Электронная и бумажная отчетность в ПФР

"Кадровый вопрос", 2012, N 4

ЭЛЕКТРОННАЯ И БУМАЖНАЯ ОТЧЕТНОСТЬ В ПФР

Плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, представляют расчеты, в орган контроля за уплатой страховых взносов по установленным форматам в форме электронных документов.

С целью минимизации расхождений между данными отчетности по персонифицированному учету и отчетности по страховым взносам Пенсионным фондом Российской Федерации вводятся изменения в порядок представления страхователями отчетности по персонифицированному учету и страховым взносам в органы ПФР в электронном виде по защищенным каналам связи с электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Представление файлов отчетности в электронной форме по страховым взносам (РСВ) и персонифицированному учету (ИС) с 1 апреля 2011 г., включая отчетность за первый квартал 2011 г., в обязательном порядке осуществляется одновременно и одним отправлением (транспортным пакетом) по телекоммуникационным каналам связи. При этом ЭЦП подписывается каждый отчет.

Представление отчетов РСВ и ИС одновременно соответствует п. 1 ч. 9 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (в ред. Федерального закона от 8 декабря 2010 г. N 339-ФЗ).

С этой целью Пенсионным фондом разработана новая версия программы CheckXML-UFA. С 1 апреля 2011 г. указанной программой можно воспользоваться в части проверки сформированных файлов с отчетностью по страховым взносам по формам РСВ-1 ПФР, РСВ-2 ПФР и РВ-3 ПФР и файлов со сведениями о застрахованных лицах для системы персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2) за отчетные периоды 2010 г. и последующие отчетные периоды, представляемых работодателями в электронном виде и на машинных носителях (дискетах и т. п.) в Пенсионный фонд РФ.

На сайте Пенсионного фонда плательщик страховых взносов может найти бесплатные программы.

Программы CheckXML-UFA и CheckXML должны быть размещены одновременно на рабочей станции плательщика страховых взносов, т. е. наличие у плательщика двух программ и своевременное обновление их версий являются важной основой для успешной проверки и сдачи отчетности в ПФР. Реализация вышеназванных проверок осуществляется программами CheckXML-UFA и CheckXML.

CheckXML-UFA

Назначение программы:

- используется для проверки файлов вместе и каждого по отдельности, представляемых страхователями в территориальные органы ПФР и содержащих расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам и сведения персонифицированного учета (за отчетные периоды с 2010 г.);

- проверка файлов по структуре на соответствие требованиям утвержденного формата электронного представления.

Кроме того, используется для проверки отчетности по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование и персонифицированному учету в части сверки сумм:

- начисленных страховых взносов, указанных в форме РСВ-1 ПФР (в соответствии с тарифами), с данными о суммах начисленных взносов, указанных в форме АДВ-6-2 (сверка итоговых сумм начисленных страховых взносов в целом по организации);

- уплаченных страховых взносов, указанных в форме РСВ-1 ПФР и форме АДВ-6-2 (в соответствии с начисленными взносами);

- выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц, указанных в форме РСВ-1 ПФР и форме АДВ-6-4 (сверка итоговых сумм в целом по организации);

- соответствие сумм начисленных страховых взносов суммам выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц, и тарифам страховых взносов, применяемых страхователем.

Программа используется:

- страхователями - для проверки подготовленных документов в электронном виде для последующего представления их в органы ПФР;

- территориальными органами ПФР - при приеме расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам и сведений персонифицированного учета (за отчетные периоды с 2010 г.).

CheckXML

Назначение программы:

- используется для проверки файлов всех видов документов персонифицированного учета, представляемых страхователями в ПФР;

- используется для проверки файлов вместе и каждого по отдельности, представляемых страхователями в территориальные органы ПФР и содержащих расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам и сведения персонифицированного учета, в т. ч. в части сочетания видов стажа, дающего право на досрочное назначение трудовой пенсии;

- включает проверки в автоматизированном режиме при загрузке в базу данных индивидуального (персонифицированного) учета представленных работодателем сведений персонифицированного учета;

- проверку файла по структуре на соответствие требованиям утвержденного формата электронного представления;

- проверки определяются типом представляемых сведений (типом документа);

- включает возможность пакетной проверки XML-файлов.

Программа используется:

- страхователями - для проверки подготовленных документов в электронном виде для последующего представления их в органы ПФР;

- трансфер-агентами - для проверки подготовленных документов в электронном виде для представления их в ПФР;

- территориальными органами ПФР - при приеме документов персонифицированного учета от страхователей и трансфер-агентов;

- при межведомственном взаимодействии для проверки поступивших от ведомств запросов к базе данных персонифицированного учета.

Страхователь имеет право участия в электронном документообороте ПФР самостоятельно или через своего уполномоченного представителя.

Для подключения организации к системе электронного документооборота необходимо:

1) заключить договор с одной из организаций, выступающих в качестве удостоверяющего центра, оказывающих страхователю услуги по поставке и сопровождению средства криптографической защиты информации (СКЗИ) и поддержке транспортного сервера;

2) оформить с территориальным управлением ПФР по месту регистрации организации соглашение "Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи" (далее - соглашение).

Всю необходимую информацию по заключению соглашения можно получить, обратившись непосредственно в территориальное управление ПФР по месту регистрации страхователя.

Кроме того, вся информация о Технологии обмена электронными документами (Распоряжение Правления ПФР от 11 октября 2007 г. N 190р), образец типового соглашения, а также полный список всех организаций (удостоверяющих центров), сотрудничающих с ГУ - Отделением ПФР по г. Москве и Московской области, у которых можно приобрести программы, размещена на интернет-сайте Пенсионного фонда РФ ( pfrf. ru) в блоке "Отделение ПФР по г. Москве и Московской области".

Распоряжение и типовое соглашение можно найти, поэтапно следуя маршруту: http: pfrf. ru / выбрать блок - Отделение ПФР по г. Москве и Московской области / Работодателям региона / Персонифицированный учет / Актуальная информация по персонифицированному учету / Электронный документооборот для страхователей / "soglashenie-1.doc", "rasporyazhenie. doc".

Список удостоверяющих центров: http: pfrf. ru / выбрать блок - Отделение ПФР по г. Москве и Московской области / Работодателям региона / Персонифицированный учет / Актуальная информация по персонифицированному учету / Электронный документооборот для страхователей / "IC-contatcs-site. doc", а также http: pfrf. ru / в блоке - Отделение по г. Москве и Московской области / Работодателям региона / Персонифицированный учет / Актуальная информация по персонифицированному учету / в подразделе - Удостоверяющие центры (организации/партнеры УЦ), заключившие с Отделением "Соглашения о совместных действиях по организации информационного обмена по телекоммуникационным каналам связи" и прошедшие тестирование.

Отчетность в электронном виде обязательно должна заверяться электронной цифровой подписью (ЭЦП). Может сдаваться в электронном виде с ЭЦП на машинном носителе информации либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

При этом плательщик страховых взносов подписывает следующее соглашение с Пенсионным фондом:

СОГЛАШЕНИЕ

ОБ ОБМЕНЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО

ДОКУМЕНТООБОРОТА ПФР ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ

г. _________ "__" _________ 20_ г.

Государственное учреждение - Управление Пенсионного фонда Российской Федерации по ______________________ (далее по тексту - Управление ПФР) в лице ________________, действующего на основании Положения, с одной стороны, и ____________ (указываются полное наименование страхователя и регистрационный номер в территориальных органах ПФР) в лице ____________, действующего на основании ____________, именуемый в дальнейшем "Абонент системы", с другой стороны, заключили настоящее Соглашение

о нижеследующем:

1. Предмет Соглашения

1.1. Управление ПФР и Абонент системы осуществляют обмен документами в электронном виде в рамках СЭД ПФР по телекоммуникационным каналам связи (далее по тексту - Система).

1.2. Стороны признают, что полученные ими электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченных лиц, юридически эквивалентны документам на бумажных носителях, заверенным соответствующими подписями и оттиском печатей сторон.

1.3. Стороны признают, что использования в Системе средств криптографической защиты информации (СКЗИ), которые реализуют шифрование и электронную цифровую подпись, достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия сторон по защите от несанкционированного доступа (далее - НСД) и безопасности обработки информации, а также для подтверждения того, что:

электронный документ исходит от стороны, его передавшей (подтверждение авторства документа);

электронный документ не претерпел изменений при информационном взаимодействии сторон (подтверждение целостности и подлинности документа) при положительном результате проверки ЭЦП;

фактом доставки электронного документа является формирование принимающей стороной квитанции о доставке электронного документа.

1.4. Для работы в Системе стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации, нормативными актами ПФР.

1.5. Настоящее Соглашение является безвозмездным.

2. Технические условия

2.1. Абонент системы за свой счет приобретает, устанавливает и обеспечивает работоспособность программного обеспечения и средств криптографической защиты информации и ЭЦП, необходимых для подключения к Системе.

2.2. Абонент системы оплачивает средства связи и каналы связи, необходимые для работы в Системе.

2.3. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для Абонента системы осуществляет один из поставщиков услуг УЦ, список которых предоставляется Абоненту системы территориальными органами ПФР.

3. Порядок осуществления обмена электронными документами

3.1. Каждая сторона имеет право в электронной форме передавать другой стороне и получать от другой стороны электронные документы в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования", Федеральным законом от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений", Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования", а также другие документы, обеспечивающие функционирование Системы.

3.2. Информационный обмен стороны осуществляют в соответствии с Технологией обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации и Регламентом обеспечения безопасности при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи, размещенных на сайте ГУ - Отделения ПФР по ____________.

3.3. В случаях, если владельцем сертификата ключа Абонента системы является не руководитель, в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" своим приказом руководитель назначает уполномоченного представителя, о чем должен известить Управление ПФР, представив копию приказа о наделении владельца сертификата ключа правом подписи представляемых документов, установленных Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ, Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.03.1997 N 318, Федеральным законом от 30.04.2008 N 56-ФЗ, Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

4. Права и обязанности сторон

4.1. Управление ПФР принимает на себя следующие права и обязанности:

- обеспечить функционирование всего необходимого для обмена электронными документами с Абонентом системы оборудования со стороны Управления ПФР;

- при изменении требований к передаваемым электронным документам орган ПФР обязуется известить абонента системы об этих изменениях в установленные законами Российской Федерации сроки.

В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации Управление ПФР имеет право в одностороннем порядке изменять формы и перечень передаваемых документов.

4.2. Абонент системы принимает на себя следующие права и обязанности:

- обеспечить функционирование всего необходимого для обмена электронными документами с Управлением ПФР оборудования со стороны Абонента системы;

- заключить договор об оказании услуг на изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для Абонента системы с одним из поставщиков услуг УЦ, список которых предоставляется Абоненту системы территориальными органами ПФР.

При этом в целях обеспечения безопасности обработки и конфиденциальности информации Абонент системы должен:

- соблюдать требования эксплуатационной документации на средства криптографической защиты информации;

- не допускать появления в компьютерной среде, где функционирует Система, компьютерных вирусов и программ, направленных на ее разрушение. При обнаружении вредоносного кода в электронном документе, поступившем от Абонента системы, прием блокируется с выдачей извещения об этом Абоненту системы;

- прекращать использование скомпрометированного ключа шифрования и электронной цифровой подписи и немедленно информировать Управление ПФР и поставщика услуг УЦ, СКЗИ, программного продукта для представления сведений о застрахованных лицах в орган ПФР по телекоммуникационным каналам связи, с которыми заключен договор об оказании услуг, о факте компрометации ключа;

- не уничтожать и (или) не модифицировать архивы открытых ключей электронной цифровой подписи, электронных документов (в том числе электронные квитанции и журналы);

- осуществлять передачу электронных документов с конфиденциальной информацией только в зашифрованном виде.

4.3. В случае невозможности исполнения обязательств по настоящему Соглашению стороны немедленно извещают друг друга о приостановлении обязательств.

4.4. При возникновении споров, связанных с принятием или непринятием и (или) с исполнением или неисполнением электронного документа, стороны обязаны соблюдать порядок согласования разногласий в соответствии с Порядком обмена электронными документами в СЭД ПФР по телекоммуникационным каналам связи.

5. Ответственность сторон

5.1. Стороны несут ответственность за использование информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. Управление ПФР не несет ответственности за ущерб, возникший вследствие несоблюдения Абонентом системы требований при представлении сведений о застрахованных лицах в Пенсионный фонд Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи в части несвоевременного уведомления о компрометации ключей ЭЦП Абонента.

5.3. Абонент системы несет ответственность за сохранность программного обеспечения системы, архивов сертификатов открытых ключей электронной цифровой подписи и электронных документов, размещенных на своих компьютерах.

5.4. Если одна из сторон предъявляет другой стороне претензии по электронному документу при наличии подтверждения другой стороной факта получения такого документа, а другая сторона не может представить спорный электронный документ, виновной признается сторона, не представившая спорный документ.

5.5. Взаимодействующая с ПФР сторона в соответствии с Инструкцией об организации и обеспечении безопасности информации с ограниченным доступом, утвержденной Приказом ФАПСИ от 13.06.2001 N 152, выполняет в рамках данного Соглашения указания координирующего органа криптографической защиты - Отделения ПФР по обеспечению безопасности информационного взаимодействия с использованием СКЗИ.

6. Порядок смены ключей шифрования и электронной

цифровой подписи

Порядок выдачи, замены, уничтожения ключей, в том числе в случаях их компрометации, обмена открытыми ключами определяется поставщиком услуг УЦ, СКЗИ.

7. Срок действия Соглашения

7.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания сторонами и заключается на неопределенный срок.

7.2. В случае прекращения обмена электронными документами между сторонами в течение 36 месяцев Соглашение прекращает свое действие автоматически.

7.3. В случае нарушения одной из сторон обязательств, предусмотренных настоящим Соглашением, другая сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящее Соглашение, уведомив об этом в письменном виде другую сторону в течение 30 (тридцати) календарных дней.

7.4. В случае намерения одной из сторон расторгнуть Соглашение в одностороннем порядке необходимо уведомить об этом другую сторону не менее чем за 30 календарных дней.

8. Дополнительные условия

8.1. Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.

8.2. С требованиями Порядка предоставления сведений о застрахованных лицах в территориальные управления Отделения ПФР по телекоммуникационным каналам связи, размещенным на сайте, ознакомлен и согласен.

9. Юридические адреса и реквизиты сторон

Абонент системы Управление ПФР

Чтобы сдать отчетность лично, страхователю либо его уполномоченному представителю нужно представить ее на машинном носителе информации с ЭЦП в управление Пенсионного фонда по месту регистрации.

При представлении отчетности в электронном виде с ЭЦП обязанность представления отчетности в территориальный орган ПФР на бумажном носителе не предусмотрена.

Электронный документооборот осуществляется в соответствии с Распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 г. N 190р (в ред. Распоряжения Правления ПФР от 10 июня 2009 г. N 116р, от 19 марта 2010 г. N 75р).

В соответствии с данным Распоряжением порядок передачи информации в Пенсионный фонд следующий.

При представлении отчетности абонент соблюдает следующий порядок:

- формирует файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату;

- проверяет правильность подготовки отчетности проверочными программами ПФР;

- при выявлении проверочными программами ошибок в отчетности исправляет их;

- проверяет файлы антивирусной программой;

- подписывает отчеты ЭЦП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов, или его уполномоченного представителя и в зашифрованном виде отправляет в территориальный орган ПФР;

- в течение 2 рабочих дней с момента отправки отчетности получает из территориального органа ПФР извещение о результатах ее рассмотрения. В случае отсутствия извещения из территориального органа ПФР в указанный срок выясняет причину этого в организации или в территориальном органе ПФР.

В случае отрицательного результата представления отчетности в территориальный орган ПФР абонент получает извещение об отказе в приеме отчетности с указанием причин отказа и выполняет следующие действия:

- после получения страхователем извещения об отказе в приеме отчетности он устраняет причины, приведшие к отказу в приеме отчетности, и повторно представляет отчетность;

- в случае успешного представления отчетности в территориальный орган ПФР абонент получает извещение о приеме документа территориальным органом ПФР и сохраняет его;

- по результатам проверки отчетности проверочными программами территориальный орган ПФР в течение 6 рабочих дней с момента получения документа получает в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный ЭЦП территориального органа ПФР;

- отправляет в территориальный орган ПФР протокол контроля, подписанный ЭЦП абонента, что является подтверждением получения протокола.

Протокол контроля, подписанный ЭЦП территориального органа ПФР и ЭЦП абонента, сохраняется в архиве.

В случае получения абонентом протокола (протоколов) проверки отчетности, содержащего (их) сообщения об ошибках, абонент в соответствии с протоколом устраняет эти ошибки и повторно представляет отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные действующими нормативными правовыми актами.

Факт представления отчетности в электронном виде подтверждается соответствующим извещением о приеме отчетности. Извещение содержит сведения о дате и времени доставки файла отчетности в территориальный орган ПФР и подписано ЭЦП уполномоченного лица территориального органа ПФР.

При этом отправленная отчетность считается представленной своевременно, если дата ее доставки в территориальный орган ПФР будет не позднее срока, установленного действующим законодательством Российской Федерации.

Если абонент не получил от территориального органа ПФР в установленное время извещение о приеме отчетности или протокол контроля, он заявляет территориальному органу ПФР о данном факте, выясняет причину отсутствия указанных документов и, при необходимости, повторяет процедуру представления отчетности.

В случае возникновения технических сбоев на стороне территориального органа ПФР абонент через свою организацию получит сообщение об ошибке.

Абонент, после направления отчетности в территориальный орган ПФР и до получения положительного протокола проверки отчетности, обязан ежедневно осуществлять просмотр входящей корреспонденции и своевременно производить корректировку отчетности в случае такой необходимости.

Организации, отвечающие за доставку ЭД, ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) обеспечивают доставку ЭД на рабочее место специалиста территориального органа ПФР с использованием коммуникационной составляющей.

На основании приведенных выше данных возможно дать следующие рекомендации.

Рекомендации плательщикам страховых взносов.

Электронный порядок документооборота позволяет:

- ускорить отправку отчетности;

- обеспечить более эффективную сверку взаиморасчетов.

Однако электронный документооборот имеет и некоторые недостатки:

- возможные сбои при сдаче отчетности;

- сложности для малых предпринимателей;

- при отсутствии извещений о получении отчетности трудно доказать передачу отчетности по электронным каналам связи.

Поэтому компании численностью до 50 человек могут самостоятельно выбирать порядок подачи отчетности.

Организации с численностью свыше 50 человек должны подавать отчетность только в электронном виде.

Е. Шестакова

Эксперт журнала

Подписано в печать

10.04.2012

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1