Документация по кадровому резерву руководителей предприятия

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 11

ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО КАДРОВОМУ РЕЗЕРВУ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ПРЕДПРИЯТИЯ

В данной статье автор приводит документы, фиксирующие показатели по состоянию и анализу кадрового резерва.

В настоящее время, в условиях динамично развивающихся рыночных отношений, возникает потребность в новых способах и методах оценки деятельности организации, позволяющих подробно и всесторонне анализировать и прогнозировать трудовую деятельность, разрабатывать рекомендации по управлению персоналом, способствующие повышению эффективности социально-трудовой и экономической деятельности предприятий.

Основные проблемы,

возникающие при управлении кадровым резервом

Назовем основные проблемы, возникающие при управлении кадровым резервом как внутри службы персонала, так и при взаимодействии с другими подразделениями предприятия (потребителями услуг). В качестве основных затруднений в работе системы можно привести:

- назначение на должность не из резерва;

- исполнение обязанностей нерезервистами;

- длительный период неназначения резервиста на освободившуюся вакансию руководителя;

- формальный подход при формировании списков кадрового резерва;

- включение в кадровый резерв руководителей работников, не отвечающих требованиям Регламента управления кадровым резервом, при наличии в подразделении более перспективных и соответствующих сотрудников;

- назначение необученных резервистов;

- подготовка резервистов, не относящихся к "горячему" резерву, при наличии в подразделении резервистов, которых необходимо обучать в первую очередь;

- наличие в кадровом резерве резервистов равного или старшего возраста, чем руководитель, на которого они стоят в резерве;

- длительный период неизменения состава кадрового резерва при наличии выбывших резервистов и др.

Значительную долю дезорганизации в систему обычно вносят человеческий фактор и отсутствие строгой системы документирования состояния и реагирования на происходящие изменения.

Мы приведем образцы отчетов, на которые могут ориентироваться как сотрудники кадровых служб, так и руководство различных уровней при принятии кадровых решений.

Аналитический отчет о составе кадрового резерва

Анализ данной формы позволяет оценить обеспеченность КР, проводить своевременные корректирующие мероприятия по изменению состава резерва. Косвенно производится оценка реального уровня обеспеченности при наличии одного резервиста на несколько должностей, проверяются необходимость и достаточность такого количества резервистов.

Примерный образец

┌──────────────────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────┐

│ │ │ УТВЕРЖДАЮ │

│ │ │_______________________│

│ │ │ наименование должности│

│ │ │_________ ____________ │

│ │ │ подпись, расшифровка │

│ │ │ подписи │

│ │ │ │

│ ________________________ │ │"__" __________ 20__ г.│

│ наименование организации │ │ │

│ │ │ │

│ АНАЛИТИЧЕСКИЙ ОТЧЕТ │ │ │

│ ________ N ________ │ │ │

│ ___________________ │ │ │

│ место составления │ │ │

│ │ │ │

│Об обеспеченности кадровым│ │ │

│ резервом │ │ │

└──────────────────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────────────────────┘

Подразделение

Обеспеченность
резервом, %

Количество
должностей
без
резерва

Количество
руководителей

Количество
должностей
ПОР

Количество
резервистов

Резервисты, стоящие в резерве
на

Количество
должностей
более
одного
резервиста

2 должности

3 должности

4 и более
должности

шт.

%

шт.

%

шт.

%

шт.

%

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Механический
цех

95,2

2

46

42

36

3

7,1

1

2,4

5

11,9

Сталелитейный
цех

91,1

5

58

56

40

7

12,5

3

5,4

1

1,8

Ремонтный цех

88,9

4

37

36

25

5

13,8

2

5,6

2

5,5

Выводы

___________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________

________________ _____________ _______________________

должность подпись расшифровка подписи

Примерный образец

┌──────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────┐

│ │ │ УТВЕРЖДАЮ │

│ │ │_______________________│

│ │ │ наименование должности│

│ │ │_________ ____________ │

│ │ │ подпись, расшифровка │

│ │ │ подписи │

│ │ │ │

│ ________________________ │ │"__" __________ 20__ г.│

│ наименование организации │ │ │

│ │ │ │

│ АНАЛИТИЧЕСКИЙ ОТЧЕТ │ │ │

│ ________ N ________ │ │ │

│ ___________________ │ │ │

│ место составления │ │ │

│ │ │ │

│ О качественном составе │ │ │

│ кадрового резерва │ │ │

└──────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────────────────────┘

Подразделение

Обеспеченность
резервом, %

Количество
должностей
ПОР, шт.

Соответствие резервистов

Результаты психодиагностики

Средний
возраст
руководителей,
лет

Средний
возраст
резервистов,
лет

Индекс
возраста

Количество
альтернативных
кандидатов в
кадровый
резерв, чел.

Образование
по
специальности

уровень
образования

стаж
работы

возраст

полное
соответствие

целесообразно

может
быть
целесообразно

недостаточно
целесообразно
на данном
этапе

нецелесообразно

чел.

%

чел.

%

чел.

%

чел.

%

чел.

%

чел.

%

чел.

%

чел.

%

чел.

%

Механический
цех

95,2

42

24

57,1

31

73,8

35

83,3

29

69,0

22

52,4

32

76,2

4

9,5

45,2

32,6

12,1

52

Сталелитейный
цех

91,1

56

39

69,6

35

62,5

40

71,4

38

67,9

32

57,1

40

71,4

46,8

31,8

13,2

61

Ремонтный цех

88,9

36

24

66,7

25

69,4

21

58,3

18

50,0

17

47,2

24

66,7

1

2,8

47,9

36,7

9,8

32

Выводы

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________ _____________ _______________________

должность подпись расшифровка подписи

Отчет об увольнении из состава кадрового резерва

Изучение и анализ текущего изменения состава КР позволяют отслеживать количественное и качественное изменение резерва за определенный период. При этом используются такие понятия, как "текучесть", "выбытие", "назначение или перевод", а также анализируются причины данных изменений.

Примерный образец

┌──────────────────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────┐

│ │ │ УТВЕРЖДАЮ │

│ │ │_______________________│

│ │ │ наименование должности│

│ │ │_________ ____________ │

│ │ │ подпись, расшифровка │

│ │ │ подписи │

│ │ │ │

│ ________________________ │ │"__" __________ 20__ г.│

│ наименование организации │ │ │

│ │ │ │

│ ОТЧЕТ │ │ │

│ ________ N ________ │ │ │

│ ___________________ │ │ │

│ место составления │ │ │

│ │ │ │

│ Об увольнении из состава │ │ │

│ кадрового резерва │ │ │

└──────────────────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────────────────────┘

┌─────────────┬──────────┬──────────────┬────────────┬────────┬───────────────────────────────────────────────────────┐

│Подразделение│Должностей│Обеспеченность│Резервистов,│ К, %│ Уволено │

│ │ ПОР, шт. │ резервом, % │ чел. │ тек ├─────────┬──────────────────┬──────────────────────────┤

│ │ │ │ │ │ Всего │В т. ч. по причинам│ В т. ч. по другим причинам│

│ │ │ │ │ │ │ текучести │ │

│ │ │ │ │ │ ├───────────┬──────┼─────────┬─────────┬──────┤

│ │ │ │ │ │ │Собственное│ Всего│Причина 1│Причина 2│ Всего│

│ │ │ │ │ │ │ желание │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ ├────┬────┼─────┬─────┼────┬─┼────┬────┼────┬────┼────┬─┤

│ │ │ │ │ │чел.│ % │ чел.│ % │чел.│%│чел.│ % │чел.│ % │чел.│%│

├─────────────┼──────────┼──────────────┼────────────┼────────┼────┼────┼─────┼─────┼────┼─┼────┼────┼────┼────┼────┼─┤

│Механический │ 42 │ 95,2 │ 36 │ 2,78 │ 1 │2,78│ 1 │ 2,78│2,78│1│ │ │ │ │ │ │

│цех │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├─────────────┼──────────┼──────────────┼────────────┼────────┼────┼────┼─────┼─────┼────┼─┼────┼────┼────┼────┼────┼─┤

│Сталелитейный│ 56 │ 91,1 │ 40 │ 7,50 │ 3 │7,50│ 3 │ 7,5 │7,50│3│ │ │ │ │ │ │

│цех │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├─────────────┼──────────┼──────────────┼────────────┼────────┼────┼────┼─────┼─────┼────┼─┼────┼────┼────┼────┼────┼─┤

│Ремонтный цех│ 36 │ 88,9 │ 25 │ 0 │ 0 │0,00│ 0 │ 0 │0 │0│ │ │ │ │ │ │

└─────────────┴──────────┴──────────────┴────────────┴────────┴────┴────┴─────┴─────┴────┴─┴────┴────┴────┴────┴────┴─┘

Выводы

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

________________ _____________ _______________________

должность подпись расшифровка подписи

Отчет о выбытии из состава кадрового резерва

В нем сгруппированы причины, характеризующие процесс выбытия из состава КР руководителей следующим образом.

Неуважительные причины: увольнение по причинам текучести; неумение работать с коллективом; недостаточность опыта и знаний для исполнения обязанностей при замещении; неудовлетворительные результаты исполнения обязанностей руководителя; инициатива руководителя подразделения (с приложением письма о причине); инициатива подчиненного персонала (данные социологических исследований); инициатива коллег по работе; собственное желание.

Уважительные причины: назначение на должность; несоответствие параметрам формирования КР по возрасту для определенного уровня резерва; перевод в другое подразделение по собственному желанию или вследствие реструктуризации; увольнение не по причине текучести.

Примерный образец

┌──────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────┐

│ │ │ УТВЕРЖДАЮ │

│ │ │_______________________│

│ │ │ наименование должности│

│ │ │_________ ____________ │

│ │ │ подпись, расшифровка │

│ │ │ подписи │

│ │ │ │

│ ________________________ │ │"__" __________ 20__ г.│

│ наименование организации │ │ │

│ │ │ │

│ ОТЧЕТ │ │ │

│ ________ N ________ │ │ │

│ ___________________ │ │ │

│ место составления │ │ │

│ │ │ │

│ О выбытии из состава │ │ │

│ кадрового резерва │ │ │

└──────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────────────────────┘

Подразделение

Должностей
ПОР, шт.

Резервистов,
чел.

Обеспеченность
резервом, %

Выбыло резервистов

Всего

В т. ч. по неуважительным
причинам

В т. ч. по уважительным
причинам

Причина 1

Причина 2

Всего

Причина 1

Причина 2

Всего

чел.

%

чел.

%

чел.

%

чел.

%

чел.

%

чел.

%

чел.

%

Механический
цех

42

36

95,2

4

11,1

1

2,8

1

2,8

2

5,6

2

5,6

2

5,6

Сталелитейный
цех

56

40

91,1

5

12,5

3

7,5

3

7,5

1

2,5

1

2,5

2

5,0

Ремонтный цех

36

25

88,9

2

8,0

0

0

2

8,0

2

8,0

Выводы

__________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________

________________ _____________ _______________________

должность подпись расшифровка подписи

Порядок формирования отчетов

Если документация по обеспеченности, качественному составу и динамике кадрового резерва ведется с использованием автоматизированной системы, то представленные отчеты могут формироваться по мере необходимости. В случаях активной работы с кадровым резервом и необходимости постоянного его мониторинга отчеты могут составляться ежемесячно - к 15 числу месяца, следующего за отчетным. При недостатке административных ресурсов на формирование и анализ кадрового резерва можно проводить ежеквартальный анализ.

Документации, в которой отражаются показатели анализа результатов управления кадровым резервом, будет посвящена статья в одном из ближайших номеров журнала.

Библиографический список

1. Зайцева Т. В., Зуб А. Т. Управление персоналом: Учеб. для вузов. М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2006. 336 с.

2. Чижов Н. А. Управление корпоративными кадрами. СПб.: Питер, 2005. 352 с.

3. Травин В. В. Кадровый резерв и оценка результативности труда управленческих кадров: Учеб. пособие. М.: Дело Лтд, 1995. 176 с.

4. Кибанов А. Я. Экономика и социология труда: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М, 2007. 584 с.

5. Одегов Ю. Г., Карташова Л. В. Управление персоналом. Оценка эффективности. М.: Экзамен, 2007. 531 с.

6. Одегов Ю. Г., Никонова Т. В. Аудит и контроллинг персонала организации: Учеб. пособие. М.: Экзамен, 2004. 544 с.

7. Аудит и контроллинг персонала организации: Учеб. пособие / Под ред. проф. П. Э. Шлендера. М.: Вузовский учебник, 2007. 224 с.

К. Фокин

Начальник

отдела обучения персонала

ОАО "Западно-Сибирский

металлургический комбинат"

Подписано в печать

07.10.2011

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1