Н.И.Архипова, проф., О.Л.Седова, доц. РГГУ
Эффективность труда секретаря характеризует результативность его трудовой деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда.
Эффективность труда секретаря во многом зависит от знаний, навыков, способностей конкретного человека.
Должностная инструкция секретаря, разработанная с учетом квалификационных характеристик "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих" четко регламентирует требования к образованию, стажу работы, знаниям и умениям секретаря. Однако, известно, что эффективность работы конкретного сотрудника определяется не только квалификационными требованиями, но и его личными качествами.
Не случайно в США должностная инструкция состоит из двух частей: "Описание работы", которое содержит наименование должности, ее краткое описание и "спецификация работы", включающая сведения о личностных характеристиках, необходимых для ее эффективного выполнения.
Многие специалисты пытались сформулировать перечень необходимых черт характера и качеств личности секретаря. Так, по мнению руководителей Клуба профессиональных секретарей М.Домниковой и Е.Приваловой современный секретарь должен обладать такими качествами, как осведомленность, пунктуальность и организованность (1). Дж.Харрисон, исходя из определения Европейской ассоциации профессиональных секретарей роли секретаря как "координационного центра" любой организации, выделил две группы требований к секретарю: требования к деловым и личностным качествам (5):
Деловые качества
| Профессиональные навыки секретарской работы | Высокая квалификация в области стенографии, машинописи, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи |
| Опыт организаторской работы | Высокий уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов |
| Эффективность, надежность, ответственность | Готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся операций, Умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение |
| Самостоятельность, инициатива | Инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения |
| Тактичность, дипломатичность | Тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех устремлениях |
| Пунктуальность | Для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч и посещению совещаний |
| Лояльность, преданность работе | Это основные качества для создания идеальных отношений с руководителем |
| Предвидение | Умение предупредить желания своего руководителя экономит время и в значительной мере освобождает его от необходимости детально планировать свою работу |
Личные качества
| Внешний вид | Опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки |
| Особенности характера | Любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора |
| Отзывчивость, умение адаптироваться | Готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работы на другой, умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок |
| Интересы | Стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя |
| Вежливость | Вежливость и отзывчивость необходимы для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело |
В России в конце 80-х годов была разработана типовая модель рабочего места секретаря-референта предприятий малого бизнеса (2). Модель включала 15 элементов качественных и количественных характеристик рабочего места: кадровые данные, опыт, профессиональные знания, профессиональные умения, личностные качества, психология личности, здоровье и работоспособность, уровень квалификации, служебная карьера, хобби, вредные привычки, организация труда, оплата труда, социальные блага и социальные гарантии.
Так, секретарь-референт - это женщина от 20 до 30 лет "из служащих", "красивой" внешности, с опытом работы от 1 до 5 лет, желательно с опытом общественной работы в профкоме или комсомоле. Секретарь-референт должен иметь хорошие профессиональные знания в области социологии, экономики, права, психологии, дизайна, коммерции, маркетинга, обладать профессиональными умениями в области машинописи, ведения личных дел, телефонных переговоров, архивного дела, компьютеров, презентационной работы, рекламы, поиска партнеров, экспедиторской работы. Необходимыми личностными качествами секретаря-референта должны быть доброжелательность, отзывчивость, честность, порядочность, воспитанность, скромность, жизнерадостность, терпимость. К числу деловых качеств отнесены исполнительность, коммуникабельность, организованность, трудолюбие, хозяйственность, дипломатичность, дисциплинированность, умение доводить порученное дело до конца и умение слушать людей. Наиболее предпочтительный тип личности - интроверт (направлен на внутренний мир) со средним уровнем интеллекта.
Не обсуждая спорность некоторых характеристик (например, красивая внешность, опыт работы в профкоме), отметим что применение типовой модели на практике не всегда осуществимо.
Во-первых, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (3), а термин "секретарь-референт" используется для секретарей различного уровня.
Во-вторых, секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, размера, стиля управления, национальных особенностей имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует различных способностей и личностных качеств.
Как определить, какими необходимыми качествами должен обладать секретарь конкретной организации, чтобы его работа была эффективной?
Может быть рекомендован следующий порядок определения требований к секретарю в конкретной организации.
1 этап.
Описание должности (рабочего места) -
всесторонняя информация о требованиях,
нагрузках и содержании работы (4).
| Общая характеристика | Цель работы
Основные задачи (6-7), Функции и обязанности. Технологии выполнения. |
| Показатели ответственности | Материальная
Финансовая За результаты работы. За сотрудников |
| Условия труда | Эргономические
(температура, освещенность, вредные воздействия) Экономические Социальные |
Анализ должности секретаря позволяет сформулировать требования, предъявляемые содержанием работы к следующим параметрам: знания, опыт, навыки, состояние здоровья (острота знания, слух, мышечная нагрузка и т.д.).
2 этап
Описание характера работы, т.е. фиксация данных
о типе выполняемых операций,
формах организации труда.
| Тип совместной
деятельности |
совместно-взаимодействующий
совместно-последовательный совместно творческий совместно-индивидуальный |
| Тип выполняемых
операций |
творческие
логические технические |
| Форма организации
труда |
совмещение профессий
совмещение функций индивидуальная коллективная |
Анализ характера работы секретаря позволяет сформировать требования, предъявляемые характером работы к следующим параметрам: тип личности, черты характера, способности
Описание параметров, которыми должна обладать личность для успешного выполнения работы, закрепляется в личностной спецификации.
3 этап.
Составление профессиограммы -
портрета "идеального" сотрудника
на должность секретаря конкретной организации.
Профессиограмма - ранговый перечень профессионально-значимых и личностных качеств человека, необходимых для эффективной работы на рабочем месте (в должности).
При приеме секретаря на работу целесообразно определить степень его соответствия "эталону" секретаря организации, закрепленному в профессиограмме.
Рекомендуемые методы профессионального и психологического тестирования секретарей при приеме на работу, а также их психологического обучения в процессе адаптации будут рассмотрены в дальнейших публикациях.
Литература.
1. Домникова М., Привалова Е. Профессия секретарь// Служба персонала, 1997 № 8-9-10 (21), с.29-30.
2. Егоршин А.П. Управление персоналом. Нижний Новгород: НИМБ, 1997.
3. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: "Экономические новости", 1998.
4. Управление персоналом: Энциклопедический словарь/ Под ред. А.Я.Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1998.
5. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения. - М.: "Экономика", 1995.
характеристика на секретаряпрофессиональные навыки секретаряэлектронный секретарь
Поделиться
