Цель оптимизации численности персонала – сокращение издержек на персонал. Если под оптимизацией подразумевать избавление от «балласта» в виде нерадивых, демотивированных, нелояльных сотрудников, то все решается относительно просто, оптимизация численности персонала начинается сразу с управленческих решений. HR-у остается только юридически грамотно обосновать эти решения. Но такой подход потенциально несет конфликты, потерю квалифицированных кадров, снижение эффективности работы сотрудников в целом.
Однако, если подойти к оптимизации численности персонала как к процессу «инвентаризации» человеческих ресурсов, то как любой процесс он потребует системного подхода. Такая «инвентаризация» должна быть грамотно выстроена в соответствии с продуманным алгоритмом.
На мой взгляд, оптимальный алгоритм оптимизации численности персонала будет выглядеть примерно так:
- Определение цели деятельности компании. Цель должна быть определена не только с точки зрения смысла существования компании вообще, но и с точки зрения достижимости этой цели исходя из оказывающих влияние факторов. Необходимо учитывать, что рыночная ситуация подвижна, и закладывать в перспективный план соответствующие изменения.
- Четкое, формализованное выстраивание бизнес-процессов, с критериями оценки их результатов. Это ключевой этап и от того, насколько полноценно он будет проработан зависит конечный результат оптимизации.
- Определение функционала подразделений исходя из целей бизнес-процессов, его формализация.
- Аудит функционала, фактически выполняемого работниками. Выявление повторяющихся или излишних функций, определение недостающих.
- Сверка фактического функционала с формализованным. Сопоставление функционала с требованиями и целями бизнес-процессов. При необходимости внесение изменений в формализованную часть описания функционала.
- Тайминг работы и определение загруженности (фотография рабочего дня, определение, расчет нормативов, хронометраж, создание паспортов рабочих мест и т.д.).
- Расчет численности персонала оптимальной в настоящее время и в выбранной перспективе.
- Рациональное перераспределение функционала работников (удаление, перераспределение, добавление функций).
- Принятие управленческих решений по оптимизации численности:
- Внесение изменений в штатное расписание;
- Запуск движения персонала (перевод, увольнение работников и др.) ;
- Изменение режима работы;
- Изменение системы оплаты;
- Привлечение заемного труда и др.
Использование данного алгоритма оптимизации численности персонала позволяет:
- Определить и выстроить в виде системы необходимый и достаточный функционал.
- Сохранить ценных работников.
- Сохранить уровень мотивации работников и, как следствие, эффективность их деятельности.
- Снизить эмоциональную напряженность при принятии непопулярных решений.
- Снизить уровень сопротивления персонала, за счет того, что данный алгоритм требует существенных временных затрат.
- Продемонстрировать бережное отношение ко всем работникам, дать работникам ощущение «справедливого» подхода.
Существенным недостатком этого алгоритма оптимизации численности персонала являются значительные временные затраты.
В результате различных причин, от неэффективного руководства до изменения рыночной ситуации, а также на определенных этапах развития многие компании задумываются о сокращении издержек. Поскольку издержки на персонал зачастую составляют более пятидесяти процентов от общих затрат компании, то собственникам приходится идти на непопулярные решения, такие, как оптимизация численности персонала.
Правильно подготовленный и грамотно реализованный процесс оптимизации численности персонала позволяет, сократив издержки, сохранить самое ценное — людей, а также выстроить систему, освобождающую от необходимости в дальнейшем повторно принимать непопулярные решения.
Поделиться
