Аттестация персонала: документируем правильно

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 9

Аттестация персонала: документируем правильно

Процедура проведения аттестации для различных категорий служащих имеет свои особенности, которые более подробно изложены в соответствующих нормативно-правовых документах. Но состав документов, сопровождающих аттестацию в различных организациях, практически одинаков и включает в себя приказ, график проведения аттестации, представление, характеристику на аттестуемого работника и ряд других документов, об оформлении которых рассказывается в публикации.

Аттестация - дело ответственное, требующее тщательной подготовки и соответствующей компетенции аттестационного органа. Проводится аттестация аттестационной комиссией, которая утверждается приказом руководителя организации, и состоит из председателя, заместителя председателя, секретаря и членов комиссии. Обычно в состав аттестационной комиссии включаются представители кадровой и юридической служб, представитель соответствующего профсоюзного органа. Кроме того, к работе аттестационной комиссии могут привлекаться независимые эксперты. Решения комиссии обязательно протоколируются. Заседание аттестационной комиссии может считаться правомочным, если на нем присутствует не менее двух третей ее членов. Решение аттестационной комиссии принимается открытым или тайным голосованием в отсутствие аттестуемого. При равенстве голосов членов комиссии может быть использован голос независимого эксперта. Однако законодательством РФ, скажем в ряде отраслей промышленности или в органах государственной власти, процедура аттестации четко регламентирована. Например, можно обратиться к Положению о проведении аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.03.2000 N 234 "О порядке заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий". Согласно п. 4 Положения при аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий комиссия правомочна выносить решения, если на заседании присутствуют не менее половины ее членов с правом решающего голоса. И этот момент обеспечивается, в частности, и тем, что в случаях невозможности присутствия того или иного члена комиссии на заседании по уважительным причинам (болезнь, командировка и т.п.), в обязательном порядке производиться его замена с внесением соответствующего изменения в состав комиссии. А при равенстве голосов принимается решение, за которое голосовал председательствующий на заседании. Если аттестацию проходит сотрудник, являющийся членом аттестационной комиссии, то он в голосовании не участвует.

Процедура проведения аттестации для различных категорий рабочих, служащих имеет свои особенности, которые более подробно изложены в соответствующих нормативно-правовых актах. Разработанные в этих актах формы могут быть использованы для создания собственных аттестационных документов конкретного предприятия (организации). Состав документов, сопровождающих аттестацию в различных организациях, практически одинаков и может включать в себя:

- график проведения аттестации;

- приказ о проведении аттестации;

- заявление работника (форма заявления утверждена Приказом Минобразования России от 26.06.2000 N 1908 "Об утверждении Положения о порядке аттестации педагогических и руководящих работников государственных и муниципальных образовательных учреждений");

- квалификационный лист;

- аттестационный лист;

- протокол заседания аттестационной комиссии;

- аттестационное удостоверение;

- характеристику на аттестуемого работника;

- представление;

- документацию по анкетированию и экспертизе различных качеств аттестуемого;

- перечни показателей для оценки профессиональных и личностных качеств сотрудника;

- отчеты по результатам аттестации.

Адаптированные варианты форм, закрепленных различными приказами силовых ведомств, постановлениями иных органов и имеющих определенную структуру, будут представлены ниже.

Конечно же, аттестация не может проходить хаотично, поэтому до начала календарного года составляется график проведения аттестации. Подготовкой данного документа могут заниматься: начальник отдела кадров, начальник отдела организации и оплаты труда, председатель аттестационной комиссии и руководитель службы персонала, то есть то должностное лицо, которому поручено данное задание. По общему правилу аттестация не должна проводиться чаще одного раза в год, но и не реже одного раза в два года. Однако законодательно могут устанавливаться и иные сроки. Например, согласно п. 4 Постановления Правительства РФ от 16.03.2000 N 234 аттестация данной категории проводится один раз в три года.

График проведения аттестации оформляется так же, как и приказ, на общем бланке организации. Вид документа "график" пишут прописными буквами. Заголовок к тексту отвечает на вопрос: чего? Текст графика может быть составлен в виде таблицы. Графы таблицы имеют следующие наименования:

- номер по порядку;

- Ф.И.О. сотрудника;

- должность;

- дата проведения аттестации;

- дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов.

Словарь управления персоналом. Аттестация (от лат. attestatio - свидетельство) - 1) определение соответствия квалификации, уровня знаний, деловых и личных качеств работника требованиям должности; 2) установление соответствия содержания, уровня и качества подготовки специалиста государственным требованиям; 3) характеристика, отзыв о способностях, знаниях, деловых и других качествах какого-либо лица, его поведении и т.п.

График - расписание, определяющее последовательность выполнения действий, протекания событий во времени. Например, график движения поездов, график дежурств, график работы.

График подлежит обязательному утверждению руководителем организации. График должен быть доведен до сведения работников, подлежащих аттестации, в срок не менее одного месяца с начала аттестации. Примерная форма графика проведения аттестации представлена на рис. 1.

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Наименование организации Утвержден │

│ ________________________ приказом генерального │

│ ________________________ директора от _____ N _____│

│ │

│ График │

│ проведения аттестации работников │

│ │

│ _______________________________ N _____│

│ (место составления или издания) │

│ │

│ _____________________________________________________________________│

│ (наименование структурного подразделения) │

│ │

│ в __________ году │

│ │

│┌───┬──────────┬─────────┬──────────┬───────────────────────────────────┐│

││ N │ Ф.И.О. │Должность│ Дата │Дата представления в аттестационную││

││п/п│сотрудника│ │проведения│ комиссию необходимых документов ││

││ │ │ │аттестации│ ││

│├───┼──────────┼─────────┼──────────┼───────────────────────────────────┤│

││ │ │ │ │ ││

│├───┼──────────┼─────────┼──────────┼───────────────────────────────────┤│

││ │ │ │ │ ││

│├───┼──────────┼─────────┼──────────┼───────────────────────────────────┤│

││ │ │ │ │ ││

│├───┼──────────┼─────────┼──────────┼───────────────────────────────────┤│

││ │ │ │ │ ││

│├───┼──────────┼─────────┼──────────┼───────────────────────────────────┤│

││ │ │ │ │ ││

│├───┼──────────┼─────────┼──────────┼───────────────────────────────────┤│

││ │ │ │ │ ││

│├───┼──────────┼─────────┼──────────┼───────────────────────────────────┤│

││ │ │ │ │ ││

│├───┼──────────┼─────────┼──────────┼───────────────────────────────────┤│

││ │ │ │ │ ││

│├───┼──────────┼─────────┼──────────┼───────────────────────────────────┤│

││ │ │ │ │ ││

│├───┼──────────┼─────────┼──────────┼───────────────────────────────────┤│

││ │ │ │ │ ││

│├───┼──────────┼─────────┼──────────┼───────────────────────────────────┤│

││ │ │ │ │ ││

│├───┼──────────┼─────────┼──────────┼───────────────────────────────────┤│

││ │ │ │ │ ││

│└───┴──────────┴─────────┴──────────┴───────────────────────────────────┘│

│ │

│ ___________ _________ _____________________ │

│ (должность) (подпись) (расшифровка подписи) │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1

Приказ о проведении аттестации составляется и оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к приказам по основной деятельности согласно ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Данный приказ оформляется на общем бланке организации (бланк, на котором отсутствуют справочные данные об организации), подписывается руководителем организации, визируется заинтересованными лицами. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указывается цель издания подобного приказа. Обычно целью проведения аттестации является необходимость установления соответствия работника занимаемой должности, повышение мотивации работников к труду, поэтому текст приказа обычно начинается словами: "В целях..." или "В связи...". Констатирующая часть приказа отделяется от распорядительной части глаголом "приказываю", который печатается с новой строки, прописными буквами, в конце глагола ставится двоеточие. Далее распорядительная часть делится на пункты и подпункты:

- о дате и сроках проведения аттестации;

- об утверждении списка работников, подлежащих аттестации (сам список дается в приложении к приказу);

- о составе аттестационной комиссии, с указанием должностей и Ф.И.О. членов аттестационной комиссии;

- об указании начальникам отделов подготовить характеристики на сотрудников и сроках представления данных документов в аттестационную комиссию;

- о контроле за исполнением приказа, с указанием должности и фамилии лица, на которое возложен контроль.

Словарь кадрового делопроизводства. Приказ - 1) акт руководителя организации, направленный на решение вопросов организационно-распорядительного характера, установление, изменение или прекращение трудовых отношений, обязательный для исполнения подчиненными сотрудниками; 2) форма административных правовых актов, издаваемых органами исполнительной власти (министерствами, ведомствами и др.), а также Центральным банком РФ, которые могут содержать нормы права непосредственно или утверждать подзаконные нормативно-правовые акты (инструкция, порядок, положение); 3) в вооруженных силах письменное или устное распоряжение начальника подчиненным, требующее безусловного повиновения.

Примерная форма приказа о проведении аттестации представлена на рис. 2.

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Наименование организации │

│ ------------------------ │

│ ------------------------ │

│ │

│ Приказ │

│ │

│ ______________ N ______________ │

│ (место составления или издания) │

│ │

│ о проведении аттестации │

│ │

│ В целях _____________________________________________________________│

│ │

│ Приказываю: │

│ 1. Провести ________________________________ аттестацию руководителей│

│и специалистов организации. │

│ 2. Утвердить список сотрудников, подлежащих аттестации (приложение). │

│ 3. Создать аттестационную комиссию в составе: │

│ │

│ Председатель - ______________________________________________________│

│ (должность, Ф.И.О.) │

│ Секретарь - _________________________________________________________│

│ (Ф.И.О.) │

│ │

│ Члены комиссии: │

│ 1. Должность, Ф.И.О. │

│ 2... │

│ 3... │

│ 4. Начальникам отделов подготовить характеристики на сотрудников и│

│представить их в аттестационную комиссию к... │

│ 5. Председателю и секретарю аттестационной комиссии представить│

│материалы аттестации генеральному директору к "___" __________ 200_ г. │

│ (не позднее чем за две недели до проведения аттестации) │

│ 6. Начальнику отдела кадров Саенко В.А. организовать методическую│

│помощь в подготовке к проведению аттестации. │

│ 7. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя│

│генерального директора Александрову А.П. │

│ │

│ Генеральный директор подпись С.М. Ищенков │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2

Аттестационное удостоверение - это специальный документ, который выдается на основании результатов аттестации. Однако используется в довольно узких и специализированных областях. Например, согласно Правилам аттестации сварщиков и специалистов сварочного производства, утвержденным Постановлением Госгортехнадзора России от 30.10.1998 N 63, такой документ выдается для подтверждения возможности использования аттестованного лица при выполнении сварочных работ.

Характеристика - документ, который составляется непосредственным руководителем сотрудника, подлежащего аттестации. Она должна содержать:

- объективную оценку личных и деловых качеств сотрудника;

- результаты его деятельности за период, предшествующий аттестации, выполнения сотрудником рекомендаций, высказанных при предыдущей аттестации;

- индивидуальные способности работника;

- мнение руководителя о соответствии сотрудника занимаемой должности.

Оформляется характеристика на листе бумаги формата А-4, подписывается руководителем организации.

Представление - заполняется для руководителей и специалистов. Составляется руководителем структурного подразделения совместно с отделом кадров. Аттестуемый должен быть ознакомлен с представлением не позднее чем за две недели до аттестации. Аттестационный лист сдается в аттестационную комиссию не позднее чем за неделю до аттестации. Для оценки руководителей (к категории относятся: руководители структурных подразделений, начальники отделов и заместители руководителя) создается экспертная группа, в состав которой включаются представители различных подразделений. Форма представления на специалиста и на руководителя оформляется и составляется отдельно. Оформляется представление на листе бумаги (формат А-4) и включает:

- Ф.И.О. сотрудника;

- должность сотрудника;

- место работы;

- функциональные обязанности;

- показатели результативности труда и оценку этих показателей;

- предложения по оценке и рекомендации;

- должность, подпись, Ф.И.О. исполнителя;

- дату ознакомления и подпись аттестуемого;

- дату проведения аттестации.

Текст представления удобнее оформлять в анкетной форме.

Словарь кадрового делопроизводства. Представление - официальный письменный доклад, составленный уполномоченными должностными лицами на работника организации, содержащий оценочную информацию о качестве и результатах работы работника за оцениваемый период.

В целом процесс аттестации является неотъемлемой частью кадрового мониторинга. Каждый руководитель самостоятельно решает вопрос о необходимости проведения аттестации сотрудников и о возможностях осуществления данной процедуры. Варианты документирования также могут быть выбраны в соответствии с направлением деятельности организации. Вопрос аттестации должен быть решен работодателем на локальном уровне, если законодательством не предусмотрено иное.

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Наименование организации │

│ ________________________ │

│ ________________________ │

│ ______________________________________│

│ (наименование аттестационной комиссии)│

│ от ___________________________________│

│ (Ф.И.О.) │

│ ______________________________________│

│ (должность, место работы) │

│ │

│ Заявление │

│ │

│ Прошу аттестовать меня в 20__ г. на ________________ квалификационную│

│категорию по должности (должностям) _____________________________________│

│ С Положением о порядке аттестации │

│ _____________________________________________________________________│

│ ознакомлен(а). │

│ Наличие квалификационной категории __________________________________│

│ срок ее действия ____________________________________________________│

│ Основанием для аттестации на указанную в заявлении категорию считаю│

│следующие результаты работы: │

│ _____________________________________________________________________│

│ _____________________________________________________________________│

│ _____________________________________________________________________│

│ Считаю наиболее приемлемым прохождение аттестации в форме ___________│

│ _____________________________________________________________________│

│ Сообщаю о себе следующие сведения: │

│ 1. Образование (какое учебное заведение окончил(а), полученная│

│специальность и квалификация) │

│ _____________________________________________________________________│

│ _____________________________________________________________________│

│ 2. Стаж работы (по специальности) ______, в данной должности _______,│

│в данном организации _______. │

│ 3. Наличие наград, званий, ученой степени, ученого звания │

│ _____________________________________________________________________│

│ _____________________________________________________________________│

│ 4. Сведения о повышении квалификации │

│ _____________________________________________________________________│

│ _____________________________________________________________________│

│ │

│ "___" ___________ 200_ г. Подпись _______________│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 3

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Квалификационный лист │

│ │

│на ______________________________________________________________________│

│ (должность) │

│для присвоения (подтверждения) __________________________________________│

│ (категории) │

│1. ______________________________________________________________________│

│ (фамилия, имя, отчество, должность) │

│2. ______________________________________________________________________│

│ (наименование учреждения, подразделения) │

│3. Дата и год рождения "__" __________ 200_ г. │

│4. Образование __________________________________________________________│

│ (наименование учреждения образования, год окончания, │

│_________________________________________________________________________│

│ номер диплома) │

│5. Квалификация по диплому ______________________________________________│

│6. Работа по окончании учреждения образования │

│с ________ по ___________________________________________________________│

│ (должность, организация) │

│с ________ по ___________________________________________________________│

│с ________ по ___________________________________________________________│

│с ________ по ___________________________________________________________│

│7. Повышение квалификации _______________________________________________│

│ (где, когда, продолжительность) │

│_________________________________________________________________________│

│8. Ученая степень, звание _______________________________________________│

│9. Знание иностранного языка ____________________________________________│

│ (наименование, степень знания) │

│10. Направлен(а): │

│- личная инициатива │

│- по представлению │

│- иное │

│11. Опубликовано работ ____________ Изобретения ____________ │

│ (количество) (количество) │

│Рационализаторские предложения ____________ │

│ (количество) │

│12. Оценка деятельности _________________________________________________│

│13. Претендует ______________________________________ на квалификационную│

│категорию по специальности ______________________________________________│

│14. Дата присвоения квалификационной категории __________________________│

│ (по плану) │

│руководитель _________ _____________________ │

│ (подпись) (расшифровка подписи) │

│ │

│М.П. │

│ │

│С квалификационным │

│листом ознакомлен(а) _________ ___________________ │

│ (подпись) (инициалы, фамилия) │

│ │

│"__" __________ 200_ г. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 4

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Аттестационный лист │

│ │

│ 1. Фамилия, имя, отчество ___________________________________________│

│ 2. Год, число и месяц рождения ______________________________________│

│ 3. Сведения о профессиональном образовании, наличии ученой степени,│

│ученого звания __________________________________________________________│

│ 4. Наименование занимаемой должности на момент аттестации и дата│

│назначения на должность _________________________________________________│

│ _____________________________________________________________________│

│ 5. Стаж работы по должности _________________________________________│

│ 6. Общий трудовой стаж ______________________________________________│

│ 7. Вопросы, заданные сотруднику, и краткие ответы на них │

│ _____________________________________________________________________│

│ _____________________________________________________________________│

│ _____________________________________________________________________│

│ 8. Замечания и предложения, высказанные аттестационной комиссией │

│ _____________________________________________________________________│

│ _____________________________________________________________________│

│ 9. Рекомендации предыдущей аттестации │

│ - выполнены │

│ - выполнены частично │

│ - не выполнены │

│ 10. Решение аттестационной комиссии _________________________________│

│ _____________________________________________________________________│

│ _____________________________________________________________________│

│ _____________________________________________________________________│

│ 11. Количественный состав аттестационной комиссии ___________________│

│ На заседании присутствовало __________ членов аттестационной комиссии│

│ Количество голосов: "за" ________, "против" ________ │

│ 12. Примечания ______________________________________________________│

│ _____________________________________________________________________│

│ │

│ _________ _____________________ │

│ Председатель аттестационной комиссии (подпись) (расшифровка подписи) │

│ │

│ Заместитель председателя │

│ аттестационной комиссии __________ __________ │

│ Секретарь │

│ аттестационной комиссии __________ __________ │

│ Члены │

│ аттестационной комиссии __________ __________ │

│ │

│ Дата проведения аттестации "__" __________ 200_ г. │

│ │

│ _________ _____________________│

│ С аттестационным листом ознакомлен(а) (подпись) (расшифровка подписи)│

│ │

│ М.П. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 5

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Протокол N __________ │

│ │

│Заседания аттестационной комиссии │

│_________________________________________________________________________│

│ (наименование учреждения, организации, место проведения аттестации) │

│Председатель комиссии ___________________________________________________│

│ (должность, Ф.И.О.) │

│ │

│Члены комиссии: 1. ______________ _______________ │

│ (Ф.И.О.) (должность) │

│2. ______________________________________________________________________│

│3. ______________________________________________________________________│

│4. ______________________________________________________________________│

│Секретарь комиссии ______________________________________________________│

│ (Ф.И.О.) (должность) │

│На заседании аттестационной комиссии были рассмотрены вопросы: │

│_________________________________________________________________________│

│ (Ф.И.О. аттестуемого, должность) │

│_________________________________________________________________________│

│_________________________________________________________________________│

│_________________________________________________________________________│

│Аттестационная комиссия пришла к заключению: │

│_________________________________________________________________________│

│_________________________________________________________________________│

│ (решение комиссии по аттестационному листу) │

│На заседании аттестационной комиссии присутствовали: │

│1. ______________________________________________________________________│

│ (Ф.И.О.) (должность) │

│2. ______________________________________________________________________│

│3. ______________________________________________________________________│

│Председатель комиссии ___________________________________________________│

│ (должность, Ф.И.О.) │

│ │

│Члены комиссии: 1. ______________________________________________________│

│ (Ф.И.О.) (должность) │

│2. ______________________________________________________________________│

│3. ______________________________________________________________________│

│4. ______________________________________________________________________│

│ │

│Секретарь комиссии ____________ ____________ _______________ │

│ (Ф.И.О.) (должность) │

│ │

│"__" __________ 200_ г. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 6

О чем говорят...

Ответы на вопросы, заданные работникам

Что может вас удержать на настоящем месте работы?

- Новые функции в компании - 11%

- Повышение заработной платы - 33%

- Дополнительное обучение - 16%

- Продвижение по карьерной лестнице - 35%

- Никакие предложения не удержат - 5%

Какие факторы способны привлечь вас на предприятие?

- Организация труда - 10%

- Наличие социального пакета - 17%

- Развитая система наставничества - 0%

- Возможность карьерного роста - 53%

- Известность компании - 13%

- Психологический климат в коллективе - 7%

Какой способ поиска работы вы считаете наиболее эффективным?

- Через знакомых - 47%

- Интернет - 33%

- Газеты - 6%

- Бегущая строка по ТВ - 2%

- Служба занятости - 4%

- Рекрутинговые агентства - 7%

- Агентства по трудоустройству - 3%

Г.Мольков

К. э. н.,

доцент

Государственного университета управления

Подписано в печать

25.08.2008

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1