Оценочный лист компетенций секретаря

Когда понадобится: для оценки компетенций кандидатов и сотрудников на интервью

ОЦЕНОЧНЫЙ ЛИСТ
компетенций секретаря

 

Ф. И. О. кандидата Косичкина Надежда Юрьевна
Возраст (полных лет) 32
Эксперт по оценке Елена Васильевна Васюкова
Должность эксперта специалист по подбору
Дата заполнения 20 июля 2016 г.
   

 

Компетенции Инструмент проверки Оценка,
комментарий
Ориентированность на работу с 
людьми
Чем Вам нравится Ваша работа?  
Коммуникабельность Во время интервью необходимо вести 
наблюдение за стилем общения соискателя
 
Готовность подстраиваться (т. е. 
стремление учитывать мнение и 
особенности поведения 
окружающих и действовать в 
соответствии с этими нормами)

Представьте себе ситуацию: Вам 
приходится общаться с человеком, 
который не очень приятен. Как Вы 
поступите?

Назовите три плюса и три минуса 
ситуации, в которой принятый в компании 
дресс-код отличается от привычного Вам.

Почему одни готовы подстраиваться под 
принятые в компании нормы общения, а 
другим важно общаться в том стиле, 
который они сами считают правильным?

 
Хорошая управляемость

Руководитель дает Вам задание, цель 
которого Вы не понимаете. Ваши действия.

После ответа задать дополнительный 
вопрос: «А если Вы не согласны с этой 
целью?»

Почему одним людям комфортна роль 
исполнителя, а для других важно 
самостоятельно принимать решения?

 
Умение работать в условиях 
многозадачности (в ситуациях, 
когда одновременно приходится 
решать несколько задач различного 
уровня сложности и важности)

Опишите стандартные задачи, которые 
Вам приходится (приходилось) решать в 
течение рабочего дня на нынешней 
(предыдущей) работе.

Представьте, что в течение дня Вам 
необходимо подготовить презентацию по 
заданию руководителя, представить в 
отдел персонала копии приказов, 
организовать три деловые встречи 
руководителя в комнате для конференций, 
а также отправить три пакета с 
документами по адресам. Опишите свои 
действия (оцените логичность и тот факт, 
что кандидат ни о чем не забыл)

 
Умение расставлять приоритеты Ваш руководитель дал Вам какое-то 
задание. Одновременно с этим Вам 
абсолютно необходимо сегодня поехать на 
встречу для подготовки корпоративного 
мероприятия. Кроме того, бухгалтерия 
просит Вас предоставить некую объемную 
информацию, что тоже входит в Ваши 
обязанности. Одновременно сделать эти 
задания невозможно. Ваши действия
 
Смешанная референция, 
тяготеющая к внешней (т. е. 
большая ориентированность на 
внешнее мнение)
Вы хороший сотрудник? Почему Вы так 
думаете?
 
Понимание значимости мнения 
руководителя
Чье мнение в организации было для Вас 
наиболее значимо на предыдущей работе? 
Что важнее – оценка руководителя, 
которая может быть достаточно 
субъективной, или мнение коллектива? 
Почему?
 
Высокий уровень детальности Представьте, что Вам необходимо 
организовать встречу VIP-гостей из-за 
рубежа. Опишите Ваши действия
 
Баланс в ориентации «процесс–
результат», то есть для человека в 
равной степени важно то, как он 
выполняет свою работу, подробно 
прорабатывая шаги и действия, и то, 
что получится в результате его 
усилий

Назовите не менее четырех-пяти 
показателей успешности работы секретаря.

Опишите свою работу за последнюю 
неделю на последнем месте работы – это 
критично, иначе методика оценки не 
работает

 
Способность к рутинной, 
повторяющейся работе без 
снижения качества
Дать задание претенденту: перенести 
данные из таблицы, в которой они даны 
без построчного деления, в таблицу со 
строками так, чтобы каждый пункт попал в 
отдельную строку (таблица должна быть 
достаточно большой)
 
Вежливость, корректность

Звонит человек, с которым директора 
соединять не надо, в то же время 
общаться с ним нужно очень вежливо. 
Давайте сыграем в ролевую игру: я буду 
давать реплики за этого клиента, а Вы 
будете мне отвечать.

Примеры реплик: 
– Соедините меня с Иваном Петровичем, 
пожалуйста, мы должны обсудить с ним 
важный вопрос. 
– Ответ... 
– Мы обязательно должны с ним 
пообщаться, это важно. 
– Ответ... 
– Я думаю, Иван Петрович будет 
недоволен, если Вы меня с ним не 
соедините. 
– Ответ... 
– Я в любом случае найду способ связаться 
с Иваном Петровичем, и Вы окажетесь 
виноваты.
– Ответ... 
– Вы готовы брать на себя такую 
ответственность? 
– Ответ...

 
Стрессоустойчивость

Назовите за минуту как можно больше 
решений такой ситуации: у руководителя 
важное совещание с партнерами, а он 
попал в пробку. Его уже ждут внешние 
партнеры, и они явно не очень довольны.

Назовите за две минуты как можно больше 
выходов из такой ситуации: Вы пролили 
томатный сок себе на белую блузку, а в 
течение пяти минут Вы должны подать 
напитки гостям руководителя

 
Умение быстро ориентироваться в 
ситуации
Представьте, что сегодня Вам необходимо 
организовать поездку за рубеж для 
руководителя, которая состоится через 
месяц, выбрать ресторан, в котором 
состоится ужин совета директоров. А в 
офисе заканчивается запас канцтоваров и 
барахлит основной принтер. Опишите свой 
день
 
Знание иностранного языка, навыки 
переписки/перевода*

Напишите стандартное письмо с запросом 
информации о... (пример должен быть 
актуальным для компании).

Например, Вам необходимо запросить у 
иностранного партнера компании данные 
для оформления визы и поездки Вашего 
руководителя

 
Знание основных компьютерных 
программ (Word, Excel)

Задание для проверки навыков работы в 
Word:

Вам необходимо в документе заменить 
слово «Контракт» на слово «Договор», 
причем это слово повторяется в тексте 
несколько раз. Как это сделать 
максимально быстро? Задание для 
проверки навыков работы в Excel зависит 
от уровня необходимых навыков. Можно 
попросить построить график или сделать 
линки

 
Навыки закупки офисных 
принадлежностей
Вам необходимо выбрать поставщика 
канцелярских товаров и офисного 
оборудования для компании. Опишите 
свои действия
 
Знание основ этикета (общение по 
телефону, прием посетителей, 
деловая переписка)

Вам необходимо запросить у компании-
партнера информацию, необходимую для 
организации командировки руководителя. 
Напишите образец письма.

У руководителя назначена встреча, а он не 
сможет ее провести по объективным 
причинам. Что Вы скажете тому человеку, 
с которым назначена эта встреча?

 
Навыки фильтрации 
звонков/посетителей
Как Вы будете определять, с кем 
соединять руководителя, а с кем нет?
 
Навыки организации деловых 
поездок и мероприятий

Вам необходимо подготовить срочную 
командировку руководителя в Голландию. 
Но Вы не успеваете к сроку получить визу 
в посольстве. Ваши действия?

Ваш руководитель должен лететь в 
Челябинск послезавтра. Это было 
внезапным решением. Вы узнаете из 
нескольких телефонных разговоров, что 
все гостиницы заняты, так как в городе 
проходит большая конференция. Ваши 
действия

 
Навыки управления персоналом 
(если есть в подчинении другие 
секретари, водители и т. д.)

Секретарь, находящийся в Вашем 
подчинении, несколько раз не очень 
корректно ответил по телефону. Ваши 
действия?

Ваш подчиненный систематически 
опаздывает на работу. Ваши действия.

Вы видите, что несколько дней все 
секретари на ресепшн в унылом 
настроении. Ваша реакция

 
Навыки реферирования и работы с 
информацией
Дайте кандидату любую статью или 
обзорный материал объемом три-четыре 
страницы, попросите выбрать наиболее 
важные факты и кратко изложить их
 
Навыки планирования рабочего дня 
руководителя

Перечислите несколько основных правил 
эффективного планирования времени при 
условии, что сам тип задач определяете 
не Вы.

Задание: дайте список дел и 
охарактеризуйте привычки и предпочтения 
руководителя (биологические часы, 
нравится монотонность или разнообразие 
и т. д.), попросите составить план дня

 
Машинопись (скорость не менее 150 
ударов в минуту, остальное зависит 
от специфики работы)
Проверьте скорость машинописи  
Навыки самостоятельного поиска 
информации
Вам необходимо организовать 
конференцию для партнеров от имени 
компании. Раньше Вы никогда не 
занимались организацией мероприятий 
такого масштаба. Ваши действия?
 
Рубрика: 
Ключевые слова: