FAQ про электронные трудовые книжки для кадровиков

По итогам многочисленных статей и вебинаров, а также консультаций читателей помещаю здесь свой собственный FAQ для коллег-кадровиков.

1. КОГДА УВЕДОМЛЯТЬ РАБОТНИКОВ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ В ЗАКОНАХ, СВЯЗАННЫХ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТРУДОВЫМИ КНИЖКАМИ?

"Торопиться не надо!" (с) тов. Саахов. Согласно п.4 ч.1 ст.2 ФЗ № 439 от 16.12.2019, работников мы уведомляем по 30.06.2020 включительно. Впрямую не сказано, но логика закона подразумевает, что работники сначала информируются работодателем об изменениях, а потом подают заявления о сохранении бумажной или переходе на электронную книжку. Поскольку на сегодняшний день (10.02.2020) ещё полно пробелов и в законодательной базе, и в практике её применения, то спешить с уведомлением работников и последующим сбором с них заявлений не стоит. В течение следующего квартала пробелов станет меньше, вот тогда, в начале июня, и уведомляйте работников уже более предметно и информированно.

2. РАБОТНИК УЖЕ ПОДАЛ ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ЕМУ СВЕДЕНИЙ (ПЕРЕХОДЕ НА "ЭЛЕКТРОННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ"). В КАКОЙ СРОК ПОСЛЕ ЭТОГО ВЫДАТЬ ЕМУ НА РУКИ БУМАЖНУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И ЧТО В НЕЙ ПИСАТЬ?

Как говорилось в ответе №1, работников не стоит пока официально уведомлять об изменениях и собирать с них заявления. Если всё же находится упорный активист, стоит мягко, но твёрдо объяснить, что настаивая на выдаче бумажной книжке и переходе на сведения уже "вотпрямщас", он обрекает самого себя на вероятные проблемы в будущем, связанные с тем, что:

  • форма записи в бумажную книжку при выдаче на руки детально не утверждена;
  • порядок выдачи бумажной книжки на руки при переходе на "сведения" не утверждён;
  • форма СТД-Р для выдачи "сведений" работнику на руки не утверждена.

Если работник всё же настаивает, см. вторую часть ответа №3 

3. КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ТЕПЕРЬ ВЫДАВАТЬ НА РУКИ РАБОТНИКУ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ?

Те же, что и всегда (если мы не спешили с уведомлением работников об изменениях и сборе с них заявлений). Согласно ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности как по его заявлению, так и при увольнении за исключением случаев, если на работника ведется бумажная трудовая книжка. Как объяснялось в ответе №1, уведомления мы выдаём в июне, а до июня спокойно продолжаем вести на всех бумажные книжки. А раз ведём бумажные книжки, значит, и сведения работнику, согласно ч. 5. ст. 66.1 ТК РФ, предоставлять не надо.

Если уведомления вы уже выдали, и работник подал заявления о переходе на сведения, и вы отразили этот факт в СЗВ-ТД, и работник теперь увольняется (т.е. вариант с уговорить работника забрать заявление не прокатывает), то ничего не остаётся, как выдать работнику сведения по неутверждённой пока форме СТД-Р, в книжку внести запись "Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации", указав основанием заявление работника, и выдать книжку в том же порядке, в каком она выдаётся уволенным.

4. КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ТЕПЕРЬ ТРЕБОВАТЬ ПРИ ПРИЁМЕ НА РАБОТУ?

Следует исходить из здравого смысла. Работодателю нужно считать стаж работника, без этого никуда. А также неплохо бы видеть места работы, должности и причины увольнения. Поэтому вам нужны документы, из которых однозначно будет виден весь стаж работника. Таким документом являются сведения по форме СТД-ПФР (пока по состоянию на 10.02.2020 не утверждённой), выданной ПФР или МФЦ или распечатанной с "Госуслуг". Вот эту форму и требуйте, когда её, наконец, утвердят и она станет доступна для запроса работником в перечисленных выше местах.

СТД-ПФР надёжнее, чем бумажная книжка, потому что книжек может быть несколько, книжку можно "потерять", а вот со сведениями такой номер не пройдёт. Поэтому предъявляя СТД-ПФР, работнику не удастся скрыть некие тайные страницы своей трудовой биографии. Впрочем, пока СТД-ПФР официально не утверждена, работодателю ничего не остаётся, как по-прежнему требовать бумажную книжку.

5. А МОЖНО ПРИ ПРИЁМЕ НА РАБОТУ ТРЕБОВАТЬ И СВЕДЕНИЯ, И БУМАЖНУЮ КНИЖКУ?

Можно, такое право работодателю предоставляют ст. 65 и 66.1 ТК РФ:

Лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Собственно, если "лицо, поступающее на работу" в недалёком будущем предъявляет вам полные сведения по форме СТД-ПФР, и там отмечен вариант "Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности", то требовать вдобавок и бумажную книжку резона нет – СТД-ПФР более надёжный документ, чем книжка (см. ответ №4), от которой работник, вдобавок, уже официально отказался. Ну, если только мы не подозреваем соискателя в подделке этой формы и не собираемся кропотливо сличать бумажную книжку и сведения.

Если же соискатель предъявляет бумажную книжку, и в ней видны какие-то подозрительные разрывы в стаже, или только сведения с последнего места работы по форме СТД-Р, то определённо имеет смысл запросить недостающие звенья: либо СТД-ПФР, либо бумажную книжку. В общем, для надёжности можете прописать в ПВТР:

В связи с тем, что 2020 год является переходным периодом, и в целях предотвращения ненамеренного нарушения Работодателем трудового законодательства Российской Федерации в части, связанной с расчётом страхового стажа работников, Работодатель имеет право требовать у лиц, поступающих на работу, трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности за весь период работы по трудовым договорам (за исключением случаев, если данное лицо ранее не работало по трудовым договорам, то есть трудовой договор заключается им впервые).

Ilia Dantcker

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1