своих действий, необходимо попросить их о возможности связаться с руководителем.

Позвоните 02 (они записывают все вызовы) и попросите помочь вам разобраться в ситуации.

Как обезопасить документы в случае изъятия

Для того чтобы сократить уровень рисков при изъятии документов, руководство компании должно заранее принять меры, которые помогут в случае, если налоговые и другие контролирующие органы застали врасплох.

Во-первых, руководство компании может обезопасить свои документы от таких сюрпризов за счет организации территориально распределенного архива, передав документы на внеофисное хранение. Внеофисное хранение предполагает такой способ организации архива, при котором документы вывозятся за пределы офисных помещений и хранятся в специализированных архивных хранилищах повышенного уровня безопасности.

Контрольные органы, уполномоченные произвести изъятие документов, пребывают по адресу фактического расположения компании.

Если документы территориально распределены, то есть сданы на внеофисное хранение в архивную компанию, то у руководства появляется время на то, чтобы оттянуть момент встречи контрольных органов и документов компании. За это время, например, можно пригласить адвоката и сократить уровень рисков до минимума.

Однако не забывайте, что ни одна архивная компания не застрахует вас от ответственности, которая наступает вследствие неправомочных действий, в том числе в отношении контролирующих органов.

Важно отметить, что внеофисное хранение позволяет сократить издержки на содержание и обслуживание архива, а также обеспечивает комплексную защиту документов (противопожарная безопасность, контроль доступа, снижение рисков утраты/повреждения документации).

Во-вторых, нужно помнить о том, что каждый документ имеет свой срок хранения, после которого он подлежит уничтожению. Своевременное выделение дел к уничтожению способно спасти компанию от рисков, возникающих вследствие доступа уполномоченных органов к документам с истекшими сроками хранения, которые могут содержать информацию компрометирующего характера.

В-третьих, при проведении контрольных и разыскных мероприятий могут изыматься как копии, так и подлинники документов. В том случае, если были изъяты документы-оригиналы, компания может оказаться без важных документов, которые необходимы для поддержания эффективных бизнес-процессов.

С целью решения этой проблемы руководство некоторых компаний реализует систему электронного архива, которая позволяет им иметь под рукой копию документов независимо от того, где они физически находятся в текущий момент.

Кроме того, при необходимости из базы электронного архива может быть извлечена информация по запросу налоговых и правоохранительных органов.

Библиографический список

1. Войцехович Т. Изъятие документов: порядок действий и советы по уменьшению рисков [Электронный ресурс]. URL: http://www. e-xecutive. ru (дата обращения 20.03.2013).

2. Войцехович Т. Изъятие документов: контрольный, административный и уголовный процессы [Электронный ресурс]. URL: http://www. archiv. ru (дата обращения 20.03.2013).

Т. Войцехович

Ведущий эксперт

компании "Делис Архив"

по вопросам архивной обработки документов

Москва

Подписано в печать 12.04.2013

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1