Автоматизация закупок: работа с условиями поставок

Периодически возникают ситуации, когда при оформлении заказа клиента товара не хватает на складе. Или этот товар отсутствует в данный момент, потому что он не слишком популярный среди клиентов компании и иметь складской запас не имеет смысла. Или номенклатура настолько велика, что абсолютно весь ее состав сложно и не целесообразно постоянно иметь под рукой. В любом случае, недостаток нужно восполнить, приобрести в срок в пределах, оговоренных с заказчиком, и, возможно, пополнить свои запасы данного продукта.

Тут мы сталкиваемся со следующими вопросами:

  1. У кого покупать – конечно, может быть, что у нас есть постоянный поставщик данной позиции, налаженные каналы связи и хорошие партнерские отношения, и тогда эта проблема отпадает сама собой (появляется вопрос номер
  2. Но если таких связей нет? А если товар вообще никогда и нигде еще не закупался? Что делать?
  3. Нужна цена. Заказчик хочет 1000 штук по 5 рублей. Поставщик не согласен. Или, например, согласен, но не совсем - по 5 рублей он поставит 500, а остальные 500 по 7. Как быть?
  4. Сроки и расходы на доставку. Мало того, что 500 по 5, а 500 по 7, так еще и первые 500 поплывут морем, а вторые 500 пешком придут. Надо выстроить маршрут.
  5. А еще может быть, поставщик нас устраивает, но меньше 1500 он нам никогда не поставляет, принцип у него такой. Опять вопрос.

В качестве решения может использоваться информационная система с инструментом автоматизированных закупок, предусматривающая работу с поставщиками и ведение справочника контрагентов с указанием, что данный контрагент занимается поставкой вот таких товаров и вот таких, от такого-то производителя. Также одним немаловажным требованием к подобному программному продукту является возможность взаимодействия сотрудников из отделов продаж, закупок и логистики, так как чем быстрее мы ответим клиенту, тем вероятнее состоится продажа, а скорость подготовки предложения для заказчика как раз и зависит от слаженной работы этих подразделений.

Для удобства формирования, ведения и хранения данных о всех возможных условиях поставки лучше использовать один централизованный объект, имеющий связи с соответствующими документами (относящимися к сделке). Таким объектом может быть котировка.

Котировка сама по себе – цена, объявленная продавцом, по которой он готов продать товар. На практике же случаются довольно разные ситуации, как по сроку действия предложения, так и по объему поставки или надежности данной цены. Условно котировки можно поделить на следующие типы:

товар новый и в его карточке указан производитель, при первом создании котировки в качестве контрагентов для рассылки запросов будет указан только один этот производитель. У клиента также может быть свой список желаемых поставщиков, его следует указывать при отправке запроса на котировку в отдел закупок. При приеме ответов по ценам мы регистрируем заявки от поставщиков, и система запоминает, что помимо F данный продукт могут еще поставить M и K, записывает это в их карточки, и в дальнейшем будет предлагать их как возможных поставщиков.

В итоге получаем, что котировки – это не просто цены, а целый справочник цен поставщиков и даже справочник цен закупки при наличии стандартных маршрутов доставки (цена поставщика + дополнительные расходы), то есть это совокупность условий поставки конкретного товара.

Более того, этот инструмент еще удобен и тем, что на его основе можно планировать график поставок клиенту.

В заключение отметим, что организация и проведение закупок – достаточно сложный и объемный вопрос в автоматизации торговли. Здесь следует учитывать многие нюансы и особенности, в том числе касающиеся какого-то определенного направления торговли.

Перова Александра

Бизнес-аналитик компании "Oremax"

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1