"Кадровик. ру", 2014, N 2
Вопрос: Допустимо ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, приказов об отпусках, командировках и пр. в электронном виде и периодически их распечатывать, либо они обязательно должны быть только в виде специальных бумажных журналов регистрации?
Ответ: Если в журнале регистрации предусмотрено обязательное наличие подписи работника, то журнал должен быть только на бумажном носителе (пример - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним). Считаем, что для других регистрационных форм, в которых не предусмотрена подпись работника (любого другого должностного лица), электронные журналы вести можно. Регистрация ведется в пределах календарного года; ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т. п.) обнуляется. Следовательно, прошлогодний журнал необходимо распечатать для хранения.
Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи системы электронного документооборота. Также, чтобы процедура электронной регистрации документов была законной, нужно описать ее в локальном нормативном акте (инструкции по делопроизводству и т. п.).
С. Ардатова
Эксперт
Национального союза кадровиков
Подписано в печать 10.02.2014
Поделиться
