Адаптация сотрудника - формализуем каждый шаг

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 10

Адаптация сотрудника - формализуем каждый шаг

От процесса адаптации зависит, как быстро новый сотрудник сможет приносить организации необходимую прибыль. Вторая задача - это снижение издержек по поиску и найму новых сотрудников. Наличие четко регламентированной процедуры адаптации снижает риск ухода сотрудника из организации.

Поэтапное выстраивание системы адаптации

Для разработки системы адаптации персонала наша организация воспользовалась методикой проектирования этой системы, которая включает в себя:

- выбор подхода к созданию системы адаптации с учетом потребностей, ресурсов и потенциала организации;

- формирование структуры процесса адаптации;

- разработку необходимой документации;

- планирование внедрения системы адаптации персонала.

Указанная методика позволяет реализовать на практике теоретические положения, изложенные в части первой данной дипломной работы.

Весь комплекс работ по выстраиванию системы адаптации условно делится на пять блоков (табл. 1).

Таблица 1

Этапы построения системы адаптации

Наименование
блока, N п/п

Содержание работ

Результаты

1. Предпроектная
подготовка

Определение цели и ожидаемых
результатов внедрения
программы адаптации.
Разработка плана работ по
внедрению программы.
Определение круга
специалистов, входящих в
рабочую группу. Закрепление
руководителя процесса
адаптации

- Определены цели и
разработан подробный план
внедрения программы.
- Сформирована рабочая
группа.
- Определен руководитель
процесса

2. Разработка
документов и
предложений

Выстраивание логики всей
процедуры адаптации - от
подготовки к приходу
сотрудника до завершения
периода.
Описание последовательности
процесса адаптации с
определением всех
необходимых форм и
приложений. Разработка
положения об адаптации и
справочных материалов об
организации

- Положение об адаптации
издано.
- Систематизированы все
существующие элементы
адаптации.
- Разработаны необходимые
приложения (формат плана,
справочники, буклеты,
программа адаптационного
семинара)

3. Обучение

Разъяснение руководству
актуальности внедрения
процедуры адаптации и ее
роли в решении существующих
проблем управления
персоналом.
Проведение ряда обучающих
семинаров для линейных
руководителей и наставников
с целью освоения ими
инструментов адаптации

- Проведены обучающие
семинары.
- Руководители понимают и
поддерживают программу
адаптации

4. Мониторинг

Запуск программы адаптации
персонала.
Подведение промежуточных
итогов и отслеживание
контрольных точек, из
которых поступает информация
о ходе и проблемах процесса.
Анализ всех элементов
процедуры адаптации на
основе обратной связи новых
сотрудников, их
руководителей и наставников.
Коллективное обсуждение
участниками процесса
промежуточных итогов
адаптации

- Каждый новый сотрудник
встречается и адаптируется
по новым правилам.
- Получена обратная связь
по процедуре адаптации.
- Подведены промежуточные
итоги.
- Выработаны решения
проблемных моментов

5. Корректировка

Введение в программу
адаптации необходимых
изменений

- Индивидуализация
отдельных элементов
процедуры адаптации

В данной статье затрагиваются лишь первый и второй блоки данной методики проектирования системы адаптации.

Предпроектная подготовка

Первый этап. В связи с управленческим решением, выработанным руководством, основными целями внедрения новой системы адаптации являются:

1. Ускорение процесса вхождения нового сотрудника в должность:

- достижение им необходимой эффективности работы в минимальные сроки;

- уменьшение количества возможных ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей.

2. Сокращение текучести персонала:

- снижение количества сотрудников, не прошедших испытательный срок;

- снижение количества сотрудников, покинувших организацию в течение первого года работы.

3. Общее повышение эффективности деятельности компании "1С: Бухучет и Торговля".

Результатами внедрения усовершенствованной системы адаптации в компании "1С: Бухучет и Торговля" будут:

- снижение уровня текучести персонала и увеличение продолжительности работы сотрудников в компании;

- снижение затрат по подбору персонала;

- направление средств, затраченных на обучение новых сотрудников, на повышение профессионального уровня работающих сотрудников;

- возможность планирования карьеры сотрудников и формирования кадрового резерва.

Матрица адаптации

На втором этапе, согласно методике проектирования системы адаптации, наша организация воспользовалась инструментом "матрица адаптации" автора Н.В. Володиной [1], применение которого позволяет сформировать перечень адаптационных инструментов для нового сотрудника в зависимости от его должности.

Достаточно часто бывает, что применяемые в компании инструменты адаптации подходят не для всех сотрудников, а также часть сотрудников остаются вне зоны внимания в первые месяцы работы.

Такие вопросы не возникают, если в компании разработана матрица адаптации. Ее применение позволяет формировать перечень адаптационных инструментов для нового сотрудника в зависимости от его должности.

Матрица адаптации подразумевает ответ на четыре вопроса (рис. 1):

1. Кого адаптируем?

2. Когда это происходит?

3. Как адаптируем?

4. Кто ответственен за процесс адаптации?

Матрица адаптации персонала

/\

/**\

/****\

/******\

/********\

/**********\

/************\

/**************\

/****************\

/******************\

/********************\

/**********************\

/************************\

┌───────────────┐**┌─────────────┐

│ │**│ │

│ 1. Молодые │**│ Инструменты │

│ специалисты │**│ │\

│ │**└─────────────┘ \

/│ 2. Рядовые │*******************\

/*│ сотрудники │********************\

/**│ │*********************\

/***│3. Специалисты,│**┌─────────────┐*****\

/****│ служащие │**│ │******\

/*****│ │**│Ответственный│*******\

/******│ 4. Сотрудники │**│ │*******/

\******│ удаленных │**└─────────────┘******/

\*****│ офисов │**********************/

\****│ │*********************/

\***│5. Руководители│********************/

\**│ среднего звена│*******************/

\*│ │**┌─────────────┐*/

\│6. Руководители│**│ │/

│ высшего звена │**│ Период │

│ │**│ │

└───────────────┘**└─────────────┘

\**************************/

\************************/

\**********************/

\********************/

\******************/

\****************/

\**************/

\************/

\**********/

\********/

\******/

\****/

\**/

\/

Рис. 1

При анализе существующей системы адаптации объектом была выбрана часть организации - управляющая компания.

Весь персонал управляющей компании условно можно поделить на 3 группы:

1) низкоквалифицированные работники, вспомогательный персонал (секретари, курьеры, операторы на телефоне);

2) специалисты, в том числе молодые (менеджеры по продажам, специалисты по внедрению 1С, сопровождению 1С, бухгалтеры, маркетологи, web-программисты, логисты, финансисты, методисты, IT-специалисты и др.);

3) руководители (все подразделения).

Период адаптации в компании - 3 месяца для всех групп персонала. Он будет разбит на определенные этапы адаптации:

- до начала работы нового сотрудника в компании;

- вводный: первый день сотрудника в компании;

- ознакомительный: первая неделя работы;

- вхождение в должность: 3 месяца;

- оценочный: за 2 недели до конца испытательного срока;

- заключительный: за 3 дня до конца испытательного срока.

Перечень адаптационных инструментов, которые будем использовать:

- подготовленное рабочее место;

- план вхождения в должность;

- наставничество;

- книга сотрудника и другие документы;

- знакомство с коллегами и руководителем;

- экскурсия по офису;

- курс о компании;

- корпоративный сайт;

- профессиональное обучение;

- адаптационные беседы;

- аттестация.

Круг ответственных: руководитель (Р); наставник (Н); менеджер по персоналу (МП).

На основе проведенного аудита существующей системы адаптации и учитывая вышеуказанные параметры системы адаптации была разработана следующая матрица адаптации для компании "1С: Бухучет и Торговля" (табл. 2).

Таблица 2

Матрица адаптации для компании "1С: Бухучет и Торговля"

До начала работы нового сотрудника в компании

Низкоквалифицированные
работники

Специалисты

Руководители

1. Подготовка рабочего
места сотрудника (МП).
2. Составление плана
вхождения в должность
(Р).
3. Определение
наставника (Р).
4. Подготовка папки
новичка (МП)

1. Подготовка рабочего
места сотрудника (МП).
2. Составление плана
вхождения в должность
(Р).
3. Определение
наставника (Р).
4. Подготовка папки
новичка (МП).
5. Оформление в отделе
кадров. Ознакомление с
положениями компании.
Инструктажи (МП)

1. Подготовка рабочего
места сотрудника (МП).
2. Составление Плана
вхождения в должность
(Р).
3. Определение
наставника (Р).
4. Подготовка папки
новичка (МП).
5. Информирование
коллектива о новом
руководителе (МП).
6. Оформление в отделе
кадров. Ознакомление с
положениями компании.
Инструктажи (МП)

Вводный: первый день сотрудника в компании

1. Оформление в отделе
кадров. Ознакомление с
положениями компании.
Инструктажи (МП).
2. Выдача пропусков для
прохода в офис (МП).
3. Вручение трудового
договора.
4. Вручение папки
новичка.
5. Знакомство нового
сотрудника с коллегами.
Экскурсия по офису (МП).
6. Ознакомление с
рабочим местом (МП/Н/Р).
7. Информирование
сотрудников о новичке
(МП).
8. Первая адаптационная
беседа (МП).
9. Беседа с
руководителем и/или
наставником. Разъяснение
плана вхождения в
должность (Р/Н)

1. Выдача пропусков для
прохода в офис (МП).
2. Вручение трудового
договора.
3. Вручение папки
новичка.
4. Знакомство нового
сотрудника с коллегами.
Экскурсия по офису (МП).
5. Ознакомление с
рабочим местом (МП/Н/Р).
6. Информирование
сотрудников о новичке
(МП).
7. Первая адаптационная
беседа (МП).
8. Допуск в базы данных,
создание паролей,
электронного адреса
(Р/МП).
9. Беседа с
руководителем и/или
наставником. Разъяснение
плана вхождения в
должность (Р/Н)

1. Оформление в отделе
кадров. Ознакомление с
положениями компании.
Инструктажи (МП).
2. Выдача пропусков для
прохода в офис (МП).
3. Вручение трудового
договора.
4. Вручение папки
новичка.
5. Знакомство нового
сотрудника с коллегами.
Экскурсия по офису
(МП).
6. Ознакомление с
рабочим местом
(МП/Н/Р).
7. Информирование
сотрудников о новичке
(МП).
8. Первая адаптационная
беседа (МП).
9. Допуск в базы
данных, создание
паролей, электронного
адреса (Р/МП).
10. Беседа с
руководителем и/или
наставником.
Разъяснение плана
вхождения в должность
(Р/Н)

Ознакомительный: первая неделя работы

1. Участие в "курсе о
компании" (МП).
2. Оценка по результатам
недельной работы. Отчет
сотрудника (Р).
3. Адаптационная беседа
(МП)

1. Участие в "курсе о
компании" (МП).
2. Оценка по результатам
недельной работы. Отчет
сотрудника (Р).
3. Адаптационная беседа
(МП)

1. Участие в "курсе о
компании" (МП).
2. Знакомство с
функциональными
руководителями других
подразделений (Р).
3. Оценка по
результатам недельной
работы. Отчет
сотрудника (Р).
4. Адаптационная беседа
(МП)

Вхождение в должность: три месяца

1. Мониторинг исполнения
плана вхождения в
должность (один раз в
месяц) (МП).
2. Адаптационная беседа
(один раз в месяц) (МП)

1. Мониторинг исполнения
плана вхождения в
должность (один раз в
месяц) (МП).
2. Адаптационная беседа
(один раз в месяц) (МП)

1. Мониторинг
исполнения плана
вхождения в должность
(один раз в месяц)
(МП).
2. Адаптационная беседа
(один раз в месяц) (МП)

Оценочный: за две недели до конца испытательного срока

1. Напоминание
руководителю (за две
недели до конца
испытательного срока)
(МП).
2. Наставник/
руководитель передает в
службу персонала план
вхождения в должность с
пометками об исполнении,
дает оценку качеств
работника, заключение о
результатах испытания
работника (Н)

1. Напоминание
руководителю (за две
недели до конца
испытательного срока)
(МП).
2. Наставник/
руководитель передает в
службу персонала план
вхождения в должность с
пометками об исполнении,
дает оценку качеств
работника, заключение о
результатах испытания
работника (Н)

1. Напоминание
руководителю (за две
недели до конца
испытательного срока)
(МП).
2. Наставник/
руководитель передает в
службу персонала план
вхождения в должность с
пометками об
исполнении, дает оценку
качеств работника,
заключение о
результатах испытания
работника (Н)

Заключительный: за три дня до конца испытательного срока

1. Подведение итогов (Р,
Н).
2. Обсуждение
результатов плана
вхождения нового
работника в должность
(Р, Н, МП).
3. Разработка плана
повышения квалификации
работника (Р, МП).
4. Адаптационная беседа
(МП)

1. Подведение итогов (Р,
Н).
2. Обсуждение
результатов плана
вхождения нового
работника в должность
(Р, Н, МП).
3. Уточнение ключевых
задач на год,
определение
индивидуального плана
развития работника (Р,
МП).
4. Адаптационная беседа
(МП)

1. Подведение итогов
(Р, Н).
2. Обсуждение
результатов плана
вхождения нового
работника в должность
(Р, Н, МП).
3. Уточнение ключевых
задач на год,
определение
индивидуального плана
развития работника (Р,
МП).
4. Адаптационная беседа
(МП)

Условные обозначения: Р - руководитель, Н - наставник, МП - менеджер по
персоналу

Рабочее место

Данные этапы адаптации будут включать в себя следующие мероприятия, представленные ниже.

1. Подготовка рабочего места сотрудника. На рабочем месте не должно быть никаких вещей, принадлежавших предыдущему сотруднику. Рабочее место должно быть полностью оборудовано необходимыми инструментами (компьютер, набор канцелярских принадлежностей), необходимых новому работнику для выполнения сотрудником поставленных задач. Для реализации этих задач формируется карта создания рабочего места сотрудника (примерная форма 1).

Примерная форма 1

Карта создания рабочего места сотрудника

Ф.И.О. сотрудника: _______________________________________________

1. Должность: ____________________________________________________

2. Подразделение: ________________________________________________

3. Ф.И.О. непосредственного руководителя: ________________________

Должность руководителя: __________________________________________

4. Дата выхода сотрудника: "__" _________ 20__ г.

5. Рабочее место сотрудника: _____________________________________

6.1. Определение и обеспечение рабочего места необходимыми предметами (ответственный за исполнение - руководитель структурного подразделения):

__________________________________________________________________

- рабочее место сотрудника: ______________________________________

- офисная мебель: ________________________________________________

- канцелярские принадлежности: ___________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Рабочее место определено и обеспечено.

Рабочее место не определено и не обеспечено. Указать причины:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Подпись ответственного: _______________ (_______________)

6.2. Обеспечение рабочего места средствами коммуникации (ответственный за исполнение - сотрудник технического отдела):

__________________________________________________________________

- стационарный компьютер или ноутбук (нужное подчеркнуть);

- регистрация нового сотрудника в домене: ________________________

- установление дополнительных программ (если необходимо, то каких именно):

__________________________________________________________________

- телефонный аппарат:

- внутренний номер: ______________________________________________

Рабочее место обеспечено.

Рабочее место не обеспечено. Указать причины: ____________________

__________________________________________________________________

Подпись ответственного: _______________ (_______________)

Введение в должность

План введения в должность нового сотрудника (примерная форма 2) составляется с целью более детального ознакомления со спецификой деятельности компании, с должностью и спецификой предстоящей работы, приобретения конкретных навыков, специфичных для данной должности. План рассчитан на весь испытательный срок. Он составляется руководителем совместно с менеджером по персоналу и отделом обучения. В первый день работы доводится до сведения сотрудника непосредственным руководителем под подпись. Этот этап предполагает полное вхождение нового сотрудника в должность, т.е. полное освоение своих должностных обязанностей, хорошая ориентация в компании, ее деятельности и структуре.

Примерная форма 2

План введения в должность нового сотрудника

Ф.И.О. сотрудника, проходящего испытательный срок: _______________

__________________________________________________________________

Подразделение: ___________________________________________________

Должность сотрудника: ____________________________________________

Период испытательного срока: с _______________ до ________________

┌─┐ ┌─┐

Рабочее место подготовлено: │ │ Да │ │ Нет

└─┘ └─┘

Ф.И.О. наставника:

Должность наставника:

1. Задачи на период испытательного срока сотрудника

(заполняется наставником совместно с новым сотрудником в начале испытательного срока)

Задачи

Планируемый
срок
выполнения

Фактический
срок
выполнения

Итоги 1 месяца.
Отметка о
выполнении (в %)

1. Изучение пакета документов,
регламентирующих работу
сотрудников компании:
1.1. Обязательные документы:
- памятка первого рабочего дня,
от системного администратора;
- правила внутреннего трудового
распорядка.
1.2. Документы, регламентирующие
работу сотрудника:
- должностная инструкция
сотрудника

2. Изучение работы корпоративных
компьютерных программ и
программных продуктов,
используемых в подразделении:
2.1. Обязательные:
- Юнион;
- Интернет, ICQ;
- Outlook.
2.2. Другие

3. Ознакомление с папкой нового
сотрудника

4. Сотрудники подразделения, с
которыми новый сотрудник будет
взаимодействовать при выполнении
своих должностных обязанностей

5. Посещение "Курса о Компании"

6. Задачи на испытательный срок
(заполняются индивидуально для
каждой должности)

2. Оценка сотрудника, заканчивающего испытательный срок

(заполняется куратором в конце испытательного срока).

Для оценки сотрудника проставьте баллы напротив каждой компетенции в приведенной ниже таблице по шкале от 0 до 3:

0 - отсутствие компетенции;

1 - компетенция проявляется слабо;

2 - компетенция проявляется в полной мере;

3 - кандидат в полной мере обладает компетенцией, способен транслировать компетенцию другим.

Компетенции

Описание компетенций

Оценка
(0 -
3)

1. Корпоративность

Сознательное принятие корпоративных правил,
норм и ценностей; сознательный отказ от
действий, наносящих какой-либо ущерб
компании и ведущих к утрате доверия с ее
стороны. Чувство принадлежности компании

2. Профессиональная
ответственность

Способность личности принимать обоснованные
решения в сфере своей профессиональной
деятельности, проявлять настойчивость и
прикладывать волевые усилия для достижения
требуемого результата; готовность отвечать
за результаты и последствия деятельности
принятых решений

3. Развитие

Осознанное стремление к получению новых
знаний, умений и опыта, любопытство,
заинтересованность в использовании новых
возможностей в профессиональной
деятельности. Способность воспринимать
другие ценности

4. Работа в команде

Понимание значимости совместной
деятельности, стремление к совместному
достижению командных целей, ориентация на
сотрудничество, взаимоподдержку и
взаимовыручку

5. Энергетический
потенциал

Высокая энергетика, активность и способность
к переключению с одного вида деятельности на
другой, оптимизм, высокая работоспособность,
ее независимость от актуального
функционального состояния (настроения,
самочувствия)

6. Коммуникативная
компетентность

Умение правильно оценивать и понимать
поведение людей, устанавливать эффективные
взаимоотношения; умение слушать,
аргументированно и убедительно преподносить
свою позицию. Взаимодействовать на
доверительной основе с учетом своих
интересов и интересов партнера

7. Целеустремленность

Способность сотрудника четко формулировать
цели и задачи профессиональной
деятельности, ставить их себе и подчиненным,
а также добиваться ожидаемого результата, не
останавливаясь перед трудностями.
Способность оценивать работу по конечному
результату, а не по количеству затраченных
усилий

8. Коммерческий
подход (для
сотрудников отдела
продаж)

Ориентация на клиента, способность
распознавать его потребности; стремление к
максимальному удовлетворению этих
потребностей при соблюдении интересов
компании

9. Мотивирование (для
должностей от уровня
руководителя группы и
выше)

Умение побуждать подчиненных и коллег на
достижение поставленных целей, повышение
эффективности работы. Способность изменять
поведение людей, вести за собой, проявлять
заботу о подчиненных. Умелое управление
интересами людей и отношениями в команде

10. Стратегическое
мышление (для
должностей от уровня
руководителя группы и
выше)

Способность прогнозировать развитие бизнеса
в перспективе с учетом системного анализа
имеющихся ресурсов, четкого понимания
стоящих задач и возможностей. Видение
результатов и последствий своей
деятельности, направленность на достижение
стратегических целей

11. Лидерство (для
должностей от уровня
руководителя группы и
выше)

Высокая активность и работоспособность.
Умение заряжать людей своей энергией и
оптимизмом. Развитые коммуникативные навыки,
доминантность; способность к осуществлению
власти, харизматичность

3. Заключение по результатам прохождения испытательного срока

- Испытательный срок считать успешно завершенным.

- Считать испытательный срок неуспешным. Комментарии:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Наставник ______________ (______________) "__" _________ 20__ г.

Сотрудник ______________ (______________) "__" _________ 20__ г.

Согласовано:

Руководитель

подразделения ______________ (______________) "__" _________ 20__ г.

Литература

1. Володина Н.В. Адаптация персонала: российский опыт построения комплексной системы. М.: Эксмо, 2009. С. 240.

В окончании статьи, опубликованной в N 10 "Кадрового делопроизводства", рассмотрена формализация процедуры адаптации персонала с оформлением всей необходимой документации. Данная формализация является инструментом, нивелирующим стрессогенность перехода работника из организации в организацию.

После подготовки рабочего места и составления плана вхождения в должность наша организация предлагает следующие адаптационные мероприятия.

3. Определение наставника. Наставником может быть назначен более опытный сотрудник того же отдела, куда и придет работать новый сотрудник. Если такой возможности нет, то обычно наставником выступает сам руководитель.

4. Подготовка "папки новичка". Она включает в себя:

- должностную инструкцию работника, локальные нормативные документы;

- адаптационный лист;

- брошюру "Книга сотрудника" (знакомство с правилами и традициями организации);

- памятку системного администратора;

- корпоративный сувенир (ежедневник, блокнот, ручка);

- бейдж;

- открытку с поздравлением с новой работой.

5. Оформление в отделе кадров.

В связи с тем что в день выхода сотрудника на работу ему нужно будет ознакомиться со специализированными компьютерными программами, а допуск к ним возможен только при внесении сотрудника в базу, то принято решение оформлять документы в отделе кадров накануне первого дня работы. Там же работник знакомится с необходимыми положениями, локальными нормативными актами, ему предоставляются другие необходимые документы, например правила внутреннего трудового распорядка.

6. Проведение инструктажа по технике безопасности и охране труда.

7. Вручение "папки новичка" в первый день работы сотрудника.

8. Представление новичка коллегам и сотрудникам, с которыми он будет взаимодействовать в работе. Проведение экскурсии по офису. Показ расположения основных служб организации.

9. Ознакомление с рабочим местом. Проводит менеджер по персоналу. Показывает рабочее место, оснащение, места хранения необходимых принадлежностей, объясняет алгоритм действий. Инструктаж по использованию технических средств (АТС, персональный компьютер, оргтехника и т.п.) проводит технический специалист IT-отдела. При необходимости регистрирует нового сотрудника как пользователя сети, объясняет особенности использования возможностей сети компании (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т.д.) и дает вводные консультации по пользованию конкретными программными продуктами.

10. Информирование сотрудников о новичке. Важно не только представить сотруднику его будущих коллег, но и рассказать работникам организации о новом человеке в коллективе. Для этого используем имеющиеся коммуникационные каналы:

- интернет-страничка "Наши новички" на корпоративном сайте;

- электронная рассылка (примерная форма 1);

- информационный стенд.

Примерная форма 1

Информационная рассылка о новом сотруднике

Уважаемые коллеги!

Наши профессиональные ряды пополнила

Мирошкина Ксения

Маркетолог по торговому оборудованию в отделе маркетинга

Ксения занимается:

- планированием и организацией маркетинговых мероприятий компании по продаже торгового оборудования;

- координацией работ по обновлению и наполнению сайта www.kkm.su;

- разработкой концепции и содержания макетов и модулей для продвижения торгового оборудования;

- изучением конкурентной среды и анализом рынка продаж торгового оборудования.

Kmirobshkina@1cbit.ru

(495) 400-90-00 доб. 800

С уважением, Департамент персонала.

Информация включает: должность; основные функции работника; успехи и достижения в предыдущих проектах; информацию неформального характера (семейное положение, хобби и т.д.), личные дополнения работника (пожелания).

11. Организация беседы с руководителем и/или наставником. Обсуждаются вопросы:

- должностные обязанности и ответственность;

- разъяснение важности данной должности и того, как она соотносится с другими в подразделении и в организации в целом;

- ознакомление с положением об отделе (структурном подразделении); производственными функциями и особенностями работы структурного подразделения;

- ознакомление с перечнем отделов (подразделений) компании, с которыми придется взаимодействовать, и технология взаимодействия между подразделениями - устная форма, документы и сроки;

- описание текущей работы и ожидаемых результатов;

- дополнительные ожидания (замена отсутствующего работника, участие в учебно-производственных программах);

- нормативы качества выполняемой работы и способов ее оценки;

- виды отчетной документации и правила ее заполнения;

- возможные сложности производственного процесса;

- механизмы решения проблем;

- разъяснение плана вхождения в должность и согласование плана работы;

- ответы на вопросы и обсуждение предложений (пожеланий) нового сотрудника.

12. Обеспечение допуска в базы данных, создание паролей, электронного адреса нового работника.

13. Обеспечение участия в "Курсе компании". Курс о компании проводит генеральный директор, он включает в себя информацию:

- просмотр фильма о компании;

- история организации;

- продукция компании;

- описание сегмента рынка, на котором работает компания, и ее позиции на рынке;

- основные конкуренты;

- ближайшие и долгосрочные цели развития;

- победы и достижения;

- освещение деятельности в СМИ;

- сведения о функциональных подразделениях;

- система управления компанией;

- ответы на вопросы сотрудников.

14. Оценка по результатам работы. Отчет сотрудника. С третьего дня до конца испытательного срока работа по плану и отчет в конце каждой недели. Руководитель оценивает итоги каждой недели и доводит информацию до нового сотрудника.

15. Контроль соблюдения плана адаптации. Периодичность: один раз в месяц. Проводит менеджер по персоналу.

16. Обеспечение посещения сотрудником запланированных программ обучения. Контролирует наставник.

17. Обсуждение результатов вхождения в должность.

18. Проведение адаптационных бесед по следующему графику.

- 1-й день работы сотрудника. Адаптационная беседа проходит в ключе информирования нового сотрудника об условиях работы, рабочем графике, распорядке работы, системе материального и морального стимулирования (полная информация о размере заработной платы), порядке выплаты заработной платы, о системах обучения и возможностях профессионального развития, о корпоративных мероприятиях, поздравлениях, негласных традициях, корпоративных стандартах в области дресс-кода, делового этикета, условиях быта (где и когда можно пообедать, получить медицинскую помощь). Ознакомление работника с его общей программой адаптации.

- Вторая - четвертая беседы в конце первой недели, первого месяца и второго месяца работы нового сотрудника. Сотрудник заполняет анкету по окончании трех дней и месяца работы (примерные формы 2, 3).

Примерная форма 2

Опрос сотрудника по истечении трех дней работы

Оценка условий первых трех дней работы

Ф.И.О. ________________________________________________________________

Дата приема на работу _________________________________________________

Должность _____________________________________________________________

Подразделение _________________________________________________________

1. Осуществляет ли с вами взаимодействие ваш наставник? ┌─┐ ┌─┐

Для примечаний: __________________________________________ └─┘да └─┘нет

2. Предоставлено ли вам отдельное рабочее место? ┌─┐ ┌─┐

Для примечаний: __________________________________________ └─┘да └─┘нет

3. Оборудовано ли ваше рабочее место (подключен компьютер, телефон,

иная техника, необходимая для выполнения профессиональных задач, выданы

канцелярские товары и пр.)? ┌─┐ ┌─┐

Для примечаний: __________________________________________ └─┘да └─┘нет

4. Ознакомлены ли вы с вашей должностной инструкцией и должностными

обязанностями? ┌─┐ ┌─┐

Для примечаний: __________________________________________ └─┘да └─┘нет

5. Составлен ли индивидуальный план введения в должность,

конкретизированы задачи, даны дополнительные разъяснения ваших

функций? ┌─┐ ┌─┐

Для примечаний: __________________________________________ └─┘да └─┘нет

"__" _____________ 20__ г. ___________ / ___________/

Примерная форма 3

Опрос сотрудника по истечении одного месяца работы

Оценка условий после 1-го месяца работы

Ф.И.О. ________________________________________________________________

Должность _____________________________________________________________

Подразделение _________________________________________________________

1. Есть ли у вас понимание поставленных перед вами задач и

обязанностей? ┌─┐ ┌─┐

Для примечаний: __________________________________________ └─┘да └─┘нет

2. Осуществляет ли с вами взаимодействие ваш наставник на регулярной

основе? ┌─┐ ┌─┐

Для примечаний: __________________________________________ └─┘да └─┘нет

3. Поручают ли вам несвойственные вашей должности функции? ┌─┐ ┌─┐

Для примечаний: __________________________________________ └─┘да └─┘нет

4. Комфортно ли вы чувствуете себя в коллективе? ┌─┐ ┌─┐

Для примечаний: __________________________________________ └─┘да └─┘нет

5. Чего вам не хватает для работы? ┌─┐ ┌─┐

Для примечаний: __________________________________________ └─┘да └─┘нет

"__" _____________ 20__ г. ___________ / ___________/

Пятая беседа в конце испытательного срока. Подведение итогов адаптации, сотрудник заполняет анкету по условиям работы.

Примечание. Проведение адаптационных бесед способствует не только нахождению своего места в коллективе новым сотрудником, но и налаживанию обратной связи.

Литература

1. Володина Н.В. Адаптация персонала: российский опыт построения комплексной системы. М.: Эксмо, 2009. 240 с. (HR-библиотека).

2. Долгова С.А. Тренинг "Адаптация сотрудников. Оптимальный подход". Тренинговый центр "AgentSchool", 2008.

3. Ерошенкова О. Система адаптации: делаем работу над ошибками // Журнал "Кадровое дело", 2007. N 2.

4. Занько Д.И. Адаптация, мотивация и развитие персонала отдела продаж. М.: Вершина, 2006. 240 с.

5. Никулин Д. Чтобы уменьшить текучесть кадров, уделите внимание адаптации // Журнал "Кадровое дело". 2005. N 6.

Н.Булкина

Менеджер по персоналу

компании "1С: Бухучет

и Торговля (БИТ)"

адаптация сотрудников

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1